Management der Zeiterfassung

Flowtly bietet Managern zwei Schnittstellen zur Überwachung und Verwaltung der Mitarbeiterzeiterfassung: die Kalenderansicht und die Tabellenansicht. Beide Ansichten stehen Benutzern mit den Rollen ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER oder ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER zur Verfügung und können über den Schalter in der oberen rechten Ecke des Arbeitszeitmoduls umgeschaltet werden.

Die Kalenderansicht bietet einen monatlichen Überblick über die erfassten Stunden und zeigt Projektnamen sowie zugeordnete Zeiten direkt an jedem Kalendertag an. Diese Ansicht ist besonders nützlich, um Arbeitslastmuster auf individueller oder Projektebene zu überprüfen und Lücken oder Inkonsistenzen über längere Zeiträume hinweg zu erkennen.

Die Tabellenansicht bietet eine zweiwöchentliche Matrix der täglich erfassten Zeit im Vergleich zu den erwarteten Arbeitsstunden, dargestellt für alle ausgewählten Mitarbeiter. Dieses Layout ist für schnelle Vergleiche, die Nachverfolgung im Team und das sofortige Erkennen fehlender Einträge konzipiert.

Während Mitarbeiter die Kalenderansicht hauptsächlich zur Erfassung ihrer eigenen Zeit nutzen, profitieren Manager von erweiterten Funktionen in beiden Ansichten – einschließlich Filtern, Detailansichten, Bearbeitungsberechtigungen (sofern zutreffend) und zusammenfassenden Einblicken.

Rollenbasiertes Zugriffsverhalten der Kalenderansicht

Mit der Rolle ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER haben Sie nur Zugriff auf die Zeiteinträge anderer Mitarbeiter, die für Projekte erfasst wurden, denen Sie persönlich zugewiesen sind. Mitarbeiter mit der Rolle ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER können detaillierte Arbeitszeitnachweise für jeden Mitarbeiter und jedes Projekt in der Organisation einsehen. ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER berechtigt Benutzer dazu, Zeiteinträge für jeden Mitarbeiter anzuzeigen und zu ändern. Benutzer können einen bestimmten Mitarbeiter mithilfe von Filtern finden, zum relevanten Tag navigieren und auf die Schaltfläche „Bearbeiten" des entsprechenden Zeiteintrags klicken, um Änderungen vorzunehmen.

Was Sie in der Kalenderansicht sehen

Die Kalenderansicht bietet Managern einen monatlichen Überblick über die von ausgewählten Mitarbeitern erfassten Zeiteinträge – standardmäßig unternehmensweit. Diese Ansicht ist ideal, um schnell zu erfassen, wie die Arbeit verteilt ist, fehlende Einträge zu erkennen und die Projektbeteiligung über die Zeit zu verstehen.

Jeder Kalendertag zeigt die Zeiteinträge aller ausgewählten Mitarbeiter und/oder Projekte mit den Gesamtstunden pro Projekt und pro Tag an.

Wenn beispielsweise drei Mitarbeiter am 23. April Zeit für verschiedene Projekte erfasst haben, zeigt der Kalender eine gestapelte Liste an, die jedes Projekt und die entsprechenden Zeiteinträge für diesen Tag darstellt – wodurch sofort ersichtlich wird, wie viel Aufwand von wem und für welche Projekte erbracht wurde. Manager können mit der Maus über eine beliebige Tageszelle fahren oder darauf klicken, um eine detaillierte Aufschlüsselung der Einträge dieses Tages zu erhalten. Der Dialog umfasst:

• Den Namen des Mitarbeiters

• Den Projektnamen

• Die erfasste Zeit

• Jegliche Beschreibung oder Notizen

Ein Bleistiftsymbol (wenn der Manager ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER innehat), zum Bearbeiten von Details.

Rollenbasiertes Zugriffsverhalten der Tabellenansicht

Die Sichtbarkeit und Funktionalität in dieser Ansicht hängen von den Benutzerrollen ab:

• Benutzer, die nur ROLE_WORKING_HOURS_VIEWER besitzen, können zwar zur Tabellenansicht wechseln, sehen jedoch nur Zeiteinträge für Projekte, denen sie zugewiesen sind. Sie können keine Benutzerzeilen erweitern oder Einträge bearbeiten.

