Integrierte Zeiterfassung im Arbeitsplan

Wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind, sind die Funktionen Arbeitsplan und Zeiterfassung integriert:

• Das Projektmodul ist für Ihre Organisation aktiviert.
• Das Vertragsmodul ist für Ihre Organisation aktiviert.
• Der Mitarbeiter ist ein aktiver Benutzer mit einem zugewiesenen Arbeitsplan.

Dies bedeutet, dass Benutzer ihre Arbeitszeiten direkt im Bereich „Arbeitszeit“ erfassen und gleichzeitig ihren Arbeitsplan einsehen können. Ist das Feiertagsmanagement-Modul für Ihre Organisation aktiviert, werden alle genehmigten Feiertage nahtlos in die Kalenderansicht integriert und in einer speziellen Tageszelle dargestellt. Wenn Sie den Mauszeiger über ein Feiertags-Badge bewegen, werden zusätzliche Feiertagsinformationen wie Datum und Dauer angezeigt. Gesetzliche Feiertage werden ebenfalls automatisch im Kalender angezeigt (sofern sie für Ihren Zeitplan nicht deaktiviert sind).

Zeiten erfassen mit integriertem Arbeitsplan und Zeiterfassung:

1. Navigieren Sie im Hauptmenü zum Element Arbeitszeit.
2. Bewegen Sie den Mauszeiger über den Zeitbereich, den Sie erfassen möchten.
3. Eine Option „Aufgabe protokollieren“ wird angezeigt, mit der Sie Ihre erfassten Stunden eingeben können.
4. Klicken Sie auf die Option „Aufgabe protokollieren“ (nutzen Sie die Drag-and-Drop-Funktion, um Zeiten schnell zu erfassen, indem Sie den ausgewählten Zeitbereich ziehen).
5. Es erscheint ein Formular zur Erstellung eines neuen Zeiteintrags mit folgenden auszufüllenden Feldern:

• Projekt: Dropdown-Liste der dem Mitarbeiter zugewiesenen Projekte.
• Startzeit: Wählen oder geben Sie die Startzeit mit einer Genauigkeit von 1 Minute ein. Der Mitarbeiter kann den spezifischen Wert auch direkt in das Eingabefeld eingeben, anstatt ihn aus einer Liste auszuwählen.
• Endzeit: Wählen oder geben Sie die Endzeit mit einer Genauigkeit von 1 Minute ein. Der Mitarbeiter kann den spezifischen Wert auch direkt in das Eingabefeld eingeben, anstatt ihn aus einer Liste auszuwählen.

  Hinweis: Die mit der Drag-and-Drop-Funktion ausgewählte Zeit wird im Formular vorab ausgefüllt. Sie können diese Zeiten bei Bedarf anpassen.

• Beschreibung: Geben Sie eine Beschreibung der geleisteten Arbeit an (mindestens 32 Zeichen).

6. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Zeit protokollieren“, um Ihren Eintrag zu speichern.

Nach dem Speichern wird die erfasste Zeit im Kalender angezeigt. Der Projektname und die insgesamt erfasste Zeit sind im Zeiteintrag ersichtlich. Wenn Sie den Mauszeiger über einen bereits erfassten Zeiteintrag bewegen, sehen Sie die zugehörige Beschreibung.

Sie können jeden Zeiteintrag auch bearbeiten, indem Sie einfach auf den entsprechenden Zeiteintrag klicken, die notwendigen Änderungen vornehmen und diese speichern.

Neben der Schaltfläche „Speichern“ befindet sich das Papierkorb-Symbol. Ein Klick auf dieses Symbol ermöglicht es Ihnen, den gesamten Zeiteintrag nach einer zusätzlichen Bestätigung zu löschen.

Unterhalb der Kalenderansicht befindet sich eine Leiste, die folgende Informationen anzeigt:

• Geplante Stunden: Gesamtzahl der pro Woche zu erfassenden Stunden.
• Urlaub: Gesamtzahl der genehmigten Urlaubsstunden.
• Noch zu füllen: Verbleibende Gesamtzahl der Stunden, die bis zum Ende der Woche erfasst werden müssen.
• Erfasste Stunden: Gesamtzahl der bisher erfassten Stunden.

Sobald die Summe aus erfassten Stunden und Urlaub den Wert „Noch zu füllen“ überschreitet, ändert sich die Anzeige in „Überstunden“ und wird rot hervorgehoben.

Anwendungsbeispiele

• Ein Mitarbeiter muss seine täglichen Arbeitsstunden bestimmten Projekten zuordnen, um eine genaue Abrechnung und Projektverfolgung zu gewährleisten.
• Ein Mitarbeiter möchte seinen bevorstehenden Arbeitsplan, einschließlich genehmigter Urlaubstage, in einer einzigen, integrierten Kalenderansicht einsehen.
• Ein Benutzer muss einen falschen Zeiteintrag schnell direkt aus seinem Arbeitsplan anpassen oder löschen.
• Ein Mitarbeiter überwacht seinen wöchentlichen Fortschritt, indem er die erfassten Stunden mit den geplanten Stunden und genehmigten Urlaubstagen vergleicht, um seine Arbeitsleistung zu verfolgen und unerwartete Überstunden zu vermeiden.