Management der Zeiterfassung

Flowtly bietet Managern zwei Schnittstellen zur Überwachung und Verwaltung der Mitarbeiterzeiterfassung: die Kalenderansicht und die Tabellenansicht. Beide Ansichten stehen Benutzern mit den Rollen ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER oder ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER zur Verfügung und können über den Schalter in der oberen rechten Ecke des Arbeitszeitmoduls umgeschaltet werden.

Die Kalenderansicht bietet einen monatlichen Überblick über die erfassten Stunden und zeigt Projektnamen sowie zugeordnete Zeiten direkt an jedem Kalendertag an. Diese Ansicht ist besonders nützlich, um Arbeitslastmuster auf individueller oder Projektebene zu überprüfen und Lücken oder Inkonsistenzen über längere Zeiträume hinweg zu erkennen.

Die Tabellenansicht bietet eine zweiwöchentliche Matrix der täglich erfassten Zeit im Vergleich zu den erwarteten Arbeitsstunden, dargestellt für alle ausgewählten Mitarbeiter. Dieses Layout ist für schnelle Vergleiche, die Nachverfolgung im Team und das sofortige Erkennen fehlender Einträge konzipiert.

Während Mitarbeiter die Kalenderansicht hauptsächlich zur Erfassung ihrer eigenen Zeit nutzen, profitieren Manager von erweiterten Funktionen in beiden Ansichten – einschließlich Filtern, Detailansichten, Bearbeitungsberechtigungen (sofern zutreffend) und zusammenfassenden Einblicken.

Rollenbasiertes Zugriffsverhalten der Kalenderansicht

Mit der Rolle ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER haben Sie nur Zugriff auf die Zeiteinträge anderer Mitarbeiter, die für Projekte erfasst wurden, denen Sie persönlich zugewiesen sind. Mitarbeiter mit der Rolle ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER können detaillierte Arbeitszeitnachweise für jeden Mitarbeiter und jedes Projekt in der Organisation einsehen. ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER berechtigt Benutzer dazu, Zeiteinträge für jeden Mitarbeiter anzuzeigen und zu ändern. Benutzer können einen bestimmten Mitarbeiter mithilfe von Filtern finden, zum relevanten Tag navigieren und auf die Schaltfläche „Bearbeiten" des entsprechenden Zeiteintrags klicken, um Änderungen vorzunehmen.

Was Sie in der Kalenderansicht sehen

Die Kalenderansicht bietet Managern einen monatlichen Überblick über die von ausgewählten Mitarbeitern erfassten Zeiteinträge – standardmäßig unternehmensweit. Diese Ansicht ist ideal, um schnell zu erfassen, wie die Arbeit verteilt ist, fehlende Einträge zu erkennen und die Projektbeteiligung über die Zeit zu verstehen.

Jeder Kalendertag zeigt die Zeiteinträge aller ausgewählten Mitarbeiter und/oder Projekte mit den Gesamtstunden pro Projekt und pro Tag an.

Wenn beispielsweise drei Mitarbeiter am 23. April Zeit für verschiedene Projekte erfasst haben, zeigt der Kalender eine gestapelte Liste an, die jedes Projekt und die entsprechenden Zeiteinträge für diesen Tag darstellt – wodurch sofort ersichtlich wird, wie viel Aufwand von wem und für welche Projekte erbracht wurde. Manager können mit der Maus über eine beliebige Tageszelle fahren oder darauf klicken, um eine detaillierte Aufschlüsselung der Einträge dieses Tages zu erhalten. Der Dialog umfasst:

• Den Namen des Mitarbeiters

• Den Projektnamen

• Die erfasste Zeit

• Jegliche Beschreibung oder Notizen

Ein Bleistiftsymbol (wenn der Manager ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER innehat), zum Bearbeiten von Details.

Rollenbasiertes Zugriffsverhalten der Tabellenansicht

Die Sichtbarkeit und Funktionalität in dieser Ansicht hängen von den Benutzerrollen ab:

• Benutzer, die nur ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER besitzen, können zwar zur Tabellenansicht wechseln, sehen jedoch nur Zeiteinträge für Projekte, denen sie zugewiesen sind. Sie können keine Benutzerzeilen erweitern oder Einträge bearbeiten.

• Benutzer mit ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER können die Tabelle für alle Benutzer und Projekte einsehen und Zeiteinträge bearbeiten, können jedoch keine Benutzerzeilen erweitern, um die detaillierte Aufschlüsselung und Projektsätze einzusehen.

