Wie hilft dir Flowtly?

Zeiterfassung & Produktivität

• Einfache Zeiterfassung mit Genehmigungs-Workflows
• Zeiteinträge Projekten und Kund:innen zuordnen
• Individuelle Stundensätze und Abrechnungsklassen
• Echtzeit-FTE-, Produktivitäts- und Projektberichte
• Aufgabenlisten, Wiederholungsaufgaben und Vorlagen je Projekt

Aufgaben & Projekte

• Arbeit in Aufgabenlisten nach Projekt oder Abteilung strukturieren
• Vier Prioritätsstufen: niedrig, normal, hoch und dringend
• Wiederkehrende Aufgaben mit täglichen, wöchentlichen und monatlichen Regeln
• Diskussions-Threads, Abonnenten und Mehrfachzuweisung
• Konfigurierbare Projektstatus und wiederverwendbare Aufgabenvorlagen
• Projektvorlagen mit Phasen und relativen TerminenBeschreiben Sie ein wiederkehrendes Projekt einmal: Phasen, Aufgabenlisten und Aufgaben, jeweils in Tagen ab Projektstart terminiert. Wählen Sie ein Startdatum, prüfen Sie die Vorschau mit echten Daten und legen Sie die ganze Struktur in einem Schritt an. Anders als wiederkehrende Aufgaben oder Aufgabenvorlagen richtet sie ein ganzes Projekt ein; die Vorlage enthält nur Struktur und Zeitplan, daher werden weder Kunde, Team, Sätze noch Budget kopiert.Anleitung lesen
• Alle Projekte im PlanSieh auf einen Blick, ob jedes Projekt im Zeitplan liegt, budgetgerecht ist und korrekt besetzt ist, damit du Verzögerungen erkennst, bevor sie dir einen Kunden kosten.Anleitung lesen
• Action Center hält Ops sauberEin Hub, der Datenlücken anzeigt und behebt – von nicht zugewiesenen Stunden bis zu unvollständigen Datensätzen – und weist Stunden um, wenn Mitarbeiter Abteilungen wechseln.Anleitung lesen

Ressourcen: wer an welchem Projekt arbeitet, und wann

Demo als Projektleitung öffnen

• Besetzungsplan: Projekt, Rolle, PersonJedes Projekt öffnet sich in die Rollen, die es braucht, und in die darauf gebuchten Personen, Woche für Woche. Legen Sie fest, wie viele Personen eine Rolle braucht, und eine unbesetzte Rolle erscheint als Lücke ab der Woche, in der sie beginnt. Der Filter für offene Rollen liefert eine fertige Liste für Recruiting oder Umbesetzung.
• Verfügbarkeit mit Urlaub und TeilzeitDie Personenansicht misst jede Person an ihrer eigenen vertraglichen Woche und ihrem Arbeitszeitplan. Genehmigter Urlaub wird von der Kapazität abgezogen, sodass niemand im Urlaub oder in Teilzeit frei aussieht, wenn er es nicht ist.
• Bank und EntwurfsbuchungenDie Bank zeigt, wer im Zeitraum noch Luft hat, die Verfügbarsten zuerst. Ziehen Sie eine Person auf eine Rolle, um eine Entwurfsbuchung zu skizzieren. Entwürfe zählen erst als Abdeckung, wenn eine Person mit Freigaberecht sie bestätigt, so vergleichen Sie Besetzungsvarianten gefahrlos.Anleitung lesen
• Besetzungsanfragen mit KapazitätsprüfungProjektleiter fordern eine Person für eine Rolle an, mit Anteil, Zeitraum und Notiz. Die freigebende Person sieht, ob die Zustimmung jemanden überlasten würde, und genehmigt, genehmigt mit einem vorgeschlagenen geringeren Anteil oder lehnt ab.
• Ist-Werte: geplante gegen gemeldete StundenVergleichen Sie die geplanten Stunden jeder Person Woche für Woche mit der gemeldeten Zeit, mit abrechenbarer Auslastung und einer Aufschlüsselung, wohin die Stunden gingen. Mit Berechtigung für die Finanzdaten der Ressourcenplanung ergänzt die Ansicht „Geld“ Umsatz, Kosten und Marge pro Person, aufgeschlüsselt nach Projekt.Anleitung lesen
• Was Sie brauchen, bevor Sie planenDer Planer liegt hinter einer Rolle: Resourcing Manager öffnet ihn und alle vier Ansichten. Einen Entwurf bestätigen sowie Bedarf anmelden oder zurückziehen braucht die Rolle Resourcing Approver. Erlös, Kosten und Marge in Actuals brauchen die Finanzberechtigung für Ressourcen. Planung braucht einen Desktop; Actuals läuft auch auf dem Telefon, und der Hinweis auf den kleinen Bildschirm ist eine Gerätegrenze, keine verweigerte Berechtigung.
• Bedarf, Anfragen und Freigabe — für Teams, die damit arbeitenTeams, die über Bedarfsmeldung planen, melden Bedarf auf einer Rolle an, und eine Projektleitung fragt dann eine Person mit Anteil und Zeitraum an. Die freigebende Person sieht Pending und Conflicts und gibt wie angefragt frei, gibt mit geringerem Anteil frei oder lehnt mit Begründung ab. Zuordnungen stehen auf Open, Draft oder Confirmed, und Actuals vergleicht geplante mit gemeldeten Stunden.

