Bankkonten

Der Menüpunkt „Transaktionen" im Hauptmenü ermöglicht die Erstellung, Verwaltung und Anzeige von Banken und Bankkonten sowie die Überprüfung der damit verbundenen Transaktionen.

Bankkonten anzeigen und verwalten:

Gehen Sie im Hauptmenü zum Bereich „Transaktionen".
Hier wird eine Liste aller erstellten Bankkonten mit ihren Details angezeigt. Verfügbare Aktionen:
Konten bearbeiten: Klicken Sie neben einem Konto auf die Schaltfläche „Bearbeiten", um dessen Details zu aktualisieren. Das Bearbeiten ist nur für Administratoren verfügbar.
Transaktionen anzeigen: Klicken Sie neben einem Konto auf die Schaltfläche „Transaktion", um die mit diesem spezifischen Konto verknüpfte Transaktionsliste anzuzeigen.
Ausblenden oder Einblenden: Wählen Sie Ausblenden, um ein nicht mehr genutztes Konto wegzulegen, oder Einblenden bei einem ausgeblendeten Konto, um es zurückzuholen. Verfügbar für alle, die Banken verwalten — siehe Ein Konto ausblenden.
Löschen: Wählen Sie Löschen, um ein Konto endgültig zu entfernen. Nur für Administratoren verfügbar — siehe Ein Konto löschen. Ausgeblendete Konten anzeigen:
Ausgeblendete Konten werden standardmäßig nicht in der Liste angezeigt.
Sobald mindestens ein Konto ausgeblendet ist, erscheint oben in der Liste der Filter Sichtbarkeit. Wählen Sie Alle Konten (N ausgeblendet), um auch die ausgeblendeten Konten aufzulisten; jedes ist mit einem durchgestrichenen Auge markiert und bietet Einblenden an.

Ein eigenes Konto, das Ihre Transaktionen nennen, das aber niemand registriert hat

Bankzeilen nennen oft das eigene Konto der Organisation auf der Gegenseite einer Überweisung, zum Beispiel ein Umsatzsteuerkonto oder ein zweites Girokonto. Nennen sie eines Ihrer eigenen Konten, das in Flowtly nicht registriert ist, steht über der Liste die Warnung Nicht registriertes eigenes Konto gefunden. Sie zeigt das Konto auf die letzten vier Stellen maskiert, erklärt, dass Überweisungen von und auf dieses Konto bis zu seiner Registrierung als gewöhnliche Zahlungen gelten, und nennt, wie viele Transaktionen es nennen.

Registrieren öffnet das übliche Formular für ein neues Konto mit bereits ausgefüllter Nummer und vorgeschlagenem Typ. Geben Sie dem Konto einen Namen, wählen Sie seine Bank und seine Währung und bestätigen Sie. Nichts wird registriert, bevor Sie das tun, und sobald das Konto gespeichert ist, verschwindet die Warnung.
Nicht unser Konto verwirft einen Kandidaten, der nicht Ihnen gehört, sodass er nicht erneut angeboten wird.
Die Anzahl der Transaktionen ist ein Link zu den Transaktionen, die das Konto nennen, angezeigt als entfernbarer Filter Ausgewählte Zeilen in der Liste. Liegen diese Transaktionen auf mehr als einem Ihrer Konten, ergänzt die Warnung Öffnen in: mit je einem Link pro Konto.

Die Warnung sehen Personen mit der Rolle Bankmanager oder Transaktionsmanager; den Link zu den Transaktionen nur diejenigen, die die Transaktionsliste eines Kontos öffnen können. Beide Aktionen sind nicht verfügbar, solange Ihr Abonnement Änderungen blockiert.

