Alles, was Flowtly kann, Modul für Modul

Zeiterfassung & Produktivität

• Einfache Zeiterfassung mit Genehmigungs-Workflows
• Zeiteinträge Projekten und Kund:innen zuordnen
• Individuelle Stundensätze und Abrechnungsklassen
• Echtzeit-FTE-, Produktivitäts- und Projektberichte
• Aufgabenlisten, Wiederholungsaufgaben und Vorlagen je Projekt

Aufgaben & Projekte

• Arbeit in Aufgabenlisten nach Projekt oder Abteilung strukturieren
• Vier Prioritätsstufen: niedrig, normal, hoch und dringend
• Wiederkehrende Aufgaben mit täglichen, wöchentlichen und monatlichen Regeln
• Diskussions-Threads, Abonnenten und Mehrfachzuweisung
• Konfigurierbare Projektstatus und wiederverwendbare Aufgabenvorlagen
• Projektvorlagen mit Phasen und relativen TerminenBeschreiben Sie ein wiederkehrendes Projekt einmal: Phasen, Aufgabenlisten und Aufgaben, jeweils in Tagen ab Projektstart terminiert. Wählen Sie ein Startdatum, prüfen Sie die Vorschau mit echten Daten und legen Sie die ganze Struktur in einem Schritt an. Anders als wiederkehrende Aufgaben oder Aufgabenvorlagen richtet sie ein ganzes Projekt ein; die Vorlage enthält nur Struktur und Zeitplan, daher werden weder Kunde, Team, Sätze noch Budget kopiert.
• Alle Projekte im PlanSehen Sie auf einen Blick, ob jedes Projekt im Zeitplan liegt, budgetgerecht ist und korrekt besetzt ist, damit Sie Verzögerungen erkennen, bevor sie Ihnen einen Kunden kosten.
• Action Center hält Ops sauberEin Hub, der Datenlücken anzeigt und behebt – von nicht zugewiesenen Stunden bis zu unvollständigen Datensätzen – und weist Stunden um, wenn Mitarbeiter Abteilungen wechseln.
• Monatsabnahme vor der RechnungsstellungJeden Monat prüft der Account Manager des Projekts die abzurechnenden Stunden und Sätze, korrigiert eine Position mit Begründung und zeichnet ab. Die Buchhaltung sieht den Monat in der Projektliste als abgezeichnet und wird benachrichtigt; nur ein Administrator kann ihn wieder öffnen.
• Projektordner für lange ProjektlistenGruppieren Sie Projekte unter einklappbaren Ordnerüberschriften, in denen ihre Phasen verschachtelt bleiben, und durchsuchen Sie alle Ordner auf einmal.

Ressourcen: wer an welchem Projekt arbeitet, und wann

Demo als Projektleitung öffnen

• Besetzungsplan: Projekt, Rolle, PersonJedes Projekt öffnet sich in die Rollen, die es braucht, und in die darauf gebuchten Personen, Woche für Woche. Legen Sie fest, wie viele Personen eine Rolle braucht, und eine unbesetzte Rolle erscheint als Lücke ab der Woche, in der sie beginnt. Der Filter für offene Rollen liefert eine fertige Liste für Recruiting oder Umbesetzung.
• Verfügbarkeit mit Urlaub und TeilzeitDie Personenansicht misst jede Person an ihrer eigenen vertraglichen Woche und ihrem Arbeitszeitplan. Genehmigter Urlaub wird von der Kapazität abgezogen, sodass niemand im Urlaub oder in Teilzeit frei aussieht, wenn er es nicht ist.
• Bank und EntwurfsbuchungenDie Bank zeigt, wer im Zeitraum noch Luft hat, die Verfügbarsten zuerst. Ziehen Sie eine Person auf eine Rolle, um eine Entwurfsbuchung zu skizzieren. Entwürfe zählen erst als Abdeckung, wenn eine Person mit Freigaberecht sie bestätigt, so vergleichen Sie Besetzungsvarianten gefahrlos.
• Besetzungsanfragen mit KapazitätsprüfungProjektleiter fordern eine Person für eine Rolle an, mit Anteil, Zeitraum und Notiz. Die freigebende Person sieht, ob die Zustimmung jemanden überlasten würde, und genehmigt, genehmigt mit einem vorgeschlagenen geringeren Anteil oder lehnt ab.
• Ist-Werte: geplante gegen gemeldete StundenVergleichen Sie die geplanten Stunden jeder Person Woche für Woche mit der gemeldeten Zeit, mit abrechenbarer Auslastung und einer Aufschlüsselung, wohin die Stunden gingen. Mit Berechtigung für die Finanzdaten der Ressourcenplanung ergänzt die Ansicht „Geld“ Umsatz, Kosten und Marge pro Person, aufgeschlüsselt nach Projekt.
• Was Sie brauchen, bevor Sie planenGeben Sie Planern, freigebenden Personen und der Finanzabteilung jeweils den Zugriff, den sie brauchen: Eine Rolle plant, eine andere bestätigt Entwürfe und meldet Bedarf an, und nur die Personen, die Sie auswählen, sehen Erlös, Kosten und Marge. Die Planung läuft am Desktop; Actuals funktioniert auch auf dem Telefon.
• Bedarf, Anfragen und Freigabe — für Teams, die damit arbeitenTeams, die über Bedarfsmeldung planen, melden Bedarf auf einer Rolle an, und eine Projektleitung fragt dann eine Person mit Anteil und Zeitraum an. Die freigebende Person sieht Pending und Conflicts und gibt wie angefragt frei, gibt mit geringerem Anteil frei oder lehnt mit Begründung ab. Zuordnungen stehen auf Open, Draft oder Confirmed, und Actuals vergleicht geplante mit gemeldeten Stunden.