Rechnungen & Kund:innen

• Rechnungen automatisch aus erfassten Stunden erstellen
• Mehrwährungen, MwSt. und Steuerregeln unterstützen
• Integrierte Kunden- und Vertragsdatenbank
• Zahlungsverfolgung mit Bankdatenabgleich
• Sammelrechnungen aus Timesheets und Projekten erstellen
• Zahlungserinnerungen für Sie vorbereitet, von Ihnen versendetEinmal aktiviert, entwirft eine tägliche Prüfung eine Erinnerung für jede überfällige, nicht vollständig bezahlte Ausgangsrechnung und nennt nach einer Teilzahlung nur den offenen Restbetrag. Sie prüfen jeden Entwurf, bearbeiten den Text oder fügen CC hinzu und geben ihn zum Versand frei; nichts geht automatisch hinaus, und gesendete, verworfene und fehlgeschlagene Erinnerungen bleiben im Verlauf.Anleitung lesen
• Aufrechnung mit einem Geschäftspartner, direkt aus den MahnungenAus der Warteschlange der Zahlungserinnerungen erklären Sie eine Aufrechnung mit einem Geschäftspartner: Sie wählen Ihre Rechnungen mit wartender Erinnerung und seine Kostenbelege, geben Beträge ein, die sich genau ausgleichen, und erfassen das Datum, an dem die Erklärung ihn erreicht hat. Der offene Betrag sinkt um die Aufrechnung, und Erinnerungen für nun vollständig beglichene Rechnungen werden verworfen. Die Erklärung übermitteln Sie selbst; Flowtly erfasst sie.
• Kundenspezifische Formulierungen auf RechnungspositionenSpeichern Sie die Sätze, die ein Geschäftspartner erwartet, etwa eine Vertragsreferenz oder Objektadresse, mit automatisch eingesetztem Abrechnungsmonat oder -quartal. Wählen Sie eine Vorlage beim Schreiben einer Position und sehen Sie die Vorschau so, wie sie gedruckt wird. Sie füllt nur die Beschreibung: Beträge, MwSt. und bereits versendete Rechnungen bleiben unverändert.Anleitung lesen
• Kunden und Lieferanten, automatisch angereichertFühren Sie ein zentrales Verzeichnis aller Kunden, Lieferanten und Partner mit Steuernummern und Zahlungsbedingungen — automatisch mit öffentlichen Unternehmensdaten angereichert, inklusive Dublettenerkennung und Zusammenführung.Anleitung lesen

CRM

• Zentrale Kunden- und Kontaktdatenbank
• Verfolgen Sie Deals durch Ihre Vertriebspipeline
• Erfassen und qualifizieren Sie eingehende Leads
• Vertriebs-Dashboard mit gewichteter Pipeline und Trichteranalyse
• Aus einem Interessenten in einem Schritt einen Kunden und einen Deal machenWandeln Sie einen Interessenten in einen neuen oder bestehenden Kunden um: Seine Kontakte werden übernommen, ein Deal startet in der ersten Pipeline-Phase mit der Herkunft „Interessent“, und die Akquise-Zeitleiste bleibt erhalten.Anleitung lesen
• Deals als gewonnen oder verloren abschließen, mit zählbaren GründenZiehen Sie einen Deal unter dem Pipeline-Board auf „Gewonnen“ oder „Verloren“, mit sofortigem Rückgängig. Bei „Verloren“ wird nach dem Grund aus einer festen Liste gefragt, dazu eine optionale Notiz. Abgeschlossene Deals wandern in den Tab „Liste“, wo Sie nach Status filtern und einen Deal wieder öffnen, der zurückkommt.Anleitung lesen