• Benutzer mit ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER können die Tabelle für alle Benutzer und Projekte einsehen und Zeiteinträge bearbeiten, können jedoch keine Benutzerzeilen erweitern, um die detaillierte Aufschlüsselung und Projektsätze einzusehen.

• Benutzer, die zusätzlich zu den Betrachter- oder Managerrollen ROLE_PROJECTS_MANAGER besitzen, können Zeilen erweitern, um detaillierte Aufschlüsselungen pro Projekt einzusehen.

• Wenn sowohl ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER als auch ROLE_PROJECTS_MANAGER zugewiesen wurden, erhält der Benutzer vollen Zugriff auf die Anzeige und Bearbeitung für alle Zeiteinträge, über alle Benutzer und Projekte hinweg, einschließlich Drill-down-Ansichten sowie eine Umleitung zur Stundensatz-Konfiguration, falls diese für einen Mitarbeiter nicht hinterlegt ist.

Was Sie in der Tabellenansicht sehen

Diese Ansicht zeigt ein kalenderartiges Raster aller Mitarbeiter (oder gefilterter Auswahlen) und deren tägliche Arbeitszeiteinträge. Jede Zelle im Raster zeigt zwei Werte an:

• Die für den Tag erfasste Zeit (z.B. 8:00)

• Die erwartete Arbeitszeit für diesen Tag (normalerweise 8:00, aber reduziert oder leer an Wochenenden, Feiertagen, Tagen außerhalb des Beschäftigungszeitraums laut Vereinbarung oder basierend auf Freistellungen)

Benutzer können sowohl horizontal durch die Wochen als auch vertikal über alle Mitarbeiter scrollen. Für Wochenenden und Feiertage wird ein grau gestreifter Hintergrund angezeigt. Wenn ein Benutzer einen Feiertag hat, wird die erwartete Zeit nicht angezeigt und die Zelle ist deutlich abgeblendet. Zeiteinträge sind jedoch für keinen Tag gesperrt.

Erweitern von Mitarbeiterzeilen für Projektaufschlüsselung

Manager mit den entsprechenden Berechtigungen (siehe Rollenbasiertes Zugriffsverhalten der Kalenderansicht) können die Zeile eines Benutzers erweitern, indem sie auf den Pfeil neben dem Namen des Benutzers klicken. Nach dem Erweitern zeigt das System an:

• Projekte, für die der Benutzer Zeit erfasst hat

• Die erfasste Zeit pro Projekt

• Stundensätze (sofern hinterlegt)

• Warnungen bei fehlenden Stundensätzen

Jede Projektzeile zeigt die erfasste Zeit und den zugehörigen Stundensatz für dieses Projekt an, oder eine rote Warnung: „Fehlender Stundensatz", wenn kein Stundensatz hinterlegt ist. Ein Klick auf die rote Warnung leitet den Manager direkt zur Seite für die Stundensatzeinstellungen für diese Projekt-Mitarbeiter-Kombination weiter. Dies bietet eine praktische Abkürzung für Projektmanager, um Lücken bei den Stundensätzen während der Zeitüberprüfung zu beheben.

Anzeigen und Bearbeiten von erfassten Zeitdetails

Das Fahren mit der Maus über eine nicht leere Zeitzelle und das Klicken darauf öffnet ein detailliertes Dialogfenster für diesen Zeiteintrag, das Datum, Projektnamen, Dauer der erfassten Zeit und Beschreibung enthält. Ein Bleistiftsymbol (nur sichtbar für Benutzer mit ROLE_WORKING_HOURS_MANAGER) ermöglicht die Bearbeitung der Zeit oder Beschreibung. Benutzer ohne Bearbeitungsberechtigung können dieses Dialogfenster weiterhin zur Einsicht in die erfassten Daten nutzen, dessen Inhalt jedoch nicht ändern.

Einen Zeiteintrag in ein anderes Projekt verschieben

Beim Bearbeiten eines Zeiteintrags kann auch das Projekt geändert werden, dem er zugeordnet ist – durch das Ändern dieses Felds werden die Stunden von einem Projekt in das andere verschoben, nicht kopiert. Dies ist die übliche Methode, um Zeit zu korrigieren, die am falschen Ort erfasst wurde.

