Rechnungseinstellungen

Rechnungseinstellungen unter Einstellungen → Finanzen & Geschäft → Rechnungseinstellungen legen die Standardwerte fest, die auf jede von Ihrer Organisation ausgestellte Rechnung angewendet werden.

Rechnungsdaten

Der Abschnitt Rechnungsdaten enthält die Verkäuferadresse: Firmenname, Anschrift und Steuernummer, die Ihren Kunden auf den von Ihnen ausgestellten Rechnungen angezeigt werden. Sie werden auf jeder Rechnung wiederverwendet, sodass Sie sie nicht jedes Mal neu eingeben.

Dies ist unabhängig von der eigenen Rechnungsadresse Ihrer Organisation bei Flowtly, die auf den Rechnungen erscheint, die Flowtly Ihnen für Ihr Abonnement ausstellt — siehe Abonnement und Abrechnung.

Nummerierung und Zahlungsziele

Rechnungsnummernformat — das Schema für neue Rechnungen.

Versand

Beim Versand von Rechnungen per E-Mail können Sie die Antwortadresse und CC-Empfänger (Name und E-Mail) festlegen, damit Antworten und Kopien an die richtigen Personen gehen.

E-Invoicing

Der Abschnitt E-Invoicing konfiguriert die strukturierte Zustellung elektronischer Rechnungen (etwa KSeF). Die vollständige Einrichtung finden Sie unter E-Rechnung.

Rechnungs-Tag-Gruppen

Mit Tags ordnen Sie Rechnungen und ihre Positionen Ihren eigenen Kategorien zu — Kostenarten, Kostenstellen, Umsatzregistern. Sie werden unter Einstellungen → Rechnungs-Tag-Gruppen eingerichtet, das nur Administratoren öffnen können. Jede Tag-Gruppe enthält die Tags (Werte), aus denen gewählt werden kann. Jeder Tag hat einen Namen, eine Kurzbezeichnung, eine Sortierreihenfolge und optional einen Verantwortlichen, der Rechnungen dieser Kategorie freigibt (siehe Genehmigungsworkflow für Rechnungen).

Reihenfolge der Tag-Gruppen

Tag-Gruppen erscheinen überall in derselben Reihenfolge: auf dieser Seite, in jeder Tag-Auswahl und im Budgetbericht nach Gruppen. Ein Administrator legt diese Reihenfolge fest:

Klicken Sie auf Gruppen anordnen. Die Gruppen werden auf je eine Zeile reduziert.
Ziehen Sie eine Zeile am Griff an ihre neue Stelle. Auf dem Smartphone halten Sie den Griff gedrückt und ziehen dann. Mit der Tastatur fokussieren Sie den Griff, drücken die Leertaste, verschieben ihn mit den Pfeiltasten und drücken erneut die Leertaste.
Klicken Sie auf Fertig, um zur vollständigen Liste zurückzukehren.

Jede Verschiebung wird gespeichert, sobald Sie sie ablegen. Kann sie nicht gespeichert werden, springen die Gruppen an ihren alten Platz zurück und eine Meldung weist darauf hin.

Gruppen, die niemand umsortiert hat, bleiben wie bisher alphabetisch.
Eine neue Gruppe wird am Ende angefügt.
Alle sehen die Reihenfolge; nur Administratoren können sie ändern.
Der Tabellenexport listet die Gruppen in derselben Reihenfolge.

Einen Tag auf Eingangs- oder Ausgangsrechnungen beschränken

Manche Tags ergeben nur auf einer Seite Sinn: Ein Umsatzregister gehört auf die Rechnungen, die Sie ausstellen, eine Einkaufskostenart auf die Rechnungen, die Sie erhalten. Jeder Tag hat deshalb die Einstellung Rechnungsrichtung:

Eingangs- und Ausgangsrechnungen — die Voreinstellung.
Nur Eingangsrechnungen (Einkauf)
Nur Ausgangsrechnungen (Verkauf)

Die Tag-Auswahl bietet dann nur die Tags an, die zur jeweiligen Rechnung passen:

Auf Eingangsrechnungen — einschließlich ihrer Positionen und der Kategorisierungstabellen — werden Tags, die auf Ausgangsrechnungen beschränkt sind, nicht angeboten.
Auf Ausgangsrechnungen und ihren Positionen werden Tags, die auf Eingangsrechnungen beschränkt sind, nicht angeboten.
Bei der Auswahl der Standard-Rechnungs-Tags eines Geschäftspartners wird ein Tag nicht angeboten, wenn er auf keiner der Rechnungen verwendet werden könnte, für die seine Gruppe gilt.