HR & Mitarbeiterverwaltung

• Mitarbeiterakten und Verträge zentral verwalten
• Gehälter, Benefits, Rollen und Zugriffe nachverfolgen
• Feedbackzyklen, Reviews und Soft-HR-Tools
• Benachrichtigungen zu Vertragsabläufen und Updates
• Arbeitszeitmodelle, Schichtvorlagen und rotierende Muster
• Meeting-Planung mit Agenda und Kalender-Synchronisation
• Auslastung und Burnout auf einen BlickAuslastung, Überstunden und Urlaub im gesamten Team. Wisse, wann du mehr Arbeit übernehmen kannst und wer überlastet ist, bevor es bricht.Anleitung lesen
• Benefits, vereinfachtDefiniere und weise Benefits wie Gesundheitswesen, Sportkarten, Mahlzeiten und Versicherungen mit Deckung und Preisstufen zu, History gepflegt.Anleitung lesen
• Reviews und FeedbackFühre strukturierte Performance-Reviews und 360-Feedback an einem Ort durch, gebunden an jeden Mitarbeiterprofil und deren Wachstum im Zeitverlauf.Anleitung lesen
• Ziele, die zusammenpassen (OKR & KPI)Setzen Sie Ziele auf Unternehmens-, Abteilungs- und Personenebene und verfolgen Sie gewichtete Key Results. Verknüpfen Sie ein Ziel mit einem Beurteilungszyklus, und die Ergebnisse der Key Results fließen in die Leistungsbeurteilung jeder Person ein, sodass Ziele und Beurteilungen dasselbe erzählen.Anleitung lesen
• Klare Verantwortlichkeiten und RollenprofileOrdnen Sie Aufgaben den Positionen zu, bündeln Sie sie zu standardisierten Rollenprofilen und behalten Sie die Verantwortung über Teams hinweg im Blick — so ist der Zuständigkeitsbereich klar und Einstellung wie Umstrukturierung lassen sich sicher planen.Anleitung lesen
• Recruiting: Kandidaten, Lebensläufe und PhasenEröffnen Sie für jede Rolle eine Rekrutierung mit Anforderungen, Verantwortlichen und Gehaltsspanne, und halten Sie Lebenslauf, Notizen und Skills jedes Kandidaten in einem Profil. Ziehen Sie Kandidaten durch die Phasen der Rekrutierung: beworben, ausgewählt oder abgelehnt. Erfordert die Rolle für Kandidatenverwaltung.Anleitung lesen
• Eine Stellenseite, über die sich jede Person bewerben kannEröffnen Sie eine Stellenbesetzung und teilen Sie ihre Stellenseite. Wer den Link hat, kann sich bewerben und einen Lebenslauf anhängen — ohne Flowtly-Konto. Jede Bewerbung landet mit Lebenslauf, Notizen und Fähigkeiten in einem Profil, und Sie ziehen Bewerbende durch die Phasen: beworben, ausgewählt oder abgelehnt. Flowtly bewertet und sortiert sie nicht.
• Gesprächstermine als Buchungslink, den Sie teilenSchlagen Sie im Profil Gesprächstermine vor, und Flowtly macht daraus einen Buchungslink, den es der Kandidatin per E-Mail schickt; die recruitende Person kann ihn auch kopieren. Die Kandidatin öffnet ihn und wählt einen der Termine, ohne ein Konto anzulegen, und Sie wählen die Gültigkeit — von einer Stunde bis zu 30 Tagen. Termine vorzuschlagen erfordert eine HR-Manager-Rolle; der Link selbst erlaubt der Kandidatin nur, diese Termine zu sehen und einen zu belegen, und sonst nichts in Ihrem Workspace. Nach der Buchung erhalten beide Seiten eine Bestätigung per E-Mail. Ein gebuchtes Gespräch ist noch keine Einstellung — der Personaldatensatz entsteht separat.
• Unternehmensrichtlinien in datierten VersionenAdministratoren veröffentlichen jede Richtlinie als datierte Versionen, die sich weder bearbeiten noch löschen lassen; eine Korrektur wird als neue Version veröffentlicht. Eine Regel, die sich nächsten Monat ändert, kann schon jetzt mit diesem Startdatum veröffentlicht werden: Der heutige Wortlaut gilt bis dahin weiter, und ein früheres Datum im Verlauf zeigt den Wortlaut, der an diesem Tag galt. Alle Mitarbeitenden können alle Richtlinien lesen.