Rechnungen & Kund:innen

• Rechnungen automatisch aus erfassten Stunden erstellen
• Mehrwährungen, MwSt. und Steuerregeln unterstützen
• Integrierte Kunden- und Vertragsdatenbank
• Zahlungsverfolgung mit Bankdatenabgleich
• Sammelrechnungen aus Timesheets und Projekten erstellen
• Zahlungserinnerungen für Sie vorbereitet, von Ihnen versendetEinmal aktiviert, entwirft eine tägliche Prüfung eine Erinnerung für jede überfällige, nicht vollständig bezahlte Ausgangsrechnung und nennt nach einer Teilzahlung nur den offenen Restbetrag. Sie prüfen jeden Entwurf, bearbeiten den Text oder fügen CC hinzu und geben ihn zum Versand frei; nichts geht automatisch hinaus, und gesendete, verworfene und fehlgeschlagene Erinnerungen bleiben im Verlauf.
• Aufrechnung mit einem Geschäftspartner, direkt aus den MahnungenAus der Warteschlange der Zahlungserinnerungen erklären Sie eine Aufrechnung mit einem Geschäftspartner: Sie wählen Ihre Rechnungen mit wartender Erinnerung und seine Kostenbelege, geben Beträge ein, die sich genau ausgleichen, und erfassen das Datum, an dem die Erklärung ihn erreicht hat. Der offene Betrag sinkt um die Aufrechnung, und Erinnerungen für nun vollständig beglichene Rechnungen werden verworfen. Die Erklärung übermitteln Sie selbst; Flowtly erfasst sie.
• Kundenspezifische Formulierungen auf RechnungspositionenSpeichern Sie die Sätze, die ein Geschäftspartner erwartet, etwa eine Vertragsreferenz oder Objektadresse, mit automatisch eingesetztem Abrechnungsmonat oder -quartal. Wählen Sie eine Vorlage beim Schreiben einer Position und sehen Sie die Vorschau so, wie sie gedruckt wird. Sie füllt nur die Beschreibung: Beträge, MwSt. und bereits versendete Rechnungen bleiben unverändert.
• Kunden und Lieferanten, automatisch angereichertFühren Sie ein zentrales Verzeichnis aller Kunden, Lieferanten und Partner mit Steuernummern und Zahlungsbedingungen — automatisch mit öffentlichen Unternehmensdaten angereichert, inklusive Dublettenerkennung und Zusammenführung.
• Point of Sale für den Verkauf am TresenFür ein Geschäft, das Waren am Tresen verkauft: ein Produktkatalog mit Bruttopreisen, ein Lagerbuch, das jede Lieferung, jeden Verkauf und jede Zählung festhält, und eine Kasse, die in einem Schritt die Rechnung ausstellt und den Bestand senkt. Kassierer sehen weder Einkaufspreise noch Marge.

CRM

• Zentrale Kunden- und Kontaktdatenbank
• Verfolgen Sie Deals durch Ihre Vertriebspipeline
• Erfassen und qualifizieren Sie eingehende Leads
• Vertriebs-Dashboard mit gewichteter Pipeline und Trichteranalyse
• Aus einem Interessenten in einem Schritt einen Kunden und einen Deal machenWandeln Sie einen Interessenten in einen neuen oder bestehenden Kunden um: Seine Kontakte werden übernommen, ein Deal startet in der ersten Pipeline-Phase mit der Herkunft „Interessent“, und die Akquise-Zeitleiste bleibt erhalten.
• Deals als gewonnen oder verloren abschließen, mit zählbaren GründenZiehen Sie einen Deal unter dem Pipeline-Board auf „Gewonnen“ oder „Verloren“, mit sofortigem Rückgängig. Bei „Verloren“ wird nach dem Grund aus einer festen Liste gefragt, dazu eine optionale Notiz. Abgeschlossene Deals wandern in den Tab „Liste“, wo Sie nach Status filtern und einen Deal wieder öffnen, der zurückkommt.