Einiges bleibt, wie es war:

Nichts ändert sich, bis Sie eine Wahl treffen. Alle bestehenden Tags stehen auf beide, daher bieten alle Auswahlen sie weiterhin an, bis jemand eine Richtung festlegt.
Tags, die bereits auf einer Rechnung stehen, bleiben dort und bleiben sichtbar, auch wenn die später gewählte Richtung sie für diese Rechnung nicht mehr anbieten würde. Die Einstellung betrifft nur, was neu gewählt werden kann.
Andere Bereiche sind nicht betroffen. Tags auf Projekten, Verträgen, Geschäftspartnern oder Banktransaktionen ignorieren die Richtung.

Die Einstellung erscheint nur bei Tag-Gruppen, die für Rechnungen oder für alles gelten. Eine Gruppe, die nur für Projekte oder Transaktionen verwendet wird, zeigt sie nicht.

Einen Tag mit einem Projekt verknüpfen

Ein Tag kann das Projekt nennen, zu dem er üblicherweise gehört, sodass das Kontieren einer Eingangsrechnung mit dem einen das andere ausfüllt. Öffnen Sie einen Tag in einer Gruppe, die auf Eingangsrechnungen verwendet wird, und wählen Sie das Projekt unter Verknüpftes Projekt. Leeren Sie das Feld oder wählen Sie keines, um die Verknüpfung zu entfernen. Das Feld wird bei Gruppen nicht angezeigt, die nur auf Projekten verwendet werden, weil die Verknüpfung dort keine Wirkung hätte.

Auf einer Eingangsrechnung wirkt die Verknüpfung in beide Richtungen:

Die Wahl des Tags füllt das Projekt aus, solange die Rechnung noch keinem Projekt zugeordnet ist. Eine bereits auf Projekte aufgeteilte Rechnung bleibt unverändert, damit bereits festgelegte Beträge nicht erneut aufgeteilt werden.
Die Wahl des Projekts füllt den Tag aus, solange genau ein Tag dieses Projekt nennt und in der Gruppe dieses Tags noch nichts gewählt ist. Nennen zwei Tags dasselbe Projekt, füllt die Wahl des Projekts keinen von beiden aus, weil die Auswahl eines Tags geraten wäre.

In beiden Fällen ist es ein Vorschlag und keine Regel: Was ausgefüllt wurde, lässt sich ändern oder entfernen wie alles, was Sie selbst gewählt haben, und keine Kombination aus Tag und Projekt wird abgelehnt.

Einem Tag seinen Buchhaltungscode geben

Ein Tag kann das Buchungskonto tragen, auf das er bucht, so wie Ihr Buchhalter es benennt. Öffnen Sie den Tag und füllen Sie unterhalb der Beschreibung das Feld Buchhaltungscode aus. Der Code ist ein freier Text mit bis zu 64 Zeichen, daher sind polnische Buchstaben, Punkte, Bindestriche und Unterstriche erlaubt, und mehrere Tags können denselben Code haben. Lassen Sie das Feld leer, wenn der Tag kein eigenes Konto hat.

In der Liste der Tags zeigt ein Tag mit Code diesen unter seinem Namen als Konto: gefolgt vom Code an; fahren Sie mit der Maus darüber, um den gesamten Code zu sehen, wenn er zu lang für die Anzeige ist.

Der Code ist für den Comarch-Optima-Export von Bedeutung: Hat ein Tag einen Code, enthält die Datei den Code anstelle des Tag-Namens, und ein Tag ohne Code wird unter seinem Namen exportiert. Siehe Buchhaltungsexporte.