Abwesenheiten & Urlaub

• Länderspezifische Feiertagskalender
• Abwesenheiten beantragen, freigeben und protokollieren
• Urlaubssaldo in Echtzeit verfolgen
• Abwesenheiten mit geteilten Kalendern synchronisieren
• Urlaub und Feiertage, verwaltetAbwesenheitsarten, Anträge mit einer oder mehreren Freigaben, Salden und Feiertage an einem Ort. Führungskräfte können eine Abwesenheit direkt erfassen, und Admins und HR-Manager können im Namen einer Person einen Antrag stellen, der an deren Freigebende geht. Keine Urlaubstabelle.Anleitung lesen
• Die Auswirkung eines Urlaubsantrags, bevor er rausgehtNach Auswahl von Art und Datum zeigt der Antrag, wie viele Arbeitstage er kostet, ohne Wochenenden, Feiertage und außerhalb des eigenen Arbeitsplans, den Saldo jetzt und danach, was bis Jahresende bleibt und ob er sich mit einer bereits gebuchten Abwesenheit überschneidet. Er nennt die freigebende Person und sagt, wann ein Nachweis nötig ist; Urlaub vor dem Erwerb ist nur möglich, wo deine Organisation das erlaubt.Anleitung lesen
• Urlaubssalden, die sich selbst erklärenAlle sehen, was jetzt verfügbar ist und was bis Jahresende bleibt, und der Reiter Jahresurlaub zeigt, wie die Zahl zustande kommt: Vollzeit-Limit, FTE-Anteil aus dem Vertrag, bisher erworbene Tage, Übertrag, verfallene und genommene Tage. Ein Teilzeitanspruch wird von Flowtly einmal anhand des Vertrags anteilig berechnet.Anleitung lesen