Teammitglieder

• Mitarbeiterakten und Verträge zentral verwalten
• Gehälter, Benefits, Rollen und Zugriffe nachverfolgen
• Feedbackzyklen, Reviews und Soft-HR-Tools
• Benachrichtigungen zu Vertragsabläufen und Updates
• Arbeitszeitmodelle, Schichtvorlagen und rotierende Muster
• Meeting-Planung mit Agenda und Kalender-Synchronisation
• Auslastung und Burnout auf einen BlickAuslastung, Überstunden und Urlaub im gesamten Team. Wissen Sie, wann Sie mehr Arbeit übernehmen können und wer überlastet ist, bevor es bricht.
• Benefits, vereinfachtDefinieren Sie Benefits wie Gesundheitswesen, Sportkarten, Mahlzeiten und Versicherungen mit Deckung und Preisstufen und weisen Sie sie zu, History gepflegt.
• Reviews und FeedbackFühren Sie strukturierte Performance-Reviews und 360-Feedback an einem Ort durch, gebunden an jeden Mitarbeiterprofil und deren Wachstum im Zeitverlauf.
• Ziele, die zusammenpassen (OKR & KPI)Setzen Sie Ziele auf Unternehmens-, Abteilungs- und Personenebene und verfolgen Sie gewichtete Key Results. Verknüpfen Sie ein Ziel mit einem Beurteilungszyklus, und die Ergebnisse der Key Results fließen in die Leistungsbeurteilung jeder Person ein, sodass Ziele und Beurteilungen dasselbe erzählen.
• Klare Verantwortlichkeiten und RollenprofileOrdnen Sie Aufgaben den Positionen zu, bündeln Sie sie zu standardisierten Rollenprofilen und behalten Sie die Verantwortung über Teams hinweg im Blick — so ist der Zuständigkeitsbereich klar und Einstellung wie Umstrukturierung lassen sich sicher planen.
• Recruiting: Kandidaten, Lebensläufe und PhasenEröffnen Sie für jede Rolle eine Rekrutierung mit Anforderungen, Verantwortlichen und Gehaltsspanne, und halten Sie Lebenslauf, Notizen und Skills jedes Kandidaten in einem Profil. Ziehen Sie Kandidaten durch die Phasen der Rekrutierung: beworben, ausgewählt oder abgelehnt. Erfordert die Rolle für Kandidatenverwaltung.
• Eine Stellenseite, über die sich jede Person bewerben kannEröffnen Sie eine Stellenbesetzung und teilen Sie ihre Stellenseite. Wer den Link hat, kann sich bewerben und einen Lebenslauf anhängen — ohne Flowtly-Konto. Jede Bewerbung landet mit Lebenslauf, Notizen und Fähigkeiten in einem Profil, und Sie ziehen Bewerbende durch die Phasen: beworben, ausgewählt oder abgelehnt. Flowtly bewertet und sortiert sie nicht.
• Gesprächstermine als Buchungslink, den Sie teilenSchlagen Sie im Profil Gesprächstermine vor, und Flowtly macht daraus einen Buchungslink, den es der Kandidatin per E-Mail schickt; die recruitende Person kann ihn auch kopieren. Die Kandidatin öffnet ihn und wählt einen der Termine, ohne ein Konto anzulegen, und Sie wählen die Gültigkeit — von einer Stunde bis zu 30 Tagen. Termine vorzuschlagen erfordert eine HR-Manager-Rolle; der Link selbst erlaubt der Kandidatin nur, diese Termine zu sehen und einen zu belegen, und sonst nichts in Ihrem Workspace. Nach der Buchung erhalten beide Seiten eine Bestätigung per E-Mail. Ein gebuchtes Gespräch ist noch keine Einstellung — der Personaldatensatz entsteht separat.
• Unternehmensrichtlinien in datierten VersionenAdministratoren veröffentlichen jede Richtlinie als datierte Versionen, die sich weder bearbeiten noch löschen lassen; eine Korrektur wird als neue Version veröffentlicht. Eine Regel, die sich nächsten Monat ändert, kann schon jetzt mit diesem Startdatum veröffentlicht werden: Der heutige Wortlaut gilt bis dahin weiter, und ein früheres Datum im Verlauf zeigt den Wortlaut, der an diesem Tag galt. Alle Mitarbeitenden können alle Richtlinien lesen.
• Eine gemeinsame Liste der PositionenLegen Sie Positionen einmal an und wählen Sie sie aus derselben Liste in Arbeitsvereinbarungen und Projektsätzen, damit ein Tippfehler nie ein Beinahe-Duplikat anlegt und Berichte einheitlich bleiben. Eine noch verwendete Position kann nicht gelöscht werden.
• Leistungsziele, verknüpft mit der BeurteilungFührungskräfte setzen für jede direkt unterstellte Person ein messbares Ziel innerhalb des Beurteilungszyklus. Das Teammitglied sieht es, sobald die Beurteilung startet, und das Ergebnis daran gemessen, sobald es freigegeben ist.