Flowtly verweigert die Verschiebung, wenn das Projekt, das die Stunden verlässt, abgerechnet wurde. Der Eintrag bleibt genau dort, wo er war, und es wird nichts gespeichert. Die Meldung auf dem Bildschirm ist der allgemeine Fehlerhinweis und keine Erklärung der Regel – wenn also eine Projektänderung nicht gespeichert wird, während die anderen Änderungen am Eintrag normal funktionieren, ist die Abrechnung des ursprünglichen Projekts das Erste, was überprüft werden sollte.

Zwei Details entscheiden, ob die Verschiebung abgelehnt wird:

• Die Prüfung betrifft das Projekt, das die Stunden verlässt, niemals das Zielprojekt. Das Verschieben von Stunden in ein abgerechnetes Projekt ist nicht eingeschränkt.
• Jede Rechnungsposition, die für dieses Projekt erstellt wurde, wird berücksichtigt, nicht nur stundenmäßig abgerechnete Positionen. Ein Projekt, das einmalig für einen Festpreis-Meilenstein abgerechnet wurde, verweigert die Verschiebung ebenfalls, da Flowtly nicht aufzeichnet, welche einzelnen Einträge einer Rechnungsposition zugrunde lagen, und dies nicht erraten wird.

Nur eine Projektänderung ist davon betroffen. Dauer, Beschreibung und Datum der Stunden eines abgerechneten Projekts bleiben wie immer bearbeitbar – ein abgerechnetes Projekt wird nicht schreibgeschützt.

Wenn die Stunden tatsächlich woanders hingehören, behandeln Sie dies als Abrechnungsfrage und nicht als Zeiterfassungsfrage: Die Beträge auf einer ausgestellten Rechnung wurden aus diesem Projekt abgeleitet. Sprechen Sie daher mit der Person, die für die Abrechnung dieses Projekts zuständig ist, bevor die zugrunde liegende Zeit verschoben wird.

Filteroptionen

Oben in beiden Ansichten können Sie Filter anwenden, um die Daten zu filtern:

• Mitarbeiterfilter – Zum Filtern der erfassten Zeiteinträge durch Auswahl bestimmter Mitarbeiter. Dies ermöglicht es Managern, sich auf die Arbeit einzelner Teammitglieder oder einer Gruppe von Mitarbeitern zu konzentrieren. Standardmäßig ist in diesem Feld nur Ihr eigener Name ausgewählt. Sie können nach bestimmten Mitarbeiter(n) filtern oder alle auswählen.

• Projektfilter – Filtern Sie die Einträge nach bestimmten Projekten/Phasen. Dies ist nützlich, um den Fortschritt und die Zeiterfassung über verschiedene Projekte hinweg zu verfolgen. Standardmäßig werden alle Projekte ausgewählt.

• Kombination von Filtern: Für eine präzisere Analyse können Manager beide Filter gleichzeitig anwenden. Dies ermöglicht es ihnen, die von ausgewählten Mitarbeitern für ausgewählte Projekte erfasste Zeit einzusehen und erhalten somit einen detaillierten Überblick über die Ressourcenzuordnung und Projektzeitpläne.

Exportoptionen

Oben rechts finden Sie die Schaltfläche Zeiterfassung herunterladen.

Ein Klick auf diese Schaltfläche öffnet ein Dialogfenster, in dem Benutzer Exportparameter festlegen können:

• Datumsbereich
• Teilprojekte einbeziehen (wird nur angezeigt, wenn der Projektfilter aktiv ist)
• Gruppierungsmethode (Keine, Mitarbeiter, Projekt)
• Bevorzugtes Dateiformat (PDF oder CSV)

Exporte berücksichtigen die angewendeten Filter und Gruppierungsoptionen und sind somit nützlich für interne Audits oder Kundenabrechnungsberichte.

Export eines ganzen Projekts einschließlich Phasen

Der Projektfilter berücksichtigt nur die ausgewählten Projekte, nicht das darunter Liegende. Das Auswählen eines übergeordneten Projekts allein gibt daher nur die Stunden zurück, die direkt für dieses Projekt erfasst wurden. Bei einem in Phasen aufgeteilten Projekt ist das in der Regel fast nichts — die Stunden liegen auf den Phasen.

