Rechnungen in Sekunden ausstellen – direkt aus freigegebener Arbeit

Rechnungen Flowtly bietet Ihnen Werkzeuge zur Verwaltung ausgehender Rechnungen und ermöglicht das Erstellen, Prüfen und Versenden von Verkaufsrechnungen an Kunden. Diese Funktionen unterstützen eine präzise finanzielle Dokumentation erbrachter Leistungen und gelieferter Produkte. Ausgehende Rechnungen erstellen und verwalten Mit Flowtly können Sie sämtliche an Ihre Kunden ausgestellten Rechnungen erzeugen und verwalten. Rechnung erstellen: Erstellen Sie eine Verkaufsrechnung, indem Sie Kundendaten, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum sowie die relevanten Positionen für Leistungen oder Produkte angeben. Rechnungsdetails prüfen: Überprüfen Sie vor der Finalisierung Rechnungspositionen, Berechnungen und Kundendaten auf Richtigkeit. Begleitdokumente anhängen: Fügen Sie Ihren ausgehenden Rechnungen relevante Dokumente wie Projektberichte oder Dienstleistungsverträge direkt als Referenz für den Kunden bei. Rechnungsvorschau: Erstellen Sie eine Vorschau der Rechnung, um Layout und Inhalt vor dem Versand zu überprüfen. Rechnung versenden: Übermitteln Sie die finalisierte Rechnung über das System an Ihren Kunden. Rechnungsstatus verfolgen: Verfolgen Sie den Rechnungsstatus – ausstehend, versendet, bezahlt oder überfällig – direkt in der Rechnungsliste. Rechnungen suchen und filtern Die Rechnungsliste bietet Werkzeuge, mit denen Sie bestimmte Rechnungen innerhalb Ihrer ausgehenden Rechnungsdatensätze schnell finden. Suche nach Kunde oder Rechnungsdetails: Nutzen Sie das Suchfeld, um Rechnungen anhand des Kundennamens oder anderer Rechnungsangaben zu finden. Nach Status filtern: Wenden Sie einen Statusfilter an, um nur Rechnungen in einem bestimmten Zustand anzuzeigen, etwa Entwurf, ausstehend, versendet oder überfällig. Suche und Filter kombinieren: Nutzen Sie Suche und Statusfilter gemeinsam, um die Ergebnisse innerhalb der Rechnungsliste weiter einzugrenzen. Filter zurücksetzen: Entfernen Sie angewendete Filter, um zur vollständigen Liste der ausgehenden Rechnungen zurückzukehren. Periodenkosten-Positionen auf Rechnungen Enthält ein Projekt wiederkehrende Periodenkosten, die sich auf mehrere Objekte beziehen – beispielsweise mehrere Stellplätze oder Einheiten, die unter derselben Kategorie abgerechnet werden –, fasst eine ausgehende Rechnung diese Kosten in einer einzigen Position zusammen, statt jedes Objekt einzeln aufzuführen. Die Zusammenfassung erfolgt anhand übereinstimmender Kategorie, Einzelpreis, Abrechnungsmonat, Steuersatz, Währung, Einheit und Projekt, sodass Entwurf und finalisierte Rechnung dem Kunden stets dieselben gruppierten Zeilen zeigen. Zusammengefasste Zeilen prüfen: Kontrollieren Sie die auf einer zusammengefassten Zeile angezeigte Menge, um sicherzustellen, dass sie die Gesamtzahl der unter dieser Position abgedeckten Objekte widerspiegelt. Konsistente Vorschau erwarten: Die Rechnungsvorschau entspricht der endgültig ausgestellten Rechnung, da die Zusammenfassung bereits vor der Erstellung des Entwurfs angewendet wird. Andere Zeilentypen unterscheiden: Beachten Sie, dass Kosten aus Geschäftsbeziehungen, gemeinschaftliche Kosten, durchlaufende Posten, Zählerverbrauch und manuelle Abrechnungsanpassungen weiterhin als separate Zeilen aufgeführt und nicht