Banken und ihre zugehörigen Konten verwalten:

Klicken Sie oben auf der Seite „Transaktionen" auf die Schaltfläche „Banken verwalten".
Dies führt Sie zur Seite „Bankenverwaltung", auf der alle bestehenden Banken aufgeführt sind.
Konten, die zu einer Bank gehören, werden als Unterelemente unter dieser Bank angezeigt. Verfügbare Aktionen:
Neue Bank hinzufügen: Verwenden Sie die Schaltfläche „Bank hinzufügen", um eine neue Bank zu erstellen.
Bestehende Banken bearbeiten: Klicken Sie neben einer Bank oder ihren Konten auf die Schaltfläche „Bearbeiten", um Details zu ändern.
Neues Konto hinzufügen: Verwenden Sie die Schaltfläche „Konto hinzufügen", um ein neues Konto zu einer bestimmten Bank zu erstellen.

Neue Bank hinzufügen

Um eine neue Bank hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

Wählen Sie im Hauptmenü den Punkt „Transaktionen" aus.
Klicken Sie oben auf der Seite auf „Banken verwalten".
Klicken Sie oben rechts auf „Bank hinzufügen".
Geben Sie im angezeigten Formular den Banknamen und die SWIFT-Nummer ein.
Klicken Sie auf „Speichern".

Die erstellte Bank wird der Liste hinzugefügt.

Konto zur Bank hinzufügen

Um ein Konto zu einer bestehenden Bank hinzuzufügen, gehen Sie wie folgt vor:

Klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche, die sich rechts in der Bankzeile befindet.
Geben Sie in dem angezeigten Formular die folgenden Informationen ein:
- Kontoname
- Präfix
- Kontonummer
- Währung
- Typ (kann regulär oder Mehrwertsteuer sein)

Sie können das Konto bei Bedarf als Standardkonto festlegen. Zusätzlich können Sie das Konto als versteckt markieren. Auf diese Weise wird es im Menüpunkt „Transaktionen" nur dann angezeigt, wenn im Filter Sichtbarkeit die Option Alle Konten gewählt ist. Das Ausblenden entzieht auch die Transaktionen des Kontos dem Rest der Anwendung — siehe Ein Konto ausblenden unten.

Hinweis: Damit Währungen im Auswahlmenü zur Verfügung stehen, konfigurieren Sie diese unter „Währungen" im Menü „Allgemeine Einstellungen".

Hinweis: Die Kontonummer ist das Merkmal, anhand dessen ein importierter Kontoauszug einem Bankkonto zugeordnet wird. Ein Konto ohne Kontonummer wird niemals automatisch einem hochgeladenen Kontoauszug zugeordnet — solche Kontoauszüge müssen manuell zugewiesen werden. Tragen Sie die Kontonummer bei jedem Konto ein, für das Sie Kontoauszüge importieren möchten.

Nach der Erstellung wird das Konto als Unterelement der Bank auf der Seite „Banken verwalten" und in der Liste „Bankkonten" angezeigt.

Ein Konto, das aus dieser Liste angelegt wird, muss eine Bank erhalten. Die Bank ist im Formular für ein neues Konto erforderlich, und das Formular lässt sich erst speichern, wenn eine Bank gewählt ist, unabhängig vom Kontotyp, auch bei Bargeld. Gibt es noch keine Bank zur Auswahl, sagt das Formular Es gibt noch keine Bank zur Auswahl. und verlinkt auf Bank hinzufügen. Ein Konto, das aus der Zeile einer Bank geöffnet wird, gehört bereits zu dieser Bank, daher fragt das Formular nicht danach.

Diese Liste enthält alle Konten, unabhängig davon, ob sie einer Bank zugeordnet sind. Konten ohne Bank zeigen in der Spalte „Bankname" einen Strich. Beim Bearbeiten bleibt die Bank optional, das Konto lässt sich also weiterhin speichern, und dort kann ihm eine Bank zugewiesen werden. Ein solches Konto wird hier bearbeitet, ausgeblendet und gelöscht — die Seite „Banken verwalten" listet Konten unterhalb ihrer Bank auf, sodass ein Konto ohne Bankzuordnung dort nicht erscheint.