Abwesenheiten

• Länderspezifische Feiertagskalender
• Abwesenheiten beantragen, freigeben und protokollieren
• Urlaubssaldo in Echtzeit verfolgen
• Abwesenheiten mit geteilten Kalendern synchronisieren
• Urlaub und Feiertage, verwaltetAbwesenheitsarten, Anträge mit einer oder mehreren Freigaben, Salden und Feiertage an einem Ort. Führungskräfte können eine Abwesenheit direkt erfassen, und Admins und HR-Manager können im Namen einer Person einen Antrag stellen, der an deren Freigebende geht. Keine Urlaubstabelle.
• Die Auswirkung eines Urlaubsantrags, bevor er rausgehtNach Auswahl von Art und Datum zeigt der Antrag, wie viele Arbeitstage er kostet, ohne Wochenenden, Feiertage und außerhalb des eigenen Arbeitsplans, den Saldo jetzt und danach, was bis Jahresende bleibt und ob er sich mit einer bereits gebuchten Abwesenheit überschneidet. Er nennt die freigebende Person und sagt, wann ein Nachweis nötig ist; Urlaub vor dem Erwerb ist nur möglich, wo Ihre Organisation das erlaubt.
• Urlaubssalden, die sich selbst erklärenAlle sehen, was jetzt verfügbar ist und was bis Jahresende bleibt, und der Reiter Jahresurlaub zeigt, wie die Zahl zustande kommt: Vollzeit-Limit, FTE-Anteil aus dem Vertrag, bisher erworbene Tage, Übertrag, verfallene und genommene Tage. Ein Teilzeitanspruch wird von Flowtly einmal anhand des Vertrags anteilig berechnet.
• Ausgleichstage, getrennt vom JahresurlaubErfassen Sie einen Ausgleichstag, etwa für einen Feiertag, der auf einen Samstag fällt, als Pick-up-Day aus einem eigenen gewährten Kontingent, damit der Jahresurlaubssaldo unberührt bleibt. Ein Antrag, den das Kontingent nicht deckt, wird abgelehnt.

