Objektbuchungsprozess

Als Mitarbeiter navigieren Sie, um eine Ressource zu buchen, zum Menüpunkt Objektbuchung im Hauptmenü auf der linken Seite. Dort finden Sie 2 Tabs: Der erste, Reservierungen, zeigt eine Liste der Ihnen zugewiesenen Ressourcen. Der zweite Tab, Buchen, zeigt alle verfügbaren Ressourcen. Als Mitarbeiter können Sie jede Ressource buchen, sofern diese für den gewünschten Zeitraum nicht bereits reserviert ist. Die Verfügbarkeit überprüfen Sie über das Feld „Verfügbar ab" oben rechts im Tab Buchen. Dieses Feld ermöglicht es Ihnen, ein Startdatum und eine Startzeit zu definieren, ab der die verfügbaren Ressourcen in der Liste angezeigt werden. Eine Ressource, die für tägliche Buchungen konfiguriert ist, wird für den gesamten Tag als belegt angezeigt, während eine für Minutenbuchungen konfigurierte Ressource außerhalb ihrer gebuchten Stunden als verfügbar erscheint.

Buchung

Erweitern Sie die Gruppe und wählen Sie die gewünschte Ressource aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Buchen".

Tagesbuchung

Es öffnet sich ein Fenster mit einer Kalenderansicht, die den gesamten Monat darstellt und vergangene sowie den aktuellen Tag markiert. Um eine Ressource zu buchen, wählen Sie einen verfügbaren Zeitraum im Kalender aus und markieren Sie die gewünschten Tage per Drag-and-drop. Um beispielsweise die Tage vom 5. bis 9. auszuwählen, klicken Sie auf den 5. Tag des Monats und ziehen Sie mit gedrückter Maustaste bis zum 9. Tag. Bestätigen Sie die Buchung anschließend durch Klicken auf das Speichern-Symbol oder stornieren Sie sie durch Klicken auf das Kreuz-Symbol. Unter dem Kalender finden Sie zusätzlich die Felder „Reservierung von/bis". Diese Felder werden basierend auf dem im Kalender ausgewählten Zeitraum vorausgefüllt. Sie können diese Felder verwenden, um die Reservierung manuell anzupassen – zum Beispiel, um sie in den nächsten Monat zu verlängern. Diese Art der Anpassung ist nicht per Drag-and-drop möglich, kann jedoch durch manuelle Eingabe in diesen Feldern vorgenommen werden.

Minutenbuchung

Es öffnet sich ein Fenster mit einer Kalenderansicht, die die Tage der aktuellen Woche anzeigt. Um eine Ressource, z.B. einen Raum von 10:00 bis 10:45 Uhr, zu buchen, suchen Sie einen verfügbaren Slot und wählen Sie den gewünschten Zeitraum per Drag-and-drop aus. Bestätigen Sie die Buchung anschließend durch Klicken auf das Speichern-Symbol oder stornieren Sie sie durch Klicken auf das Kreuz-Symbol. Benötigen Sie eine präzisere Kontrolle über die Reservierungszeit, als es per Drag-and-drop möglich ist, klicken Sie auf das Uhr-Symbol bei der Buchung. Dadurch öffnet sich ein Zeitenauswahl-Modal, in dem Sie Start- und Endzeit Ihrer Reservierung manuell eingeben können.

Permanente Buchung

Einige Ressourcen – wie Schreibtische – können bestimmten Benutzern dauerhaft zugewiesen werden. Hierbei handelt es sich nicht um zeitlich begrenzte Reservierungen wie stündliche oder tägliche Buchungen. Stattdessen bleibt die Ressource ab einem definierten Startdatum auf unbestimmte Zeit zugewiesen. So nehmen Sie eine permanente Buchung vor:

1. Suchen Sie eine Ressource, die als dauerhaft verfügbar gekennzeichnet ist (erkennbar an einem grünen Punkt und der Schaltfläche „Buchen").
2. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Buchen".
3. Geben Sie im erscheinenden Modal ein Startdatum für die permanente Buchung über den Kalender-Auswähler ein.
4. Klicken Sie auf „Buchen", um abzuschließen.

Nach der Buchung wird die Ressource als „Dauerhaft" reserviert angezeigt und kann von anderen Benutzern nicht ausgewählt werden. Eine permanente Buchung benötigt kein Enddatum: Sie verbleibt im Tab Reservierungen und gibt den Inhaber an, solange die Zuweisung besteht. Sie endet, wenn sie storniert wird, wenn die Ressource neu zugewiesen wird oder wenn ihr ein Enddatum gegeben wird.

