Budget-GuV und Prognose

Jedes Budget in Flowtly enthält eine GuV-Ansicht, die Einnahmen, Ausgaben und Saldo an einem Ort zusammenführt. Dieser Artikel erklärt, wie Sie diese Ansicht öffnen und was die einzelnen Werte bedeuten.

Die GuV-Ansicht öffnen

Navigieren Sie im Hauptmenü zu Budgets.
Klicken Sie auf die Kachel des Budgets, das Sie analysieren möchten.
Wählen Sie den Reiter Budget-Zusammenfassung (dieser ist beim Öffnen eines Budgets standardmäßig aktiv).

Die Ansicht ist in einen KPI-Bereich oben, ein Diagramm darunter sowie eine Aufschlüsselungstabelle gegliedert.

Wichtigste KPIs

Im oberen Bereich der GuV-Ansicht werden drei Kennzahlen für den aktuellen Zeitraum angezeigt:

Kennzahl	Was sie zeigt
Einnahmen	Gesamte dem Budget zugeordnete Erlöse im aktuellen Zeitraum (z. B. bezahlte Kundenrechnungen, die mit dem Budget verknüpft sind).
Ausgaben	Gesamte dem Budget belasteten Kosten im aktuellen Zeitraum.
Saldo	Einnahmen minus Ausgaben. Ein positives Saldo bedeutet einen Überschuss; ein negatives Saldo weist auf eine Budgetüberschreitung hin.

Ausstehend vs. erhalten: Sowohl bei Einnahmen als auch bei Ausgaben unterscheidet Flowtly bereits eingegangene oder bezahlte Beträge von solchen, die noch geplant sind oder auf Abrechnung warten. So sehen Sie auf einen Blick, welche Zahlungsströme gesichert und welche noch erwartet werden. Ausstehende Beträge werden optisch dezenter dargestellt, sodass Sie stets wissen, was bestätigt ist und was noch offen ist.

Verträge mit unvollständigem Abrechnungsrhythmus: Ein aus Verträgen geplantes Budget übernimmt den Plan jedes Vertrags aus dessen wiederkehrender Abrechnung: Startdatum, Intervall und Betrag. Fehlt einem Vertrag eine dieser drei Angaben, kann sein Plan nur die bereits darin gespeicherten Zahlungsplanpositionen berücksichtigen, und Monate ohne gespeicherte Position können im Plan fehlen. Die Budget-Zusammenfassung zeigt dann über den Kennzahlen eine Warnung, Einige Verträge haben einen unvollständigen Abrechnungsrhythmus, mit der Anzahl der betroffenen Verträge. Die Warnung nennt die Verträge nicht. Sie wird nicht angezeigt, wenn der Rhythmus aller Verträge vollständig ist.

Wiederkehrende Positionen aus Mietverträgen

In Organisationen, die die Funktionen der Immobilienverwaltung nutzen, zeigt ein aus Verträgen geplantes Budget auf dem Tab Budget-Zusammenfassung eine Karte Wiederkehrende Positionen. Sie listet jede wiederkehrende Gebühr auf, die sich aus den Preispositionen der Mietverträge im Budget ergibt, etwa Nebenkosten pro m².

Jede Position zeigt die Art der Gebühr und was sie abdeckt, den Satz mal Fläche oder Anzahl der Stellplätze mit den Monaten der Laufzeit, den Mietvertrag, aus dem sie stammt, den Betrag pro Monat, den Plan für das Jahr, die tatsächlichen Kosten und die Abweichung vom Plan bis heute. Der Plan ist der Mietsatz mal die geltende Fläche oder Anzahl der Stellplätze mal die Monate, die der Mietvertrag läuft. Die tatsächlichen Kosten sind die Eingangsrechnungen, die über das Projekt oder die Tags des Mietvertrags genau dieser einen Position zugeordnet sind, und die Abweichung vergleicht sie mit dem Plan bis heute, nicht mit dem ganzen Jahr. Eine Position über dem Plan bis heute wird in Worten gekennzeichnet, nicht nur durch die Farbe.

nicht zuordenbar bedeutet, dass die Rechnungen der Position nicht allein ihr zugeordnet werden können. Das ist nicht null und wird anders dargestellt als ein echter Nullwert.
noch keine Fläche gemessen bedeutet, dass der Mietvertrag keine gemessene Fläche hat, die Position also keinen Plan hat; ihre tatsächlichen Kosten werden weiterhin angezeigt. Die Fläche wird mit einem Nachtrag erfasst, siehe Vertragsnachträge.
Die Zeile Summe (Positionen mit Plan) addiert nur die Positionen mit Plan, ihre tatsächlichen Kosten und die Abweichung nur die Positionen, die verglichen werden.
Eine Fußnote nennt das Datum, bis zu dem der Plan gezählt wird, den Betrag auf Positionen ohne Plan und den Betrag, der keiner einzelnen Position zugeordnet werden konnte.

