Budget-GuV und Prognose

Jedes Budget in Flowtly enthält eine GuV-Ansicht, die Einnahmen, Ausgaben und Saldo an einem Ort zusammenführt. Dieser Artikel erklärt, wie Sie diese Ansicht öffnen und was die einzelnen Werte bedeuten.

Die GuV-Ansicht öffnen

1. Navigieren Sie im Hauptmenü zu Budgets.
2. Klicken Sie auf die Kachel des Budgets, das Sie analysieren möchten.
3. Wählen Sie den Reiter Budget-Zusammenfassung (dieser ist beim Öffnen eines Budgets standardmäßig aktiv).

Die Ansicht ist in einen KPI-Bereich oben, ein Diagramm darunter sowie eine Aufschlüsselungstabelle gegliedert.

Wichtigste KPIs

Im oberen Bereich der GuV-Ansicht werden drei Kennzahlen für den aktuellen Zeitraum angezeigt:

Kennzahl	Was sie zeigt
Einnahmen	Gesamte dem Budget zugeordnete Erlöse im aktuellen Zeitraum (z. B. bezahlte Kundenrechnungen, die mit dem Budget verknüpft sind).
Ausgaben	Gesamte dem Budget belasteten Kosten im aktuellen Zeitraum.
Saldo	Einnahmen minus Ausgaben. Ein positives Saldo bedeutet einen Überschuss; ein negatives Saldo weist auf eine Budgetüberschreitung hin.

Ausstehend vs. erhalten: Sowohl bei Einnahmen als auch bei Ausgaben unterscheidet Flowtly bereits eingegangene oder bezahlte Beträge von solchen, die noch geplant sind oder auf Abrechnung warten. So sehen Sie auf einen Blick, welche Zahlungsströme gesichert und welche noch erwartet werden. Ausstehende Beträge werden optisch dezenter dargestellt, sodass Sie stets wissen, was bestätigt ist und was noch offen ist.

GuV nach Tags und Kostengruppen

Unterhalb der Kennzahlen zeigt die Aufschlüsselungstabelle alle Tags und Kostengruppen, die den Transaktionen in diesem Budget zugewiesen wurden. Jede Zeile enthält:

• Tag- / Kostengruppename — die bei der Kategorisierung der Transaktion verwendete Bezeichnung.
• Zugeteilter Betrag — der Anteil der geteilten Kosten, der speziell diesem Budget zugewiesen ist. Wenn eine Transaktion auf mehrere Projekte oder Budgets verteilt wird, zählt hier nur der zugeteilte Anteil.

Diese Ansicht ist besonders nützlich, wenn Gemeinkosten (Lohnsteuern, Büromiete, Softwarelizenzen) auf mehrere Budgets aufgeteilt werden. Sie können überprüfen, ob das Budget den richtigen Kostenanteil trägt, und Abweichungen erkennen, ohne die GuV-Ansicht zu verlassen.

Tag- und Kostengruppen-Zeilen werden Monaten auf derselben Grundlage zugeordnet wie die Kennzahlen und das nachstehende Zeitreihenchart (siehe Welchem Monat wird eine Ausgabe zugeordnet). Da alle drei übereinstimmen, lassen sich die monatlichen Beträge eines Tags mit den darunter liegenden Kostengesamtbeträgen abgleichen, und eine bezahlte Ausgabe wird nie einmal unter ihrem Tag in einem Monat und erneut als nicht getaggt in einem anderen Monat gezählt.

Filtern und sortieren

Verwenden Sie die Spaltenüberschriften, um Zeilen nach Name oder Betrag zu sortieren. Wenn Ihre Organisation viele Tags verwendet, ermöglicht das Suchfeld oberhalb der Tabelle die Filterung nach Stichwörtern.

Ausstehend vs. erhalten — Details

Im Diagrammbereich gibt es einen Umschalter zwischen zwei Perspektiven:

• Erhalten / bezahlt — nur bestätigte Transaktionen (als bezahlt markierte Rechnungen, bereits abgerechnete Banktransaktionen).
• Ausstehend — gebuchte, aber noch nicht abgerechnete Transaktionen (genehmigte Rechnungen mit ausstehender Zahlung, noch nicht fällige geplante Kosten).

Das Umschalten zwischen den beiden Ansichten ermöglicht einen Stresstest des Budgets: Würde das Saldo noch positiv bleiben, wenn alle ausstehenden Beträge gleichzeitig fällig würden?

