Ressourcen erstellen oder bearbeiten

Um eine neue Ressource zu erstellen, navigieren Sie zu den Einstellungen unter dem Zahnradsymbol und wählen Sie dort die Kachel „Ressourcen“.

In der ersten Ansicht sehen Sie eine Liste der vorhandenen Ressourcen, kategorisiert nach Typ. Durch Erweitern einer einzelnen Gruppe wird eine Liste aller Ressourcen mit ihren grundlegenden Parametern angezeigt.

Oben auf der Seite finden Sie das Feld „Buchungstage-Limit“, mit dem Sie die maximale Buchungsdauer in Tagen festlegen können.

Als Administrator oder Ressourcenmanager haben Sie die Möglichkeit, neue Ressourcen zu erstellen und bestehende zu verwalten.

Im Hauptbereich der Ressourcen-Ansicht sehen Sie bereits erstellte Ressourcen und können diese bearbeiten oder neue hinzufügen:

• Um eine neue Ressource hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ressource hinzufügen.

• Um eine bestehende Ressource zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Bleistiftsymbol neben der jeweiligen Ressource.

In beiden Fällen öffnet sich ein Formular mit den erforderlichen und optionalen Datenfeldern für die Ressource. Dieses Formular enthält alle notwendigen Felder, um jede Kombination von Artikel und Ort zu konfigurieren. Neben grundlegenden Feldern wie Name oder Beschreibung können Sie angeben:

• Status – Verfügbar/Verkauft/Beschädigt. Standardmäßig können Ressourcen nicht gelöscht, sondern lediglich durch Ändern ihres Status „ausgeschieden“ werden.

• Typ – z. B. Computer, Monitor, Konferenzraum, Besprechungsraum usw.

• Sichtbarkeit – legt fest, ob die Ressource in der Reservierungsliste für Mitarbeiter sichtbar ist. Ist sie unsichtbar, kann sie nur von einem Manager zugewiesen werden.

• Vielfaches – definiert die minimale Zeiteinheit und die Vielfachen der Zeit, für die die Ressource reserviert werden kann. Diese Option ist nur verfügbar, wenn der Buchungstyp auf Minuten eingestellt ist.

  • Der Standardwert ist 15 Minuten, kann aber pro Ressource konfiguriert werden (z. B. 5, 10, 15 oder 30 Minuten).
  • Das Vielfache darf 30 Minuten nicht überschreiten.
  • Sowohl die Größenanpassung per Drag-and-Drop als auch die manuelle Eingabe über das Uhrzeit-Modal richten sich nach dem definierten Intervall.
  • Das Buchungsraster ist auf das definierte Vielfache ausgerichtet, um Konsistenz zu gewährleisten.
  • Eine Ressource mit dem Buchungstyp Minuten und ohne festgelegtes Vielfaches kann nicht gebucht werden. Jeder neue Buchungsversuch wird mit einer Meldung abgelehnt, dass für die Ressource keine Slot-Größe festgelegt ist, während bestehende Reservierungen weiterhin bearbeitet und storniert werden können. Legen Sie das Vielfache für die Ressource fest, damit sie wieder buchbar ist.

• Buchungstyp – Minuten, Stunden, Permanent (z. B. Buchungen von 15 Minuten oder 1 Tag). Ein permanenter Buchungstyp bedeutet, dass die Ressource einem Mitarbeiter dauerhaft zugewiesen wird, ohne eine festgelegte Endzeit.

• Gleichzeitige Nutzer – wie viele Personen oder Projekte die Ressource zur selben Zeit halten können. Der Standardwert ist 1, und kleiner als 1 kann er nicht sein. Siehe „Eine Ressource unter mehreren Nutzern teilen“ weiter unten.

• Standort – gibt an, wo sich die Ressource befindet. Standorte können in den Einstellungen unter dem Zahnradsymbol in der Kachel „Standorte“ hinzugefügt oder geändert werden.

• Seriennummer – ein nützliches Feld für Gegenstände wie Computerausrüstung, zur eindeutigen Identifizierung.

• Garantie bis – nützlich für organisatorische Zwecke.

• Diesen Stellplatz freigeben, wenn die buchende Person abwesend ist – im Abschnitt Parken, nur für einen Parkplatztyp angezeigt (einen Typ, dessen Attributsatz das Parkplatz-Symbol verwendet oder „Parkplatz“ bzw. „parking“ im Namen trägt). Ist die Option an, werden die Buchungen des Stellplatzes für die Tage freigegeben, an denen die buchende Person eine genehmigte Abwesenheit hat, sodass ein Kollege ihn buchen kann. Auch die Abwesenheitsart muss Parkplätze freigeben; beide Schalter müssen an sein. Bei jedem Stellplatz ist sie aus, bis Sie sie einschalten. Um sie für viele Stellplätze auf einmal zu setzen, wählen Sie diese im Tab Assets der Reservierungsseite aus, siehe Wer hat eine Ressource.