Finanzen & Rentabilität

• Alle Kosten pro Mitarbeiter, Kunde oder Projekt tracken
• Erwartete Ausgaben und wiederkehrende Kosten prognostizieren
• Budgets mit täglichen Warnungen bei Überschreitung und gefährdeter Marge
• Budgetfreigaben im Finanz-Workflow abbilden
• Rentabilität nach Team, Kunde oder Business Unit analysieren
• Zuerst Ist-Werte verfolgen, dann Monatspläne mit Wachstumsregeln ergänzen
• Budgets und P&L unter KontrolleSetzen Sie Budgets pro Projekt, Kunde oder Team und verfolgen Sie die echten Ausgaben dagegen. Erkennen Sie Überziehungen frühzeitig und sehen Sie Gewinn und Verlust ohne Spreadsheet.
• Ihre Kassenposition, liveEinnahmen und Ausgaben in einem Echtzeit-Dashboard, nach Bankkonto und auf Abruf aktualisiert. Keine Exporte mehr, um die Zahl zu jagen, die zählt.
• Bankverbindung und AbgleichVerbinden Sie Ihre Bank, um Transaktionen automatisch zu importieren, oder laden Sie MT940-Kontoauszüge hoch, und gleichen Sie Zahlungen automatisch mit Rechnungen ab.
• Kostenkontrolle mit FreigabenKategorisieren Sie jeden Kosteneintrag, verknüpfen Sie ihn mit einem Projekt oder Budget und leiten Sie Ausgaben durch Freigabe-Workflows, damit nichts ohne Genehmigung durchrutscht.
• Cash Out: jede fällige Zahlung im BlickAnstehende und überfällige Zahlungen in einer vorausschauenden Ansicht, von etwa zwei Wochen zurück bis drei Monate voraus: bereits erfasste Lieferantenrechnungen und erwartete, noch nicht fakturierte Verpflichtungen, gedämpft dargestellt. Wechseln Sie zwischen einem Diagramm nach Woche oder Monat, einem Tageskalender und einer Liste, sortierbar nach Datum, Betrag oder Geschäftspartner.
• Eine Lieferantenrechnung per Attribut auf Projekte aufteilenErfassen Sie eine Zahl einmal, etwa den Anteil eines Gebäudes am Standort oder die Fläche eines Mieters, und füllen Sie die Aufteilung einer Rechnung mit einem Klick, direkt oder als Kaskade erst nach Gebäude, dann nach Mieter. Die Anteile ergeben immer den Rechnungsbetrag, ein gestrichener Mieter bleibt als ausgeschlossen vermerkt, und die zugehörigen Kosten jedes Projekts zeigen die volle Rechnung neben seinem Anteil.
• Tägliche Budgetwarnungen, bevor die Periode endetJeden Morgen prüft Flowtly jedes geplante Budget und benachrichtigt die Empfänger über die Glocke und per Push, wenn die Kosten den Plan um mehr als 10 % übersteigen oder die Marge unter das Ziel fällt oder bereits gefährdet ist. Jede Warnung zeigt Ist gegen Plan, den Stand der Zahlen und einen Link zum Budget, und sie ändert nie etwas am Budget.
• Budgets, die auch künftige Projekte einschließenErfassen Sie alle Projekte außer den ausgeschlossenen oder jeden Vertrag der Projekte, die ein Budget abdeckt. Die Auswahl wird als Regel gespeichert, sodass ein im nächsten Monat angelegtes Projekt oder ein neuer Vertrag im Budget ist, ohne es erneut zu öffnen. Beginnen Sie mit der Beobachtung der Ist-Werte und ergänzen Sie dann einen Monatsplan mit prozentualem, festem oder stückbezogenem Wachstum.
• Freigabe von Lieferantenrechnungen, an die richtige Person geleitetSchalten Sie den Freigabe-Workflow ein, und jede eingehende Rechnung geht an den Owner ihres Kostenkategorie-Tags, dann an den Owner der verknüpften Kosten und sonst an alle mit Rechnungsberechtigung. Freigebende arbeiten in ihrem eigenen Tab „Für mich“, eine Ablehnung trägt eine Notiz, und jede Rechnung behält ihren Entscheidungsverlauf.
• Einen Stapel Lieferantenrechnungen mit einer Bankdatei bezahlenDer Tab „Unbezahlt“ ist Ihre Zahlungswarteschlange, mit oder ohne Freigabe. Markieren Sie die zu zahlenden Rechnungen und exportieren Sie eine Datei für den Sammelüberweisungs-Import Ihrer Bank, statt jede Überweisung einzutippen: ISO-20022-pain.001-XML für SEPA-, Inlands- und polnische Split-Payment-Überweisungen oder Multicash PLI für ING in Polen. Rechnungen von Lieferanten ohne Bankdaten werden ausgelassen und markiert.
• Import direkt in Ihr ERPÜbergib importfertige Dateien nach Monat oder Zeitraum: CSV oder XLSX für jede Kanzlei, und für polnische Unternehmen Dateien für Comarch Optima, enova365, Symfonia und Wapro, mit Rechnungen und Kosten für alle vier sowie den Urlaubs- und Abwesenheitsdaten der Mitarbeitenden im Optima-Export. Exporte nach DATEV und Lexware sind geplant.
• Rückfragen der Buchhaltung direkt am BelegFragen zu einer bestimmten Banktransaktion oder Eingangsrechnung werden direkt an diesem Beleg gestellt und beantwortet, in einem Thread zwischen Buchhaltung und Team. Ein Fragen-Posteingang und ein Zähler offener Fragen zeigen, was zum Monatsabschluss noch offen ist; erledigte Threads bleiben im Verlauf des Belegs und lassen sich wieder öffnen.
• Alle Rechnungen eines Zeitraums als ein PDF-ArchivBitten Sie Ihren verbundenen KI-Assistenten um alle in einem Monat ausgestellten Rechnungen und erhalten Sie ein ZIP mit PDFs: versendete Rechnungen und Korrekturen, für polnische Unternehmen auch die in KSeF angenommenen, nie Entwürfe, zugeordnet nach Leistungsdatum wie bei den Buchhaltungsexporten. Die Belege, nach denen die Buchhaltung fragt, neben den ERP-Importdateien.
• Marge pro ProjektphaseEine Zeile pro Phase zeigt, was sie fakturiert hat, was erfasste Zeit und zugeordnete Kosten ausmachen und welche Marge bleibt, für jeden Zeitraum. Kosten mit Datum nach dem Phasenabschluss werden markiert, und die Zeile für das gesamte Projekt enthält auch, was direkt auf das Projekt gebucht wurde.