Finanzen & Rentabilität

• Alle Kosten pro Mitarbeiter, Kunde oder Projekt tracken
• Erwartete Ausgaben und wiederkehrende Kosten prognostizieren
• Budgets mit täglichen Warnungen bei Überschreitung und gefährdeter Marge
• Budgetfreigaben im Finanz-Workflow abbilden
• Rentabilität nach Team, Kunde oder Business Unit analysieren
• Zuerst Ist-Werte verfolgen, dann Monatspläne mit Wachstumsregeln ergänzen
• Budgets und P&L unter KontrolleSetze Budgets pro Projekt, Kunde oder Team und verfolge die echten Ausgaben dagegen. Erkenne Überziehungen frühzeitig und sieh Gewinn und Verlust ohne Spreadsheet.Anleitung lesen
• Deine Kassenposition, liveEinnahmen und Ausgaben in einem Echtzeit-Dashboard, nach Bankkonto und auf Abruf aktualisiert. Keine Exporte mehr, um die Zahl zu jagen, die zählt.Anleitung lesen
• Bankverbindung und AbgleichVerbinde deine Banken, importiere Transaktionen automatisch und gleiche Zahlungen gegen Rechnungen ab. Echte Kassenposition ohne Datei-Uploads.Anleitung lesen
• Kostenkontrolle mit FreigabenKategorisiere jeden Kosteneintrag, verknüpfe ihn mit einem Projekt oder Budget und leite Ausgaben durch Freigabe-Workflows, damit nichts ohne Genehmigung durchrutscht.Anleitung lesen
• Cash Out: jede fällige Zahlung im BlickAnstehende und überfällige Zahlungen in einer vorausschauenden Ansicht, von etwa zwei Wochen zurück bis drei Monate voraus: bereits erfasste Lieferantenrechnungen und erwartete, noch nicht fakturierte Verpflichtungen, gedämpft dargestellt. Wechseln Sie zwischen einem Diagramm nach Woche oder Monat, einem Tageskalender und einer Liste, sortierbar nach Datum, Betrag oder Geschäftspartner.Anleitung lesen
• Eine Lieferantenrechnung per Attribut auf Projekte aufteilenErfassen Sie eine Zahl einmal, etwa den Anteil eines Gebäudes am Standort oder die Fläche eines Mieters, und füllen Sie die Aufteilung einer Rechnung mit einem Klick, direkt oder als Kaskade erst nach Gebäude, dann nach Mieter. Die Anteile ergeben immer den Rechnungsbetrag, ein gestrichener Mieter bleibt als ausgeschlossen vermerkt, und die zugehörigen Kosten jedes Projekts zeigen die volle Rechnung neben seinem Anteil.
• Tägliche Budgetwarnungen, bevor die Periode endetJeden Morgen prüft Flowtly jedes geplante Budget und benachrichtigt die Empfänger über die Glocke und per Push, wenn die Kosten den Plan um mehr als 10 % übersteigen oder die Marge unter das Ziel fällt oder bereits gefährdet ist. Jede Warnung zeigt Ist gegen Plan, den Stand der Zahlen und einen Link zum Budget, und sie ändert nie etwas am Budget.
• Budgets, die auch künftige Projekte einschließenErfassen Sie alle Projekte außer den ausgeschlossenen oder jeden Vertrag der Projekte, die ein Budget abdeckt. Die Auswahl wird als Regel gespeichert, sodass ein im nächsten Monat angelegtes Projekt oder ein neuer Vertrag im Budget ist, ohne es erneut zu öffnen. Beginnen Sie mit der Beobachtung der Ist-Werte und ergänzen Sie dann einen Monatsplan mit prozentualem, festem oder stückbezogenem Wachstum.Anleitung lesen
• Freigabe von Lieferantenrechnungen, an die richtige Person geleitetSchalten Sie den Freigabe-Workflow ein, und jede eingehende Rechnung geht an den Owner ihres Kostenkategorie-Tags, dann an den Owner der verknüpften Kosten und sonst an alle mit Rechnungsberechtigung. Freigebende arbeiten in ihrem eigenen Tab „Für mich“, eine Ablehnung trägt eine Notiz, und jede Rechnung behält ihren Entscheidungsverlauf.Anleitung lesen
• Einen Stapel Lieferantenrechnungen mit einer Bankdatei bezahlenDer Tab „Unbezahlt“ ist Ihre Zahlungswarteschlange, mit oder ohne Freigabe. Markieren Sie die zu zahlenden Rechnungen und exportieren Sie eine SEPA-pain.001-XML-Datei für den Sammelüberweisungs-Import Ihrer Bank, statt jede Überweisung einzutippen; Rechnungen von Lieferanten ohne Bankdaten werden ausgelassen und markiert.Anleitung lesen
• Import direkt in dein ERPÜbergib importfertige Dateien für Comarch Optima, enova365, Symfonia und Wapro nach Monat oder Zeitraum: Rechnungen und Kosten für alle vier, dazu im Optima-Export die Urlaubs- und Abwesenheitsdaten der Mitarbeitenden.Anleitung lesen
• Rückfragen der Buchhaltung direkt am BelegFragen zu einer bestimmten Banktransaktion oder Eingangsrechnung werden direkt an diesem Beleg gestellt und beantwortet, in einem Thread zwischen Buchhaltung und Team. Ein Fragen-Posteingang und ein Zähler offener Fragen zeigen, was zum Monatsabschluss noch offen ist; erledigte Threads bleiben im Verlauf des Belegs und lassen sich wieder öffnen.Anleitung lesen
• Alle Rechnungen eines Zeitraums als ein PDF-ArchivBitte deinen verbundenen KI-Assistenten um alle in einem Monat ausgestellten Rechnungen und erhalte ein ZIP mit PDFs: versendete oder in KSeF angenommene Rechnungen und Korrekturen, nie Entwürfe, zugeordnet nach Leistungsdatum wie bei den Buchhaltungsexporten. Die Belege, nach denen die Buchhaltung fragt, neben den ERP-Importdateien.

