Projekte unter Kontrolle!

Zeiterfassung Zeiterfassung Im Rahmen der Projektmanagement-Funktionalität steht eine Zeiterfassungsfunktion zur Verfügung, die allen Benutzern über den Reiter "Arbeitszeit" zugänglich ist. Mitarbeitende können ihre Arbeitszeit täglich projektübergreifend erfassen. Die erfasste Zeit dient der detaillierten Überwachung und Rechnungsstellung. Manager können die von anderen Mitarbeitenden erfasste Zeit direkt in der Kalenderansicht auf der Seite "Arbeitszeit" einsehen. Weitere Informationen zu den Verwaltungsmöglichkeiten der Zeiterfassung finden Sie im Artikel Zeiterfassungsmanagement . Wenn das Feiertagsmanagement-Modul für Ihre Organisation aktiviert ist, werden alle genehmigten Urlaubszeiten nahtlos in die Kalenderansicht integriert. Zusätzlich werden gesetzliche Feiertage automatisch im Kalender angezeigt. Mitarbeiter Mitarbeitende ohne spezifische Rollenzuweisung haben einen eingeschränkten Zugriff, der es ihnen lediglich ermöglicht, ihre Arbeitsstunden für zugewiesene Projekte zu erfassen und ihre zuvor erfasste Zeit einzusehen. Dies gewährleistet eine präzise Zeitverwaltung und Verantwortlichkeit für alle am Projekt beteiligten Teammitglieder. Beim Navigieren zur Seite "Arbeitszeit" sehen Mitarbeitende eine Kalenderansicht für den aktuellen Monat. Sie können pro Tag einen oder mehrere Zeiteinträge hinzufügen, um eine präzise Erfassung ihrer Arbeitsstunden für jedes zugewiesene Projekt zu gewährleisten. So erstellen Sie einen neuen Zeiteintrag: Navigieren Sie im Hauptmenü zum Punkt Arbeitszeit . Klicken Sie auf die Schaltfläche Eintrag hinzufügen in jeder Kalendertageszelle. Projekt auswählen: Wählen Sie ein Projekt oder eine Phase aus der Liste der den Mitarbeitenden zugewiesenen Projekte. Hinweis: Wenn ein Mitarbeitender einem übergeordneten Projekt zugewiesen ist, stehen auch alle zugehörigen Unterprojekte zur Auswahl. Verbrachte Zeit eingeben: Geben Sie die für das Projekt aufgewendete Zeit ein. Beschreibung hinzufügen: Schreiben Sie eine Beschreibung von mindestens 32 Zeichen, die die geleistete Arbeit detailliert beschreibt, oder fügen Sie einfach Links zu den bearbeiteten Tickets ein. Eintrag speichern: Klicken Sie auf "Speichern", um den Eintrag zum Kalender hinzuzufügen. Nach dem Speichern erscheint der Eintrag in der ausgewählten Kalenderzelle. Mitarbeitende können mehrere Einträge pro Tag hinzufügen (insgesamt nicht mehr als 24 Stunden). Zusätzlich haben Mitarbeitende die Flexibilität, die Zeit minutengenau zu erfassen. Während das Dropdown-Menü die Auswahl in 15-Minuten-Intervallen ermöglicht, können Mitarbeitende bei Bedarf manuell spezifische Zeitdauern, wie 22 oder 57 Minuten, eingeben. Um die Details eines erfassten Zeitraums anzuzeigen, bewegen Sie einfach den Mauszeiger über den Zeiteintrag. Es werden alle Details des Zeiteintrags sowie die Optionen zum Bearbeiten oder Entfernen des Eintrags angezeigt. Unterhalb des Kalenders befindet sich eine Leiste, die eine Zusammenfassung der aktuellen Informationen anzeigt: "Geplante Stunden" (Gesamtzeit für den Monat, exklusive gesetzlicher Feiertage und Wochenenden), "Urlaub" (gesamte genehmigte Urlaubszeit für den aktuellen Monat), "Ausstehend" (Zeit, die bis zum Monatsende noch erfasst werden muss) und "Erfasste Stunden" (bislang erfasste Zeit). Sobald die Summe aus "Erfasste Stunden" und "Urlaub" den Wert der "Geplanten Stunden" überschreitet, ändert sich der Status von "Ausstehend" zu "Überstunden" und wird rot hervorgehoben. Anwendungsbeispiele Mitarbeitende