• Benutzer, die zusätzlich zu den Betrachter- oder Managerrollen ROLE_PROJECTS_MANAGER besitzen, können Zeilen erweitern, um detaillierte Aufschlüsselungen pro Projekt einzusehen.

• Wenn sowohl ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER als auch ROLE_PROJECTS_MANAGER zugewiesen wurden, erhält der Benutzer vollen Zugriff auf die Anzeige und Bearbeitung für alle Zeiteinträge, über alle Benutzer und Projekte hinweg, einschließlich Drill-down-Ansichten sowie eine Umleitung zur Stundensatz-Konfiguration, falls diese für einen Mitarbeiter nicht hinterlegt ist.

Was Sie in der Tabellenansicht sehen

Diese Ansicht zeigt ein kalenderartiges Raster aller Mitarbeiter (oder gefilterter Auswahlen) und deren tägliche Arbeitszeiteinträge. Jede Zelle im Raster zeigt zwei Werte an:

• Die für den Tag erfasste Zeit (z.B. 8:00)

• Die erwartete Arbeitszeit für diesen Tag (normalerweise 8:00, aber reduziert oder leer an Wochenenden, Feiertagen, Tagen außerhalb des Beschäftigungszeitraums laut Vereinbarung oder basierend auf Freistellungen)

Benutzer können sowohl horizontal durch die Wochen als auch vertikal über alle Mitarbeiter scrollen. Für Wochenenden und Feiertage wird ein grau gestreifter Hintergrund angezeigt. Wenn ein Benutzer einen Feiertag hat, wird die erwartete Zeit nicht angezeigt und die Zelle ist deutlich abgeblendet. Zeiteinträge sind jedoch für keinen Tag gesperrt.

Erweitern von Mitarbeiterzeilen für Projektaufschlüsselung

Manager mit den entsprechenden Berechtigungen (siehe Rollenbasiertes Zugriffsverhalten der Kalenderansicht) können die Zeile eines Benutzers erweitern, indem sie auf den Pfeil neben dem Namen des Benutzers klicken. Nach dem Erweitern zeigt das System an:

• Projekte, für die der Benutzer Zeit erfasst hat

• Die erfasste Zeit pro Projekt

• Stundensätze (sofern hinterlegt)

• Warnungen bei fehlenden Stundensätzen

Jede Projektzeile zeigt die erfasste Zeit und den zugehörigen Stundensatz für dieses Projekt an, oder eine rote Warnung: „Fehlender Stundensatz", wenn kein Stundensatz hinterlegt ist. Ein Klick auf die rote Warnung leitet den Manager direkt zur Seite für die Stundensatzeinstellungen für diese Projekt-Mitarbeiter-Kombination weiter. Dies bietet eine praktische Abkürzung für Projektmanager, um Lücken bei den Stundensätzen während der Zeitüberprüfung zu beheben.

Anzeigen und Bearbeiten von erfassten Zeitdetails

Das Fahren mit der Maus über eine nicht leere Zeitzelle und das Klicken darauf öffnet ein detailliertes Dialogfenster für diesen Zeiteintrag, das Datum, Projektnamen, Dauer der erfassten Zeit und Beschreibung enthält. Ein Bleistiftsymbol (nur sichtbar für Benutzer mit ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER) ermöglicht die Bearbeitung der Zeit oder Beschreibung. Benutzer ohne Bearbeitungsberechtigung können dieses Dialogfenster weiterhin zur Einsicht in die erfassten Daten nutzen, dessen Inhalt jedoch nicht ändern.

Einen Zeiteintrag in ein anderes Projekt verschieben

Beim Bearbeiten eines Zeiteintrags kann auch das Projekt geändert werden, dem er zugeordnet ist – durch das Ändern dieses Felds werden die Stunden von einem Projekt in das andere verschoben, nicht kopiert. Dies ist die übliche Methode, um Zeit zu korrigieren, die am falschen Ort erfasst wurde.

Flowtly verweigert die Verschiebung, wenn das Projekt, das die Stunden verlässt, abgerechnet wurde. Der Eintrag bleibt genau dort, wo er war, und es wird nichts gespeichert. Die Meldung auf dem Bildschirm ist der allgemeine Fehlerhinweis und keine Erklärung der Regel – wenn also eine Projektänderung nicht gespeichert wird, während die anderen Änderungen am Eintrag normal funktionieren, ist die Abrechnung des ursprünglichen Projekts das Erste, was überprüft werden sollte.

