Banken — Einstellungen

"Einstellungen" → "Finanzen & Geschäft" → "Banken" ist die Liste der Banken, bei denen Ihre Organisation Konten führt, und der Konten unter jeder Bank. Eine Bank hat einen Namen und eine SWIFT-Nummer; ein Konto hat einen Namen, eine Währung, einen Typ und, bei den meisten Typen, eine Nummer. Transaktionen, Rechnungen und Zahlungen verweisen auf diese Konten.

Wer es ändern kann

Ein Administrator oder jeder mit der Berechtigung "Bankenmanager" kann diesen Bildschirm öffnen, Banken und Konten hinzufügen und bearbeiten und sie ausblenden. Nur ein Administrator sieht das Bedienelement zum Löschen bei einem Konto. Das Hinzufügen einer Bank oder eines Kontos ist nicht verfügbar, solange Ihr Abonnement Änderungen blockiert.

Die Bedienelemente auf diesem Bildschirm

Die Kopfzeile der Seite

"Bank manuell hinzufügen": öffnet das Bankformular (unten), damit Sie eine Bank selbst eintragen können.

"Mit Kontomatik verbinden": startet die automatische Bankverbindung, die Transaktionen von Ihrer Bank abruft. Sie erscheint nur, wenn das Modul Transaktionen aktiv ist. Siehe Bankintegration.

Der Hinweis zur Bankverbindung

Über der Liste meldet ein Hinweis den Zustand der Kontomatik-Verbindung. Er wird Administratoren und Personen mit der Berechtigung "Transaktionsmanager" angezeigt, und nur, sobald eine Verbindung eingerichtet wurde; eine Organisation, die nie eine Bank verbunden hat, sieht nichts.

Bankverbindung funktioniert: Flowtly ruft Transaktionen von Ihrer Bank ab.
Gespeichert, noch nicht bestätigt: Die Verbindung ist gespeichert, aber Flowtly hat sie in letzter Zeit nicht bei der Bank bestätigt, oder der letzte Versuch ging nicht durch. Es klärt sich meist von selbst, und eine erneute Verbindung ist nicht nötig.
Bankverbindung muss neu hergestellt werden: Die Bank hat die von Flowtly genutzte Berechtigung beendet, oder Flowtly erreicht sie nicht mehr. Die Schaltfläche "Bank erneut verbinden" öffnet den Verbindungsbildschirm.

Wo bekannt, ergänzt der Hinweis den Zeitpunkt, zu dem die Verbindung zuletzt als funktionierend bestätigt wurde, und, falls Flowtly seine nächste Prüfung verschoben hat, bis wann.

Die Bankliste

Die Liste zeigt eine Zeile pro Bank, standardmäßig nach "Name" sortiert. Klicken Sie auf die Überschrift "Name" oder "SWIFT", um danach zu sortieren; klicken Sie erneut, um umzukehren.

Spalte	Was sie zeigt
Name	Der Name der Bank, ein Zahlenchip mit der Anzahl ihrer sichtbaren Konten und ein durchgestrichenes Auge mit dem Tooltip Ausgeblendet, wenn die Bank ausgeblendet ist.
SWIFT	Die SWIFT-Nummer der Bank.
Typ	Leer in einer Bankzeile; in einer Kontozeile der Typ des Kontos.
Bankkontonummer	Leer in einer Bankzeile; in einer Kontozeile die Kontonummer (siehe unten).

"Sichtbarkeit": ein Filter, der nur erscheint, solange mindestens eine Bank ausgeblendet ist. "Sichtbare Banken" (der Standard) lässt ausgeblendete Banken weg; "Alle Banken (N ausgeblendet)" listet sie ebenfalls auf.

Ohne Bank lautet die Liste "Es wurde noch keine Bank hinzugefügt" und bietet "Bank manuell hinzufügen" und, mit dem Modul Transaktionen, "Mit Kontomatik verbinden". Ein Filter, der nichts übrig lässt, zeigt "Keine Ergebnisse." mit einem Link "Filter löschen".

In einer Bankzeile

"Konten von (Bankname) anzeigen": der Pfeil vor dem Namen klappt die Bank auf, um ihre Konten zu zeigen. Er ist deaktiviert, solange die Bank keine hat.
"Konto hinzufügen": öffnet das Kontoformular für diese Bank.
"Bearbeiten": öffnet das Bankformular mit den aktuellen Werten.
"Ausblenden" / "Einblenden": das Augensymbol. "Ausblenden" fragt zuerst nach Bestätigung („(Bankname)" ausblenden?, dann "Ja, fortfahren") und nimmt die Bank aus dieser Liste und aus den Bankauswahlen; nichts wird gelöscht, und ihre Konten und deren Verlauf bleiben, wie sie sind. "Einblenden" stellt die Bank sofort wieder her, ohne Bestätigung. Banken werden nie gelöscht.

Das Bankformular

Geöffnet durch "Bank manuell hinzufügen" oder "Bearbeiten". Sein Titel lautet "Bank hinzufügen" oder "Bank bearbeiten".

"Bankname": erforderlich.