erfassen täglich präzise Stunden für verschiedene Projekte zur Projektverantwortung und Fortschrittsverfolgung. Manager überwachen die Teamauslastung und den Projektstatus durch Überprüfung der erfassten Zeiteinträge ihrer Teammitglieder. Erstellung präziser Kundenrechnungen basierend auf den erfassten Projektstunden, wodurch die Abrechnungsgenauigkeit gewährleistet wird. Überwachung der Einhaltung geplanter Projektstunden und Identifizierung potenzieller Überstunden oder Unterauslastung von Ressourcen. Verwandte Seiten Projekt hinzufügen (bearbeiten) Projektliste Projektansicht Zeiterfassung in Arbeitsplänen App-Routen Öffnen /projects

Management der Zeiterfassung Management der Zeiterfassung Flowtly bietet Managern zwei Schnittstellen zur Überwachung und Verwaltung der Mitarbeiterzeiterfassung: die Kalenderansicht und die Tabellenansicht. Beide Ansichten stehen Benutzern mit den Rollen ROLEWORKINGHOURSVIEWER oder ROLEWORKINGHOURSMANAGER zur Verfügung und können über den Schalter in der oberen rechten Ecke des Arbeitszeitmoduls umgeschaltet werden. Die Kalenderansicht bietet einen monatlichen Überblick über die erfassten Stunden und zeigt Projektnamen sowie zugeordnete Zeiten direkt an jedem Kalendertag an. Diese Ansicht ist besonders nützlich, um Arbeitslastmuster auf individueller oder Projektebene zu überprüfen und Lücken oder Inkonsistenzen über längere Zeiträume hinweg zu erkennen. Die Tabellenansicht bietet eine zweiwöchentliche Matrix der täglich erfassten Zeit im Vergleich zu den erwarteten Arbeitsstunden, dargestellt für alle ausgewählten Mitarbeiter. Dieses Layout ist für schnelle Vergleiche, die Nachverfolgung im Team und das sofortige Erkennen fehlender Einträge konzipiert. Während Mitarbeiter die Kalenderansicht hauptsächlich zur Erfassung ihrer eigenen Zeit nutzen, profitieren Manager von erweiterten Funktionen in beiden Ansichten – einschließlich Filtern, Detailansichten, Bearbeitungsberechtigungen (sofern zutreffend) und zusammenfassenden Einblicken. Rollenbasiertes Zugriffsverhalten der Kalenderansicht Mit der Rolle ROLEWORKINGHOURSVIEWER haben Sie nur Zugriff auf die Zeiteinträge anderer Mitarbeiter, die für Projekte erfasst wurden, denen Sie persönlich zugewiesen sind. Mitarbeiter mit der Rolle ROLEWORKINGHOURSMANAGER können detaillierte Arbeitszeitnachweise für jeden Mitarbeiter und jedes Projekt in der Organisation einsehen. ROLEWORKINGHOURS_MANAGER berechtigt Benutzer dazu, Zeiteinträge für jeden Mitarbeiter anzuzeigen und zu ändern. Benutzer können einen bestimmten Mitarbeiter mithilfe von Filtern finden, zum relevanten Tag navigieren und auf die Schaltfläche „Bearbeiten" des entsprechenden Zeiteintrags klicken, um Änderungen vorzunehmen. Was Sie in der Kalenderansicht sehen Die Kalenderansicht bietet Managern einen monatlichen Überblick über die von ausgewählten Mitarbeitern erfassten Zeiteinträge – standardmäßig unternehmensweit. Diese Ansicht ist ideal, um schnell zu erfassen, wie die Arbeit verteilt ist, fehlende Einträge zu erkennen und die Projektbeteiligung über die Zeit zu verstehen. Jeder Kalendertag zeigt die Zeiteinträge aller ausgewählten Mitarbeiter und/oder Projekte mit den Gesamtstunden pro Projekt und pro Tag an. Wenn beispielsweise drei Mitarbeiter am 23. April Zeit für verschiedene Projekte erfasst haben, zeigt der Kalender eine gestapelte Liste an, die jedes Projekt und die entsprechenden Zeiteinträge für diesen Tag darstellt – wodurch sofort ersichtlich wird, wie viel Aufwand von wem und für welche