Bankkonten

Der Menüpunkt „Transaktionen" im Hauptmenü ermöglicht die Erstellung, Verwaltung und Anzeige von Banken und Bankkonten sowie die Überprüfung der damit verbundenen Transaktionen.

Bankkonten anzeigen und verwalten:

• Gehen Sie im Hauptmenü zum Bereich „Transaktionen".
• Hier wird eine Liste aller erstellten Bankkonten mit ihren Details angezeigt. Verfügbare Aktionen:
• Konten bearbeiten: Klicken Sie neben einem Konto auf die Schaltfläche „Bearbeiten", um dessen Details zu aktualisieren. Das Bearbeiten ist nur für Administratoren verfügbar.
• Transaktionen anzeigen: Klicken Sie neben einem Konto auf die Schaltfläche „Transaktion", um die mit diesem spezifischen Konto verknüpfte Transaktionsliste anzuzeigen. Versteckte Konten filtern:
• Oben auf der Seite finden Sie einen Filter mit der Bezeichnung „Versteckt".
• Wenn dieser aktiviert ist, werden in der Liste auch die als versteckt markierten Bankkonten angezeigt.

Banken und ihre zugehörigen Konten verwalten:

• Klicken Sie oben auf der Seite „Transaktionen" auf die Schaltfläche „Banken verwalten".
• Dies führt Sie zur Seite „Bankenverwaltung", auf der alle bestehenden Banken aufgeführt sind.
• Konten, die zu einer Bank gehören, werden als Unterelemente unter dieser Bank angezeigt. Verfügbare Aktionen:
• Neue Bank hinzufügen: Verwenden Sie die Schaltfläche „Bank hinzufügen", um eine neue Bank zu erstellen.
• Bestehende Banken bearbeiten: Klicken Sie neben einer Bank oder ihren Konten auf die Schaltfläche „Bearbeiten", um Details zu ändern.
• Neues Konto hinzufügen: Verwenden Sie die Schaltfläche „Konto hinzufügen", um ein neues Konto zu einer bestimmten Bank zu erstellen.

Neue Bank hinzufügen

Um eine neue Bank hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Wählen Sie im Hauptmenü den Punkt „Transaktionen" aus.
2. Klicken Sie oben auf der Seite auf „Banken verwalten".
3. Klicken Sie oben rechts auf „Bank hinzufügen".
4. Geben Sie im angezeigten Formular den Banknamen und die SWIFT-Nummer ein.
5. Klicken Sie auf „Speichern".

Die erstellte Bank wird der Liste hinzugefügt.

Konto zur Bank hinzufügen

Um ein Konto zu einer bestehenden Bank hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche, die sich rechts in der Bankzeile befindet.

2. Geben Sie in dem angezeigten Formular die folgenden Informationen ein:

   • Kontoname
   • Präfix
   • Kontonummer
   • Währung
   • Typ (kann regulär oder Mehrwertsteuer sein)

Sie können das Konto bei Bedarf als Standardkonto festlegen. Zusätzlich können Sie das Konto als versteckt markieren. Auf diese Weise wird es im Menüpunkt „Transaktionen" nur dann angezeigt, wenn der Filter „Versteckt" aktiviert ist. Das Ausblenden entzieht auch die Transaktionen des Kontos dem Rest der Anwendung — siehe Ein Konto ausblenden unten.

Hinweis: Damit Währungen im Auswahlmenü zur Verfügung stehen, konfigurieren Sie diese unter „Währungen" im Menü „Allgemeine Einstellungen".

Hinweis: Die Kontonummer ist das Merkmal, anhand dessen ein importierter Kontoauszug einem Bankkonto zugeordnet wird. Ein Konto ohne Kontonummer wird niemals automatisch einem hochgeladenen Kontoauszug zugeordnet — solche Kontoauszüge müssen manuell zugewiesen werden. Tragen Sie die Kontonummer bei jedem Konto ein, für das Sie Kontoauszüge importieren möchten.

Nach der Erstellung wird das Konto als Unterelement der Bank auf der Seite „Banken verwalten" und in der Liste „Bankkonten" angezeigt.

Diese Liste enthält alle Konten, unabhängig davon, ob sie einer Bank zugeordnet sind. Ein Konto ohne Bank wird in der Spalte „Bankname" mit einem Strich angezeigt und wird hier bearbeitet — die Seite „Banken verwalten" listet Konten unterhalb ihrer Bank auf, sodass ein Konto ohne Bankzuordnung dort nicht erscheint.

