Sammelrechnungen
Sammelrechnungen in Flowtly optimieren den Prozess der gleichzeitigen Erstellung mehrerer Rechnungen und sparen erheblich Zeit für Organisationen, die eine hohe Anzahl abrechenbarer Projekte oder Kundenengagements verwalten. Anstatt jede Rechnung einzeln zu erstellen, ermöglicht das Sammelrechnungsmodul die Auswahl mehrerer Projekte oder Zeiterfassungseinträge und die Erstellung der entsprechenden Rechnungen in einem einzigen Stapellauf.
Das Modul ist besonders wertvoll für dienstleistungsbasierte Unternehmen, die Kunden in regelmäßigen Zyklen abrechnen. Durch den direkten Zugriff auf Projekt- und Zeiterfassungsdaten reduziert die Sammelrechnungserstellung die manuelle Dateneingabe, minimiert Fehler und stellt sicher, dass alle abrechenbaren Leistungen korrekt erfasst werden. Jede generierte Rechnung kann vor der Finalisierung geprüft und angepasst werden.
Die Sammelrechnungserstellung ist mit den umfassenden Rechnungs- und Finanzverwaltungsfunktionen von Flowtly integriert. Das bedeutet, dass generierte Rechnungen denselben Nummerierungskonventionen, Steuerregeln und Genehmigungsworkflows folgen wie einzeln erstellte Rechnungen. Diese Konsistenz stellt sicher, dass Ihre Finanzdaten unabhängig von der Erstellungsart sauber und prüfbar bleiben.
Projekte mit Phasen
Neben dem Verkaufsdatum entscheidet Unterprojekte einbeziehen, ob die Phasen eines Projekts mit ihm abgerechnet werden. Die Option ist angehakt, sobald eines der ausgewählten Projekte Phasen hat, und Sie können den Haken entfernen. Ist sie angehakt, rechnet ein allein ausgewähltes übergeordnetes Projekt auch seine Phasen ab, und eine neben ihrem übergeordneten Projekt ausgewählte Phase wird einmal abgerechnet, nicht doppelt. Eine Änderung bereitet die Rechnung jedes Kunden neu vor, so wie die Wahl eines Verkaufsdatums in einem anderen Monat.
Auszustellende Rechnungen
Wo der monatliche Rechnungslauf für Ihre Organisation eingeschaltet ist, listet Auszustellende Rechnungen eine Rechnung pro Kunde für einen Monat auf, zeigt, was jede enthalten würde und warum eine nicht ausgestellt werden kann, und erstellt die, die Sie auswählen. Er ist standardmäßig ausgeschaltet und steht neben diesem Ablauf im selben Menü.
Beispiel-Anwendungsfälle
- Monatliche Kundenabrechnung: Am Ende jedes Abrechnungszyklus Rechnungen für alle aktiven Kundenprojekte erstellen und so eine zeitnahe und vollständige Abrechnung sicherstellen.
- Zeiterfassungsbasierte Rechnungsstellung: Genehmigte Zeiterfassungseinträge in Sammelrechnungen umwandeln und Kunden projektübergreifend korrekt für geleistete Stunden abrechnen.
- Quartalsabschluss-Abstimmung: Rechnungen für alle noch nicht abgerechneten Leistungen am Quartalsende im Stapel erstellen, um eine korrekte Umsatzrealisierung sicherzustellen.
- Kunden mit mehreren Projekten: In einem Vorgang separate Rechnungen für jedes Projekt eines einzelnen Kunden erstellen und dabei klare projektbezogene Abrechnungsunterlagen führen.