Projekte erbracht wurde. Manager können mit der Maus über eine beliebige Tageszelle fahren oder darauf klicken, um eine detaillierte Aufschlüsselung der Einträge dieses Tages zu erhalten. Der Dialog umfasst: Den Namen des Mitarbeiters Den Projektnamen Die erfasste Zeit Jegliche Beschreibung oder Notizen Ein Bleistiftsymbol (wenn der Manager ROLEWORKINGHOURS_MANAGER innehat), zum Bearbeiten von Details. Rollenbasiertes Zugriffsverhalten der Tabellenansicht Die Sichtbarkeit und Funktionalität in dieser Ansicht hängen von den Benutzerrollen ab: Benutzer, die nur ROLEWORKINGHOURS_VIEWER besitzen, können zwar zur Tabellenansicht wechseln, sehen jedoch nur Zeiteinträge für Projekte, denen sie zugewiesen sind. Sie können keine Benutzerzeilen erweitern oder Einträge bearbeiten. Benutzer mit ROLEWORKINGHOURS_MANAGER können die Tabelle für alle Benutzer und Projekte einsehen und Zeiteinträge bearbeiten, können jedoch keine Benutzerzeilen erweitern, um die detaillierte Aufschlüsselung und Projektsätze einzusehen. Benutzer, die zusätzlich zu den Betrachter- oder Managerrollen ROLEPROJECTSMANAGER besitzen, können Zeilen erweitern, um detaillierte Aufschlüsselungen pro Projekt einzusehen. Wenn sowohl ROLEWORKINGHOURSMANAGER als auch ROLEPROJECTS_MANAGER zugewiesen wurden, erhält der Benutzer vollen Zugriff auf die Anzeige und Bearbeitung für alle Zeiteinträge, über alle Benutzer und Projekte hinweg, einschließlich Drill-down-Ansichten sowie eine Umleitung zur Stundensatz-Konfiguration, falls diese für einen Mitarbeiter nicht hinterlegt ist. Was Sie in der Tabellenansicht sehen Diese Ansicht zeigt ein kalenderartiges Raster aller Mitarbeiter (oder gefilterter Auswahlen) und deren tägliche Arbeitszeiteinträge. Jede Zelle im Raster zeigt zwei Werte an: Die für den Tag erfasste Zeit (z.B. 8:00) Die erwartete Arbeitszeit für diesen Tag (normalerweise 8:00, aber reduziert oder leer an Wochenenden, Feiertagen, Tagen außerhalb des Beschäftigungszeitraums laut Vereinbarung oder basierend auf Freistellungen) Benutzer können sowohl horizontal durch die Wochen als auch vertikal über alle Mitarbeiter scrollen. Für Wochenenden und Feiertage wird ein grau gestreifter Hintergrund angezeigt. Wenn ein Benutzer einen Feiertag hat, wird die erwartete Zeit nicht angezeigt und die Zelle ist deutlich abgeblendet. Zeiteinträge sind jedoch für keinen Tag gesperrt. Erweitern von Mitarbeiterzeilen für Projektaufschlüsselung Manager mit den entsprechenden Berechtigungen (siehe Rollenbasiertes Zugriffsverhalten der Kalenderansicht) können die Zeile eines Benutzers erweitern, indem sie auf den Pfeil neben dem Namen des Benutzers klicken. Nach dem Erweitern zeigt das System an: Projekte, für die der Benutzer Zeit erfasst hat Die erfasste Zeit pro Projekt Stundensätze (sofern hinterlegt) Warnungen bei fehlenden Stundensätzen Jede Projektzeile zeigt die erfasste Zeit und den zugehörigen Stundensatz für dieses Projekt an, oder eine rote Warnung: „Fehlender Stundensatz", wenn kein Stundensatz hinterlegt ist. Ein Klick auf die rote Warnung leitet den Manager direkt zur Seite für die Stundensatzeinstellungen für diese Projekt-Mitarbeiter-Kombination weiter. Dies bietet eine praktische Abkürzung für Projektmanager, um Lücken bei den Stundensätzen während der Zeitüberprüfung zu beheben. Anzeigen und Bearbeiten von erfassten Zeitdetails Das Fahren mit der Maus über eine nicht leere Zeitzelle und das Klicken darauf öffnet ein detailliertes Dialogfenster für diesen Zeiteintrag, das Datum, Projektnamen, Dauer