Auszustellende Rechnungen — Sammelrechnungen

Auszustellende Rechnungen ist der monatliche Rechnungslauf. Für einen Monat listet er eine Rechnung pro Kunde auf, aufgebaut aus den Projekten dieses Kunden, und erstellt die, die Sie auswählen. Sie prüfen, was jede Rechnung enthalten würde, und vor dem Klick auf Rechnungen erstellen wird nichts erstellt. Jede Rechnung, die nicht ausgestellt werden kann, nennt den Grund. Das Erstellen der Rechnungen versendet keine E-Mails und sendet nichts an die E-Rechnung.

Dieser Lauf ist getrennt von den Sammelrechnungen für Mietverträge, die die Mietverträge eines Parks abrechnen. Er passt zu einer Organisation, die auf Grundlage von Buchungen abrechnet und Preise in ihren Projekten hinterlegt, einschließlich Zählerverbrauch: Eine Rechnung ohne Buchung in diesem Monat wird abgelehnt, wie unter Wenn eine Rechnung abgelehnt wird beschrieben.

Wann der Lauf verfügbar ist

Der Lauf wird pro Organisation festgelegt und ist standardmäßig ausgeschaltet, eine Organisation hat ihn also erst, wenn er eingeschaltet wird. Auf einer Einstellungsseite gibt es dafür keinen Schalter: Bitten Sie den Flowtly-Support um die Änderung. Er befindet sich in einem von drei Zuständen:

Aus. Die Rechnungsliste bietet keinen Eintrag für den Lauf. Beim Öffnen seiner Adresse erscheint „Der monatliche Rechnungslauf ist für diese Organisation nicht aktiviert.“
Nur Vorschau. Die Liste der Rechnungen wird angezeigt, aber Rechnungen erstellen ist nicht verfügbar, und ein Hinweis darunter sagt das. Nutzen Sie diesen Zustand, um den Lauf mit bereits ausgestellten Rechnungen zu vergleichen, bevor daraus etwas erstellt werden kann.
Ein. Die Liste wird angezeigt, und Rechnungen erstellen funktioniert.

Der Lauf setzt außerdem das Rechnungsmodul voraus und steht Administratoren sowie Benutzern offen, die Rechnungen verwalten. Für sie erscheint, solange der Lauf nicht ausgeschaltet ist, der Eintrag Auszustellende Rechnungen im Menü neben Rechnung erstellen in der Rechnungsliste, unter Massenrechnungen hinzufügen. Der Lauf ist ein zweiter Eintrag, kein Ersatz: Massenrechnungen hinzufügen öffnet den Sammelablauf, über den die Rechnungen eines Monats ausgestellt werden, solange der Lauf in der Vorschau ist.

Welche Projekte ein Lauf umfasst

Welche Projekte ein Lauf umfasst, hängt davon ab, was Ihr Konto sehen kann:

Sie sehen alle Projekte. Das gilt für Administratoren und für Benutzer, die Projekte, Arbeitszeiten oder Bedingungen verwalten, sowie für Account-Manager. Der Lauf umfasst jedes Projekt, das irgendwann im Monat aktiv war, auch eines, das währenddessen endete. Die Phasen eines Projekts werden mit ihm abgerechnet, auf der Rechnung seines Kunden. Ein Lauf nimmt bis zu 500 Projekte auf. Bei mehr wird keine Rechnung aufgelistet, und eine Meldung weist darauf hin, damit kein Kunde unbemerkt fehlt.
Sie sehen nur die Projekte, in denen Sie Mitglied sind. Ein Benutzer, der Rechnungen verwaltet, aber keine dieser Rollen hat, führt trotzdem die ganze Organisation aus: Ein Hinweis über der Liste sagt, dass der Lauf alle Projekte der Organisation umfasst, nicht nur die, in denen Sie Mitglied sind. Beendete Projekte gehören dazu, und die Grenze von 500 gilt nicht.

Ein Projekt ohne Kunde wird ebenfalls aufgelistet, unter Kein Kunde, und abgelehnt, bis es einen hat.

Die Liste

Monat bietet die drei vorherigen Monate, den aktuellen und den nächsten an und öffnet auf dem aktuellen Monat. Anzeigen schränkt die Liste auf Alle, Bereit zur Ausstellung oder Probleme ein. Die Wahl eines anderen Monats löscht Ihre Auswahl und alle Ergebnisse auf dem Bildschirm.

