Budgetkonfiguration

Um ein Budget zu konfigurieren, navigieren Sie zunächst im Hauptmenü zum Punkt Budget. Oben rechts in der Übersicht finden Sie die Schaltfläche Hinzufügen, die Ihnen zwei Optionen bietet: Ein Budget oder eine Budgetgruppe hinzuzufügen.

Wenn Sie die Option "Budgetgruppe" wählen, öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie den Namen der Budgetgruppe eingeben können. Nach dem Speichern wird die neue Budgetgruppe in der Hauptübersicht des Budgets angezeigt, unterhalb aller nicht gruppierten Budgets.

Nachdem Sie eine Budgetgruppe erstellt haben, können Sie Budgets auf zwei Arten hinzufügen:

• Erstellen Sie ein neues Budget innerhalb der Gruppe: Klicken Sie auf die Schaltfläche Neues Budget hinzufügen, die sich bei der Budgetgruppe befindet. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie das neue Budget konfigurieren können.

• Ein bestehendes Budget einer Gruppe zuweisen: Öffnen Sie das jeweilige Budget, indem Sie auf dessen Kachel klicken, und wählen Sie dann oben rechts auf der Seite Budget bearbeiten. Im erscheinenden Dialogfenster wählen Sie die gewünschte Budgetgruppe aus dem Dropdown-Menü und speichern die Änderungen. Zusätzlich können Sie eine Budgetgruppe umbenennen oder vollständig löschen, indem Sie die entsprechenden Schaltflächen in der Benutzeroberfläche nutzen.

Wenn Sie nach dem Klicken auf die Schaltfläche Hinzufügen die Option "Budget" auswählen, öffnet sich ein Dialogfenster mit den folgenden Feldern:

• Name;

• Budgetkategorie [optional];

• Budgettyp:

  • Gemeinsam: Alle Teilnehmer nutzen einen gemeinsamen Budgetpool.
  • Individuell: Jeder Teilnehmer verfügt über einen eigenen Budgetpool, den er unabhängig voneinander verwaltet.

  Nach dem Klicken auf die Schaltfläche „Speichern“ werden Sie auf die Detailseite dieses Budgets weitergeleitet. Für den Budgettyp „Gemeinsam“ stehen Ihnen zwei Reiter zur Verfügung: „Budgetübersicht“ und „Kosten“. Der Reiter „Budgetübersicht“ ist in zwei Abschnitte unterteilt: ein Diagramm und eine detaillierte Kostenliste. Ein Kreisdiagramm visualisiert alle Kosten und zeigt den insgesamt im Budget verwendeten Betrag an. In dieser Ansicht können Sie Ihr Budget planen und verwalten, indem Sie auf die Schaltfläche „Ihr Budget planen“ klicken.

Budgetplanung

Die Budgetplanung in Flowtly erfolgt monatlich und ist flexibel gestaltet. Sie wählen ein Jahr aus, bestimmen optional einen Startmonat und legen den Betrag für jeden Monat fest. Es gibt kein festgelegtes Enddatum – die festgelegten Werte und Regeln setzen sich in zukünftigen Monaten und Jahren fort, bis Sie diese ändern. Beachten Sie, dass die Planung nicht zwingend erforderlich ist, um Budgets zu nutzen.

Der Planer zeigt jeweils ein Jahr zur besseren Übersicht an. Nutzen Sie die Jahresauswahl, um die angezeigte Periode zu wechseln; dies begrenzt nicht den Gesamtzeitraum des Budgets. Klicken Sie auf einen beliebigen Monatsbalken, um den Monatseditor zu öffnen. Die Budget-Gesamtsumme oben rechts spiegelt die Summe für das aktuell sichtbare Jahr wider, und das Speichern aktualisiert das Diagramm sofort. Sie können jederzeit zurückkehren und die Monatswerte erneut anpassen.

