E-Mail-Verlauf

"Einstellungen" → "Administration" → "E-Mail-Verlauf" ist das Protokoll der geschäftlichen E-Mails, die der Flowtly-Arbeitsbereich Ihrer Organisation versenden wollte, und der E-Mails, die er absichtlich zurückgehalten hat. Es beantwortet „Wurde diese Person per E-Mail benachrichtigt, und wenn nicht, warum?“ Es listet nur Einträge, einen pro Zeile: Eine Zeile öffnet nichts.

Das Protokoll umfasst vier Arten von E-Mails, angezeigt als "Kategorie": "Abwesenheiten", "Arbeitsverträge", "Rechnungen der Organisation" und "Projekte und Aufgaben". Anmelde-, Konto- und Plattformnachrichten stehen nicht darin.

Wer es ändern kann

Nur ein Administrator kann diesen Bildschirm öffnen. Nichts darauf lässt sich bearbeiten; er ist schreibgeschützt.

Die Bedienelemente auf diesem Bildschirm

"Aktualisieren": lädt die Liste mit den Filtern, wie sie sind, neu.

"Ergebnis": filtert danach, was mit der Nachricht geschehen ist. Wählen Sie "Alle Ergebnisse", um den Filter zu entfernen.

"Von (UTC)" und "Bis (UTC)": begrenzen die Liste auf einen Zeitraum von Tagen, gezählt in UTC. Beide Tage sind eingeschlossen. "Datum löschen" leert jedes der beiden Felder. Das Von-Datum darf nicht nach dem Bis-Datum liegen.

"Kategorie": filtert nach den oben genannten vier Arten oder mit "Alle Ergebnisse", um den Filter zu entfernen.

"Ausgelöst von": zeigt nur E-Mails, die eine Person verursacht hat. Es braucht eine vollständige E-Mail-Adresse und gleicht sie genau ab, ohne Beachtung der Groß- und Kleinschreibung; eine halb getippte Adresse zeigt "Vollständige E-Mail-Adresse eingeben" und wird nicht angewendet. E-Mails, die ohne angemeldeten Benutzer ausgelöst wurden, etwa eine geplante Erinnerung, haben niemanden erfasst und passen nie.

"Zurück" und "Weiter": blättern durch die Seiten mit je 50 Zeilen. Die aktuelle Seitenzahl steht dazwischen.

Die Überschrift "Datum und Uhrzeit" sortiert die Liste, standardmäßig das Neueste zuerst; klicken Sie darauf, um die Reihenfolge umzukehren.

Jeder Filter, den Sie setzen, wird in der Seitenadresse gespeichert, sodass ein Neuladen oder ein geteilter Link dieselbe Ansicht wiederherstellt.

Die Spalten

Spalte	Was sie zeigt
Datum und Uhrzeit	Wann das Ereignis erfasst wurde.
Kategorie	Die Art der E-Mail, dazu der Abwesenheitsantrag, um den es ging, falls es einen gibt, etwa „Abwesenheitsantrag Nr. 412“. Ein Etikett Demobeispiel kennzeichnet Beispielzeilen aus einer Demo-Organisation.
Ausgelöst von	Die angemeldete Person, deren Aktion sie verursacht hat, oder „Kein angemeldeter Benutzer“.
Empfänger	Die Adressen, an die die Nachricht ging. Wo niemand benachrichtigt wurde, nennt eine Zeile „Wäre gegangen an“, wer es gewesen wäre: Adressen, Teammitglieder mit Konto und Personen ohne Flowtly-Konto, die ebenfalls nicht benachrichtigt worden wären. Wurde keine Adresse erfasst, lautet die Zelle „Empfänger nicht erfasst“.
Ergebnis	Was geschehen ist, mit dem Grund darunter.

Die Ergebnisse

Ergebnis	Bedeutung
Gesendet	Die Nachricht wurde an den Mailanbieter übergeben. Es erfasst einen erfolgreichen Versand, keine bestätigte Zustellung. Die Zeile ergänzt „Hier ist der Versand erfasst, nicht die Zustellung. Eine Bestätigung ist, wenn sie eintrifft, ein eigener Eintrag.“
Zugestellt	Der Anbieter hat bestätigt, dass der empfangende Server sie angenommen hat. Das einzige Ergebnis, das die Ankunft belegt.
Versand fehlgeschlagen	Die Nachricht konnte nicht gesendet werden.
Durch Richtlinie blockiert	Eine Bedingung auf Organisationsebene hat sie zurückgehalten. Der Grund wird angezeigt: Die Organisation ist noch nicht verifiziert, es ist eine Demo-Organisation, das Abonnement ist gesperrt oder Benachrichtigungen sind für die gesamte Organisation ausgeschaltet.
Unzustellbar	Sie ist abgegangen und danach abgelehnt worden.
Durch Einstellungen stumm	Die Benachrichtigungseinstellungen der Person hatten diese Kategorie ausgeschaltet. Die Zeile nennt die Kategorie.
Vorübergehend pausiert	Benachrichtigungen waren für die Person pausiert. Die Zeile zeigt „Pausiert bis“ und die Uhrzeit.
Benachrichtigungstyp deaktiviert	Eine Benachrichtigungseinstellung war damals aus. Die Zeile nennt die Einstellung und ob sie ein oder aus war.

Eine leere Liste lesen

"Keine Einträge für diese Filter" beweist nicht, dass nichts gesendet wurde. Vor einem bestimmten Datum wurden Ergebnisse nicht erfasst, und ein Hinweis über den Filtern nennt es: „Ergebnisse dieser Art werden seit“ einem Datum aufgezeichnet, oder, bei einem Zeitraum, der früher beginnt, dass ein leeres Ergebnis für den früheren Zeitraum nicht belegt, dass nichts gesendet oder unterdrückt wurde. Ein Link aus dem Audit-Protokoll schränkt die Liste auf einen Datensatz ein und sagt das, mit "Gesamten E-Mail-Verlauf anzeigen", um sie zu verlassen.

Anwendungsbeispiele

• Ein Administrator prüft, ob ein Kollege über einen genehmigten Abwesenheitsantrag per E-Mail benachrichtigt wurde, und findet "Durch Einstellungen stumm" mit genannter stummgeschalteter Kategorie.
• Ein Administrator filtert nach "Ausgelöst von", um jede Nachricht zu sehen, die die Aktionen einer Führungskraft verursacht haben.
• Nach einer Beschwerde, Rechnungserinnerungen seien nie angekommen, filtert ein Administrator "Kategorie" auf "Rechnungen der Organisation" und "Ergebnis" auf "Unzustellbar".
• Eine neue Organisation sieht "Durch Richtlinie blockiert" mit „Ihre Organisation ist noch nicht verifiziert“ und weiß, warum nichts versendet wurde.