Bearbeiten eines bestehenden Kontos

Währung und Typ sind gesperrt, sobald ein Konto Werte für diese Felder hat. Sie legen fest, wie die bereits für das Konto gebuchten Beträge gelesen werden — eine nachträgliche Änderung würde die Kontohistorie neu interpretieren; die beiden Felder werden angezeigt, können aber nicht bearbeitet werden.

Ein Konto, das ohne Währung oder Typ gespeichert wurde, ist die Ausnahme: Das leere Feld bleibt editierbar, sodass Sie es ausfüllen und speichern können. Alle anderen Kontoangaben — Name, Präfix und Kontonummer — bleiben in jedem Fall editierbar.

Zwei Möglichkeiten, ein Konto stillzulegen

Ein Konto, mit dem Sie nicht mehr arbeiten, kann auf zwei verschiedene Arten abgewickelt werden. Die Zeile bietet diese als zwei separate Steuerelemente an, weil sie keine Varianten derselben Aktion sind:

• Ausblenden zieht das Konto und seine Transaktionen aus der Ansicht zurück, bewahrt dabei alle Datensätze. Dies kann jederzeit rückgängig gemacht werden.
• Löschen entfernt das Konto, seine Transaktionen und die darin gespeicherten Kontoauszugsdateien dauerhaft. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.

Verwenden Sie Ausblenden, es sei denn, Sie benötigen die Datensätze ausdrücklich gelöscht. Es ist die Antwort auf fast jeden Grund, warum ein Konto nicht mehr genutzt wird — die Bankbeziehung endete, das Konto wurde geschlossen, die Kontoauszüge wurden am falschen Ort importiert — und lässt die Historie für Prüfungen und abgeschlossene Budgetzeiträume intakt.

Ein Konto ausblenden

Das Ausblenden ist der Weg, ein Konto, mit dem Sie nicht mehr arbeiten, zu deaktivieren und dabei alle erfassten Daten zu erhalten. Es geht über das bloße Aufräumen der Kontoauswahl hinaus: Die Transaktionen eines ausgeblendeten Kontos werden nirgendwo in der Anwendung mehr angezeigt.

Wählen Sie in der Kontozeile Ausblenden aus. Die Bestätigung gibt an, was passieren wird: Das Konto und seine Transaktionen werden überall aus der Anzeige entfernt — einschließlich der Budgetsummen —, es wird nichts gelöscht, und dies kann jederzeit rückgängig gemacht werden.

Während ein Konto ausgeblendet ist:

• Seine Transaktionen erscheinen weder in der Transaktionsliste noch im Saldendiagramm und werden auch nicht durch Filter oder Suchen zurückgegeben.
• Sie werden nicht in Budgetzahlen einberechnet. Eine Transaktion auf einem ausgeblendeten Konto wird aus Budgetübersichten, Kostentabellen und Budgetsummen ausgeschlossen — einschließlich einer Transaktion, die vor dem Ausblenden des Kontos manuell mit einem Budget verknüpft wurde.
• Eine Budgetzeile, die auf der Transaktion eines ausgeblendeten Kontos beruht, wird ausgeschlossen und nicht als leere Zeile angezeigt.

Es wird nichts gelöscht. Die Transaktionen verbleiben genau wie bisher in Ihren Daten; sie werden lediglich aus der Ansicht und aus Berechnungen ausgeblendet. Wenn Sie die Markierung Versteckt am Konto entfernen, werden alle diese Transaktionen wieder angezeigt und die Budgetzahlen kehren zu ihrem vorherigen Stand zurück.

Zwei Folgen sollten Sie kennen, bevor Sie ein Konto ausblenden:

• Budgetsummen, die das Konto einschlossen, werden sich ändern, auch für bereits abgeschlossene Monate. Wenn eine Budgetzahl sich verschoben hat und Sie keine Erklärung dafür finden, prüfen Sie, ob ein dieses Budget speisende Konto ausgeblendet wurde.
• Das Ausblenden betrifft das gesamte Konto, nicht eine einzelne Transaktion. Um eine einzelne Buchung aus einem Budget herauszunehmen, heben Sie die Verknüpfung dieser Transaktion mit dem Budget auf.

