QR-Codes für Anlagen
QR-Codes für Anlagen ermöglichen es, für jede Anlage einen QR-Code im Look Ihrer Marke zu drucken, sodass jede Person, die davor steht, mit einem einzigen Scan handeln kann — ein Problem melden, einen Sicherheitsrundgang festhalten oder eine Reinigungsrunde festhalten —, ohne die passende Stelle in der App suchen zu müssen. Jeder Scan ist an genau diese Anlage gebunden, sodass Meldungen in der richtigen Liste landen und Rundgänge sowie Reinigungen automatisch erfasst werden.
Jede Anlage kann drei Arten von Codes erzeugen. Ein Code Problem melden öffnet ein kurzes Formular, in dem sich ein Problem beschreiben und Fotos anhängen lassen; daraus entsteht eine Aufgabe im organisationsweiten Projekt „Anlagenprobleme", verknüpft mit dieser Anlage. Ein Code Sicherheitsrundgang kommt ohne jede Eingabe aus: Der Scan hält einfach einen Rundgang mit Zeitstempel fest und baut so einen Prüfpfad darüber auf, wer die Anlage wann kontrolliert hat. Ein Code Reinigung funktioniert genauso und hält eine Reinigungsrunde für die Anlage fest. Alle drei Codes tragen auf dem gedruckten Plakat oder Etikett das Logo Ihrer Organisation sowie Name, Kennung und Standort der Anlage.
Der Code Problem melden kennt zwei Sichtbarkeitsstufen. Ein interner Code setzt voraus, dass die scannende Person in Flowtly angemeldet ist, sodass die Meldung dieser Mitarbeiterin oder diesem Mitarbeiter zugeordnet wird. Ein öffentlicher Code lässt sich ganz ohne Anmeldung scannen und absenden — praktisch für gemeinsam genutzte Flächen, Mietparteien oder Besuchende — mit der Möglichkeit, Name und E-Mail-Adresse zu hinterlassen. Öffentliche Einsendungen sind durch unsichtbares reCAPTCHA und eine Ratenbegrenzung gegen Spam geschützt. Scans für Sicherheitsrundgänge verlangen niemals eine Anmeldung und werden sofort erfasst, mit einer kurzen Entprellung, damit ein versehentlicher Doppelscan nur einen Rundgang festhält.
Sie verwalten die Codes im Reiter QR-Codes einer Anlage. Dort erzeugen Sie die einzelnen Codes, schalten einen Meldecode zwischen intern und öffentlich um und sehen das gestaltete Ergebnis in der Vorschau. Von dort aus lässt sich ein Plakat drucken (ein Aufsteller mit großem Code, Anlagenname, Kennung, Standort und einem Aktionshinweis) oder es lassen sich Etiketten drucken (kompakte, gestaltbare Etiketten, um viele Anlagen zu kennzeichnen) — direkt aus dem Browser drucken oder als PDF speichern.
Beispielhafte Anwendungsfälle
- Öffentliche Problemmeldung: Bringen Sie einen öffentlichen Code „Problem melden" am Projektor eines Besprechungsraums oder am Drucker im Empfang an, damit Kolleginnen, Mietparteien oder Besuchende einen Defekt in Sekunden melden können — ohne Konto — und die Meldung im Projekt „Anlagenprobleme" bei genau dieser Anlage landet.
- Zugeordnete interne Meldungen: Belassen Sie Codes dort intern, wo jede Meldung einer namentlich bekannten Person zugeordnet sein soll, damit Verantwortung und Nachverfolgung klar sind.
- Sicherheitsrundgänge: Platzieren Sie Codes für Sicherheitsrundgänge entlang der Route; jeder Scan hält einen Besuch mit Zeitstempel fest und belegt nachprüfbar, dass der Rundgang erfolgt ist.
- Fotobelege: Lassen Sie Meldende Fotos des Problems anhängen (auf Mobilgeräten zuerst die Kamera), damit die Instandhaltung das Problem schon vor der Anfahrt sieht.
- Kennzeichnung in großer Zahl: Nutzen Sie „Etiketten drucken", um einen ganzen Anlagenbestand von einem einzigen A4-Blatt aus zu kennzeichnen — jedes Etikett mit eigenem Code und eigenen Anlagendaten.
So läuft ein Scan ab
- Jeder gedruckte Code verweist auf einen kurzen Link,
https://workspace.flowtly.eu/s/<organisation>/<token>, der eine bildschirmfüllende, für Mobilgeräte gedachte Scan-Seite öffnet. - Problem melden (öffentlich): Die scannende Person sieht die Anlage, trägt ein, was nicht stimmt (und optional Name, E-Mail-Adresse und Fotos), und sendet ab — eine Aufgabe entsteht ohne Anmeldung.
- Problem melden (intern): Ein anonymer Scan zeigt den Hinweis, sich zum Melden anzumelden; nach der Anmeldung wird die Meldung dieser Person zugeordnet.
- Sicherheitsrundgang: Der Besuch wird in dem Moment festgehalten, in dem die Seite öffnet, mit Bestätigung und Zeitstempel; wiederholte Scans innerhalb einer Minute werden zusammengefasst.