Jede Zeile ist die Rechnung eines Kunden für den Monat. Sie nennt den Kunden und die Projekte hinter der Rechnung und listet jede Position mit Menge, Einheit und Nettobetrag auf, daneben die Nettosumme. Eine Zeile lautet dann auf eine von drei Arten:

Bereit zur Ausstellung: Die Rechnung kann erstellt werden.
Bereits ausgestellt mit der Rechnungsnummer: Der Kunde hat für diesen Monat eine Rechnung. Die Zeile kann nicht ausgewählt werden und wird nie doppelt erstellt. Eine Rechnung zählt, wenn ihr Verkaufsdatum im Monat liegt oder eine ihrer Zeilen einen Zeitraum abrechnet, der den Monat überschneidet, und mindestens eine ihrer Zeilen zu einem Projekt des Laufs gehört.
Eine Ablehnung in einfachen Worten, die sagt, was zu beheben ist.

Eine Zeile kann auch Informationen tragen, die die Rechnung nicht stoppen, lesen Sie sie also vor dem Erstellen:

Zählerwarnungen, zum Beispiel ein Objekt, das mehreren Projekten berechnet wird, oder Tage, die niemandem berechnet werden. Die Rechnung kann trotzdem ausgestellt werden, eine Warnung auf einer bereiten Zeile ist also der einzige Hinweis darauf. Siehe Zählerverbrauch auf einer Kundenrechnung.
Mengenwarnungen zu den Positionen der Rechnung.
Der Mietvergleich, für einen Kunden mit Mietverträgen: „Gefundene Mietvertragszeilen“, „Entwurfssumme“ und „Differenz“ vergleichen, was die Mietverträge des Kunden abrechnen würden, mit dieser Rechnung. „Die Mietvertragszeilen konnten nicht mit diesem Entwurf verglichen werden.“ bedeutet, dass es keinen Wert zum Vergleichen gibt, nicht den Wert null.

Auswählen und erstellen

Jede Rechnung, die bereit zur Ausstellung ist, ist zu Beginn ausgewählt, und Sie können jede abwählen. Anzeigen ist eine Ansicht, keine Auswahl: Rechnungen, die Sie ausgewählt haben, bleiben ausgewählt, während der Filter sie ausblendet, und die Zeile unter der Liste sagt, wie viele das sind. Diese Zeile nennt auch die Zahl der ausgewählten Rechnungen und ihre Nettosumme je Währung.

Rechnungen erstellen sendet den Lauf einmal, egal wie oft auf die Schaltfläche geklickt wird. Jede erstellte Rechnung ist eine gewöhnliche Rechnung, nummeriert und validiert wie eine von Hand erstellte:

Sie lautet auf die Währung Ihrer Organisation.
Ihr Ausstellungsdatum ist heute, ihr Verkaufsdatum der erste Tag des gewählten Monats.
Ihr Fälligkeitsdatum richtet sich nach dem Zahlungsziel des Kunden.
Sie trägt das Standard-Bankkonto Ihrer Organisation in dieser Währung oder ein anderes sichtbares Konto in dieser Währung, wenn es kein Standardkonto gibt.

Die Rechnungen warten in der Rechnungsliste. Das Senden einer Rechnung an den Kunden oder an die E-Rechnung ist ein separater Schritt.

Wenn Flowtly das Ergebnis nicht bestätigen kann, sagt das eine Meldung, und die Liste wird aktualisiert. Prüfen Sie sie, bevor Sie es erneut versuchen: Sie zeigt, welche Rechnungen erstellt wurden.

Ergebnisse des Laufs

Ergebnisse des Laufs erfasst jede Zeile der Liste, aus der Sie erstellt haben, in fünf Zählern:

Erstellt: Die Rechnung wurde ausgestellt.
Erstellung fehlgeschlagen: Sie wurde gesendet, aber nicht erstellt, entweder weil die Erstellung abgelehnt wurde oder weil keine Antwort kam. Eine Rechnung ohne Antwort sagt das, und die Liste darüber zeigt, ob sie doch erstellt wurde.
Abgelehnt, Korrektur nötig: Die Liste hatte sie bereits abgelehnt, sie wurde also nicht gesendet.
Bereits ausgestellt: Sie hatte bereits eine Rechnung für den Monat.
Nicht ausgewählt gelassen: Sie war bereit, wurde aber nicht ausgewählt.