E-Invoicing: Peppol und ZUGFeRD (Factur-X)

• Strukturierte E-Rechnungen über EU-Peppol und ZUGFeRD (Factur-X) senden und empfangen – für polnische Standorte auch über KSeF; XRechnung ist geplant
• Automatische XML-Umwandlung und Einreichungsstatus-Tracking
• Eingehende Rechnungen synchronisieren und in Freigabe-Workflows leiten
• Korrekturrechnungen mit vollständigem Prüfpfad
• E-Invoicing, erledigtVersenden und empfangen Sie strukturierte E-Rechnungen automatisch – EU-Peppol und ZUGFeRD (Factur-X) heute, für polnische Standorte auch KSeF; XRechnung ist geplant. Der Einreichungsstatus wird nachverfolgt, eingehende Rechnungen werden abgeglichen und Korrekturen bleiben nachvollziehbar.

Vereinbarungen

• Vollständige Versionshistorie der Vereinbarungen
• Anhänge mit revisionssicherem Zugriff speichern
• Konditionen zuweisen (z. B. Stunden/Woche, Vergütung)
• Benachrichtigungen für Vereinbarungsprüfung und Verlängerung
• Fünf Typen: Anstellung, Anhang, Kündigung, Absichtserklärung und Berufserfahrung
• Visueller Arbeitsplan-Planer mit Schichten, Rotationen und FTE-Planung
• Verträge und ArbeitspläneArbeitsverträge in jeder Variante, plus Arbeitspläne, als Rückgrat Ihrer Personaldaten.

Verträge & Zahlungspläne

• Lieferanten- und Kundenverträge mit expliziten Zahlungsplan-Zeilen definieren
• Verträge mit Budgets verknüpfen für automatische Planausgaben
• Wiederkehrende Planzeilen nach Frequenz, Zeitraum und Betrag generieren
• Nach Richtung, Status oder verknüpftem Projekt filtern
• Dokumente an Verträge anhängen für revisionssichere Ablage
• Verträge aus der unterschriebenen Datei gelesen, von Ihnen geprüftLaden Sie unterschriebene Verträge als PDF oder Bild hoch, einzeln oder im Stapel, und Flowtly liest Parteien, Daten, Zahlungsbedingungen und Preise in eine Prüfansicht, die den passenden Geschäftspartner vorschlägt. Sie korrigieren und speichern; ein Mietvertrag mit Satz pro m² behält seinen Satz ohne erfundene Gesamtsumme, und eine zu einem bestehenden Vertrag hinzugefügte Datei füllt nur noch leere Felder.
• Bestellungen im Abgleich mit der geleisteten ArbeitErfassen Sie die Rollenpositionen einer Bestellung mit Satz und geschätzten Stunden, und die Auftragswirtschaftlichkeit stellt sie den in jeder Rolle auf dem Projekt des Vertrags erfassten Stunden und deren Kosten gegenüber. Eine Position über der Schätzung wird markiert, solange die Arbeit noch läuft.

Dokumentenverwaltung

• Zentraler Dokumentenspeicher verknüpft mit Mitarbeitenden, Verträgen und Projekten
• Konfigurierbare Dokumententypen passend zu Ihrer Organisation
• Ablauferinnerungen und Erneuerungsbenachrichtigungen für fristgebundene Dateien
• Auditgerechter Zugriffsverlauf und Dokumentenhistorie je Entität
• Dokumente nativ signierenSenden Sie jede PDF-, PNG- oder JPEG-Datei zur E-Signatur, nicht nur einen Vertrag aus seinem Datensatz. Alle Unterzeichnenden bestätigen einen per E-Mail gesendeten Einmalcode, ohne Flowtly-Konto, und Sie erhalten ein versiegeltes PDF mit Prüfzertifikat. Kein DocuSign-Tab.
• Alle Signaturanfragen in einer ListeDie Seite Signaturen zeigt jede Anfrage, ob sie aus einer hochgeladenen Datei oder einem Vertrag stammt, als gesendet, teilweise unterschrieben, abgeschlossen, abgelehnt oder abgelaufen, mit dem Fortschritt jeder unterzeichnenden Person. Beispiel NDA: PDF hochladen, für jede Partei ein Signaturfeld platzieren, senden, sehen, wer unterschrieben hat, dann das versiegelte Dokument und die Nachweise herunterladen. Zum Senden ist eine Manager-Rolle für Verträge oder Budgets nötig.
• Dokumente in jeder Rechnung anhängenBelege, Verträge und Stützunterlagen zur Rechnung oder zum Kosteneintrag verknüpfen – so sind die Bücher dokumentenvollständig und prüfbereit.