zusammengefasst werden. Darstellung der Rechnungspositionen Die Zeilen im Rechnungsentwurf zeigen Kategoriebezeichnungen und Einheiten stets einheitlich an, unabhängig davon, ob eine Position als gruppierte Gesamtsumme oder als einzelne Zeile erscheint. So können Sie Kategoriebezeichnung und angezeigte Einheit jeder Zeile leichter nachvollziehen, bevor Sie eine Rechnung an einen Kunden versenden. Kategoriekonsistenz prüfen: Stellen Sie sicher, dass gruppierte und einzelne Rechnungszeilen für denselben Kostentyp dieselbe Kategoriebezeichnung und Schreibweise aufweisen. Maßeinheiten überprüfen: Kontrollieren Sie bei gemessenen Positionen, etwa flächenbasierten Kosten, dass die Zeile die korrekte Einheit anzeigt, beispielsweise Quadratmeter, anstelle einer generischen Platzhaltereinheit. Menge bei zählbaren Einzelposten bestätigen: Stellen Sie sicher, dass bei Kosten, die auf einem zählbaren Einzelposten ohne erfasste Messung basieren – etwa einem Stellplatz –, die Rechnung eine Menge von eins ausweist. Vor dem Versand prüfen: Kontrollieren Sie die Zeilen des Rechnungsentwurfs, um vor dem Versand sicherzustellen, dass Kategoriebezeichnungen und Einheiten dem zugrunde liegenden Kostentyp entsprechen. Anwendungsbeispiele Rechnung für abgeschlossene Leistungen erstellen: Ein Projektmanager stellt einem Kunden nach Abschluss einer Projektphase eine Rechnung aus. Wiederkehrende Monatsrechnung versenden: Ein Administrator richtet eine monatliche Rechnung für laufende Retainer-Leistungen ein und versendet sie. Rechnung vor Versand prüfen: Ein Mitarbeiter der Finanzabteilung überprüft alle Positionen und Steuerberechnungen eines Rechnungsentwurfs vor dem Versand. Zusammengefasste Kosten bestätigen: Ein Abrechnungskoordinator prüft, ob eine zusammengefasste Position für mehrere Stellplätze die korrekte Gesamtmenge widerspiegelt, bevor die Rechnung versendet wird. Verwandte Seiten Massenrechnungen Rechnungen versenden Rechnungsliste und Erstellung Zählerverbrauch auf einer Kundenrechnung Rechnungsvorschau/An Budget anhängen Rechnungs-E-Mails App-Routen Rechnungen öffnen

E-Invoicing Das Modul E-Invoicing in Flowtly ermöglicht es Organisationen, elektronische Rechnungen in Übereinstimmung mit gesetzlichen Anforderungen zu versenden und zu empfangen. Es ist mit dem polnischen nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) integriert, um den Austausch strukturierter Rechnungsdaten zwischen Ihrer Organisation und ihren Geschäftspartnern zu automatisieren. Ausgehende Rechnungen , die in Flowtly erstellt werden, können automatisch in das erforderliche XML-Format konvertiert und an KSeF übermittelt werden. Das Modul überwacht den Übermittlungsstatus , speichert Bestätigungsnummern und kennzeichnet Validierungsfehler, damit Probleme behoben werden können, bevor sie Compliance-Fristen beeinträchtigen. Die Synchronisierung eingehender Rechnungen ruft Rechnungen, die an Ihre Organisation ausgestellt wurden, direkt aus KSeF in Flowtly ab. Empfangene Rechnungen werden mit vorhandenen Lieferantendatensätzen abgeglichen und können durch Genehmigungsworkflows geleitet werden, wodurch die manuelle Dateneingabe und das Risiko von Verarbeitungsfehlern reduziert werden. Rechnungskorrekturen werden vollständig unterstützt, einschließlich Korrekturrechnungen und