Nachdem Sie alle erforderlichen Felder ausgefüllt haben, müssen Sie die Ressource speichern. Nach dem Speichern können Sie ein Bild der Ressource hochladen. Das Bild wird als Symbol in den meisten Listen angezeigt. Ein größeres Bild wird beispielsweise bei der Buchung der Ressource durch einen Mitarbeiter angezeigt.

Nach dem Speichern wird die Registerkarte Komponenten aktiviert, auf der Sie bestehende Ressourcen auswählen können, um sie der neu erstellten Ressource zuzuordnen.

Eine Ressource unter mehreren Nutzern teilen

Die meisten Ressourcen werden jeweils von einer Person gehalten, und genau das bedeutet der Standardwert 1 bei Gleichzeitige Nutzer. Erhöhen Sie ihn, wenn eine Ressource tatsächlich geteilt wird: ein Stellplatz, den zwei Kollegen dauerhaft nutzen, oder ein Schreibtisch für zwei Teilzeitkräfte. Das Feld steht für jeden Ressourcentyp und jeden Buchungstyp zur Verfügung, auch für permanente Reservierungen.

Wenn jemand die Ressource bucht, zählt Flowtly die Reservierungen, die sich mit dem gewünschten Zeitraum überschneiden:

• Solange sich weniger Reservierungen überschneiden, als Gleichzeitige Nutzer zulässt, wird die Buchung angenommen.
• Ist der Wert erreicht, gilt die Ressource für diesen Zeitraum als belegt, und die Buchung wird abgelehnt. Wird die Ablehnung als Meldung angezeigt, nennt sie, wer die Ressource gerade hält, sodass Sie wissen, wen Sie fragen können: „Dieses Objekt ist in diesem Zeitraum vollständig belegt. Belegt von: …“
• Dieselbe Person oder dasselbe Projekt kann eine Ressource nicht zweimal im selben Zeitraum halten, unabhängig vom Wert. Eine zweite überschneidende Buchung desselben Nutzers wird mit „Sie belegen dieses Objekt bereits in einem überschneidenden Zeitraum.“ abgelehnt.

Beim Wert 1 nimmt die Ressource jeweils eine Reservierung an.

Senken Sie den Wert unter die Zahl der aktuellen Nutzer, bleiben deren Reservierungen bestehen. Neue Buchungen werden abgelehnt, bis genügend davon enden, und der Tab Assets zeigt keine freien Plätze, zum Beispiel „0 von 2 frei“.

Im Tab Assets der Reservierungsseite listet eine Ressource, deren Wert bei Gleichzeitige Nutzer über 1 liegt, alle aktuellen Nutzer auf und zeigt, wie viele Plätze noch frei sind, zum Beispiel „1 von 2 frei“. Siehe Wer hat eine Ressource.

Beispiel: Ein Stellplatz wird von zwei Kollegen geteilt, die ihn beide dauerhaft halten. Setzen Sie Gleichzeitige Nutzer auf 2 und weisen Sie den Stellplatz beiden zu. Jede weitere Buchung wird abgelehnt und nennt die beiden Nutzer. Gibt einer von ihnen den Stellplatz ab, stornieren Sie seine Reservierung: Der Stellplatz zeigt dann „1 von 2 frei“, bis er wieder vergeben wird.

Bestehende Ressource bearbeiten

Das Bearbeiten einer bestehenden Ressource ermöglicht es Managern, deren Details zu aktualisieren und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen korrekt und auf dem neuesten Stand sind. Um eine Ressource zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Navigieren Sie über das Benutzerkontextmenü zu den Organisationseinstellungen.
2. Wählen Sie die Kachel Ressourcen.
3. Wählen Sie die gewünschte Ressource in der Liste aus.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten (Bleistiftsymbol) gegenüber der ausgewählten Ressource.
5. Passen Sie die verfügbaren Optionen nach Bedarf an und legen Sie bei Bedarf ein Bild für die Ressource fest.
6. Klicken Sie auf Speichern, um die Änderungen zu übernehmen.

Ihre Aktualisierungen werden sofort wirksam, und die Ressource wird die neuen Details systemweit übernehmen.

Anwendungsbeispiele

• Integration neuer Geräte: Fügen Sie neu gekaufte Laptops, Monitore oder Spezialwerkzeuge dem System hinzu, um sie für die Buchung durch Mitarbeiter verfügbar zu machen.
• Einrichtung neuer Besprechungsbereiche: Erstellen Sie Einträge für neue Konferenzräume, Huddle Spaces oder Projekträume und definieren Sie deren Kapazität, Buchungstyp und Sichtbarkeit.
• Aktualisierung des Ressourcenstatus: Markieren Sie einen defekten Projektor als „Beschädigt“ oder einen alten Computer als „Verkauft“, um weitere Buchungen zu verhindern und eine genaue Bestandsführung zu gewährleisten.
• Anpassen von Buchungsregeln: Ändern Sie das Buchungsvielfache für eine gemeinsam genutzte Ressource, z. B. die Mindestbuchungsdauer eines bestimmten Laborgeräts von 15 Minuten auf 5 Minuten, um kürzeren Nutzungsanforderungen gerecht zu werden.