Plan, tatsächliche Kosten und Abweichung stehen in der Währung des Budgets; der Betrag pro Monat einer Position nennt seine eigene Währung, wenn sie abweicht. Hat das Budget noch keine solchen Positionen, sagt die Karte das und erklärt, dass sie aus den Nebenkostenpreisen der Mietverträge entstehen. Bei einem Budget, das nicht aus Verträgen geplant ist, wird die Karte nicht angezeigt.

GuV nach Tags und Kostengruppen

Unterhalb der Kennzahlen zeigt die Aufschlüsselungstabelle alle Tags und Kostengruppen, die den Transaktionen in diesem Budget zugewiesen wurden. Jede Zeile enthält:

Tag- / Kostengruppename — die bei der Kategorisierung der Transaktion verwendete Bezeichnung.
Zugeteilter Betrag — der Anteil der geteilten Kosten, der speziell diesem Budget zugewiesen ist. Wenn eine Transaktion auf mehrere Projekte oder Budgets verteilt wird, zählt hier nur der zugeteilte Anteil.

Diese Ansicht ist besonders nützlich, wenn Gemeinkosten (Lohnsteuern, Büromiete, Softwarelizenzen) auf mehrere Budgets aufgeteilt werden. Sie können überprüfen, ob das Budget den richtigen Kostenanteil trägt, und Abweichungen erkennen, ohne die GuV-Ansicht zu verlassen.

Tag- und Kostengruppen-Zeilen werden Monaten auf derselben Grundlage zugeordnet wie die Kennzahlen und das nachstehende Zeitreihenchart (siehe Welchem Monat wird eine Ausgabe zugeordnet). Da alle drei übereinstimmen, lassen sich die monatlichen Beträge eines Tags mit den darunter liegenden Kostengesamtbeträgen abgleichen, und eine bezahlte Ausgabe wird nie einmal unter ihrem Tag in einem Monat und erneut als nicht getaggt in einem anderen Monat gezählt.

Nach Tags gefilterte Budgets. Ist ein Budget auf eine Menge von Tags beschränkt, erscheint jede Ausgabe unter dem Filter-Tag, das sie in das Budget gebracht hat, eine Zeile pro Tag. Eine Dokumentzeile mit mehreren Tags des Budgets wird auf diese aufgeteilt, nie doppelt gezählt, und Tags außerhalb des Filters des Budgets erhalten nichts. Im Bereich nach Projekt wird jedes Dokument genau wie in der Budget-Zusammenfassung seinem Projekt zugeordnet.

Filtern nach dem eigenen Tag einer Tag-Gruppe. Wird ein Budget nach einem Tag gefiltert, das denselben Namen wie seine Tag-Gruppe trägt (zum Beispiel das Tag Betriebskosten in der Tag-Gruppe Betriebskosten), zählt das Budget alle Tags dieser Gruppe, nicht nur dieses eine. Eine Ausgabe, die aus dieser Gruppe nur mit Verwaltung getaggt ist, wird einbezogen, sodass Sie ein Dokument nicht doppelt taggen müssen. Die Ausgabe erscheint in einer eigenen Zeile, Verwaltung, und die Budget-Zusammenfassung enthält sie ebenfalls. Groß- und Kleinschreibung sowie Leerzeichen im Namen spielen keine Rolle. Jedes andere Filter-Tag zählt nur sich selbst. Trägt ein Dokument das Tag der Gruppe am Dokument als Ganzes und ein Tag dieser Gruppe an einigen seiner Zeilen, zählen nur diese Zeilen, genauso wie wenn dasselbe Tag am Dokument und an einer Zeile steht.

Weicht die Anzeigewährung des Budgets von der Währung Ihrer Organisation ab, zeigen die Einnahmen- und Ausgabenbereiche nach Projekt in einem nach Tags gefilterten Budget ihre Beträge in dieser Anzeigewährung, wie die Kennzahlen darüber. Jedes Dokument wird zu seinem eigenen Datum umgerechnet: eine Rechnung zum Verkaufsdatum, ein Kostendokument zum Zugehörigen Monat oder, falls es keinen hat, zum Erstellungsdatum. Ein Budget, das in der Währung Ihrer Organisation angezeigt wird, braucht keine Umrechnung.

Budgets mit einem einzigen Projekt. Umfasst ein Budget genau ein Projekt, werden Ausgaben, die kein Dokument einem Projekt zuordnet, unter diesem Projekt angezeigt, wie in der Tabelle Nach Projekt der Zusammenfassung, statt unter Kein Projekt.

Ein Plan aus einem Schwesterbudget. Enthält ein aus Verträgen geplantes Budget den von Hand eingegebenen Plan eines Projekts, das in einem anderen Budget derselben Budgetgruppe geführt wird, erscheint dieser Plan in der GuV unter dem Tag, nach dem das andere Budget gefiltert ist, nicht unter Nicht getaggt. Ist das andere Budget nach mehreren Tags gefiltert, wird der Plan im selben Verhältnis wie die tatsächlichen Kosten des Projekts auf diesen Tags auf sie aufgeteilt; trägt noch keine seiner tatsächlichen Kosten eines davon, bleibt er unter Nicht getaggt.