Im Monatseditor geben Sie einen Basisbetrag für den jeweiligen Monat ein. Falls der Vormonat bereits einen Wert enthält, wird dieser als Standardwert vorgeschlagen. Optional können Sie Exponentielles Wachstum (%) anwenden, um ab diesem Zeitpunkt eine prozentuale Steigerung Monat für Monat zu kumulieren. Alternativ können Sie Lineares Wachstum (Währung) wählen, um jeden Monat einen festen Betrag hinzuzufügen, oder Stückwachstum (Währung) nutzen, wenn Ihr Budget von Einheiten abhängt. Wenn Sie die Wachstumsfelder leer lassen, wird der gleiche Wert für die folgenden Monate beibehalten.

Wenn Sie in einem Monat einen Basisbetrag oder eine Wachstumsregel festlegen, dient dies als Ausgangspunkt für alle nachfolgenden Monate und wird automatisch über Jahre hinweg übernommen. Durch das Bearbeiten eines späteren Monats wird ab diesem Zeitpunkt ein neuer Ausgangspunkt definiert. Das Leeren der Wachstumsfelder in einem späteren Monat stoppt die automatischen Erhöhungen ab diesem Punkt; bereits festgelegte Werte bleiben jedoch erhalten. Monate vor Ihrem gewählten Startmonat können auf Null bleiben, falls Sie sie nicht benötigen.

Speichern Sie Ihre Änderungen und navigieren Sie zwischen den Jahren, um zu überprüfen, wie sich die festgelegten Regeln in die Zukunft erstrecken.

Es ist wichtig zu beachten, dass die Budgetplanung nicht zwingend erforderlich ist, um ein Budget zu nutzen. Sie können Kosten oder Rechnungen direkt einem Budget zuordnen, auch wenn es noch nicht geplant oder konfiguriert wurde. In solchen Fällen gilt:

1. Das System zeigt die Budgetübersicht standardmäßig automatisch in einer monatlichen Darstellung an.
2. Die Kostentabelle wird ebenfalls angezeigt und bietet einen Überblick über die zugeordneten Kosten und Rechnungen.

Diese Flexibilität ermöglicht es Ihnen, finanzielle Aktivitäten sofort zu verfolgen, noch bevor Sie den vollständigen Budgetkonfigurationsprozess abgeschlossen haben.

Der Reiter „Kosten“ zeigt eine Tabelle, die alle mit dem Budget verbundenen Transaktionen zusammenfasst und nach Monaten geordnet ist. Jede Zeile stellt eine Transaktion dar und zeigt die Kosten für jeden Monat im ausgewählten Zeitraum. Die Kosten werden in der entsprechenden Währung angezeigt, wobei leere Zellen darauf hinweisen, dass in diesem Monat keine Ausgaben angefallen sind. Diese strukturierte Ansicht hilft, Ausgabemuster zu analysieren und Budgets effektiv zu verwalten.

Umgerechnete Zeilen in der Monatsaufschlüsselung. Die Monatsaufschlüsselung der Budgetübersicht listet die Einnahmen- und Kostenzeilen hinter einem Monat auf. Eine Zeile, die aus einer anderen Währung in die Währung des Budgets umgerechnet wurde, zeigt den Wechselkurs und das Datum dieses Kurses, zum Beispiel Kurs 4,9712 EUR/PLN, 2026-09-30, im Zahlenformat Ihrer Organisation. Eine Zeile, die zum eigenen Kurs einer Rechnung umgerechnet wurde, zeigt den Kurs ohne Datum. Zeilen, die nicht umgerechnet werden mussten, zeigen keines von beiden. Wenn Sie mit der Maus über den Betrag einer umgerechneten Zeile fahren oder ihn mit der Tastatur ansteuern, wird die Umrechnung vollständig angezeigt: der ursprüngliche Betrag mit Währung, jeder Kurs mit seinem Datum und der umgerechnete Betrag. Das gilt für den Betrag in einer Zeile; Summen und die Kennzahlen eines Monats sind Summen und zeigen sie nicht.

Rechnungsangaben in der Monatsaufschlüsselung. Eine Kostenzeile, die aus einer Rechnung stammt, zeigt, sofern das Dokument sie hat, die Rechnungsnummer und die KSeF-Nummer unter dem Namen des Dokuments sowie die Nettosumme der Rechnung neben dem Betrag. Die Nettosumme beschreibt das gesamte Dokument, wie es gebucht wurde; sie wird nicht in die Monatssumme eingerechnet, die nur den Betrag der Zeile zählt. Wie Kurse ausgewählt werden, ist unter Währungen und Wechselkurse beschrieben.

