Seit wir Flowtly nutzen, können wir bequem unsere Abläufe überwachen.
Ergebnis: Ressourcen und ihre Nutzung sind jetzt organisationsweit leicht zu überwachen.
Buchen Sie Arbeitsplätze, Räume und Geräte ohne Doppelbuchungen
Personen reservieren eine Ressource ab einem Datum, für einen Zeitraum oder dauerhaft, und eine überschneidende Buchung wird abgelehnt. Jedes Asset zeigt, wer oder welches Projekt es belegt, und bei vermieteten Flächen gelten die Abrechnungssätze der gebuchten Einheit automatisch für das Projekt. Die Ressourcenreservierung ist Teil des Enterprise-Tarifs.
So funktioniert es
Ressourcen anlegen
Fügen Sie Schreibtische, Räume, Parkplätze und Geräte hinzu.
Buchen
Personen buchen für Minuten, Stunden oder Tage, im Browser oder auf dem Telefon.
Doppelbuchungen vermeiden
Eine Buchung, die sich mit einer bestehenden überschneidet, wird abgelehnt, und die Liste zeigt, wer was hat.
So funktioniert es in Flowtly
Screenshots des laufenden Produkts, aufgenommen in Demo-Organisationen mit Beispieldaten. Wählen Sie einen Screenshot, um ihn in voller Größe zu öffnen. Einige dieser Screens zeigen die polnische Oberfläche.
1Reservieren Sie eine Ressource für ein Projekt ab einem Startdatum; das Enddatum ist optional. 
2Die Reservierungen des Projekts zeigen eine dauerhafte Buchung, bei der die Abrechnungssätze automatisch aus der Ressource und den Buchungsdaten übernommen werden. 
3Eine gebuchte Einheit ohne eigene Sätze wird zu den Sätzen des Projekts abgerechnet, Kategorie für Kategorie: hier Miete, Nebenkosten und Versorgung, noch ohne Preis. 
Selbstbedienung, von jedem Gerät
Mitarbeitende buchen oder stornieren eine Ressource selbst im Kalender, im Browser oder in der installierten Workspace-App, ohne einen Office Manager zu fragen.
Flexibilität der Konfiguration
Ihre Ressourcen können entsprechend Ihren Bedürfnissen konfiguriert werden.
Geräte unter Kontrolle
Wenn Ihr Unternehmen Computergeräte besitzt, die von Ihren Mitarbeitenden genutzt werden, ermöglicht Ihnen das Ressourcenbuchungssystem, diese Geräte unter Kontrolle zu halten: Seriennummer, Garantie und Kaufdokument.
Dauerhafte oder datierte Buchungen
Reservieren Sie eine Ressource ab einem Startdatum, mit oder ohne Enddatum. Ein fester Arbeitsplatz bleibt zugewiesen, bis jemand ihn storniert oder neu zuweist.
Wer was hat, auf einen Blick
Die Asset-Liste nennt für jede Ressource die Person oder das Projekt, das sie hält, sogar einen langfristig ausgegebenen Laptop, der nicht buchbar ist. Ein fester Schreibtisch bleibt zugewiesen, bis jemand die Zuweisung storniert oder neu vergibt, und eine überschneidende Buchung wird abgelehnt.
Sicherheits- und Reinigungsrunden, überprüft
Ein Scan des QR-Codes am Asset erfasst den Besuch; die Ansicht Servicerunden zeigt, ob die Runde pünktlich war. Legen Sie einen Dreischicht-Rundgang um 06:00, 14:00 und 22:00 Uhr mit 30 Minuten Toleranz fest, und jede Runde erscheint als erledigt, verspätet, teilweise oder versäumt.
Abrechnungssätze, die der Buchung folgen
Wenn ein Projekt eine vermietete Einheit bucht, gelten die Abrechnungssätze der Einheit, etwa Miete, Nebenkosten und Versorgungskosten, automatisch für die gebuchten Daten, und der Zählerverbrauch gebuchter Assets kann auf die Kundenrechnung gesetzt werden, eine Zeile pro Zähler.