Der Reiter GuV zeigt dieselben Zahlen wie die Budget-Zusammenfassung, aufgeteilt nach Tag und nach Projekt. Für jeden Zeitraum entsprechen die Gesamteinnahmen, die Gesamtkosten nach Tag und die Gesamtkosten nach Projekt jeweils den Einnahmen und Ausgaben der Zusammenfassung für diesen Zeitraum — die Einnahmen umfassen Bankeingänge und unbezahlte Rechnungen, nicht nur Rechnungszeilen, und die Kosten umfassen unbezahlte Kostendokumente. Ein Dokument mit mehreren Tags auf derselben Ebene wird auf diese aufgeteilt, statt unter jedem vollständig gezählt zu werden, sodass die Zeilen stets die Gesamtsumme ergeben und eine Detailansicht stets der geöffneten Zelle entspricht. Fremdwährungsbeträge werden genau wie in der Zusammenfassung in die Budgetwährung umgerechnet; fehlt ein Kurs, lässt die GuV diese Zahlen aus, statt Fremdwährungsbeträge so zu addieren, als wären sie in der Budgetwährung. Die Plan-Zeilen stammen aus dem eigenen Plan des Budgets — Vertragszahlungspläne oder die je Zeitraum eingetragenen Planbeträge — und stimmen daher mit dem in der Zusammenfassung gezeigten Plan überein.

Die Tabelle lesen

Über Plan. Eine tatsächliche Ausgabe, die höher ist als ihr Plan für den Zeitraum, wird rot angezeigt, mit einer kleinen Aufwärtstrend-Markierung vor dem Betrag. Fahren Sie mit der Maus über die Markierung, um Über Plan zu sehen. Die Markierung ist da, weil auch ein negativer Betrag rot ist, aus einem anderen Grund, sodass die Farbe allein nicht verraten würde, was Sie vor sich haben. Ein Zeitraum ohne Planwert wird nie markiert.
Unvollständige Monate. In einem Budget, das Mieterrückerstattungen mit Nebenkosten verrechnet, kann ein Monat die bereits an die Mieter berechnete Rückerstattung enthalten, während die Rechnung des Anbieters selbst noch nicht geladen ist. Die Rückerstattung übersteigt dann die für diesen Monat gebuchten Kosten, und der Nettobetrag sähe wie negative Kosten aus. Statt rot zu werden, behält der Betrag seine normale Farbe und trägt eine orangefarbene Markierung; fahren Sie mit der Maus darüber, um Mieterrückerstattungen gebucht, Rechnungen der Anbieter noch nicht geladen zu sehen. Ein solcher Monat wird nie als über Plan markiert. Eine Tag-Gruppe und die Gesamtsumme tragen die Markierung für einen Monat, wenn eine Zeile darunter sie trägt, und eine Jahresspalte, die einen solchen Monat enthält, weist darauf hin. In der Budget-Zusammenfassung werden diese Monate aus dem Vergleich von Plan und Ist ausgelassen, Plan und Ist gleichermaßen, und die Überschrift nennt sie: Unvollständige Monate, im Planvergleich nicht berücksichtigt.
Woher ein Plan stammt. Jeder Planbetrag in Kosten nach Tag ist eine Schaltfläche — unter einem Tag, unter einer Tag-Gruppe und unter der Gesamtsumme. Ein Klick öffnet ein Feld zum Plan: Der Planbetrag steht zuerst und ist hervorgehoben, daneben die tatsächlichen Kosten für denselben Zeitraum und der Anteil des Plans, den sie verbraucht haben. Darunter erklärt Woher dieser Plan stammt den Wert:
- bei einem Tag oder der Gesamtsumme die Planzeilen dahinter — Zahlungsplanzeilen von Verträgen und manuell eingegebene Planbeträge — und diese Zeilen ergeben zusammen den angeklickten Betrag. In einer Quartals- oder Jahresspalte sind es die Zeilen aller darin enthaltenen Monate;
- bei einer Tag-Gruppe der Plan jedes ihrer Tags, die zusammen den Plan der Gruppe ergeben. Klicken Sie auf einen Tag, um seine eigenen Planzeilen zu sehen.
Ein mit kein Plan markierter Zeitraum öffnet dasselbe Feld, das angibt, dass für diesen Zeitraum nichts geplant war. Jede Ausgabe in diesem Zeitraum ist Ausgabe ohne Plan und wird daher nicht als über Plan markiert. Hat ein Wert eine Aufschlüsselung der tatsächlichen Kosten, führt Sie ein Umschalter Plan / Ausgeführt oben dorthin.

Können die Planzeilen den Betrag nicht ergeben, sagt das Feld dies, statt Zeilen aufzulisten, die eine andere Zahl erklären. Das geschieht, wenn ein manuell eingegebener Plan keine Tags hat, nach denen er aufgeteilt werden kann, oder wenn ein Teil des Plans eines Tags aus einem Schwesterbudget stammt. In einer Monatsspalte bietet das Feld dann stattdessen den gesamten Plan für diesen Monat an.

Der Plan der Gesamtsumme ist der gesamte Plan des Budgets, einschließlich eines Plans, der nicht unter einem Tag eingegeben wurde, genauso wie die tatsächliche Gesamtsumme nicht getaggte Kosten enthält.