Geplante Beträge in der Monatsaufschlüsselung. Ein Klick auf einen geplanten Betrag, im Monatsplan oder in der Aufschlüsselung eines Monats, listet die Zeilen dahinter nach Projekt auf: eine Überschrift je Projekt, die Zeilen ohne Projekt zuletzt. Eine Zeile, die aus einem Vertrag stammt, trägt ein Chip Vertrag, den Namen des Vertrags und sein Datum, das nur dann Fällig am und das Datum lautet, wenn der Zahlungsplan eines angibt. Jede andere Planzeile trägt ein Chip Planposition und lautet „Im Budget geplant“. Jede Zeile behält ihren Betrag. Die letzte Zeile lautet „Summe, entspricht dem Planbetrag“ oder „Die Positionen ergeben nicht den Betrag“, wenn die Zeilen und der Betrag voneinander abweichen. Ein geplanter Einnahmenbetrag listet Einnahmenzeilen auf.

Der Plan hinter einem Monat. Bei einem Budget im Modus Planung enthält die Monatsaufschlüsselung einen Abschnitt Herkunft des Plans, der die Zeilen auflistet, aus denen der Plan des Monats besteht. Kosten und Einnahmen werden getrennt aufgelistet, jeweils nur, wenn diese Seite einen Plan über null hat, und der Abschnitt wird ausgeblendet, wenn nichts geplant ist. Die Zeilen lesen sich wie unter Geplante Beträge in der Monatsaufschlüsselung: nach Projekt, jeder Vertrag oder jede Planposition mit ihrem Betrag und einer etwaigen Währungsumrechnung, und eine letzte Zeile, die bestätigt, dass sie dem Planbetrag entsprechen, oder sagt, dass sie es nicht tun. Ein Satz darüber nennt, wie der Plan eingeordnet wird: Jeder geplante Betrag zählt in dem Monat seines Vertragszahlungsdatums oder in dem Zeitraum, der für einen manuellen Plan eingegeben wurde.

Für den Budgettyp „Individuell“ steht zusätzlich zu den Reitern „Budgetübersicht“ und „Kosten“ ein weiterer Reiter „Teilnehmer“ zur Verfügung. Dieser Reiter ermöglicht es Benutzern, Personen oder Entitäten zu verwalten und anzuzeigen, die dem spezifischen Budget zugeordnet sind. Teilnehmer können nach Bedarf hinzugefügt oder entfernt werden, um eine klare Übersicht darüber zu gewährleisten, wer an der Zuweisung und Verwaltung des Budgets beteiligt ist.

Was das Budget umfasst

Ein Schritt im Budget-Dialog, Was soll das Budget umfassen?, ist der Ort, an dem Sie die Art der Kosten und Erträge auswählen, die ein Budget erfasst — Projekte, Verträge mit Zahlungsplänen, Gehalts- und Personalkosten, Erträge aus erfassten Stunden und getaggte Rechnungen. Für Projekte und Verträge mit Zahlungsplänen legen Sie außerdem fest, wie das Budget entscheidet, welche davon zu ihm gehören.

Projekte

• Ausgewählte Projekte — das Budget umfasst die von Ihnen ausgewählten Projekte, und nur diese.
• Alle Projekte — das Budget umfasst jedes nicht archivierte Projekt. Archivierte Projekte sind ausgenommen, und ein Projekt, das archiviert wird, fällt aus dem Budget heraus. Bei dieser Option können Sie zusätzlich Projekte zum Ausschließen angeben, und das Budget umfasst dann alles außer den aufgeführten.

Eine Bildunterschrift unter der Auswahl zeigt an, welche der beiden Regeln mit dem Budget gespeichert wird, sodass stets sichtbar ist, ob Ausschlüsse angewendet werden.