Was als gültige Kontonummer gilt

Bei einem Kontotyp, der eine Nummer verlangt, muss die Nummer aus 8 bis 34 Buchstaben und Ziffern bestehen, davon mindestens 8 Ziffern. Leerzeichen, Punkte und Bindestriche zwischen Gruppen sind erlaubt, sodass eine in Gruppen geschriebene Nummer akzeptiert wird. Sie werden beim Speichern der Nummer entfernt, sowohl beim Anlegen als auch beim Bearbeiten des Kontos, sodass die gespeicherte Nummer nur aus Buchstaben und Ziffern besteht. Ein Text wie NOT-A-NUMBER-!!! oder ein kurzer Wert wie 123 wird mit einer Meldung am Feld abgelehnt.

Flowtly prüft nur das Format, nicht die IBAN-Prüfziffern. Eine Nummer, die korrekt aufgebaut, aber keine echte IBAN ist, wird daher trotzdem akzeptiert. Dieselbe Regel gilt, wenn Sie die Nummer eines bestehenden Kontos ändern. Ein Konto, dessen gespeicherte Nummer sie nicht erfüllt, zum Beispiel eine mit weniger als 8 Ziffern oder mit einem Schrägstrich, kann trotzdem bearbeitet, ausgeblendet oder umbenannt werden: Das Format wird nur geprüft, wenn die Nummer selbst geändert wird.

Das ist wichtig, weil anhand der Nummer ein importierter Kontoauszug zugeordnet wird: Ein Konto mit einer fehlerhaften Nummer wird nie mit seiner Kontoauszugsdatei abgeglichen.

MT940-Kontoauszüge importieren

Beim Hochladen einer Kontoauszugsdatei muss jeder darin enthaltene Transaktionsbetrag als Ziffern mit genau einem Dezimalkomma geschrieben sein, zum Beispiel 84,09, 84, oder 0,00. Ist ein Betrag in der Datei fehlerhaft — ein einzelnes Komma, ein zweites Komma oder gar kein Komma —, lehnt Flowtly die gesamte Datei ab und speichert nichts davon, statt die fehlerfreien Zeilen zu importieren und die fehlerhafte als falschen Betrag zu erfassen. Korrigieren Sie den Betrag in der Datei und laden Sie sie erneut hoch.

Bei Kontoauszügen von BPS wird der Transaktionstyp vollständig gespeichert (zum Beispiel NTRF) und nicht auf den ersten Buchstaben gekürzt.

Kontoauszüge von BNP Paribas werden im MT940-Format importiert, auch die eines MwSt.-Kontos (Split Payment). Ein Konto, das Ihre automatische Bankverbindung nicht abdeckt, etwa ein MwSt.-Unterkonto, lässt sich auf diese Weise aktuell halten: Exportieren Sie seinen MT940-Kontoauszug und laden Sie ihn auf der Seite Transaktionen hoch.

Die Kontonummer in der Datei wird unabhängig von Leerzeichen mit Ihren Konten abgeglichen. Ein als 28 1140 2004 0000 3402 8485 2191 gespeichertes Konto erhält einen Kontoauszug, der es als 28114020040000340284852191 schreibt, und umgekehrt. Tragen zwei sichtbare Konten dieselbe Nummer in unterschiedlicher Schreibweise, wird der Kontoauszug dem Konto zugeordnet, dessen Nummer genau so geschrieben ist wie in der Datei. Passt keines genau, wird die Datei als mehrdeutig abgelehnt und erscheint in der Tabelle Abgelehnte Uploads; blenden Sie das Konto aus, das Sie nicht verwenden, und laden Sie die Datei erneut hoch.

Bearbeiten eines bestehenden Kontos

Währung und Typ sind gesperrt, sobald ein Konto Werte für diese Felder hat. Sie legen fest, wie die bereits für das Konto gebuchten Beträge gelesen werden — eine nachträgliche Änderung würde die Kontohistorie neu interpretieren; die beiden Felder werden angezeigt, können aber nicht bearbeitet werden.

Ein Konto, das ohne Währung oder Typ gespeichert wurde, ist die Ausnahme: Das leere Feld bleibt editierbar, sodass Sie es ausfüllen und speichern können. Alle anderen Kontoangaben — Name, Präfix und Kontonummer — bleiben in jedem Fall editierbar.