Ist eine Tag-Gruppe ausgewählt, enthält die Zeile Nicht getaggt den Teil des Plans, der unter keinem Tag dieser Gruppe eingegeben ist: Plan ganz ohne Tag und Plan, der nur in einer anderen Gruppe getaggt ist. Ein Tag, der nur in einer anderen Gruppe geplant ist, hat daher keine eigene Zeile in der Tabelle dieser Gruppe, weil sein Plan bereits in Nicht getaggt enthalten ist. So ergeben die Zeilen der Gruppe stets den gesamten Plan. Der geplante Betrag in der Zeile Nicht getaggt ist eine Zahl und keine Schaltfläche: Er öffnet kein Feld.
Kategoriennamen erscheinen nur einmal. Die Kurzbezeichnung eines Tags wird neben seinem Namen nur angezeigt, wenn sie etwas hinzufügt. Enthält der Name die Bezeichnung bereits, zum Beispiel 01 Technical maintenance mit der Bezeichnung Technical maintenance, wird nur der Name angezeigt.
Ganze Zahlen. Aktivieren Sie Ganze Zahlen oberhalb der Tabelle, um Beträge ohne Dezimalstellen auf die Einheit gerundet anzuzeigen. Die Einstellung ändert nur die Darstellung der Zahlen: Summen werden weiterhin aus den exakten Beträgen berechnet, sodass eine gerundete Summe um eins von der Summe ihrer gerundeten Zeilen abweichen kann. Zeilen mit Kosten pro m² behalten ihre Dezimalstellen. Flowtly merkt sich die Einstellung in Ihrem Browser, sie ändert die Ansicht also für niemanden sonst.

Filtern und sortieren

Verwenden Sie die Spaltenüberschriften, um Zeilen nach Name oder Betrag zu sortieren. Wenn Ihre Organisation viele Tags verwendet, ermöglicht das Suchfeld oberhalb der Tabelle die Filterung nach Stichwörtern.

Die Transaktion hinter einer Personenkosten-Zeile öffnen

Auf dem Reiter P&L by Person öffnet die Auswahl einer Person ein Feld, das ihre Zeilen direkter Kosten auflistet. Eine Zeile, die aus einer Banktransaktion stammt, trägt ein Geldbeutel-Symbol, Begleichende Transaktion öffnen, das die Seite dieser Transaktion öffnet. Eine Zeile, die aus einer Rechnung oder einem anderen Dokument stammt, trägt keines: dahinter steht keine einzelne Transaktion, die man öffnen könnte.

Jede solche Zeile bietet das Symbol an. Ein Klick darauf lädt genau diese eine Transaktion und öffnet sie dann, weshalb das Symbol für diesen Moment ausgegraut ist und die Transaktion im selben Tab geöffnet wird, nicht in einem neuen.

Das Symbol erscheint nur dort, wo Ihre Berechtigungen die Seite der Transaktion zulassen — die weniger Personen offensteht als das Feld selbst. Wo sie es nicht tun, zeigt die Zeile weiterhin Bezeichnung und Betrag; es fehlt nur der Weg zur Transaktion.

Ausstehend vs. erhalten — Details

Im Diagrammbereich gibt es einen Umschalter zwischen zwei Perspektiven:

Erhalten / bezahlt — nur bestätigte Transaktionen (als bezahlt markierte Rechnungen, bereits abgerechnete Banktransaktionen).
Ausstehend — gebuchte, aber noch nicht abgerechnete Transaktionen (genehmigte Rechnungen mit ausstehender Zahlung, noch nicht fällige geplante Kosten).

Das Umschalten zwischen den beiden Ansichten ermöglicht einen Stresstest des Budgets: Würde das Saldo noch positiv bleiben, wenn alle ausstehenden Beträge gleichzeitig fällig würden?

Diese Unterscheidung beschreibt ausschließlich den Abrechnungsstatus. Sie ändert nicht, welchem Monat ein Betrag zugehört — eine Ausgabe liegt im Monat, auf den sich ihr Dokument bezieht, sowohl vor als auch nach der Bezahlung, und die Abrechnung verschiebt sie von „ausstehend" zu „erhalten", ohne sie zwischen Monaten zu verschieben.

Die Karte Ausstehend vs eingegangen nennt den Zeitraum, den sie summiert. Auf der Budgetseite zählt die Karte das gesamte gewählte Jahr, ihre Zeilen lauten daher zum Beispiel „AUSGABEN 2026“ und „EINNAHMEN 2026“, und eine später in diesem Jahr datierte Ausgabe ist enthalten. Deshalb kann sie mehr zeigen als eine Kopfkarte, die bei den bereits vergangenen Zeiträumen endet. In der Monatsaufschlüsselung deckt derselbe Abschnitt diesen Monat ab und lautet „AUSGABEN IM MONAT“ und „EINNAHMEN IM MONAT“.

Nach Projekt zeigt in der Monatsaufschlüsselung exakte Beträge, wobei jeder Betrag seine Währung nennt, sodass sie mit dem Rest der Aufschlüsselung übereinstimmen. Auf dem Smartphone steht der Name jedes Projekts über seinen Beträgen.