der erfassten Zeit und Beschreibung enthält. Ein Bleistiftsymbol (nur sichtbar für Benutzer mit ROLEWORKINGHOURS_MANAGER ) ermöglicht die Bearbeitung der Zeit oder Beschreibung. Benutzer ohne Bearbeitungsberechtigung können dieses Dialogfenster weiterhin zur Einsicht in die erfassten Daten nutzen, dessen Inhalt jedoch nicht ändern. Einen Zeiteintrag in ein anderes Projekt verschieben Beim Bearbeiten eines Zeiteintrags kann auch das Projekt geändert werden, dem er zugeordnet ist – durch das Ändern dieses Felds werden die Stunden von einem Projekt in das andere verschoben, nicht kopiert. Dies ist die übliche Methode, um Zeit zu korrigieren, die am falschen Ort erfasst wurde. Flowtly verweigert die Verschiebung, wenn das Projekt, das die Stunden verlässt , abgerechnet wurde. Der Eintrag bleibt genau dort, wo er war, und es wird nichts gespeichert. Die Meldung auf dem Bildschirm ist der allgemeine Fehlerhinweis und keine Erklärung der Regel – wenn also eine Projektänderung nicht gespeichert wird, während die anderen Änderungen am Eintrag normal funktionieren, ist die Abrechnung des ursprünglichen Projekts das Erste, was überprüft werden sollte. Zwei Details entscheiden, ob die Verschiebung abgelehnt wird: Die Prüfung betrifft das Projekt, das die Stunden verlässt, niemals das Zielprojekt. Das Verschieben von Stunden in ein abgerechnetes Projekt ist nicht eingeschränkt. Jede Rechnungsposition, die für dieses Projekt erstellt wurde, wird berücksichtigt , nicht nur stundenmäßig abgerechnete Positionen. Ein Projekt, das einmalig für einen Festpreis-Meilenstein abgerechnet wurde, verweigert die Verschiebung ebenfalls, da Flowtly nicht aufzeichnet, welche einzelnen Einträge einer Rechnungsposition zugrunde lagen, und dies nicht erraten wird. Nur eine Projektänderung ist davon betroffen. Dauer, Beschreibung und Datum der Stunden eines abgerechneten Projekts bleiben wie immer bearbeitbar – ein abgerechnetes Projekt wird nicht schreibgeschützt. Wenn die Stunden tatsächlich woanders hingehören, behandeln Sie dies als Abrechnungsfrage und nicht als Zeiterfassungsfrage: Die Beträge auf einer ausgestellten Rechnung wurden aus diesem Projekt abgeleitet. Sprechen Sie daher mit der Person, die für die Abrechnung dieses Projekts zuständig ist, bevor die zugrunde liegende Zeit verschoben wird. Filteroptionen Oben in beiden Ansichten können Sie Filter anwenden, um die Daten zu filtern: Mitarbeiterfilter – Zum Filtern der erfassten Zeiteinträge durch Auswahl bestimmter Mitarbeiter. Dies ermöglicht es Managern, sich auf die Arbeit einzelner Teammitglieder oder einer Gruppe von Mitarbeitern zu konzentrieren. Standardmäßig ist in diesem Feld nur Ihr eigener Name ausgewählt. Sie können nach bestimmten Mitarbeiter(n) filtern oder alle auswählen. Projektfilter – Filtern Sie die Einträge nach bestimmten Projekten/Phasen. Dies ist nützlich, um den Fortschritt und die Zeiterfassung über verschiedene Projekte hinweg zu verfolgen. Standardmäßig werden alle Projekte ausgewählt. Kombination von Filtern: Für eine präzisere Analyse können Manager beide Filter gleichzeitig anwenden. Dies ermöglicht es ihnen, die von ausgewählten Mitarbeitern für ausgewählte Projekte erfasste Zeit einzusehen und erhalten somit einen detaillierten Überblick über die Ressourcenzuordnung und Projektzeitpläne. Exportoptionen Oben rechts finden Sie die Schaltfläche Zeiterfassung herunterladen . Ein Klick auf diese Schaltfläche öffnet ein Dialogfenster, in dem Benutzer Exportparameter festlegen können: Datumsbereich Teilprojekte einbeziehen (wird nur angezeigt, wenn der Projektfilter aktiv ist) Gruppierungsmethode (Keine, Mitarbeiter, Projekt) Bevorzugtes Dateiformat (PDF oder CSV) Exporte berücksichtigen die angewendeten Filter und Gruppierungsoptionen und sind somit nützlich für interne Audits oder Kundenabrechnungsberichte. Export eines ganzen Projekts einschließlich Phasen Der Projektfilter berücksichtigt nur die ausgewählten Projekte, nicht das darunter Liegende. Das Auswählen eines übergeordneten Projekts allein gibt daher nur die Stunden zurück, die direkt für dieses Projekt erfasst wurden. Bei einem in Phasen aufgeteilten Projekt ist das in der Regel fast nichts — die Stunden liegen auf den Phasen. Aktivieren Sie Teilprojekte einbeziehen , um alle Phasen unterhalb der ausgewählten Projekte auf jeder Ebene einzuschließen. In Kombination mit Gruppierungsmethode → Projekt und dem CSV-Format beantwortet dies die Frage „Wie viele Stunden sind in dieses Projekt geflossen, und wo genau?" in einer einzigen Datei: eine Zeile pro Phase, die alle Mitarbeiter abdeckt, die Zeit gebucht haben. Zwei wichtige Hinweise: Die Option geht nur nach unten. Das Auswählen einer Phase fügt die eigenen Unterphasen dieser Phase hinzu, niemals das übergeordnete Projekt oder die Geschwisterphasen. Sie ist standardmäßig deaktiviert, sodass ein bereits genutzter Export weiterhin genau das zurückgibt, was er zuvor zurückgegeben hat. Wenn Sie nach Mitarbeitern oder Projekten filtern, aktualisieren sich die Werte in der Zusammenfassungsleiste unter dem Kalender und der Tabelle entsprechend. Die Werte „Geplante Stunden", „Feiertage", „Ausstehend" und „Erfasste Stunden" zeigen die Gesamtsumme für die ausgewählten Mitarbeiter an. Arbeitsstunden für ein bestimmtes Projekt können auch über die Funktion „Zur Stundenansicht gehen" überprüft werden, die im Artikel Projektliste beschrieben ist. Woher kommen die geplanten Stunden Die geplanten Stunden werden aus der Vereinbarung jedes Mitarbeiters abgeleitet und nicht aus einem festen Arbeitstag. Die in der Vereinbarung festgelegte wöchentliche Arbeitszeit wird auf die Arbeitstage verteilt, um die erwartete Zeit in jeder Tageszelle zu ermitteln. Die Start- und Enddaten der Vereinbarung bestimmen, welche Tage überhaupt berücksichtigt werden. Dies ist am deutlichsten bei Personen sichtbar, die nur für einen Teil des angezeigten Zeitraums beschäftigt sind: Ein Mitarbeiter, der mitten im Zeitraum beginnt, wird ab seinem Startdatum geplant; die Tage davor enthalten keine erwartete Zeit. Ein Mitarbeiter, dessen Vereinbarung geendet hat, wird nur bis zu diesem Enddatum geplant. Ein Zeitraum, der vollständig nach seinem Ausscheiden liegt, zeigt keine geplanten Stunden für ihn an. Ein Mitarbeiter, der für den gesamten Zeitraum beschäftigt ist, wird über diesen vollständig geplant, entsprechend seinen vertraglich vereinbarten Wochenstunden. Vereinbarungstypen, die keine Systemberechnungen antreiben – etwa eine Absichtserklärung oder ein Praktikumsnachweis – setzen keine erwartete Zeit. Wenn ein Mitarbeiter überhaupt keine Vereinbarung hat – zum Beispiel ein stundenweise vergüteter Auftragnehmer – wird stattdessen ein standardmäßiger voller Arbeitstag verwendet, damit dessen Tage zur Überprüfung sichtbar bleiben und nicht als Null erscheinen. Anwendungsbeispiele Team-Auslastung überwachen: Ein Projektmanager muss schnell erkennen, welche Teammitglieder ihre Sollstunden für die aktuelle Woche nicht vollständig erfasst haben, um nachzufassen und