E-Invoicing: XRechnung, ZUGFeRD und PEPPOL

• Strukturierte E-Rechnungen über XRechnung, ZUGFeRD und EU-PEPPOL senden und empfangen – für polnische Standorte auch über KSeF
• Automatische XML-Umwandlung und Einreichungsstatus-Tracking
• Eingehende Rechnungen synchronisieren und in Freigabe-Workflows leiten
• Korrekturrechnungen mit vollständigem Prüfpfad
• E-Invoicing, erledigtVersende und empfange strukturierte E-Rechnungen automatisch – die deutsche E-Rechnung (XRechnung/ZUGFeRD) und EU-PEPPOL out of the box, für polnische Standorte auch KSeF. Der Einreichungsstatus wird nachverfolgt, eingehende Rechnungen werden abgeglichen und Korrekturen bleiben nachvollziehbar.Anleitung lesen

Vereinbarungen

• Vollständige Versionshistorie der Vereinbarungen
• Anhänge mit revisionssicherem Zugriff speichern
• Konditionen zuweisen (z. B. Stunden/Woche, Vergütung)
• Benachrichtigungen für Vereinbarungsprüfung und Verlängerung
• Fünf Typen: Anstellung, Anhang, Kündigung, Absichtserklärung und Berufserfahrung
• Visueller Arbeitsplan-Planer mit Schichten, Rotationen und FTE-Planung
• Verträge und ArbeitspläneArbeitsverträge in jeder Variante, plus Arbeitspläne, als Rückgrat deiner Personaldaten.Anleitung lesen

Verträge & Zahlungspläne

• Lieferanten- und Kundenverträge mit expliziten Zahlungsplan-Zeilen definieren
• Verträge mit Budgets verknüpfen für automatische Planausgaben
• Wiederkehrende Planzeilen nach Frequenz, Zeitraum und Betrag generieren
• Nach Richtung, Status oder verknüpftem Projekt filtern
• Dokumente an Verträge anhängen für revisionssichere Ablage
• Verträge aus der unterschriebenen Datei gelesen, von Ihnen geprüftLaden Sie unterschriebene Verträge als PDF oder Bild hoch, einzeln oder im Stapel, und Flowtly liest Parteien, Daten, Zahlungsbedingungen und Preise in eine Prüfansicht, die den passenden Geschäftspartner vorschlägt. Sie korrigieren und speichern; ein Mietvertrag mit Satz pro m² behält seinen Satz ohne erfundene Gesamtsumme, und eine zu einem bestehenden Vertrag hinzugefügte Datei füllt nur noch leere Felder.Anleitung lesen

Dokumentenverwaltung

• Zentraler Dokumentenspeicher verknüpft mit Mitarbeitenden, Verträgen und Projekten
• Konfigurierbare Dokumententypen passend zu Ihrer Organisation
• Ablauferinnerungen und Erneuerungsbenachrichtigungen für fristgebundene Dateien
• Auditgerechter Zugriffsverlauf und Dokumentenhistorie je Entität
• Dokumente nativ signierenSende jede PDF-, PNG- oder JPEG-Datei zur E-Signatur, nicht nur einen Vertrag aus seinem Datensatz. Alle Unterzeichnenden bestätigen einen per E-Mail gesendeten Einmalcode, ohne Flowtly-Konto, und du erhältst ein versiegeltes PDF mit Prüfzertifikat. Kein DocuSign-Tab.Anleitung lesen
• Alle Signaturanfragen in einer ListeDie Seite Signaturen zeigt jede Anfrage, ob sie aus einer hochgeladenen Datei oder einem Vertrag stammt, als gesendet, teilweise unterschrieben, abgeschlossen, abgelehnt oder abgelaufen, mit dem Fortschritt jeder unterzeichnenden Person. Beispiel NDA: PDF hochladen, für jede Partei ein Signaturfeld platzieren, senden, sehen, wer unterschrieben hat, dann das versiegelte Dokument und die Nachweise herunterladen. Zum Senden ist eine Manager-Rolle für Verträge oder Budgets nötig.Anleitung lesen
• Dokumente in jeder Rechnung anhängenBelege, Verträge und Stützunterlagen zur Rechnung oder zum Kosteneintrag verknüpfen – so sind die Bücher dokumentenvollständig und prüfbereit.Anleitung lesen