Berichtigungshinweisen. Das Modul führt eine lückenlose Nachverfolgung, die Originalrechnungen mit ihren Korrekturen verknüpft, sodass Ihre Aufzeichnungen jederzeit korrekt und prüfbar bleiben. Beim Überprüfen einer empfangenen Rechnung akzeptieren die Felder für Netto- und Bruttobetrag negative Werte, sodass eine Korrekturrechnung, die den ursprünglichen Betrag verringert oder storniert, genau so erfasst werden kann, wie sie ausgestellt wurde. Ein negativer Nettobetrag in Kombination mit einem entsprechenden negativen Bruttobetrag wird als gültig akzeptiert und nicht als Fehler gekennzeichnet. Beispiel-Anwendungsfälle Ausgangsrechnungen nach der Genehmigung in Flowtly automatisch an KSeF übermitteln. Eingangsrechnungen von KSeF synchronisieren und zur internen Genehmigung weiterleiten. Korrekturrechnungen erstellen und übermitteln, wenn Abrechnungsfehler festgestellt werden. Den Status aller übermittelten Rechnungen überwachen und XML-Validierungsfehler zeitnah beheben. Eine vollständige Prüfspur aller elektronischen Rechnungsaustausche für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften führen. Verwandte Seiten Rechnungen Steuergruppen Geschäftspartner App-Routen Öffne /e-invoicing

Sammelrechnungen Sammelrechnungen in Flowtly optimieren den Prozess der gleichzeitigen Erstellung mehrerer Rechnungen und sparen erheblich Zeit für Organisationen, die eine hohe Anzahl abrechenbarer Projekte oder Kundenengagements verwalten. Anstatt jede Rechnung einzeln zu erstellen, ermöglicht das Sammelrechnungsmodul die Auswahl mehrerer Projekte oder Zeiterfassungseinträge und die Erstellung der entsprechenden Rechnungen in einem einzigen Stapellauf . Das Modul ist besonders wertvoll für dienstleistungsbasierte Unternehmen, die Kunden in regelmäßigen Zyklen abrechnen. Durch den direkten Zugriff auf Projekt- und Zeiterfassungsdaten reduziert die Sammelrechnungserstellung die manuelle Dateneingabe, minimiert Fehler und stellt sicher, dass alle abrechenbaren Leistungen korrekt erfasst werden. Jede generierte Rechnung kann vor der Finalisierung geprüft und angepasst werden. Die Sammelrechnungserstellung ist mit den umfassenden Rechnungs- und Finanzverwaltungsfunktionen von Flowtly integriert. Das bedeutet, dass generierte Rechnungen denselben Nummerierungskonventionen, Steuerregeln und Genehmigungsworkflows folgen wie einzeln erstellte Rechnungen. Diese Konsistenz stellt sicher, dass Ihre Finanzdaten unabhängig von der Erstellungsart sauber und prüfbar bleiben. Beispiel-Anwendungsfälle Monatliche Kundenabrechnung: Am Ende jedes Abrechnungszyklus Rechnungen für alle aktiven Kundenprojekte erstellen und so eine zeitnahe und vollständige Abrechnung sicherstellen. Zeiterfassungsbasierte Rechnungsstellung: Genehmigte Zeiterfassungseinträge in Sammelrechnungen umwandeln und Kunden projektübergreifend korrekt für geleistete Stunden abrechnen. Quartalsabschluss-Abstimmung: Rechnungen für alle noch nicht abgerechneten Leistungen am Quartalsende im Stapel erstellen, um eine korrekte Umsatzrealisierung sicherzustellen. Kunden mit mehreren Projekten: In einem Vorgang separate Rechnungen für jedes Projekt eines einzelnen Kunden erstellen und dabei klare projektbezogene Abrechnungsunterlagen führen. Verwandte Seiten Rechnungen Projekte Steuergruppen App-Routen Sammelrechnungen-Bereich öffnen