Die Ergebnisse bleiben so, wie sie waren, als der Lauf endete, und ändern sich nicht, wenn sich die Liste darüber ändert. Darunter:

Fehlgeschlagene wiederholen erscheint, wenn eine Rechnung nicht erstellt werden konnte. Es sendet nur die fehlgeschlagenen Rechnungen, die ausgewählt sind und die die aktualisierte Liste als bereit zeigt, und seine Beschriftung nennt deren Zahl. Solange es keine gibt, ist die Schaltfläche nicht verfügbar und sagt, warum.
Rechnungen öffnen erscheint, wenn der Lauf Rechnungen erstellt hat, und öffnet die darauf gefilterte Rechnungsliste.

Wenn eine Rechnung abgelehnt wird

Es gibt keine Übersteuerung: Eine abgelehnte Rechnung kann nicht ausgewählt werden, bis die Ursache behoben ist. Der Lauf selbst legt nie einen Preis fest, ordnet kein Objekt zu und erstellt kein Tag. Die Ablehnungen, die Ihnen begegnen können:

Einige Positionen haben keinen Preis. Ein Zähler oder eine Preisregel konnte nicht bepreist werden, die Rechnung käme also zu niedrig aus. Jede Position wird unter Positionen ohne Preis mit dem Grund genannt.
Einige erfasste Stunden haben keinen Satz oder passen zu mehr als einem Satz. Person, Projekt und Datum jedes Eintrags werden aufgelistet.
Diesen Monat nichts zu fakturieren. Die Projekte des Kunden enthalten für diesen Monat nichts.
Ein gebuchtes Objekt gehört zu keinem Park. Jedes Objekt wird unter Objekte ohne Park genannt. Ein Objekt gehört zu einem Park, wenn es ein übergeordnetes Objekt oder untergeordnete Einheiten hat. Dieselbe Ablehnung erscheint ohne genanntes Objekt, wenn in diesem Monat keine Buchung hinter der Rechnung steht.
Eine Zeile hat keine Gebührenkennzeichnung. Jede Zeile wird unter Zeilen ohne Gebührenkennzeichnung genannt. Der Name einer Zeile muss als Miete, Nebenkostenvorauszahlung oder Nebenkosten erkannt werden, und diese Gebühr braucht ein Tag auf der Karte Tags für die Mietabrechnung in den Rechnungseinstellungen.
Ein Projekt ohne Kunde. Legen Sie am Projekt einen fest.
Wir können nicht feststellen, ob das schon fakturiert wurde. Eine Rechnung dieses Monats hat Zeilen ohne Projekt, was bei importierten Rechnungen der Fall ist, oder ist eine Gutschrift. Die betroffenen Rechnungen werden unter Rechnungen, die wir nicht lesen können genannt. Das Festlegen des Projekts in den Zeilen der Rechnung klärt es.
Die Organisation hat einen Pilot-Empfänger festgelegt. Dieser Lauf stellt keine Pilot-Rechnungen aus, daher wird jede Rechnung abgelehnt, solange einer festgelegt ist.
Die Währung des Kunden oder Projekts ist nicht die der Organisation. Dieser Lauf hat keinen Umrechnungskurs, daher wird eine solche Rechnung daraus nicht ausgestellt.

Einige Ablehnungen erscheinen erst beim Erstellen der Rechnungen, unter Erstellung fehlgeschlagen, weil die Liste sie nicht prüft:

Kein Bankkonto in der Rechnungswährung oder überhaupt kein Bankkonto. Fügen Sie eines unter Banken hinzu und verwenden Sie dann Fehlgeschlagene wiederholen.
Die Rechnungswährung ist nicht eingerichtet.
Die Rechnung hat die Prüfung nicht bestanden.

Anwendungsbeispiele

Den Lauf einen Monat lang in der Vorschau halten und die Rechnung jedes Kunden Zeile für Zeile mit der Rechnung vergleichen, die Sie auf dem üblichen Weg ausgestellt haben.
Die Liste auf Probleme filtern, um die fehlenden Positionen zu bepreisen und die fehlenden Gebühren zu kennzeichnen, ohne die Auswahl der bereiten Rechnungen zu verlieren.
Die Differenz zwischen Mietvertragszeilen und Entwurfssumme für einen Kunden prüfen, der für Buchungen und für einen Mietvertrag abgerechnet wird.
Ein Bankkonto hinzufügen, nachdem Rechnungen nicht erstellt werden konnten, und dann mit Fehlgeschlagene wiederholen nur diese Rechnungen ausstellen.
Den Monat als Rechnungsverwalter ausführen, der in keinem Projekt Mitglied ist, mit der gesamten Organisation in der Liste.