Eine Ressource kann nur einen Inhaber gleichzeitig haben, und eine Buchung, die mit einer bestehenden überschneidet, wird mit der Meldung „Dieser Zeitraum ist reserviert" abgelehnt. Eine Ressource, deren Wert bei Gleichzeitige Nutzer über 1 liegt, nimmt so viele überschneidende Buchungen an, bevor sie eine ablehnt, siehe Ressourcen erstellen oder bearbeiten. Nur eine Person kann eine Ressource freigeben — durch Stornierung der Reservierung oder Weitergabe an jemand anderen —, daher läuft eine Buchung nie von selbst ab.

Eine Ressource mit dem Buchungstyp Minutenbuchung benötigt eine Slot-Größe, die als Vielfaches festgelegt wird. Ist keine vorhanden, wird die Buchung mit einer Meldung abgelehnt, dass für die Ressource keine Slot-Größe festgelegt ist. Bitten Sie einen Administrator oder Ressourcenmanager, das Vielfache für die Ressource festzulegen, wie in Neues Objekt erstellen oder bearbeiten beschrieben.

Für wen eine Buchung gelten kann. Jeder kann eine buchbare Ressource für sich selbst buchen. Für eine Kollegin oder einen Kollegen zu buchen oder die Buchung einer Kollegin oder eines Kollegen auf jemand anderen zu übertragen, erfordert die Berechtigung ROLE_PROPERTY_BOOKINGS_MANAGER. Eine Buchung, die ein Projekt innehat, kann ein Projektmanager, ein Administrator oder ein Buchungsmanager anlegen, ändern oder stornieren. Um den Inhaber einer Buchung zu ändern, braucht man das Recht, sowohl den bisherigen als auch den neuen Inhaber zu verwalten.

Nach Bestätigung der Buchung wird eine Reservierung erstellt und eine E-Mail-Benachrichtigung zur Information an den Mitarbeiter gesendet. Die Reservierung wird im Tab Reservierungen und im Widget auf dem Dashboard sichtbar sein.

Einen freien Platz für heute vom Dashboard aus buchen

Das Buchungs-Widget auf dem Dashboard listet Ihre eigenen Buchungen auf und darunter Heute frei: Ressourcen, die tageweise gebucht werden und die heute für keinen Teil des Tages jemand belegt. Jede Zeile hat eine Schaltfläche Buchen. Ein Klick bucht diese Ressource für Sie für den ganzen heutigen Tag, die Buchung erscheint sofort unter Ihren eigenen, und eine Meldung nennt die Ressource. Sie können sie wie jede andere Reservierung unter Objektbuchung stornieren.

Die Liste zeigt bis zu fünf Ressourcen; sind mehr frei, öffnet Alle freien Plätze anzeigen die Objektbuchung. Minutengenau gebuchte und dauerhafte Ressourcen werden hier nicht angeboten, weil sie Uhrzeiten oder eine Übergabe brauchen: Buchen Sie diese über die Objektbuchung. Wird keine Ressource Ihrer Organisation tageweise gebucht, wird der Abschnitt nicht angezeigt. Sind alle belegt, sagt er das und verweist auf die Objektbuchung, um einen anderen Tag zu buchen.

Ressource im Seitenpanel „Neue Buchung“ auswählen

Im Seitenpanel Neue Buchung ist das Feld Ressource eine durchsuchbare Liste, die die buchbaren Ressourcen zuerst anzeigt.

• Suchen. Geben Sie einen Teil des Ressourcencodes ein. Die Suche ignoriert Groß- und Kleinschreibung, Bindestriche und Leerzeichen und findet Treffer an beliebiger Stelle im Code, sodass pn61 PN-61 findet und 61 PN-61, PN-161 und PN-261. Der gefundene Teil ist unterstrichen. Zeigt Ihre Organisation Seriennummern an, lassen sich auch diese durchsuchen.
• Frei und Belegt. Eine Zeile über der Liste nennt den geprüften Zeitraum, Frei für Beginn → Ende, oder ohne Ende, wenn kein Enddatum gesetzt ist. Die Ressourcen stehen in zwei Gruppen, jeweils mit ihrer Anzahl: Frei, in Code-Reihenfolge, danach Belegt. Eine belegte Ressource ist ausgegraut und mit einem Schloss versehen, nennt, bis wann und von wem sie belegt ist (mit +N, wenn sich mehrere Buchungen überschneiden), und kann nicht ausgewählt werden. Eine Ressource, die mehrere Buchungen gleichzeitig aufnehmen kann, gilt erst als belegt, wenn alle ihre Plätze für den Zeitraum gebucht sind. Eine Ressource, deren letzte Buchung kurz vor Ihrem Startdatum endete, ist frei und trägt den Hinweis freigegeben mit diesem Datum.
• Das Ändern der Daten prüft die Liste erneut, sodass eine Ressource zwischen den beiden Gruppen wechseln kann, wenn Sie Beginn und Ende anpassen.
• Tastatur. Mit den Pfeiltasten nach oben und unten bewegen Sie sich, mit Enter wählen Sie aus, mit Esc schließen Sie. Der erste freie Treffer wird beim Tippen hervorgehoben, sodass Enter ihn sofort auswählt.
• Wenn nichts passt, sagt die Liste es: dass die gesuchte Ressource belegt ist, mit Angabe, bis wann und von wem; dass keine Ressource zur Suche passt; oder dass alle Ressourcen dieses Typs im gewählten Zeitraum belegt sind. Jede Meldung bietet Zeitraum ändern, was Sie zum Startdatum zurückbringt.

