Geschäftskosten so einfach wie möglich

Kostenkontrolle Die Kostenkontrolle in Flowtly ermöglicht es Unternehmen, Ausgaben zu erfassen, zu überwachen und zu steuern, um sicherzustellen, dass finanzielle Ressourcen effizient eingesetzt werden und im Einklang mit den Budgetzielen stehen. Flowtly bündelt Transaktionsdaten und bietet damit einen klaren Überblick über die Ausgaben. Kosten können kategorisiert, bestimmten Projekten oder Abteilungen zugeordnet und mit Freigabe-Workflows versehen werden, um nicht autorisierte Ausgaben zu verhindern. Dieser Ansatz hilft dabei, Einsparpotenziale zu erkennen, Budgetüberschreitungen zu vermeiden und die Profitabilität zu steigern. Flowtly stellt Werkzeuge bereit, mit denen sich Ausgabenmuster analysieren, Kosten prognostizieren und fundierte finanzielle Entscheidungen treffen lassen. Anwendungsbeispiele Betriebsausgaben wie Software-Abonnements, Büromaterial und Nebenkosten erfassen und kategorisieren, um das Budget einzuhalten. Projektbezogene Kosten, einschließlich Zahlungen an Auftragnehmer und Materialkosten, überwachen, um Projekte profitabel und im Zeitplan zu halten. Freigabeprozesse für größere Anschaffungen einrichten, um nicht autorisierte Ausgaben zu verhindern und die finanzielle Disziplin zu wahren. Wiederkehrende Ausgaben und Einsparpotenziale mithilfe detaillierter Ausgabenberichte und Analysen identifizieren. Verwandte Seiten Kosten zum Budget hinzufügen App-Routen /transactions öffnen /contractors öffnen

Geschäftspartner Das Modul Geschäftspartner in Flowtly dient als zentrales Register für alle externen Geschäftseinheiten, mit denen Ihre Organisation zusammenarbeitet – darunter Lieferanten, Auftragnehmer, Kunden und Partner. Es bietet eine strukturierte Möglichkeit, Kontaktinformationen, Steueridentifikationsnummern, Zahlungsbedingungen und die Beziehungshistorie für jeden Geschäftspartner zu pflegen. Geschäftspartnergruppen ermöglichen es Ihnen, Ihre Partner nach Typ, Region, Branche oder einer anderen Klassifikation zu kategorisieren, die Ihre Berichts- und Betriebsanforderungen unterstützt. Gruppen erleichtern Massenaktionen, das Filtern von Ansichten und die Erstellung von Berichten, die nach Geschäftspartnerkategorien segmentiert sind. CRM-Anreicherungsfunktionen ergänzen Geschäftspartnerprofile automatisch mit öffentlich verfügbaren Unternehmensdaten wie Registrierungsdetails, Finanzkennzahlen und Markenressourcen. Dies reduziert die manuelle Dateneingabe und hilft Ihrem Team, aktuelle und umfassende Datensätze zu führen, ohne auf externe Recherche angewiesen zu sein. Die Überwachung der Markendatenqualität verfolgt die Vollständigkeit und Konsistenz der Markendaten von Geschäftspartnern, wie Logos und Handelsnamen, in Ihren Datensätzen. Die Duplikaterkennung und Zusammenführungsfunktion identifiziert Geschäftspartnerdatensätze, die wahrscheinlich dieselbe Entität bezeichnen, und bietet Werkzeuge zu deren Konsolidierung, um Ihre Datenbank sauber und zuverlässig zu halten. Rechnungszeilen-Vorlagen ermöglichen es einem Geschäftspartner, die Texte zu hinterlegen, aus denen seine Rechnungszeilen formuliert werden – ein Vertragstext, der sich jeden Abrechnungszeitraum wiederholt, wird einmal gespeichert und beim Ausstellen ausgewählt, statt neu einzutippen. Siehe Rechnungszeilen-Vorlagen . Beispiel-Anwendungsfälle Einen neuen Lieferanten registrieren und sein Profil mit Steuer-ID, Zahlungsbedingungen und Kontaktdaten befüllen. Geschäftspartner nach Region oder Dienstleistungsart in Gruppen organisieren, um gezielte Berichte zu erstellen. Die CRM-Anreicherung nutzen, um fehlende Unternehmensregistrierungsdaten bei bestehenden Datensätzen automatisch zu ergänzen. Doppelte Geschäftspartnereinträge identifizieren und zusammenführen, die von verschiedenen Teammitgliedern angelegt wurden. Markendatenqualitätsbewertungen überprüfen, um sicherzustellen, dass Logos und Namen der Geschäftspartner dokumentenübergreifend konsistent sind. Den Vertragstext, den ein Geschäftspartner auf seinen Rechnungszeilen erfordert, als Vorlage speichern und beim Fakturieren auswählen. Verwandte Seiten Kostenkontrolle Rechnungen Rechnungszeilen-Vorlagen Wiederkehrende Zahlungen Bankintegration App-Routen Öffne /counterparties