Tags als Tabelle exportieren und importieren

Um viele Tags auf einmal zu bearbeiten, klicken Sie auf der Seite der Rechnungs-Tag-Gruppen auf Exportieren. Sie laden eine .csv-Datei mit allen Rechnungs-Tag-Gruppen und ihren Tags herunter, die sich in Excel öffnen lässt. Jede Zeile ist ein Tag; eine Gruppe ohne Tags hat eine eigene Zeile. Die Spalten sind:

id: die Kennung des Tags. Lassen Sie sie unverändert.
group: die Tag-Gruppe.
tag: der Name des Tags.
label: das kurze Label. Bleibt es bei einem neuen Tag leer, wird es aus dem Namen gebildet.
order: die Reihenfolge. Kleinere Zahlen erscheinen zuerst.
description: optional.
direction: incoming, outgoing oder both.

Bearbeiten Sie die Datei, speichern Sie sie als .csv oder .xlsx, klicken Sie dann auf Importieren und wählen Sie sie aus. Noch wird nichts gespeichert: Flowtly zeigt zuerst, was die Datei bewirken würde, also neue Gruppen, neue Tags und geänderte Tags. Hat eine Zeile ein Problem, etwa ein Label mit mehr als 32 Zeichen oder eine unbekannte Richtung, wird sie mit ihrer Zeilennummer aufgeführt, und nichts kann übernommen werden, bis die Datei korrigiert ist. Klicken Sie auf Änderungen übernehmen, um zu speichern.

Ein Import löscht nie. Ein Tag, der in der Datei fehlt, bleibt, wie er ist. Tags löschen Sie auf der Seite selbst.
Umbenennen oder Verschieben eines Tags funktioniert über die id: Ändern Sie Namen oder Gruppe in der Zeile dieses Tags.
Tags in eine andere Organisation kopieren: Importieren Sie dort dieselbe Datei. Die Kennungen sind dort unbekannt, daher werden Zeilen über Gruppen- und Tag-Namen zugeordnet, und Fehlendes wird angelegt.
Exportiert und importiert werden nur Rechnungs-Tag-Gruppen. Die Verantwortlichen der Tags stehen nicht in der Datei und bleiben unverändert.

Tags für die Mietabrechnung

Die Karte Tags für die Mietabrechnung legt das Rechnungskategorie-Tag fest, das die Sammelrechnungen für Mietverträge jeder Art von Gebühr zuordnet. Sie hat je eine Tag-Auswahl für Miet-Tags, Tags für Nebenkostenvorauszahlungen und Tags für Versorgungsleistungen, und jede Auswahl wird für sich gespeichert. Angeboten werden nur Tags aus Gruppen, die in Rechnungszeilen verwendet werden.

Ein Tag gesetzt für eine Gebühr: Der Lauf verwendet es.
Mehrere Tags gesetzt: Ein Administrator, der die Rechnungsstellung ausführt, wählt im Lauf eines davon aus, und diese Auswahl kommt auf jede Rechnung, die der Lauf entwirft und erstellt.
Kein Tag gesetzt: Der Lauf lehnt diese Gebühr ab. Die Ablehnung verweist zurück auf diese Karte.

Dieselben Tags bestimmen, was im Bericht zur abgerechneten Miete pro Quadratmeter als Miete und als Verbrauch zählt und welche Zahlungen bei der Jahresabschlussabrechnung als Nebenkostenvorauszahlungen gelten.

Beispiele für Anwendungsfälle

Das Buchhaltungsteam bei jeder Rechnungs-E-Mail auf CC setzen.
Die Tags einer Umsatzregister-Gruppe auf Ausgangsrechnungen beschränken, damit sie beim Kontieren einer Lieferantenrechnung nicht mehr erscheinen.
Jeden Kostenstellen-Tag mit seinem Projekt verknüpfen, damit eine mit dem Tag kontierte Lieferantenrechnung ohne zweite Auswahl beim richtigen Projekt ankommt.