Lieferantenrechnungen erreichen die richtige Freigabeperson, werden nach Fläche oder einem anderen Attribut auf Projekte aufgeteilt und in einer Bankdatei bezahlt, während Cash Out alles zeigt, was fällig ist, von etwa zwei Wochen zurück bis drei Monate voraus.
Das animierte Diagramm oben ist ein Beispiel: Es zeigt mit Beispielzahlen, wie die Datensätze zusammenhängen, und nicht die Daten eines Kunden oder einen Live-Bildschirm.
Laden Sie Lieferantenrechnungen hoch, und Flowtly liest die wichtigsten Felder aus.
Leiten Sie jede Rechnung zur Freigabe weiter und teilen Sie sie auf Projekte oder Budgets auf.
Erstellen Sie die Zahlungsdatei und gleichen Sie Banktransaktionen mit Rechnungen ab.
Screenshots des laufenden Produkts, aufgenommen in Demo-Organisationen mit Beispieldaten. Wählen Sie einen Screenshot, um ihn in voller Größe zu öffnen. Einige dieser Screens zeigen die polnische Oberfläche.
Anstehende und überfällige Zahlungen in einer Ansicht, von etwa zwei Wochen zurück bis drei Monate voraus: bereits erfasste Lieferantenrechnungen und erwartete, noch nicht fakturierte Verpflichtungen, gedämpft dargestellt. Lesen Sie sie als Diagramm nach Woche oder Monat, als Tageskalender oder als Liste, sortiert nach Datum, Betrag oder Geschäftspartner. Überfällige Beträge erscheinen rot, und auch eine Woche ohne Fälligkeiten wird angezeigt, damit Lücken sichtbar bleiben.
Eine Rechnung für Sicherheitsdienst oder Reinigung, die viele Projekte betrifft, muss nicht mehr von Hand aufgeteilt werden. Erfassen Sie eine Zahl einmal an Objekten und Projekten, etwa die Fläche in m², und ein Klick füllt die Aufteilung anteilig. Die Beträge ergeben immer die Rechnungssumme, ein gestrichenes Projekt bleibt als ausgeschlossen vermerkt, und eine Aufteilung, die ohne markierten Ausschluss zu kurz greift, wird am Beleg gekennzeichnet.
Mit aktivem Freigabe-Workflow geht eine eingehende Rechnung an den Owner ihres Kostenkategorie-Tags oder an den Owner der verknüpften Kosten und sonst an alle mit Rechnungsberechtigung. Jede freigebende Person hat einen Tab „Für mich“ nur mit den eigenen Entscheidungen, eine Ablehnung trägt eine Notiz, und jede Rechnung behält einen Entscheidungsverlauf, wer sie freigegeben oder abgelehnt hat.
Der Tab „Unbezahlt“ listet jede noch zu zahlende Lieferantenrechnung, freigegeben oder nicht. Markieren Sie die zu zahlenden und exportieren Sie eine Datei für den Sammelüberweisungs-Import Ihrer Bank, statt jede Überweisung von Hand einzutippen: ISO-20022-pain.001-XML für SEPA-, Inlands- und polnische Split-Payment-Überweisungen oder Multicash PLI für ING in Polen. Banken unterscheiden sich darin, was sie importieren; prüfen Sie also, ob Ihre eines dieser Formate annimmt. Beispiel: Eine mit „Recht“ getaggte Rechnung wird am Dienstag vom Owner des Tags freigegeben und mit den übrigen freigegebenen Rechnungen der Woche in der Freitagsdatei bezahlt. Rechnungen von Lieferanten ohne Bankdaten werden übersprungen und markiert.
Ziehen Sie einen Stapel unterschriebener Lieferantenverträge hinein und bleiben Sie während des Uploads in der Liste. Jeder wartet unter „Ausstehend“, bis Sie seine Prüfung öffnen: Parteien, Daten, Zahlungsbedingungen und Preise sind vorausgefüllt und als ausgelesen markiert, der wahrscheinliche Lieferant wird per Steuernummer oder Name vorgeschlagen, und nichts wird gespeichert, bis Sie bestätigen. Eine Datei, die Flowtly schon hat, wird erkannt, statt zu einem zweiten Vertrag zu werden.
Using Stripe? Connect it as a bank source
Lieferantenrechnungen landen in einem gemeinsamen Postfach und werden weitergeleitet, bis jemand zustimmt. Niemand weiß, was bei wem liegt, also werden Rechnungen zu spät bezahlt oder ohne dass jemand entschieden hat.
Mit aktivem Freigabe-Workflow schickt Flowtly jede eingehende Rechnung an den Owner ihres Kostenkategorie-Tags, dann an den Owner der verknüpften Kosten und sonst an alle mit Rechnungsberechtigung. Im Tab „Für mich“ sieht jede freigebende Person nur ihre eigenen Entscheidungen, und eine Ablehnung trägt eine Notiz.
Freigabe-Routing (Beispiel)
Beispiel zur Veranschaulichung
Freigegebene Rechnungen warten zahlungsbereit unter „Unbezahlt“
Jede freigegebene Rechnung wird zu einer Überweisung, die jemand von Hand ins Bankportal tippt: Kontonummer, Betrag, Verwendungszweck, immer wieder, mit jedem Mal einer Chance auf einen Tippfehler.
Der Tab „Unbezahlt“ listet jede noch zu zahlende Lieferantenrechnung. Markieren Sie die fälligen, exportieren Sie eine Zahlungsdatei, pain.001-XML oder Multicash PLI für ING in Polen, und laden Sie sie in den Sammelüberweisungs-Import Ihrer Bank. Rechnungen von Lieferanten ohne Bankdaten werden übersprungen und markiert.
Zahlungslauf am Freitag (Beispiel)
Beispiel zur Veranschaulichung
Ein Upload statt 14 Überweisungen
Dank Flowtly konnten wir die wichtigsten Geschäftsprozesse automatisieren, was die Effizienz erheblich gesteigert hat.
Ergebnis: Das Team kontrolliert Ausgaben besser und optimiert Kosten über Projekte hinweg.
Spectra Development
Die ganze Geschichte lesenDie Kostenkontrolle in Flowtly ermöglicht es Unternehmen, Ausgaben zu erfassen, zu überwachen und zu steuern, um sicherzustellen, dass finanzielle…
GeschäftspartnerDas Modul Geschäftspartner in Flowtly dient als zentrales Register für alle externen Geschäftseinheiten, mit denen Ihre Organisation zusammenarbeitet –…
Buchhalter-Rückfragen zu TransaktionenAnstatt Klärungen per E-Mail zu verfolgen, ermöglicht Flowtly Ihrem Buchhalter, Fragen direkt an einer bestimmten Banktransaktion oder einem eingehenden…
ZahlungsausgängeDas eigenständige Modul für wiederkehrende Zahlungen wurde eingestellt und durch das Modul Zahlungsausgänge ersetzt, das nun anzeigt, was zur Zahlung…
Kosten nach Attribut auf Projekte aufteilenEine Lieferantenrechnung muss oft auf viele Projekte verteilt werden — ein Sicherheitsvertrag für alle Gebäude eines Standorts, eine Reinigungsrechnung…
Genehmigungsworkflow für RechnungenFlowtly ermöglicht es Ihnen, eingehende Lieferantenrechnungen vor der Zahlung durch einen Genehmigungsschritt zu leiten.
Lieferantenrechnungen freigegeben, aufgeteilt und pünktlich bezahlt