Zwei Details entscheiden, ob die Verschiebung abgelehnt wird:

• Die Prüfung betrifft das Projekt, das die Stunden verlässt, niemals das Zielprojekt. Das Verschieben von Stunden in ein abgerechnetes Projekt ist nicht eingeschränkt.
• Jede Rechnungsposition, die für dieses Projekt erstellt wurde, wird berücksichtigt, nicht nur stundenmäßig abgerechnete Positionen. Ein Projekt, das einmalig für einen Festpreis-Meilenstein abgerechnet wurde, verweigert die Verschiebung ebenfalls, da Flowtly nicht aufzeichnet, welche einzelnen Einträge einer Rechnungsposition zugrunde lagen, und dies nicht erraten wird.

Nur eine Projektänderung ist davon betroffen. Dauer, Beschreibung und Datum der Stunden eines abgerechneten Projekts bleiben wie immer bearbeitbar – ein abgerechnetes Projekt wird nicht schreibgeschützt.

Wenn die Stunden tatsächlich woanders hingehören, behandeln Sie dies als Abrechnungsfrage und nicht als Zeiterfassungsfrage: Die Beträge auf einer ausgestellten Rechnung wurden aus diesem Projekt abgeleitet. Sprechen Sie daher mit der Person, die für die Abrechnung dieses Projekts zuständig ist, bevor die zugrunde liegende Zeit verschoben wird.

Filteroptionen

Oben in beiden Ansichten können Sie Filter anwenden, um die Daten zu filtern:

• Mitarbeiterfilter – Zum Filtern der erfassten Zeiteinträge durch Auswahl bestimmter Mitarbeiter. Wenn Sie die Zeiten anderer Personen prüfen können, öffnet sich die Seite mit allen Personen, die Sie sehen dürfen; Nur ich neben dem Filter wechselt mit einem Klick zu Ihrer eigenen Zeit, und ein erneuter Klick zeigt wieder alle an. Benutzer, die nur ihre eigene Zeit erfassen, sehen immer nur sich selbst.

• Projektfilter – Filtern Sie die Einträge nach bestimmten Projekten/Phasen. Dies ist nützlich, um den Fortschritt und die Zeiterfassung über verschiedene Projekte hinweg zu verfolgen. Standardmäßig werden alle Projekte ausgewählt.

• Kombination von Filtern: Für eine präzisere Analyse können Manager beide Filter gleichzeitig anwenden. Dies ermöglicht es ihnen, die von ausgewählten Mitarbeitern für ausgewählte Projekte erfasste Zeit einzusehen und erhalten somit einen detaillierten Überblick über die Ressourcenzuordnung und Projektzeitpläne.

Filter werden angewendet, sobald Sie eine Person oder ein Projekt anhaken – es gibt keine Schaltfläche zum Anwenden. Die ausgewählten Personen, Projekte und der Monat sind Teil der Seitenadresse, sodass sie beim Neuladen der Seite erhalten bleiben und Sie einen Link zu genau dieser Ansicht teilen können.

Exportoptionen

Oben rechts finden Sie die Schaltfläche Zeiterfassung herunterladen.

Ein Klick auf diese Schaltfläche öffnet ein Dialogfenster, in dem Benutzer Exportparameter festlegen können:

• Datumsbereich
• Teilprojekte einbeziehen (wird nur angezeigt, wenn der Projektfilter aktiv ist)
• Gruppieren nach und optional Dann nach: Teammitglied, Projekt oder Aufgabe. Angeboten wird nur, wonach sich Ihre Auswahl aufteilen lässt: Teammitglied, wenn der Export mehr als eine Person umfasst, Projekt, wenn er mehr als ein Projekt umfasst oder Teilprojekte einbezieht, und Aufgabe immer. Ist Aufgabe die einzige Wahl, sagt der Dialog das. Dann nach erscheint, sobald Gruppieren nach gesetzt ist, und bietet nie dieselbe Wahl zweimal an.
• Berichtstyp: Typ 1 (detailliert) listet jeden Eintrag; Typ 2 — Kunde: Leistungsübersicht ist die bepreiste Übersicht für den Kunden. Früher hießen sie Intern (detailliert) und Kunde — Leistungsübersicht.
• Dateiformat (PDF, CSV oder XLSX) für Typ 1. Eine XLSX-Datei hat dieselben Spalten wie die CSV-Datei, Zahlen werden als Zahlen gespeichert und lassen sich sofort summieren, und es gilt dieselbe Höchstzahl an Einträgen wie für CSV. Typ 2 ist immer ein PDF mit Satz und Nettobetrag in jeder Zeile.
• Diese Einstellungen merken: Berichtstyp, Gruppierung und Format beim nächsten Öffnen des Dialogs wiederverwenden.