Ressourcenbuchung

• Räume, Fahrzeuge, Arbeitsplätze oder Equipment buchen
• Self-Service-Buchungen im Kalender
• Doppelbuchungen und Konflikte vermeiden
• Nutzungshistorie und Zuordnungen nachverfolgen
• Asset-Zähler und nutzungsbasiertes Wartungs-Tracking
• Vermögens- und AusrüstungsverfolgungVerfolge physische und operative Assets mit Zählern und Ablesungen, damit Wartung und Lebenszykluskosten unter Kontrolle bleiben.Anleitung lesen
• Servicerunden, die sich nachprüfen lassenPlane Sicherheitsrundgänge und Reinigungsrunden mit Sollzeiten und einem Toleranzfenster. Das Personal scannt die QR-Codes an den Kontrollpunkten, und die Ansicht Servicerunden zeigt jede Runde als erledigt, verspätet, teilweise oder versäumt, mit Scanzeiten und, sofern erfasst, wer die Runde gemacht hat, für jeden Zeitraum.Anleitung lesen
• Wer welche Ressource hatDie Asset-Liste nennt für jede Ressource die Person oder das Projekt, das sie hält, auch langfristig ausgegebene Geräte, die nicht buchbar sind. Unbefristete Zuweisungen laufen nicht von selbst ab, und eine Buchung, die sich mit einer bestehenden überschneidet, wird abgelehnt.Anleitung lesen
• Zählerverbrauch auf der KundenrechnungRechne die Zähler der für ein Projekt gebuchten Assets auf dessen Rechnung ab, eine Position pro Zähler. Verteile einen Monat anteilig auf die Ablesungen davor und danach, auch wenn im Monat selbst nicht abgelesen wurde, oder rechne genau die Differenz zwischen zwei gewählten Ablesungen ab, und prüfe jede Position in einer Vorschau, bevor der Entwurf entsteht.Anleitung lesen
• Immobilien- und RaumbuchungVerwalte Reservierungen und Auslastung über Immobilien und Räume hinweg, sehe Verfügbarkeit auf einen Blick und vermeide Doppelbuchungen.Anleitung lesen
• QR-Codes für Assets zum Scannen und HandelnDrucke für jedes Asset einen gebrandeten QR-Code, damit jede Person vor Ort mit einem Scan ein Problem melden oder einen Sicherheitsrundgang oder eine Reinigung erfassen kann. Meldungen können öffentlich oder nur nach Anmeldung möglich sein, und jeder Scan ist genau diesem Asset zugeordnet.Anleitung lesen

Integrationen & Automatisierung

• Native Integrationen: Google Calendar, Kontomatik, Make
• Offene API mit OAuth für eigene Apps und BI
• No-Code-Module für Zeit, Kosten und Abwesenheiten
• Workflows automatisieren: Freigaben, Notifications, Reports
• Buchhaltungsexporte für Comarch Optima, enova365, Symfonia und Wapro
• Frag dein Business allesStelle Fragen in natürlicher Sprache und erhalte Antworten basierend auf deinen Live-Flowtly-Daten, dann ergreife die nächste Aktion direkt von deinem Handy mit Flowtly Assistant.
• Alle deine Mandanten an einem OrtFühre die Bücher für jede Mandantenorganisation aus einer Anmeldung – wechsle zwischen Workspaces und halte dein gesamtes Mandantenportfolio organisiert.
• Flowtly an Ihre Daten anpassenDefinieren Sie eigene Attribute für Mitarbeitende, Projekte und weitere Objekte, fassen Sie sie mit Validierungsregeln zu Sätzen zusammen und steuern Sie darüber sogar Abrechnungssätze — ganz ohne Änderungen am Kernsystem.Anleitung lesen
• Claude oder ChatGPT verbinden: fragen, dann handelnVerbinden Sie Ihren KI-Assistenten über das offene Model Context Protocol mit Flowtly. Er beantwortet Fragen in natürlicher Sprache aus Ihren Live-Daten und führt benannte Aktionen aus: Arbeitszeit erfassen, Aufgaben und Verträge anlegen oder aktualisieren, ein Dokument zu einer Rechnung hochladen, einen Interessenten oder Deal abschließen oder eine Kollegin bzw. einen Kollegen anlegen und einladen. Er geht nie über Ihre eigenen Berechtigungen in der verbundenen Organisation hinaus.Anleitung lesen
• Deals abschließen und Arbeit erfassen, direkt im ChatBitten Sie Ihren verbundenen Assistenten, einen Deal als gewonnen zu markieren, einen Interessenten oder Deal mit einem Grund aus Ihrer Liste als verloren abzuschließen, die gerade geleisteten Stunden zu erfassen oder eine Aufgabe zu aktualisieren. Jede davon ist eine benannte Aktion, die im Rahmen Ihres eigenen Kontos bleibt.Anleitung lesen
• Nach der Liquidität fragen, dann die Belege erfassenFragen Sie Ihren verbundenen Assistenten, welche Rechnungen überfällig sind, was auf Ihrem Hauptkonto liegt oder was Sie im letzten Quartal bei einem Lieferanten ausgegeben haben, mit Antworten aus Live-Daten. Lassen Sie ihn dann Lieferanten, Verträge und Bankkonten anlegen oder aktualisieren oder ein Dokument zu einer bestimmten Rechnung hochladen.Anleitung lesen
• Neue Kolleginnen und Kollegen mit einer Anfrage einrichtenBitten Sie Ihren verbundenen Assistenten, eine neue Person anzulegen, ihr per E-Mail eine Einladung zur Anmeldung zu senden und ihre Berechtigungsgruppen zuzuweisen. Das Einladen erfordert dieselbe Berechtigung wie die Personalverwaltung in Flowtly, und die neue Person richtet ihre Anmeldung selbst ein.Anleitung lesen
• Rechnungsfreigaben im Gespräch durchgehenFragen Sie Flowtly Assistant, was auf Sie wartet, öffnen Sie die genannte Rechnung und entscheiden Sie, ob Sie sie freigeben oder mit Begründung ablehnen. Es bereitet die Entscheidung vor und bittet Sie um Bestätigung; erfassen Sie sie in Ihrem Tab „Für mich“. Eine Freigabe ist eine Entscheidung, keine Zahlung.Anleitung lesen