In einem Budget, das Projekte umfasst, zählt eine unbezahlte Verkaufsrechnung als ausstehende Einnahme, wenn ihre Zeile einem der Projekte des Budgets zugeordnet ist. Eine Zeile ohne Projekt zählt zum Projekt des Vertrags, unter dem die Rechnung ausgestellt wurde, sodass eine Rechnung, die ohne Projekte auf ihren Zeilen ausgestellt wurde, dennoch beim Projekt dieses Vertrags erscheint. Eine Zeile, die ein Projekt nennt, behält es, was auch immer der Vertrag sagt.

Dieselbe Regel gilt, wenn die Einnahmen des Budgets nach Tags gefiltert sind: Eine getaggte Verkaufsrechnungszeile ohne Projekt zählt zum Projekt ihres Vertrags, bezahlt oder nicht. Eine getaggte Zeile, die keines der Projekte des Budgets erreicht — kein eigenes Projekt, keine Projektaufteilung und kein Vertrag auf einem der Projekte des Budgets — wird aus den Einnahmen ausgelassen. Bleiben dadurch die Einnahmen leer, sagt die GuV das: Der Hinweis, der den leeren Einnahmenbereich erklärt, nennt, wie viele getaggte Zeilen ausgelassen wurden und warum. Setzen Sie das Projekt der Zeile oder stellen Sie die Rechnung unter einem Vertrag auf einem der Projekte des Budgets aus, dann wird sie berücksichtigt; ein neues Tag hilft nicht.

Wie sich die Kosten auf der Karte zusammensetzen

Auf der Budgetseite ist die Ausgabenzeile der Karte Ausstehend vs eingegangen mit „Belege + Teamkosten" gekennzeichnet. Ihr Betrag sind die gesamten Kosten des Budgets für den Zeitraum: Kostenbelege zusammen mit den Teamkosten, den Kosten der Arbeit von Personen aus erfassten Stunden oder Zuteilungen. Die Zeile darunter, „Bis heute, ohne künftige und unvollständige Monate", gibt den bisher gezählten Teil dieser Kosten an, den Ausschnitt, den die Kennzahlen oben verwenden. Der Balken sowie die Beträge Bezahlt und Offen darunter zählen nur Kostenbelege.

Wo das Budget Kosten verfolgt, endet die Karte mit einem Block mit der Überschrift „So setzen sich die Kosten zusammen", gefolgt vom Zeitraum. Er listet Belege (bezahlt + offen), dann Teamkosten und In Einnahmen verschobene Nettogutschrift oder Rundung, wenn sie nicht null sind, und endet mit Kosten. Ergibt die Summe der Monate oder die Tabelle Nach Projekt eine andere Gesamtsumme, nennt eine Zeile Summe der Monate oder Tabelle Nach Projekt diese Summe, mit der Differenz in Klammern. Der Block nennt die Größe jeder Differenz; eine Ursache nennt er nicht.

In der Detailansicht eines Monats werden die Zahlen auf dieselbe Weise erklärt:

Die Prozentangabe gegenüber dem Plan nennt ihre Grundlage. Neben dem Prozentwert bei den Kosten und Einnahmen des Monats folgt auf den Betrag über oder unter dem Plan „gegenüber Plan".
Bezahlt und offen im Kostenbereich. Über den Zeilen des Abschnitts Ausgaben nennen die Filter-Chips Bezahlt und Offen jeweils die Summe. Ein Klick auf einen Chip listet nur diese Belege, und die Summe unter der Liste wird zu ihrer Summe; ein erneuter Klick listet alle Zeilen. Der Einnahmenbereich bietet Erhalten und Ausstehend auf dieselbe Weise.
Teamkosten getrennt. Teamkosten sind in keinem der Chips enthalten. Hat der Monat welche, stehen „Teamkosten" und ihre Summe neben den Chips.
Vorzeichen gehen auf. Im Kostenbereich steht ein Kostenbetrag mit Minus und eine Gutschrift mit Plus, sodass ein Abschnitt mit beiden auf dem Bildschirm aufgeht.
Umgerechnete Beträge. Wurden Zeilen aus einer anderen Währung umgerechnet, listet „Umgerechnet aus" unter der Summe den ursprünglichen Betrag je Währung neben dem Wert, mit dem er in der Budgetwährung zählt, und „Übrige Positionen" nennt den Rest.
Nur Belege in der Monatskarte. Der Abschnitt Ausstehend vs eingegangen des Monats ist mit „nur Belege" gekennzeichnet: Teamkosten stehen im Abschnitt Ausgaben, nicht dort.
Die eigenen Zeilen eines Projekts. In der Tabelle Nach Projekt des Monats öffnet ein Klick auf den Namen eines Projekts mit Kosten die Kostenzeilen dieses Projekts für den Monat. Ergeben die aufgelisteten Zeilen nicht den Betrag, nennt ein Hinweis den Grund, zum Beispiel „Ein Teil dieses Betrags sind erfasste Zeiten oder Gehälter ohne auflistbare Position."