Aktivieren Sie Teilprojekte einbeziehen, um alle Phasen unterhalb der ausgewählten Projekte auf jeder Ebene einzuschließen. In Kombination mit Gruppierungsmethode → Projekt und dem CSV-Format beantwortet dies die Frage „Wie viele Stunden sind in dieses Projekt geflossen, und wo genau?" in einer einzigen Datei: eine Zeile pro Phase, die alle Mitarbeiter abdeckt, die Zeit gebucht haben.

Zwei wichtige Hinweise:

• Die Option geht nur nach unten. Das Auswählen einer Phase fügt die eigenen Unterphasen dieser Phase hinzu, niemals das übergeordnete Projekt oder die Geschwisterphasen.
• Sie ist standardmäßig deaktiviert, sodass ein bereits genutzter Export weiterhin genau das zurückgibt, was er zuvor zurückgegeben hat.

Wenn Sie nach Mitarbeitern oder Projekten filtern, aktualisieren sich die Werte in der Zusammenfassungsleiste unter dem Kalender und der Tabelle entsprechend. Die Werte „Geplante Stunden", „Feiertage", „Ausstehend" und „Erfasste Stunden" zeigen die Gesamtsumme für die ausgewählten Mitarbeiter an.

Arbeitsstunden für ein bestimmtes Projekt können auch über die Funktion „Zur Stundenansicht gehen" überprüft werden, die im Artikel Projektliste beschrieben ist.

Woher kommen die geplanten Stunden

Die geplanten Stunden werden aus der Vereinbarung jedes Mitarbeiters abgeleitet und nicht aus einem festen Arbeitstag. Die in der Vereinbarung festgelegte wöchentliche Arbeitszeit wird auf die Arbeitstage verteilt, um die erwartete Zeit in jeder Tageszelle zu ermitteln. Die Start- und Enddaten der Vereinbarung bestimmen, welche Tage überhaupt berücksichtigt werden.

Dies ist am deutlichsten bei Personen sichtbar, die nur für einen Teil des angezeigten Zeitraums beschäftigt sind:

• Ein Mitarbeiter, der mitten im Zeitraum beginnt, wird ab seinem Startdatum geplant; die Tage davor enthalten keine erwartete Zeit.
• Ein Mitarbeiter, dessen Vereinbarung geendet hat, wird nur bis zu diesem Enddatum geplant. Ein Zeitraum, der vollständig nach seinem Ausscheiden liegt, zeigt keine geplanten Stunden für ihn an.
• Ein Mitarbeiter, der für den gesamten Zeitraum beschäftigt ist, wird über diesen vollständig geplant, entsprechend seinen vertraglich vereinbarten Wochenstunden.

Vereinbarungstypen, die keine Systemberechnungen antreiben – etwa eine Absichtserklärung oder ein Praktikumsnachweis – setzen keine erwartete Zeit. Wenn ein Mitarbeiter überhaupt keine Vereinbarung hat – zum Beispiel ein stundenweise vergüteter Auftragnehmer – wird stattdessen ein standardmäßiger voller Arbeitstag verwendet, damit dessen Tage zur Überprüfung sichtbar bleiben und nicht als Null erscheinen.

Anwendungsbeispiele

• Team-Auslastung überwachen: Ein Projektmanager muss schnell erkennen, welche Teammitglieder ihre Sollstunden für die aktuelle Woche nicht vollständig erfasst haben, um nachzufassen und eine ausgeglichene Arbeitslast/Auslastung sicherzustellen.
• Kundenabrechnungsbericht: Ein Administrator muss eine detaillierte Zeiterfassung für die Kundenabrechnung eines bestimmten Projekts für den letzten Monat erstellen, nach Mitarbeitern gruppiert und als PDF exportiert.
• Projektbudgetüberprüfung: Ein Finanzbenutzer möchte überprüfen, ob alle Stundensätze für Mitarbeiter, die an einem bestimmten Projekt arbeiten, hinterlegt sind, und fehlende Stundensätze vor der Rechnungsstellung einfach festlegen können.
• Einblick in die Ressourcenzuordnung: Ein Teamleiter möchte überprüfen, wie die Zeit über ein Quartal hinweg auf verschiedene Projekte für seine direkten Mitarbeiter verteilt ist, indem er die Kalenderansicht nutzt, um Trends zu erkennen und fundierte Personalentscheidungen zu treffen.