Exporte berücksichtigen die angewendeten Filter und Gruppierungsoptionen und sind somit nützlich für interne Audits oder Kundenabrechnungsberichte.

Die Strukturvorschau

Neben den Exportoptionen zeigt der Dialog eine Vorschau des Berichts mit dem Hinweis Nur Struktur: Sie zeigt den Aufbau des Berichts, nicht die fertigen Seiten. Sie sehen jede Gruppe mit der Anzahl ihrer Einträge und Stunden, die ersten Einträge der ersten Gruppe, gefolgt von einer Zeile wie … 12 weitere Einträge, und die Gesamtsumme. Für Typ 2 — Kunde: Leistungsübersicht zeigt die Vorschau zusätzlich den Satz und den Nettobetrag jeder Zeile sowie die Nettosumme.

Die Zeile oben fasst den Export zusammen. Für Typ 1 lautet sie zum Beispiel ≈ 4 Seiten · 3 Mitglieder · 5 Gruppen: Die Seitenzahl ist eine Schätzung, und die Mitglieder sind die Personen, deren Zeit der Export enthält. Für Typ 2 zeigt sie stattdessen den Nettobetrag, zum Beispiel ≈ 2 Seiten · netto 71 550,00 PLN.

Würde eine Gruppe in den letzten Zeilen einer Seite beginnen, wird davor ein Seitenumbruch eingefügt, damit ihre Überschrift bei ihren Zeilen bleibt. Die Vorschau zeigt das als gestrichelte Linie Seitenumbruch vor dieser Gruppe · sie wäre sonst geteilt worden, und ein Hinweis neben den Optionen nennt die Gruppe und die Seite.

Die Vorschau folgt jeder Änderung an Zeitraum, Auswahl, Berichtstyp und Gruppierung. Wurde im Zeitraum für die ausgewählten Personen und Projekte keine Zeit erfasst, sagt sie das, und Herunterladen bleibt deaktiviert, bis Sie den Zeitraum erweitern oder die Auswahl ändern. Kann die Vorschau nicht geladen werden, können Sie den Bericht trotzdem herunterladen oder Vorschau neu laden wählen. Bei einem sehr großen Export zählt die Vorschau nur die ersten Einträge und weist darauf hin; die heruntergeladene Datei enthält trotzdem alle.

Einstellungen merken

Aktivieren Sie vor dem Herunterladen Diese Einstellungen merken, dann werden Berichtstyp, Gruppierung und Dateiformat beim nächsten Öffnen des Dialogs wiederverwendet. Sie werden pro Person und Organisation gespeichert und gelten daher auch in einem anderen Browser oder auf einem anderen Computer. Ist etwas gespeichert, ist das Kästchen bereits aktiviert.

Der Datumsbereich sowie die ausgewählten Personen und Projekte werden nie gespeichert, denn sie beschreiben einen einzelnen Export und nicht Ihre Arbeitsweise. Um die gespeicherten Einstellungen zu löschen, deaktivieren Sie das Kästchen und laden herunter.

Passt eine gespeicherte Gruppierung nicht zur aktuellen Auswahl (etwa Teammitglied, während der Export nur eine Person umfasst), weist der Dialog darauf hin und nennt die Gruppierung, die er nicht verwenden konnte, statt stillschweigend einen ungruppierten Bericht zu liefern. Die Gruppierung gilt wieder, sobald die Auswahl sie zulässt.

Frühere Exporte und der Vergleich mit den heutigen Stunden

Jede heruntergeladene Zeiterfassung wird aufbewahrt, daher zeigt der Dialog Export Report unter den Exportoptionen auch eine Liste Frühere Exporte. Jede Zeile nennt den Tag des Exports, wer exportiert hat, und eine kurze Zusammenfassung des Umfangs — wie viele Personen und wie gruppiert.

Zwei Dinge sind aus einer Zeile heraus möglich:

• Die Datei erneut herunterladen. Sie erhalten die ursprüngliche Datei, genau so, wie sie versendet wurde, und keinen neuen Export der heutigen Stunden.
• Mit aktuellen Stunden vergleichen. Das ist der nützliche Teil, wenn jemand eine Rechnung hinterfragt.