Zeitreihenchart

Das Balkendiagramm zeigt einen Balken pro Kalendermonat. Jeder Balken stellt die tatsächlich erfassten Einnahmen oder Ausgaben des jeweiligen Monats dar.

Welchem Monat wird eine Ausgabe zugeordnet

Eine Ausgabe wird dem Monat zugeordnet, auf den sich ihr Dokument bezieht — dem Zugehörigen Monat, der im Transaktionsanhang hinterlegt ist. Dies gilt unabhängig davon, ob das Dokument bezahlt wurde, sodass eine Ausgabe nach der Abrechnung im selben Monat verbleibt.

Es gibt zwei Ausnahmen:

Kein zugehöriger Monat im Dokument. Flowtly greift auf das Zahlungsdatum zurück und zählt die Ausgabe im Monat, in dem die Zahlung erfasst wurde.
Ein Bezugszeitraum, der mehrere Monate umfasst. Der Betrag wird anteilig über diesen Zeitraum verteilt, anstatt einem einzigen Monat zugeordnet zu werden.

Da die Zuordnung dem Dokument und nicht dem Bankkonto folgt, zieht die Abarbeitung eines Rückstands älterer Rechnungen in einem Monat keine Jahreskosten in diesen Monat. Jedes Dokument verbleibt in dem Monat, auf den es sich bezieht, sodass die Form des Diagramms widerspiegelt, wann die Arbeit oder Lieferung stattgefunden hat, und nicht wann das Konto ausgeglichen wurde. Ein Monat kann daher Kosten tragen, obwohl in diesem Monat keine Zahlung das Konto verlassen hat, und ein Monat mit vielen Zahlungsausgängen kann nur geringe eigene Kosten aufweisen.

Die monatliche Zuordnung ändert nur, wie eine Gesamtsumme verteilt wird, nie die Gesamtsumme selbst. Periodensummen, der Saldo und der am geplanten Budget gemessene Verbrauch zählen dasselbe Geld unabhängig davon, wann es bezahlt wurde.

Für Einnahmen gilt die entsprechende Regel: Eine Rechnung wird im Verkaufsmonat erfasst, nicht in dem Monat, in dem die Kundenzahlung eingegangen ist.

Eine Korrektur eines eingefrorenen Monats

Ein Administrator kann die Monate einfrieren, die an den Steuerberater gegangen sind, unter „Eingefrorene Budgetmonate“ in "Einstellungen" → "Erweitert" → "Budgets". Die Projektaufteilung eines eingefrorenen Monats kann sich nicht mehr ändern, daher wird ein später Aufwand oder eine spätere Änderung für diesen Monat als Korrektur gebucht: ein Beleg, dessen Zugehöriger Monat ein offener Monat ist und dessen Feld „Korrigiert Monat“ den eingefrorenen Monat nennt. Dieses Feld erscheint im Bereich eines Belegs, sobald die Organisation einen Monat eingefroren hat. Die Korrektur zählt in ihrem offenen Monat, und ihre Zeile in einer Detailansicht lautet „Korrektur von <Monat>“.

Bei einem Budget, das Projekte umfasst, zählt eine Korrektur in ihren eigenen Projektzeilen mit deren Vorzeichen, unabhängig davon, ob sie bezahlt wurde:

Eine negative Zeile ist weniger Ausgabe. Sie nimmt Kosten von diesem Projekt weg und ist nie Einnahme.
Eine Erstattung auf eine Korrektur ist keine Einnahme. Die negativen Zeilen der Korrektur nehmen den Betrag bereits von den Ausgaben ab, daher wird die Erstattung einmal gezählt, als geringere Ausgabe.
Die ganze Korrektur zählt sofort. Eine unbezahlte oder teilweise bezahlte Korrektur zählt in voller Höhe als erhaltene Kosten, in den Kennzahlen und in der Kostentabelle. Sie ist nie ausstehend, und ihre Zahlung skaliert sie nicht herunter.

Zwei Fälle lesen sich anders:

Eine Erstattung auf eine Zahlung mit eigener Zuordnung. Ist die Zahlung selbst einem Projekt, einem Auftragnehmer oder einem Budget zugeordnet, liest die Kostentabelle sie als Zahlung. Sie erscheint dann in dieser Tabelle als Einnahme und in den Kennzahlen als geringere Ausgabe.
Ein nach Tags gefiltertes Budget. Ein solches Budget liest nur, was seine Tags trägt. Eine Korrektur ohne eines davon wird aus seinen Ausgaben ausgelassen, und eine Erstattung auf diese Korrektur wird aus seinen Einnahmen ausgelassen, bis die Korrektur mit Tags versehen ist.

Plan und Ist desselben Monats können abweichen

Das Monatsdiagramm zeigt für jeden Monat zwei Werte — was geplant war und was tatsächlich geschah — und die beiden werden bewusst nach unterschiedlichen Daten gezählt:

Wert	Gezählt nach
Plan	dem Datum der Zahlungsplanzeile des Vertrags; bei einem manuell eingegebenen Plan dem von Ihnen angegebenen Zeitraum
Ist	dem zugehörigen Monat des Dokuments, wie oben beschrieben

Ein Planwert und ein Istwert für denselben Kalendermonat dürfen daher voneinander abweichen, und ein Unterschied zwischen ihnen ist für sich genommen kein Fehler. Eine große Rechnung kann im Juni stehen, weil Juni ihr zugehöriger Monat ist, während der Plan für Juni aus einer im Juni datierten Zahlungsplanzeile für etwas ganz anderes stammt. Beides sind richtige Antworten auf zwei verschiedene Fragen.