Gespeicherte Reservierung ändern

Eine bestehende Reservierung kann nach dem Speichern bearbeitet werden — um die Abrechnungsdetails zu korrigieren, den Start- oder Endzeitpunkt zu verschieben oder sie auf eine andere Ressource zu verlegen. Öffnen Sie die Reservierung im Tab Reservierungen, passen Sie die Felder an und speichern Sie. Die Überschneidungsprüfung ignoriert die bearbeitete Reservierung, sodass das Beibehalten oder Verkürzen des eigenen Zeitraums akzeptiert wird; nur eine Überschneidung mit einer anderen Buchung derselben Ressource wird abgelehnt, mit der Meldung „Dieser Zeitraum ist reserviert". Bei einer Ressource mit mehreren Nutzern wird eine überschneidende Buchung erst abgelehnt, wenn der Wert bei Gleichzeitige Nutzer erreicht ist.

Wenn Sie nur den Start einer Reservierung mit Enddatum ändern, bleibt das Enddatum unverändert. Um das Enddatum zu entfernen, leeren Sie das Endfeld selbst.

Eine Reservierung auf eine andere Ressource verlegen

Das Feld Ressource im Bearbeitungsfenster zeigt zunächst die aktuelle Ressource der Reservierung. Um die Reservierung zu verlegen, wählen Sie eine andere Ressource und speichern Sie. Die Liste bietet Ressourcen desselben Typs, die auf dieselbe Weise gebucht werden (tageweise, minutenweise oder permanent) und für Buchungen geöffnet sind. Die Reservierung behält ihren Inhaber und ihren Zeitraum, sofern Sie die Daten nicht in derselben Bearbeitung ändern.

Die Verfügbarkeit wird auf der neuen Ressource für den gesamten Zeitraum geprüft. Ist die neue Ressource für diese Zeit bereits gebucht oder für Buchungen gesperrt, wird die Verlegung abgelehnt und das Bearbeitungsfenster nennt den Grund, sodass Sie eine andere Ressource wählen oder den Zeitraum ändern können.

Stornierung einer Reservierung

Eine Stornierung ist jederzeit möglich, vorausgesetzt, der Buchungszeitraum ist noch nicht abgelaufen. In einem solchen Fall verbleibt die Reservierung zu statistischen Zwecken im System. Um Ihre Reservierung zu stornieren, wählen Sie in der Hauptansicht im Tab Reservierungen die gewünschte Reservierung aus, klicken Sie auf die X-Schaltfläche, geben einen Grund an und bestätigen die Stornierung. Die Stornierung wird durch eine E-Mail-Benachrichtigung bestätigt.

Anwendungsbeispiele

• Besprechungsraum buchen: Reservieren Sie schnell einen Konferenzraum für eine bestimmte Stunde oder einige Stunden mit dem Buchungstyp „Minuten".
• Projektbereich reservieren: Sichern Sie sich einen dedizierten Arbeitsplatz oder Projektraum für mehrere aufeinanderfolgende Tage oder Wochen mit dem Buchungstyp „Täglich".
• Einen Schreibtisch dauerhaft zuweisen: Weisen Sie einem neuen Mitarbeiter einen dauerhaften Schreibtisch zu und stellen Sie sicher, dass dieser ab einem bestimmten Startdatum auf unbestimmte Zeit ihm zugewiesen ist, indem Sie den Buchungstyp „Permanent" verwenden.
• Reservierung ändern oder stornieren: Passen Sie eine bestehende Buchung einfach an oder stornieren Sie sie, wenn sich Pläne ändern, und geben Sie die Ressource für andere frei.