Ressourcenbuchung
- Räume, Fahrzeuge, Arbeitsplätze oder Equipment buchen
- Self-Service-Buchungen im Kalender
- Doppelbuchungen und Konflikte vermeiden
- Nutzungshistorie und Zuordnungen nachverfolgen
- Asset-Zähler und nutzungsbasiertes Wartungs-Tracking
- Immobilien- und RaumbuchungVerwalten Sie Reservierungen und Auslastung über Immobilien und Räume hinweg, sehen Sie Verfügbarkeit auf einen Blick und vermeiden Sie Doppelbuchungen.Anleitung lesen
- Vermögens- und AusrüstungsverfolgungVerfolgen Sie physische und operative Assets mit Zählern und Ablesungen, damit Wartung und Lebenszykluskosten unter Kontrolle bleiben.Anleitung lesen
- QR-Codes für Assets zum Scannen und HandelnDrucken Sie für jedes Asset einen gebrandeten QR-Code, damit jede Person vor Ort mit einem Scan ein Problem melden oder einen Sicherheitsrundgang oder eine Reinigung erfassen kann. Meldungen können öffentlich oder nur nach Anmeldung möglich sein, und jeder Scan ist genau diesem Asset zugeordnet.Anleitung lesen
- Wer welche Ressource hatDie Asset-Liste nennt für jede Ressource die Person oder das Projekt, das sie hält, auch langfristig ausgegebene Geräte, die nicht buchbar sind. Unbefristete Zuweisungen laufen nicht von selbst ab, und eine Buchung, die sich mit einer bestehenden überschneidet, wird abgelehnt.Anleitung lesen
- Servicerunden, die sich nachprüfen lassenPlanen Sie Sicherheitsrundgänge und Reinigungsrunden mit Sollzeiten und einem Toleranzfenster. Das Personal scannt die QR-Codes an den Kontrollpunkten, und die Ansicht Servicerunden zeigt jede Runde als erledigt, verspätet, teilweise oder versäumt, mit Scanzeiten und, sofern erfasst, wer die Runde gemacht hat, für jeden Zeitraum.Anleitung lesen
- Zählerverbrauch auf der KundenrechnungRechnen Sie die Zähler der für ein Projekt gebuchten Assets auf dessen Rechnung ab, eine Position pro Zähler. Verteilen Sie einen Monat anteilig auf die Ablesungen davor und danach, auch wenn im Monat selbst nicht abgelesen wurde, oder rechnen Sie genau die Differenz zwischen zwei gewählten Ablesungen ab, und prüfen Sie jede Position in einer Vorschau, bevor der Entwurf entsteht.Anleitung lesen
- Zählerstände aus einem FotoImportieren Sie Zählerstände aus einem Foto des Zählers, einer Ableseliste oder einer Versorgerrechnung ebenso wie aus einem Excel-Export. Flowtly liest die Werte und schlägt den Zähler vor; gespeichert wird erst, wenn Sie sie geprüft haben.Anleitung lesen
- Ressourcen, Zähler und Sätze eines Projekts auf einem ReiterDer Ressourcen-Reiter eines Projekts enthält seine Reservierungen, kommerziellen Beziehungen wie Parkplatzzugang, seine Zähler mit dem Preis pro Einheit für den Kunden und die Abrechnungssätze seiner Ressourcen, jeweils bearbeitbar durch die zuständige Rolle.Anleitung lesen
- Abgerechnete Miete pro m², Mieter für MieterSehen Sie für jeden Park, was Sie jedem Mieter pro Quadratmeter Mietfläche in Rechnung gestellt haben, für Miete, Servicekosten oder Versorgungsleistungen, im Vergleich zum Parkdurchschnitt und im Zeitverlauf, und gleichen Sie es mit der eigenen Liste der Hausverwaltung ab.Anleitung lesen
- Mieterumsatz und Umsatz pro m²Erfassen Sie die Monatsumsätze jedes Einzelhandelsmieters in einem Raster und ordnen Sie die Mieter dann nach Umsatz pro Quadratmeter der Fläche, die ihre Mietverträge abdecken. Ein nicht gemeldeter Monat bleibt leer und zählt nie als Null.Anleitung lesen
Wie kann Flowtly gemeinsame Ressourcen in hybriden Büros optimieren?
Problem
Ein Schreibtisch, viele Interessenten? Muss man E‑Mails an das gesamte Unternehmen senden?
Lösung
Flowtly ermöglicht es nicht nur allen Mitarbeitern, verfügbare Ressourcen in Echtzeit einzusehen – wie Schreibtische, IT-Ausstattung und Parkplätze –, sondern diese auch eigenständig zu buchen. So kann jeder seine Arbeit planen, niemand blockiert Ressourcen für andere, und das Unternehmen überwacht und inventarisiert seine Ressourcen effizient.
Büroressourcen buchen
Beispiel zur Veranschaulichung
Schreibtisch Nr. 14Verfügbar
Parkplatz P3Gebucht
Für dieses Modul geplant
Noch nicht verfügbar. Diese Punkte stehen ohne Termin auf unserer Roadmap; was das Modul heute kann, ist oben beschrieben.
- Geplant
Arbeitsaufträge und Wartungsanfragen
Eine Wartungsanfrage für eine Immobilie erfassen und als Arbeitsauftrag verfolgen.
Was passiert, wenn zwei Personen dieselbe Ressource buchen?
Eine Buchung, die sich mit einer bestehenden überschneidet, wird abgelehnt, sodass ein Arbeitsplatz, Raum, Fahrzeug oder Gerät nicht doppelt gebucht werden kann.
Kann ein Arbeitsplatz oder ein Laptop dauerhaft zugewiesen werden?
Ja. Eine Buchung kann an einem Datum ohne Enddatum beginnen, und ein fester Arbeitsplatz bleibt zugewiesen, bis jemand ihn storniert oder neu zuweist. Die Asset-Liste nennt die Person oder das Projekt, die jede Ressource belegen, auch einen Laptop, der langfristig ausgegeben und von der Buchung ausgenommen ist.
Kann eine Buchung in die Rechnung eines Mieters einfließen?
Ja, bei vermieteten Flächen. Die Abrechnungssätze der gebuchten Einheit, etwa Miete, Nebenkosten und Versorgungskosten, gelten für das Projekt an den gebuchten Daten, und der Zählerverbrauch gebuchter Assets kann auf der Kundenrechnung abgerechnet werden, eine Zeile pro Zähler.
Und was sagen unsere Kunden über Flowtly?
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Zählerverbrauch auf einer KundenrechnungBelegt ein Projekt Objekte mit Zählern, kann der dort erfasste Verbrauch dem Kunden auf der Projektrechnung in Rechnung gestellt werden.
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