Ressourcenbuchung

• Räume, Fahrzeuge, Arbeitsplätze oder Equipment buchen
• Self-Service-Buchungen im Kalender
• Doppelbuchungen und Konflikte vermeiden
• Nutzungshistorie und Zuordnungen nachverfolgen
• Asset-Zähler und nutzungsbasiertes Wartungs-Tracking
• Vermögens- und AusrüstungsverfolgungVerfolgen Sie physische und operative Assets mit Zählern und Ablesungen, damit Wartung und Lebenszykluskosten unter Kontrolle bleiben.
• Servicerunden, die sich nachprüfen lassenPlanen Sie Sicherheitsrundgänge und Reinigungsrunden mit Sollzeiten und einem Toleranzfenster. Das Personal scannt die QR-Codes an den Kontrollpunkten, und die Ansicht Servicerunden zeigt jede Runde als erledigt, verspätet, teilweise oder versäumt, mit Scanzeiten und, sofern erfasst, wer die Runde gemacht hat, für jeden Zeitraum.
• Wer welche Ressource hatDie Asset-Liste nennt für jede Ressource die Person oder das Projekt, das sie hält, auch langfristig ausgegebene Geräte, die nicht buchbar sind. Unbefristete Zuweisungen laufen nicht von selbst ab, und eine Buchung, die sich mit einer bestehenden überschneidet, wird abgelehnt.
• Zählerverbrauch auf der KundenrechnungRechnen Sie die Zähler der für ein Projekt gebuchten Assets auf dessen Rechnung ab, eine Position pro Zähler. Verteilen Sie einen Monat anteilig auf die Ablesungen davor und danach, auch wenn im Monat selbst nicht abgelesen wurde, oder rechnen Sie genau die Differenz zwischen zwei gewählten Ablesungen ab, und prüfen Sie jede Position in einer Vorschau, bevor der Entwurf entsteht.
• Immobilien- und RaumbuchungVerwalten Sie Reservierungen und Auslastung über Immobilien und Räume hinweg, sehen Sie Verfügbarkeit auf einen Blick und vermeiden Sie Doppelbuchungen.
• QR-Codes für Assets zum Scannen und HandelnDrucken Sie für jedes Asset einen gebrandeten QR-Code, damit jede Person vor Ort mit einem Scan ein Problem melden oder einen Sicherheitsrundgang oder eine Reinigung erfassen kann. Meldungen können öffentlich oder nur nach Anmeldung möglich sein, und jeder Scan ist genau diesem Asset zugeordnet.
• Ressourcen, Zähler und Sätze eines Projekts auf einem ReiterDer Ressourcen-Reiter eines Projekts enthält seine Reservierungen, kommerziellen Beziehungen wie Parkplatzzugang, seine Zähler mit dem Preis pro Einheit für den Kunden und die Abrechnungssätze seiner Ressourcen, jeweils bearbeitbar durch die zuständige Rolle.
• Abgerechnete Miete pro m², Mieter für MieterSehen Sie für jeden Park, was Sie jedem Mieter pro Quadratmeter Mietfläche in Rechnung gestellt haben, für Miete, Servicekosten oder Versorgungsleistungen, im Vergleich zum Parkdurchschnitt und im Zeitverlauf, und gleichen Sie es mit der eigenen Liste der Hausverwaltung ab.
• Mieterumsatz und Umsatz pro m²Erfassen Sie die Monatsumsätze jedes Einzelhandelsmieters in einem Raster und ordnen Sie die Mieter dann nach Umsatz pro Quadratmeter der Fläche, die ihre Mietverträge abdecken. Ein nicht gemeldeter Monat bleibt leer und zählt nie als Null.