"SWIFT-Nummer": erforderlich. Sie muss 8 oder 11 Zeichen haben: vier Buchstaben für die Bank, zwei für das Land, zwei Buchstaben oder Ziffern für den Ort und optional drei weitere für die Filiale. Alles andere wird abgelehnt mit Ungültiger SWIFT-Code. Er muss 8 oder 11 Zeichen lang sein und dem Standardformat entsprechen.

"Bank hinzufügen" (beim Hinzufügen) oder "Speichern" (beim Bearbeiten): speichert die Bank. Eine Meldung "Erfolg" bestätigt es. Beide Felder sind zu Beginn leer, und die Schaltfläche bleibt deaktiviert, bis beide korrekt ausgefüllt sind.

Beim Hinzufügen bietet das Formular außerdem "Automatisch mit Kontomatik verbinden" mit einer Schaltfläche "Verbinden" (nur Modul Transaktionen) als Abkürzung zum selben Verbindungsbildschirm.

In einer Kontozeile

Konten erscheinen unter ihrer Bank, sobald Sie sie aufklappen. Ausgeblendete Konten werden hier nicht aufgeführt; sie werden über die Kontoliste unter Transaktionen verwaltet.

"Bearbeiten": öffnet das Kontoformular.
"Ausblenden": fragt „(Kontoname)" ausblenden? und legt das Konto bei "Ausblenden" beiseite. Das Konto und seine Transaktionen werden nicht mehr angezeigt, nichts wird gelöscht, und es kann später über die Kontoliste unter Transaktionen wieder eingeblendet werden.
"Löschen" (nur Administratoren): öffnet „(Kontoname)" endgültig löschen?. Das Löschen entfernt das Konto, alle seine Transaktionen und seine gespeicherten Kontoauszugsdateien und kann nicht rückgängig gemacht werden. Geben Sie den Namen des Kontos in Geben Sie „(Kontoname)" ein, um zu bestätigen ein, um "Konto endgültig löschen" zu aktivieren; "Abbrechen" schließt den Dialog. Der Dialog schlägt vor, das Konto stattdessen auszublenden. Flowtly lehnt das Löschen eines Kontos ab, auf das Rechnungen oder andere Datensätze noch verweisen, und der Dialog nennt dann, was es blockiert.

Die Spalte "Bankkontonummer" zeigt den Währungscode in Großbuchstaben, dann maskierte Gruppen und die letzten vier Ziffern der Nummer. Ein Barkonto zeigt ein Etikett "Barvorgänge" und ein Stripe-Konto "Stripe"; ein Konto ohne Nummer zeigt einen Strich.

Das Kontoformular

Geöffnet durch "Konto hinzufügen" oder "Bearbeiten" eines Kontos. Sein Titel lautet Neues Konto erstellen für (Bankname) beim Hinzufügen und "Konto bearbeiten" beim Bearbeiten.

"Kontoname": erforderlich, mindestens zwei Zeichen.

"Währung": erforderlich. Zur Wahl stehen die Codes auf dem Bildschirm Währungen. Sie lässt sich nicht mehr ändern, sobald das Konto existiert.

"Typ": erforderlich, mit den Optionen "Standard", "USt-Konto", "Bar" und "Manuell". Ein Stripe-Konto, das durch den Stripe-Abgleich angelegt wurde, zeigt hier "Stripe". Der Typ lässt sich nicht mehr ändern, sobald das Konto existiert. Konten vom Typ "Bar" und "Manuell" enthalten Transaktionen, die Sie von Hand eingeben, und brauchen weder Nummer noch Präfix; jeder andere Typ braucht beides.

"Präfix": zwei Zeichen, normalerweise der Ländercode der Nummer, etwa PL. Tippen Sie zwei Buchstaben, die einem Währungscode entsprechen, zum Beispiel PL für den polnischen Zloty, wird diese Währung für Sie ausgewählt.

"Kontonummer": erforderlich für jeden Typ außer "Bar" und "Manuell". Leerzeichen und Bindestriche werden beim Speichern entfernt, und ein am Anfang getippter Ländercode, der das Präfix wiederholt, wird weggelassen, sodass eine vollständige IBAN eingefügt werden kann. Eine Kontonummer kann in der Organisation nur von einem Konto geführt werden, ausgeblendete Konten eingeschlossen.

"Als Standardkonto festlegen": markiert das Konto als das, nach dem Flowtly greift, wenn keines gewählt ist. Standardmäßig aus. Ein ausgeblendetes Konto kann nicht das Standardkonto sein.

"In Transaktionen ausblenden": blendet das Konto aus. Standardmäßig aus.

"Erstellen" (beim Hinzufügen) oder "Speichern" (beim Bearbeiten): speichert das Konto.

Anwendungsbeispiele

Ein Buchhalter fügt eine Bank mit Name und SWIFT-Nummer hinzu und legt darunter ein Konto pro Währung an.
Ein Administrator fügt eine vollständige IBAN mit dem Präfix PL in "Kontonummer" ein, und die Nummer wird ohne den Ländercode gespeichert.
Ein Finanzleiter blendet ein geschlossenes Konto aus und behält seinen Verlauf, statt es zu löschen.
Ein Bankmanager sieht "Bankverbindung muss neu hergestellt werden" und stellt mit "Bank erneut verbinden" die Anbindung wieder her.