Sicherheit & Compliance

• Rollenbasierter Zugriff auf Modul- und Datenebene
• Verschlüsselung at-rest und in-transit (TLS 1.2+, AES-256)
• DSGVO-konform mit Audit-Logs und Datenkontrollen
• Mandantengetrennte Architektur und tägliche Backups
• Ein vollständiger PrüfpfadEine verifizierbare Dokumentation, wer was geändert hat – von Sätzen über Rechnungen bis zu Vereinbarungen – bereit für Compliance-Reviews und Due-Diligence-Prüfungen.Anleitung lesen

Alltagsarbeit auf jedem Gerät

• Workspace auf Smartphone oder Computer installierenArbeiten Sie im Browser, oder installieren Sie Flowtly Workspace direkt daraus auf iPhone, Android oder Desktop, mit eigenem Fenster und Symbol auf dem Startbildschirm, ganz ohne App-Store. Flowtly Workspace für Android gibt es außerdem bei Google Play. Es ist derselbe Workspace mit denselben Daten und Berechtigungen.Anleitung lesen
• Benachrichtigungen, die Sie an die richtige Stelle führenErlauben Sie Benachrichtigungen auf jedem Gerät, das Sie nutzen, und Freigaben, Anträge und Erinnerungen erreichen Ihren Browser, die installierte App oder den Sperrbildschirm Ihres Smartphones. Ein Tippen führt Sie zu dem, worum es geht, und das Glockenmenü zeigt dieselben Meldungen im Workspace.Anleitung lesen
• Ein ganzer Arbeitstag vom Telefon ausEine Benachrichtigung erreicht Ihren Sperrbildschirm; Sie tippen darauf und landen genau bei dem Datensatz, um den es geht — einer wartenden Freigabe, einem Antrag zur Prüfung. Aus demselben installierten Workspace erfassen Sie die gerade geleisteten Stunden oder stellen einen Urlaubsantrag, der vor dem Absenden zeigt, wie viele Arbeitstage er kostet. Es ist derselbe Workspace wie am Laptop, mit denselben Daten und denselben Berechtigungen.Anleitung lesen
• Ein Startbildschirm, der Ihre Arbeit nach vorne stelltAdministratoren legen fest, welche Dashboard-Widgets Ihre Organisation sieht und welche vorne stehen. Jede Person kann ihren eigenen Startbildschirm danach anordnen, auf dem Smartphone mit einfachen Schaltflächen zum Nach-oben- und Nach-unten-Verschieben, und jederzeit zur Reihenfolge der Organisation zurückkehren.Anleitung lesen