Integrationen & Automatisierung

• Native Integrationen: Google Calendar, Make und Kontomatik für polnische Bankkonten
• Offene API mit persönlichen Zugriffstoken für eigene Apps und BI
• No-Code-Module für Zeit, Kosten und Abwesenheiten
• Workflows automatisieren: Freigaben, Notifications, Reports
• Buchhaltungsexporte: CSV und XLSX, dazu Comarch Optima, enova365, Symfonia und Wapro für polnische Unternehmen
• Fragen Sie Ihr Business allesStellen Sie Fragen in natürlicher Sprache und erhalten Sie Antworten basierend auf Ihren Live-Flowtly-Daten, dann ergreifen Sie die nächste Aktion direkt von Ihrem Handy mit Flowtly Assistant.
• Alle Ihre Mandanten an einem OrtFühren Sie die Bücher für jede Mandantenorganisation aus einer Anmeldung – wechseln Sie zwischen Workspaces und halten Sie Ihr gesamtes Mandantenportfolio organisiert.
• Flowtly an Ihre Daten anpassenDefinieren Sie eigene Attribute für Mitarbeitende, Projekte und weitere Objekte, fassen Sie sie mit Validierungsregeln zu Sätzen zusammen und steuern Sie darüber sogar Abrechnungssätze — ganz ohne Änderungen am Kernsystem.
• Claude oder ChatGPT verbinden: fragen, dann handelnVerbinden Sie Ihren KI-Assistenten über das offene Model Context Protocol mit Flowtly. Er beantwortet Fragen in natürlicher Sprache aus Ihren Live-Daten und führt benannte Aktionen aus: Arbeitszeit erfassen, Aufgaben und Verträge anlegen oder aktualisieren, ein Dokument zu einer Rechnung hochladen, einen Interessenten oder Deal abschließen oder eine Kollegin bzw. einen Kollegen anlegen und einladen. Er geht nie über Ihre eigenen Berechtigungen in der verbundenen Organisation hinaus.
• Deals abschließen und Arbeit erfassen, direkt im ChatBitten Sie Ihren verbundenen Assistenten, einen Deal als gewonnen zu markieren, einen Interessenten oder Deal mit einem Grund aus Ihrer Liste als verloren abzuschließen, die gerade geleisteten Stunden zu erfassen oder eine Aufgabe zu aktualisieren. Jede davon ist eine benannte Aktion, die im Rahmen Ihres eigenen Kontos bleibt.
• Nach der Liquidität fragen, dann die Belege erfassenFragen Sie Ihren verbundenen Assistenten, welche Rechnungen überfällig sind, was auf Ihrem Hauptkonto liegt oder was Sie im letzten Quartal bei einem Lieferanten ausgegeben haben, mit Antworten aus Live-Daten. Lassen Sie ihn dann Lieferanten, Verträge und Bankkonten anlegen oder aktualisieren oder ein Dokument zu einer bestimmten Rechnung hochladen.
• Neue Kolleginnen und Kollegen mit einer Anfrage einrichtenBitten Sie Ihren verbundenen Assistenten, eine neue Person anzulegen, ihr per E-Mail eine Einladung zur Anmeldung zu senden und ihre Berechtigungsgruppen zuzuweisen. Das Einladen erfordert dieselbe Berechtigung wie die Personalverwaltung in Flowtly, und die neue Person richtet ihre Anmeldung selbst ein.
• Rechnungsfreigaben im Gespräch durchgehenFragen Sie Flowtly Assistant, was auf Sie wartet, öffnen Sie die genannte Rechnung und entscheiden Sie, ob Sie sie freigeben oder mit Begründung ablehnen. Es bereitet die Entscheidung vor und bittet Sie um Bestätigung; erfassen Sie sie in Ihrem Tab „Für mich“. Eine Freigabe ist eine Entscheidung, keine Zahlung.

Sicherheit & Compliance

• Rollenbasierter Zugriff auf Modul- und Datenebene
• Verschlüsselung in-transit (TLS) und at-rest (Standardverschlüsselung von Google Cloud)
• DSGVO-konform mit Audit-Logs und Datenkontrollen
• Mandantengetrennte Architektur und tägliche Backups
• Ein vollständiger PrüfpfadEine verifizierbare Dokumentation, wer was geändert hat – von Sätzen über Rechnungen bis zu Vereinbarungen – bereit für Compliance-Reviews und Due-Diligence-Prüfungen.

Alltagsarbeit auf jedem Gerät

• Workspace auf Smartphone oder Computer installierenArbeiten Sie im Browser, oder installieren Sie Flowtly Workspace direkt daraus auf iPhone, Android oder Desktop, mit eigenem Fenster und Symbol auf dem Startbildschirm, ganz ohne App-Store. Flowtly Workspace für Android gibt es außerdem bei Google Play. Es ist derselbe Workspace mit denselben Daten und Berechtigungen.
• Benachrichtigungen, die Sie an die richtige Stelle führenErlauben Sie Benachrichtigungen auf jedem Gerät, das Sie nutzen, und Freigaben, Anträge und Erinnerungen erreichen Ihren Browser, die installierte App oder den Sperrbildschirm Ihres Smartphones. Ein Tippen führt Sie zu dem, worum es geht, und das Glockenmenü zeigt dieselben Meldungen im Workspace.
• Ein ganzer Arbeitstag vom Telefon ausEine Benachrichtigung erreicht Ihren Sperrbildschirm; Sie tippen darauf und landen genau bei dem Datensatz, um den es geht — einer wartenden Freigabe, einem Antrag zur Prüfung. Aus demselben installierten Workspace erfassen Sie die gerade geleisteten Stunden oder stellen einen Urlaubsantrag, der vor dem Absenden zeigt, wie viele Arbeitstage er kostet. Es ist derselbe Workspace wie am Laptop, mit denselben Daten und denselben Berechtigungen.
• Ein Startbildschirm, der Ihre Arbeit nach vorne stelltAdministratoren legen fest, welche Dashboard-Widgets Ihre Organisation sieht und welche vorne stehen. Jede Person kann ihren eigenen Startbildschirm danach anordnen, auf dem Smartphone mit einfachen Schaltflächen zum Nach-oben- und Nach-unten-Verschieben, und jederzeit zur Reihenfolge der Organisation zurückkehren.