Geändert hat sich, dass die Ansicht nun angibt, welche Frage sie beantwortet hat. Klicken Sie auf einen Monatsbalken, eine Zeile der Aufschlüsselung nach Projekt oder die Prognosekachel, und es öffnet sich ein Feld, das die Grundlage nennt, bevor es etwas auflistet, und dann die einzelnen Zeilen hinter dem angeklickten Wert auflistet. Diese Zeilen ergeben zusammen diesen Wert — und falls nicht, sagt Ihnen das Feld dies, statt Sie selbst nachrechnen zu lassen.

Zwei Fälle nennt das Feld ausdrücklich, statt eine leere Liste zu zeigen:

Ein Wert, der sich nicht aufschlüsseln lässt. Ein Vertragseinbehalt oder ein Pauschalbetrag, der einem Zeitraum statt einer datierten Zeile zugebucht ist, hat keine Zeilen, die sich zeigen ließen, und das Feld erklärt dies, statt nichts anzuzeigen. Die Prognose ist ein Wert derselben Art: Sie ist eine Hochrechnung, keine Summe von Dokumenten.
Ein mit anderen Projekten geteiltes Dokument. Das Feld zeigt den Anteil dieses Budgets als Prozentsatz zusammen mit beiden Beträgen — dem hier gezählten Teil und dem vollen Wert des Dokuments —, denn ein vollständig diesem Budget zugeordnetes Dokument und ein nie aufgeteiltes Dokument ergeben dieselbe Zahl, aber unterschiedliche Tatsachen.

Ein Auftragnehmer, der auch Zeit erfasst, wird einmal gezählt

Umfasst ein Budget Mitarbeiterkosten, ist die erfasste Arbeitszeit einer Person bereits eine Ausgabe des Projekts, auf dem sie erfasst wurde. Stellt dieselbe Person diese Arbeit außerdem in Rechnung — ein Auftragnehmer, dem eine Rechnung zugeordnet ist —, würde das Budget die Arbeit sonst doppelt zählen: einmal als erfasste Zeit und einmal als Rechnung.

Daher wird eine einer Person zugeordnete Rechnung aus den Kosten des Budgets auf einem Projekt ausgelassen, auf dem die erfasste Zeit dieser Person bewertet wird, aber nur bis zur Höhe der Kosten dieser erfassten Zeit. Die erfasste Zeit bleibt; der Teil der Rechnung, der sie doppelt, nicht, und jeder darüber liegende Betrag bleibt als Kosten bestehen. Eine Rechnung über 100.000 neben 1 Stunde bewerteter Zeit zu 100 senkt die Projektkosten daher um 100, nicht um 100.000. Die Kennzahl Ausgaben, die GuV nach Tags, die Aufschlüsselung nach Projekt, das Monatsfeld und die Liste der Aktivitätszeilen lassen alle denselben Teil aus und stimmen daher weiterhin miteinander überein.

Nur auf dem Projekt, auf dem die Zeit erfasst wurde. Auf einem anderen Projekt erfasste Zeit deckt hier keine Rechnung ab.
Nur für Personen, deren Zeit bewertet wird. Ein Subunternehmer, der pauschal bezahlt wird und keine Zeit erfasst, behält die Rechnung als Kosten.
Nur für Arbeit. Fahrzeug-, Ausrüstungs- oder Nebenleistungskosten, die der Person zugeordnet sind, sind nicht das, was ihre erfasste Zeit kostet, und bleiben bestehen.
Nur wenn das Budget Mitarbeiterkosten umfasst. Ohne sie ist die Rechnung der einzige Nachweis der Arbeit und wird gezählt.
Auf die Rechnungen einer Person verteilt. Die erfasste Zeit wird den Rechnungen der Person auf dem Projekt in Datumsreihenfolge zugeteilt, anhand des zugehörigen Monats der Rechnung oder ihres Erstellungsdatums, falls sie keinen hat, und dann in der Reihenfolge, in der die Rechnungen erstellt wurden. Jede Rechnung nimmt, was von der erfassten Zeit übrig ist, sodass zwei Rechnungen über je 50.000 neben 50.000 bewerteter Zeit insgesamt 50.000 auslassen, nicht 100.000. Rechnungen ohne Datum kommen zuletzt.
Anteilig. Ist nur ein Teil einer Rechnung der Person zugeordnet, wird nur dieser Teil ausgelassen.
Über den gesamten Zeitraum des Budgets. Die Rechnung wird mit der erfassten Zeit der Person über die Daten des Budgets (oder den gewählten Bereich bei einem Budget ohne Daten) verglichen, sodass der gedeckte Teil auch in einem Monat ausgelassen bleibt, in dem die Person zufällig nichts erfasst hat. Eine Rechnung, die vor dem Zeitraum des Budgets datiert ist, kann erfasste Zeit zuerst verbrauchen, sodass eine Rechnung innerhalb des Zeitraums mehr ihrer Kosten behalten kann, als Sie erwarten.