Verträge

• Ausgewählte Verträge — das Budget umfasst die von Ihnen ausgewählten Verträge, und nur diese.
• Alle Verträge — das Budget umfasst jeden Vertrag.
• Alle aus verknüpften Projekten — das Budget umfasst jeden Vertrag, der einem vom Budget erfassten Projekt zugeordnet ist. Eine Erweiterung oder Einschränkung der Projektseite erweitert oder schränkt die Vertragsseite entsprechend mit ein.

„Alle“ ist eine Regel, keine Liste

Der Unterschied macht sich vor allem bei Dingen bemerkbar, die noch nicht existieren.

Ausgewählte Projekte und Ausgewählte Verträge speichern eine feste Liste. Ein später angelegtes Projekt oder ein später angelegter Vertrag bleibt außerhalb des Budgets, bis jemand das Budget öffnet und es hinzufügt, und nichts auf dem Bildschirm weist darauf hin — die Zahlen sind einfach kleiner als das Gesamtbild.

Die Alle-Optionen speichern stattdessen eine Regel, die bei jedem Lesen des Budgets erneut angewendet wird. Ein im nächsten Monat angelegtes Projekt gehört zu einem Budget mit Alle Projekte, ohne dass jemand das Budget erneut öffnet, und ein später einem vom Budget erfassten Projekt zugeordneter Vertrag gehört auf dieselbe Weise zu einem Budget mit Alle aus verknüpften Projekten.

Ausschlüsse funktionieren genauso. Das Ausschließen eines Projekts aus Alle Projekte speichert „alles außer diesem Projekt“ statt einer Liste dessen, was zu diesem Zeitpunkt existierte, sodass später angelegte Projekte weiterhin erfasst bleiben und der Ausschluss weiterhin gilt.

Ein bestehendes Budget ändern

Das Öffnen eines Budgets zum Bearbeiten zeigt, welche Option verwendet wird, und behält sie bei. Ein aus einer manuell zusammengestellten Liste aufgebautes Budget behält diese Liste und dieses Verhalten bei, bis jemand es ändert.

Der Wechsel zu einer der Alle-Optionen lässt Ihre manuell zusammengestellte Liste bestehen, statt sie zu verwerfen, sodass ein Zurückwechseln die zuvor ausgewählten Projekte oder Verträge wiederherstellt, statt sie erneut auswählen zu lassen.

Wenn Sie speichern, während der Geltungsbereich des Budgets noch geladen wird, fordert der Dialog Sie auf, es in einem Moment erneut zu versuchen, statt zu speichern. Ein zu frühes Speichern könnte Ausschlüsse verwerfen, die das Budget beibehalten soll, und es dadurch unbemerkt erweitern.

Bereits abgeschlossene Schritte lassen sich über die Schrittleiste des Dialogs erreichen, und von dort kehren Sie zur Zusammenfassung zurück. In der Zusammenfassung hat jede Zeile eine eigene Bearbeiten-Schaltfläche, die den Schritt dieser Zeile öffnet.

Die Zeile Zeitraum der Zusammenfassung zeigt die Daten des Budgets. Ein Budget ohne feste Daten zeigt stattdessen das laufende Jahr, zum Beispiel „Laufendes Jahr, 2026 (keine festen Daten)“, weil Flowtly ein solches Budget vom 1. Januar des laufenden Jahres bis heute liest. Die Bezeichnung dient nur zur Anzeige: Das Speichern des Dialogs gibt dem Budget keine Daten.

Anwendungsbeispiele

• Monatliche, wiederkehrende Abteilungsbudgets mit prognostiziertem Wachstum verwalten.
• Individuelle Projektbudgets für verschiedene Teams oder Kunden verfolgen.
• Persönliche Ausgabenlimits für mehrere Teilnehmer innerhalb eines größeren Budgets zuweisen und überwachen.
• Flexible Ausgabenpläne einrichten, die sich basierend auf Einheiten oder festen Inkrementen anpassen.
• Ein unternehmensweites Budget führen, das jedes nicht archivierte Projekt umfasst, einschließlich solcher, die nach der Einrichtung des Budgets gestartet wurden.
• Die Ausgaben einer Abteilung über alle Projekte hinweg verfolgen, mit Ausnahme der beiden Projekte, die für eine andere Kostenstelle geführt werden.