Buchhalter-Rückfragen zu Transaktionen Buchhalter-Rückfragen zu Transaktionen Anstatt Klärungen per E-Mail zu verfolgen, ermöglicht Flowtly Ihrem Buchhalter, Fragen direkt an einer bestimmten Banktransaktion oder einem eingehenden Kostendokument zu stellen — und Ihnen, dort zu antworten. Der gesamte Austausch bleibt dem betreffenden Datensatz zugeordnet und liefert einen klaren Prüfpfad beim Monatsabschluss. So funktioniert es Jede Zeile in der Transaktionsliste sowie jede Zeile eines eingehenden Kostendokuments (Lieferantenrechnung) besitzt einen Diskussions-Thread. Sie oder Ihr Buchhalter können den Thread öffnen und eine Frage stellen. Die andere Seite erhält eine Benachrichtigung, antwortet im Thread, und sobald die Sache geklärt ist, wird die Frage als gelöst markiert. Das gesamte Gespräch bleibt für zukünftige Nachschlagezwecke mit dem Datensatz verknüpft. Eine Frage zu einer Transaktion oder einem Kostendokument stellen Öffnen Sie die Transaktionsliste (für Banktransaktionen) oder die Liste Eingehende Dokumente (für Lieferantenrechnungen / Kostendokumente). Suchen Sie die Zeile, die Sie besprechen möchten. Jede Zeile besitzt auf der rechten Seite ein Chat-Blasen-Symbol ; wenn es ungelöste Fragen gibt, zeigt das Symbol einen Zähler an. Klicken Sie auf das Chat-Blasen-Symbol, um die Diskussionsleiste auf der rechten Seite des Bildschirms zu öffnen. Geben Sie Ihre Frage ein und klicken Sie auf Senden . Die andere Seite wird sofort benachrichtigt. Ihr Buchhalter kann dasselbe aus der Buchhaltungsansicht tun — er findet die Zeile, klickt auf das Chat-Blasen-Symbol und stellt die Frage direkt in der Diskussionsleiste. Eine Frage beantworten Öffnen Sie die Benachrichtigung oder navigieren Sie selbst zum Datensatz. Klicken Sie auf das Chat-Blasen-Symbol in der Zeile, um die Diskussionsleiste zu öffnen. Sie sehen alle Nachrichten im Thread. Geben Sie Ihre Antwort ein und klicken Sie auf Senden . Die Anzahl der Nachrichten im Thread ist unbegrenzt. Der Fragen-Posteingang Um alle offenen Fragen zu sämtlichen Transaktionen und Kostendokumenten auf einen Blick zu sehen, gehen Sie zu Buchhaltung → Fragen ( /accountancy/questions ). Der Posteingang listet alle Threads mit ungelösten Fragen auf, geordnet nach Datensatz. So können Sie Monatsabschluss-Rückfragen effizient abarbeiten, ohne jeden Datensatz einzeln öffnen zu müssen. Das Badge für ungelöste Fragen Der Eintrag Buchhaltung in der Navigationsleiste zeigt ein Badge mit der Anzahl ungelöster Fragen. Das Badge aktualisiert sich in Echtzeit, sobald Fragen gestellt oder gelöst werden — Sie sehen immer auf Anhieb, ob Handlungsbedarf besteht. Eine Frage als gelöst markieren Sobald ein Sachverhalt geklärt ist, öffnen Sie die Diskussionsleiste der betreffenden Zeile und klicken Sie auf Als gelöst markieren . Gelöste Fragen werden aus dem Fragen-Posteingang ausgeblendet, bleiben aber im Thread-Verlauf des Datensatzes sichtbar — der Prüfpfad geht nie verloren. Ein gelöster Thread kann bei Bedarf auch wieder geöffnet werden. Benachrichtigungen Flowtly sendet Benachrichtigungen über die Kategorie Buchhaltung , wenn: Eine neue Frage zu einer Transaktion oder einem Kostendokument gestellt wird, an dem Sie beteiligt sind. Jemand in einem Thread antwortet, an dem Sie teilnehmen. Eine Frage zu Ihrem Datensatz als gelöst markiert wird. In Einstellungen → Benachrichtigungen können Sie festlegen, über welche Kanäle (In-App, E-Mail, Mobile Push) Sie diese Benachrichtigungen erhalten. Beispielanwendungen Monatsabschluss: Ihr Buchhalter fragt nach einer fehlenden USt-IdNr. bei einer Kostentransaktion. Sie antworten mit den Lieferantendaten, der Buchhalter markiert die Frage als gelöst, und der Austausch bleibt für den Prüfer an der Transaktion gespeichert. Kostendokument-Rückfrage: Eine Lieferantenrechnung ist auf zwei Budgetpositionen aufgeteilt und der Buchhalter benötigt eine Bestätigung. Der Thread am Kostendokument dokumentiert die Entscheidung, ohne dass eine E-Mail-Korrespondenz rekonstruiert werden muss. Stapelbearbeitung: Nutzen Sie den Fragen-Posteingang in der Buchhaltung, um alle offenen Rückfragen in einer Sitzung abzuarbeiten, anstatt Datensätze einzeln zu öffnen. App-Routen Finanzen öffnen