Rechnung und erfasste Zeit stimmen selten genau überein, und das ist auch nicht zu erwarten: Ein Auftragnehmer kann noch nicht erfasste Arbeit in Rechnung stellen oder Arbeit erfassen, die noch nicht in Rechnung gestellt wurde. Die Differenz ist eine Information darüber, welchen der beiden Werte Sie prüfen sollten, kein Fehler in der einen oder anderen Richtung.

Wie ein abgeleiteter Wert berechnet wird

Einige Kacheln der Budget-Zusammenfassung zeigen einen Wert, der berechnet statt addiert wird: die Anzeige Ausgaben vs. Anfangsbudget und die prognostizierten Kacheln für Ausgaben, Einnahmen und Ergebnis. Jede trägt neben ihrer Bezeichnung eine kleine ?-Schaltfläche. Ein Klick zeigt, wie dieser Wert berechnet wird, in drei Teilen: was der Wert ist, woraus er berechnet wird — mit den eigenen Beträgen und Daten der Kachel — und was er nicht enthält.

Ausgaben vs. Anfangsbudget. Die tatsächlichen Kosten des gewählten Zeitraums geteilt durch das gesamte Anfangsbudget der verknüpften Projekte. Das Anfangsbudget hat keine Daten, sodass bei einem mehrjährigen Projekt ein niedriger Prozentsatz nicht bedeutet, dass wenig ausgegeben wurde: Kosten aus der Zeit vor dem gewählten Zeitraum werden nicht gezählt. Um den Verbrauch seit Projektbeginn zu sehen, wählen Sie einen Benutzerdefinierten Zeitraum, der zu dessen Beginn startet. Um das Tempo der Ausgaben zu beurteilen, verwenden Sie stattdessen Ausgaben vs. Plan.

Prognostizierte Ausgaben, Einnahmen und Ergebnis. Die tatsächlichen Werte der abgeschlossenen Monate, zuzüglich des bis zum Ende des angezeigten Zeitraums fortgeschriebenen Trends dieser Monate. Die Spanne unter dem Wert ist das Intervall, in das das Ergebnis mit 80 % Wahrscheinlichkeit fällt, wenn dieser Trend anhält. Stammt der Plan des Budgets aus Verträgen und reichen deren Zahlungspläne bis zum Ende des angezeigten Zeitraums, enden die prognostizierten Ausgaben und Einnahmen bei dem, was diese Pläne noch zu zahlen haben: Würde der Trend darüber hinausgehen, werden der Wert und seine Spanne darauf gesenkt. In jedem anderen Fall — ein manuell eingegebener Plan oder ein Vertrag, dessen Zahlungsplan vor dem Ende des Zeitraums endet oder gar keinen hat — folgt die Prognose nur dem Trend. Der Plan hebt eine Prognose nie an, sodass eine große später geplante Zahlung sie nicht nach oben verschiebt.

Werte aktualisieren

Budgetwerte werden zur Leistungsoptimierung zwischengespeichert. In den meisten Fällen wird der Cache automatisch aktualisiert, wenn neue Transaktionen eingehen. Wenn Sie eine sofortige Neuberechnung erzwingen möchten — etwa nach einem Massenimport von Transaktionen — klicken Sie auf das Aktualisieren-Symbol in der oberen rechten Ecke des Reiters Budget-Zusammenfassung. Dadurch wird der Cache für dieses Budget geleert und alle Werte werden von Grund auf neu berechnet.

Anwendungsbeispiele

Ein Projektmanager öffnet das Budget eines Kundenprojekts Mitte des Quartals, um zu prüfen, ob das Saldo nach den zuletzt bezahlten Rechnungen noch positiv ist.
Ein Finanzcontroller nutzt die Tag-Aufschlüsselung, um sicherzustellen, dass die Büromiete korrekt mit 40 % diesem Abteilungsbudget zugeordnet wird und nicht vollständig angerechnet wird.
Ein Buchhalter begleicht ein Jahr ausstehender Lieferantenrechnungen in einem einzigen Zahlungslauf, überprüft dann das Monatsdiagramm und stellt fest, dass jede Rechnung weiterhin in dem Monat ausgewiesen ist, auf den sie sich bezieht, anstatt als einzelner Ausschlag im Zahlungsmonat zu erscheinen.
Ein Controller, der die Ausgaben Monat für Monat vergleicht, setzt den zugehörigen Monat auf jedem eingehenden Dokument, damit die Kosten den zugehörigen Perioden entsprechen, unabhängig davon, wann der Lieferant tatsächlich bezahlt wird.
Ein Controller erfasst die späte Erstattung eines Lieferanten für einen eingefrorenen Monat als Korrektur im offenen Monat und sieht die Ausgaben in diesem Monat sinken, ohne dass Einnahmen hinzukommen.