Diese Unterscheidung beschreibt ausschließlich den Abrechnungsstatus. Sie ändert nicht, welchem Monat ein Betrag zugehört — eine Ausgabe liegt im Monat, auf den sich ihr Dokument bezieht, sowohl vor als auch nach der Bezahlung, und die Abrechnung verschiebt sie von „ausstehend" zu „erhalten", ohne sie zwischen Monaten zu verschieben.

Zeitreihenchart

Das Balkendiagramm zeigt einen Balken pro Kalendermonat. Jeder Balken stellt die tatsächlich erfassten Einnahmen oder Ausgaben des jeweiligen Monats dar.

Welchem Monat wird eine Ausgabe zugeordnet

Eine Ausgabe wird dem Monat zugeordnet, auf den sich ihr Dokument bezieht — dem Zugehörigen Monat, der im Transaktionsanhang hinterlegt ist. Dies gilt unabhängig davon, ob das Dokument bezahlt wurde, sodass eine Ausgabe nach der Abrechnung im selben Monat verbleibt.

Es gibt zwei Ausnahmen:

• Kein zugehöriger Monat im Dokument. Flowtly greift auf das Zahlungsdatum zurück und zählt die Ausgabe im Monat, in dem die Zahlung erfasst wurde.
• Ein Bezugszeitraum, der mehrere Monate umfasst. Der Betrag wird anteilig über diesen Zeitraum verteilt, anstatt einem einzigen Monat zugeordnet zu werden.

Da die Zuordnung dem Dokument und nicht dem Bankkonto folgt, zieht die Abarbeitung eines Rückstands älterer Rechnungen in einem Monat keine Jahreskosten in diesen Monat. Jedes Dokument verbleibt in dem Monat, auf den es sich bezieht, sodass die Form des Diagramms widerspiegelt, wann die Arbeit oder Lieferung stattgefunden hat, und nicht wann das Konto ausgeglichen wurde. Ein Monat kann daher Kosten tragen, obwohl in diesem Monat keine Zahlung das Konto verlassen hat, und ein Monat mit vielen Zahlungsausgängen kann nur geringe eigene Kosten aufweisen.

Die monatliche Zuordnung ändert nur, wie eine Gesamtsumme verteilt wird, nie die Gesamtsumme selbst. Periodensummen, der Saldo und der am geplanten Budget gemessene Verbrauch zählen dasselbe Geld unabhängig davon, wann es bezahlt wurde.

Für Einnahmen gilt die entsprechende Regel: Eine Rechnung wird im Verkaufsmonat erfasst, nicht in dem Monat, in dem die Kundenzahlung eingegangen ist.

Werte aktualisieren

Budgetwerte werden zur Leistungsoptimierung zwischengespeichert. In den meisten Fällen wird der Cache automatisch aktualisiert, wenn neue Transaktionen eingehen. Wenn Sie eine sofortige Neuberechnung erzwingen möchten — etwa nach einem Massenimport von Transaktionen — klicken Sie auf das Aktualisieren-Symbol in der oberen rechten Ecke des Reiters Budget-Zusammenfassung. Dadurch wird der Cache für dieses Budget geleert und alle Werte werden von Grund auf neu berechnet.

Anwendungsbeispiele

• Ein Projektmanager öffnet das Budget eines Kundenprojekts Mitte des Quartals, um zu prüfen, ob das Saldo nach den zuletzt bezahlten Rechnungen noch positiv ist.
• Ein Finanzcontroller nutzt die Tag-Aufschlüsselung, um sicherzustellen, dass die Büromiete korrekt mit 40 % diesem Abteilungsbudget zugeordnet wird und nicht vollständig angerechnet wird.
• Ein Buchhalter begleicht ein Jahr ausstehender Lieferantenrechnungen in einem einzigen Zahlungslauf, überprüft dann das Monatsdiagramm und stellt fest, dass jede Rechnung weiterhin in dem Monat ausgewiesen ist, auf den sie sich bezieht, anstatt als einzelner Ausschlag im Zahlungsmonat zu erscheinen.
• Ein Controller, der die Ausgaben Monat für Monat vergleicht, setzt den zugehörigen Monat auf jedem eingehenden Dokument, damit die Kosten den zugehörigen Perioden entsprechen, unabhängig davon, wann der Lieferant tatsächlich bezahlt wird.