eine ausgeglichene Arbeitslast/Auslastung sicherzustellen. Kundenabrechnungsbericht: Ein Administrator muss eine detaillierte Zeiterfassung für die Kundenabrechnung eines bestimmten Projekts für den letzten Monat erstellen, nach Mitarbeitern gruppiert und als PDF exportiert. Projektbudgetüberprüfung: Ein Finanzbenutzer möchte überprüfen, ob alle Stundensätze für Mitarbeiter, die an einem bestimmten Projekt arbeiten, hinterlegt sind, und fehlende Stundensätze vor der Rechnungsstellung einfach festlegen können. Einblick in die Ressourcenzuordnung: Ein Teamleiter möchte überprüfen, wie die Zeit über ein Quartal hinweg auf verschiedene Projekte für seine direkten Mitarbeiter verteilt ist, indem er die Kalenderansicht nutzt, um Trends zu erkennen und fundierte Personalentscheidungen zu treffen. Verwandte Seiten Projektliste Zeiterfassung in Arbeitsplänen Mitarbeitervereinbarungen Arten von Vereinbarungen Projekt hinzufügen (bearbeiten) Projektansicht App-Routen Öffne /projects

Zeiterfassung: Anwendungsfälle Zeiterfassung: Anwendungsfälle Anwendungsbeispiele Projektmanagement Szenario : Ein Projektmanager muss sicherstellen, dass sein Team den Zeitplan einhält und effizient arbeitet. Anwendungsfall : Der Projektmanager kann die Zeiterfassungsfunktion nutzen, um die von jedem Teammitglied für ein Projekt oder eine Projektphase erfassten Stunden zu überwachen. Dies hilft dabei, Engpässe oder Bereiche zu identifizieren, in denen zusätzliche Ressourcen erforderlich sein könnten. Durch die Analyse der erfassten Stunden kann der Projektmanager zudem präzisere Projektzeitpläne und -prognosen erstellen. Freelancer-Abrechnung Szenario : Ein Freelancer muss Kunden präzise auf Grundlage der für verschiedene Projekte aufgewendeten Zeit abrechnen. Anwendungsfall : Der Freelancer kann die für jedes Kundenprojekt aufgewendeten Stunden mithilfe der Zeiterfassungsfunktion protokollieren. Dies bietet eine detaillierte Aufzeichnung der geleisteten Arbeit, die sich leicht in Rechnungen umwandeln lässt. Das Zeiterfassungssystem stellt sicher, dass alle abrechenbaren Stunden erfasst werden, und reduziert das Risiko von Unterfakturierungen oder Streitigkeiten mit Kunden. Überwachung von Remote-Arbeit Szenario : Angesichts der zunehmenden Remote-Arbeit möchte ein Unternehmen die Zeit, die seine Remote-Mitarbeiter für arbeitsbezogene Aufgaben aufwenden, überwachen und verwalten. Anwendungsfall : Remote-Mitarbeiter protokollieren ihre Arbeitsstunden im Zeiterfassungssystem, was es Managern ermöglicht, deren Aktivitäten zu überwachen und sicherzustellen, dass sie produktiv bleiben. Das System kann Einblicke in die für verschiedene Projekte aufgewendete Zeit liefern und Managern dabei helfen, Remote-Mitarbeiter zu unterstützen und mögliche Produktivitätsprobleme anzugehen. Mitarbeiterleistungsbeurteilung Szenario : Ein Personalmanager muss die Leistung und Produktivität der Mitarbeiter beurteilen. Anwendungsfall : Der Personalmanager kann die Zeitprotokolle der Mitarbeiter prüfen, um deren Effizienz und Produktivität zu beurteilen. Durch den Vergleich der für Aufgaben aufgewendeten Zeit mit den erzielten Ergebnissen kann der Personalmanager Leistungsträger sowie jene identifizieren, die möglicherweise zusätzliche Unterstützung oder Schulung benötigen. Diese Daten können auch für Leistungsbeurteilungen und Mitarbeitergespräche herangezogen werden. Verwandte Seiten Projekt hinzufügen (bearbeiten) Projektliste Projektansicht Zeiterfassung in Arbeitsplänen App-Routen /projects öffnen