Exporte werden ab dem Moment aufbewahrt, in dem diese Funktion eingeführt wurde. Die Liste beginnt daher leer und füllt sich mit jedem Export. Zuvor heruntergeladene Dateien sind nicht enthalten.

Was der Vergleich zeigt

Mit aktuellen Stunden vergleichen stellt drei Fassungen derselben Zeiterfassung nebeneinander, eine Buchung pro Zeile:

• Aktuell — die Stunden, wie sie heute erfasst sind.
• Wie angepasst — die Stunden, wie der Bericht sie dargestellt hat, sofern dieser Export aus einem geprüften Entwurf entstanden ist. Leer bei einem Export ohne Anpassungen.
• Exportiert — was die versendete Datei tatsächlich ausgewiesen hat.

Eine Zeile, die sich seit dem Export verändert hat, ist markiert, mit einem Hinweis, der den Unterschied ausschreibt: exportiert 2:30, jetzt 3:00. Das ist die Antwort auf „die Datei sagt das eine und das System das andere" — sie nennt die Buchung, die sich verschoben hat, und um wie viel.

Zwei Zeilen lesen sich unterschiedlich, und der Unterschied ist wichtig:

• Nicht mehr verfügbar — die Buchung ist jetzt nicht lesbar. Sie kann gelöscht worden sein, oder sie liegt einfach außerhalb dessen, was Sie sehen dürfen. Der Vergleich sagt nicht, welches von beiden, und ihre Stunden bleiben aus der Summe „Aktuell" heraus, statt als Null zu zählen. Sobald eine Zeile in diesem Zustand ist, nennt der Vergleich deren Anzahl, damit eine Summe, die scheinbar nicht aufgeht, erklärt ist und nicht rätselhaft bleibt.
• Nach dem Export hinzugefügt — die Buchung ist jetzt erfasst, innerhalb des Zeitraums und der Filter des Exports, war aber nicht in der Datei.

Die exportierte Datei selbst verändert sich nie. Der Vergleich sagt Ihnen ausschließlich, was seitdem passiert ist.

Wie die Gruppierung in den einzelnen Berichten dargestellt wird

• CSV - Ist eine Gruppierungsmethode gewählt, nennt jede Zeile das Projekt oder die Person, zu der sie gehört, in derselben Schreibweise wie in einem Export ohne Gruppierung.
• Typ 2 (PDF) - Wenn Sie Teammitglied oder Projekt als Gruppierungsmethode wählen, werden die bewerteten Positionen entsprechend gruppiert. Jede Gruppe listet ihre Positionen mit Satz und Nettobetrag auf, endet mit einer Zwischensumme, und der Bericht endet mit der Gesamtsumme. Die Gruppe einer Person fasst nie Positionen aus verschiedenen Projekten zusammen.
• Kundenüberschrift - Gehören alle Positionen des Kundenberichts zu einem Kunden, beginnt der Bericht mit diesem Kunden und dem Auftraggeber der Arbeit, unabhängig davon, ob er gruppiert ist oder nicht. Ein Bericht, der mehrere Kunden umfasst, hat keine einzelne Kundenüberschrift.
• Projektnamen in den Positionen - Wenn der Bericht nicht nach Projekt gruppiert ist, beginnt jede Position mit ihrem Projekt: Projekt · Beschreibung.
• Zeit ohne Person - Einträge ohne Person werden in der Gruppe Keine Person zusammengefasst.

Wie groß ein Export sein kann

Ein Export enthält immer alle Einträge, die zu Ihrer Auswahl passen; er wird nie abgeschnitten. Stattdessen wird eine zu große Auswahl abgelehnt, und der Dialog nennt den Grund, damit Sie sie anpassen können:

• Anzahl der Einträge. Ein PDF kann bis zu 10.000 Zeiteinträge enthalten, eine CSV-Datei bis zu 50.000. Wählen Sie darüber hinaus einen kürzeren Zeitraum oder weniger Personen oder Projekte. Da eine CSV-Datei mehr fasst, kann eine für ein PDF zu große Auswahl vom Typ 1 dennoch als CSV exportiert werden.
• Länge des Zeitraums. Der Zeitraum darf höchstens ein Jahr umfassen. Für einen längeren Abschnitt exportieren Sie ihn in Teilen.

Export eines ganzen Projekts einschließlich Phasen

Der Projektfilter berücksichtigt nur die ausgewählten Projekte, nicht das darunter Liegende. Das Auswählen eines übergeordneten Projekts allein gibt daher nur die Stunden zurück, die direkt für dieses Projekt erfasst wurden. Bei einem in Phasen aufgeteilten Projekt ist das in der Regel fast nichts — die Stunden liegen auf den Phasen.