Um aktuell ausgeblendete Konten zu finden, wählen Sie den Filter Versteckt oben auf der Seite „Transaktionen" aus.

Ein Konto löschen

Löschen ist die unwiderrufliche Entsorgung. Es entfernt das Konto, alle seine Transaktionen und die darin gespeicherten Kontoauszugsdateien dauerhaft. Es gibt kein Archiv und keinen Papierkorb, und die Datensätze können danach nicht wiederhergestellt werden.

Deshalb ist das Löschen bewusst schwieriger als das Ausblenden:

• Das Löschen ist auf Administratoren beschränkt. Jemand, der Banken und Konten verwaltet, kann ein Konto ausblenden, aber das Löschsteuerelement wird ihm gar nicht angeboten.
• Die Bestätigung nennt, was gelöscht wird — die Transaktionen und die gespeicherten Kontoauszugsdateien — und gibt an, dass dies nicht rückgängig gemacht werden kann. Sie weist auch darauf hin, dass das Ausblenden verfügbar ist, wenn Sie das Konto nur aus dem Weg haben möchten.
• Sie müssen den Kontonamen eingeben, bevor das Löschen akzeptiert werden kann. Ein Durchklicken ist nicht möglich, sodass ein Verklicken in der falschen Zeile kein Konto zerstören kann.

Wenn ein Löschvorgang abgelehnt wird

Flowtly verweigert das Löschen eines Kontos, dessen Datensätze noch anderswo benötigt werden, anstatt diese zu entfernen und die davon abhängigen Zahlen zusammenbrechen zu lassen. In diesem Fall bleibt die Bestätigung offen und gibt an, was das Konto blockiert und wie viele — beispielsweise dass seine Transaktionen eine Anzahl von Budgetverknüpfungen tragen.

Diese Meldung ist der nützliche Teil der Ablehnung: Sie sagt Ihnen genau, was zu klären ist, wenn Sie das Konto wirklich löschen möchten. Beheben Sie das Genannte und versuchen Sie es erneut, oder blenden Sie das Konto stattdessen aus.

Das Löschen wird auch für ein Konto angeboten, das bereits ausgeblendet ist — erst ausblenden, dann löschen ist eine sinnvolle Abfolge, und ein ausgeblendetes Konto zeigt natürlich nur das Löschen-Steuerelement an, da es bereits ausgeblendet ist.

Bevorzugen Sie im Zweifelsfall das Ausblenden. Ein ausgeblendetes Konto kann jederzeit wiederhergestellt werden; ein gelöschtes nicht. Wenn ein Konto entfernt wurde und seine Transaktionen noch irgendwo erscheinen, war es ausgeblendet und nicht gelöscht — und der umgekehrte Fall ist wichtiger: Sobald ein Löschvorgang durchgeführt wurde, bleibt keine Spur dieser Transaktionen zurück.

Anwendungsbeispiele

• Ein Finanzcontroller muss alle eingehenden und ausgehenden Transaktionen über verschiedene Firmenbankkonten hinweg prüfen, um die Buchhaltung abzustimmen.
• Ein Buchhalter möchte ein kürzlich eröffnetes neues Firmenbankkonto hinzufügen, um dessen Transaktionen in Flowtly zu verfolgen.
• Ein Finanzmanager möchte schnell ein bestimmtes Bankkonto finden, um dessen aktuellen Status oder zugehörige Transaktionen zu prüfen.
• Ein Benutzer deaktiviert ein geschlossenes Bankkonto, indem er es ausblendet, sodass dessen Transaktionen nicht mehr in der Transaktionsliste erscheinen und nicht mehr in Budgets einfließen, während die Datensätze selbst erhalten bleiben.
• Ein Finanzmanager stellt fest, dass eine Budgetsumme niedriger als erwartet ist, und prüft den Filter „Versteckt", um zu sehen, ob ein dieses Budget speisende Konto ausgeblendet wurde.
• Ein Administrator löscht dauerhaft ein versehentlich angelegtes Konto mitsamt dem fälschlicherweise darin importierten Kontoauszug, sodass keine seiner Transaktionen mehr abgefragt werden kann.
• Ein Administrator versucht, ein Konto zu löschen, liest die Ablehnung, die angibt, wie viele Budgetverknüpfungen die Transaktionen des Kontos haben, und blendet das Konto stattdessen aus.