Aktivieren Sie Teilprojekte einbeziehen, um alle Phasen unterhalb der ausgewählten Projekte auf jeder Ebene einzuschließen. In Kombination mit Gruppieren nach → Projekt und dem CSV-Format beantwortet dies die Frage „Wie viele Stunden sind in dieses Projekt geflossen, und wo genau?" in einer einzigen Datei: eine Zeile pro Phase, die alle Mitarbeiter abdeckt, die Zeit gebucht haben.

Zwei wichtige Hinweise:

• Die Option geht nur nach unten. Das Auswählen einer Phase fügt die eigenen Unterphasen dieser Phase hinzu, niemals das übergeordnete Projekt oder die Geschwisterphasen.
• Sie ist standardmäßig deaktiviert, sodass ein bereits genutzter Export weiterhin genau das zurückgibt, was er zuvor zurückgegeben hat.

Wenn Sie nach Mitarbeitern oder Projekten filtern, aktualisieren sich die Werte in der Zusammenfassungsleiste unter dem Kalender und der Tabelle entsprechend. Die Werte „Geplante Stunden", „Feiertage", „Ausstehend" und „Erfasste Stunden" zeigen die Gesamtsumme für die ausgewählten Mitarbeiter an.

Arbeitsstunden für ein bestimmtes Projekt können auch über die Funktion „Zur Stundenansicht gehen" überprüft werden, die im Artikel Projektliste beschrieben ist.

Woher kommen die geplanten Stunden

Die geplanten Stunden werden aus der Vereinbarung jedes Mitarbeiters abgeleitet und nicht aus einem festen Arbeitstag. Die in der Vereinbarung festgelegte wöchentliche Arbeitszeit wird auf die Arbeitstage verteilt, um die erwartete Zeit in jeder Tageszelle zu ermitteln. Die Start- und Enddaten der Vereinbarung bestimmen, welche Tage überhaupt berücksichtigt werden.

Dies ist am deutlichsten bei Personen sichtbar, die nur für einen Teil des angezeigten Zeitraums beschäftigt sind:

• Ein Mitarbeiter, der mitten im Zeitraum beginnt, wird ab seinem Startdatum geplant; die Tage davor enthalten keine erwartete Zeit.
• Ein Mitarbeiter, dessen Vereinbarung geendet hat, wird nur bis zu diesem Enddatum geplant. Ein Zeitraum, der vollständig nach seinem Ausscheiden liegt, zeigt keine geplanten Stunden für ihn an.
• Ein Mitarbeiter, der für den gesamten Zeitraum beschäftigt ist, wird über diesen vollständig geplant, entsprechend seinen vertraglich vereinbarten Wochenstunden.

Vereinbarungstypen, die keine Systemberechnungen antreiben – etwa eine Absichtserklärung oder ein Praktikumsnachweis – setzen keine erwartete Zeit. Wenn ein Mitarbeiter überhaupt keine Vereinbarung hat – zum Beispiel ein stundenweise vergüteter Auftragnehmer – wird stattdessen ein standardmäßiger voller Arbeitstag verwendet, damit dessen Tage zur Überprüfung sichtbar bleiben und nicht als Null erscheinen.

Anwendungsbeispiele

• Team-Auslastung überwachen: Ein Projektmanager muss schnell erkennen, welche Teammitglieder ihre Sollstunden für die aktuelle Woche nicht vollständig erfasst haben, um nachzufassen und eine ausgeglichene Arbeitslast/Auslastung sicherzustellen.
• Kundenabrechnungsbericht: Ein Administrator muss eine detaillierte Zeiterfassung für die Kundenabrechnung eines bestimmten Projekts für den letzten Monat erstellen, nach Mitarbeitern gruppiert und als PDF exportiert.
• Projektbudgetüberprüfung: Ein Finanzbenutzer möchte überprüfen, ob alle Stundensätze für Mitarbeiter, die an einem bestimmten Projekt arbeiten, hinterlegt sind, und fehlende Stundensätze vor der Rechnungsstellung einfach festlegen können.
• Einblick in die Ressourcenzuordnung: Ein Teamleiter möchte überprüfen, wie die Zeit über ein Quartal hinweg auf verschiedene Projekte für seine direkten Mitarbeiter verteilt ist, indem er die Kalenderansicht nutzt, um Trends zu erkennen und fundierte Personalentscheidungen zu treffen.