Zwei Möglichkeiten, ein Konto stillzulegen

Ein Konto, mit dem Sie nicht mehr arbeiten, kann auf zwei verschiedene Arten abgewickelt werden. Die Zeile bietet diese als zwei separate Steuerelemente an, weil sie keine Varianten derselben Aktion sind:

Ausblenden zieht das Konto und seine Transaktionen aus der Ansicht zurück, bewahrt dabei alle Datensätze. Dies kann jederzeit rückgängig gemacht werden.
Löschen entfernt das Konto, seine Transaktionen und die darin gespeicherten Kontoauszugsdateien dauerhaft. Dies kann nicht rückgängig gemacht werden.

Verwenden Sie Ausblenden, es sei denn, Sie benötigen die Datensätze ausdrücklich gelöscht. Es ist die Antwort auf fast jeden Grund, warum ein Konto nicht mehr genutzt wird — die Bankbeziehung endete, das Konto wurde geschlossen, die Kontoauszüge wurden am falschen Ort importiert — und lässt die Historie für Prüfungen und abgeschlossene Budgetzeiträume intakt.

Ein Konto ausblenden

Das Ausblenden ist der Weg, ein Konto, mit dem Sie nicht mehr arbeiten, zu deaktivieren und dabei alle erfassten Daten zu erhalten. Es geht über das bloße Aufräumen der Kontoauswahl hinaus: Die Transaktionen eines ausgeblendeten Kontos werden nirgendwo in der Anwendung mehr angezeigt.

Wählen Sie in der Kontozeile Ausblenden aus. Die Bestätigung gibt an, was passieren wird: Das Konto und seine Transaktionen werden überall aus der Anzeige entfernt — einschließlich der Budgetsummen —, es wird nichts gelöscht, und dies kann jederzeit rückgängig gemacht werden.

Während ein Konto ausgeblendet ist:

Seine Transaktionen erscheinen weder in der Transaktionsliste noch im Saldendiagramm und werden auch nicht durch Filter oder Suchen zurückgegeben.
Sie werden nicht in Budgetzahlen einberechnet. Eine Transaktion auf einem ausgeblendeten Konto wird aus Budgetübersichten, Kostentabellen und Budgetsummen ausgeschlossen — einschließlich einer Transaktion, die vor dem Ausblenden des Kontos manuell mit einem Budget verknüpft wurde.
Eine Budgetzeile, die auf der Transaktion eines ausgeblendeten Kontos beruht, wird ausgeschlossen und nicht als leere Zeile angezeigt.

Es wird nichts gelöscht. Die Transaktionen verbleiben genau wie bisher in Ihren Daten; sie werden lediglich aus der Ansicht und aus Berechnungen ausgeblendet. Wenn Sie die Markierung Versteckt am Konto entfernen, werden alle diese Transaktionen wieder angezeigt und die Budgetzahlen kehren zu ihrem vorherigen Stand zurück. Einblenden in der Zeile des Kontos in der Transaktionsliste bewirkt dasselbe mit einem Klick.

Zwei Folgen sollten Sie kennen, bevor Sie ein Konto ausblenden:

Budgetsummen, die das Konto einschlossen, werden sich ändern, auch für bereits abgeschlossene Monate. Wenn eine Budgetzahl sich verschoben hat und Sie keine Erklärung dafür finden, prüfen Sie, ob ein dieses Budget speisende Konto ausgeblendet wurde.
Das Ausblenden betrifft das gesamte Konto, nicht eine einzelne Transaktion. Um eine einzelne Buchung aus einem Budget herauszunehmen, heben Sie die Verknüpfung dieser Transaktion mit dem Budget auf.

Um aktuell ausgeblendete Konten zu finden, wählen Sie im Filter Sichtbarkeit oben auf der Seite „Transaktionen" die Option Alle Konten. Ausgeblendete Konten sind mit einem durchgestrichenen Auge markiert, und Einblenden in der Zeile holt ein Konto zurück. Der Filter wird nur angeboten, solange mindestens ein Konto ausgeblendet ist.

Ein Konto löschen

Löschen ist die unwiderrufliche Entsorgung. Es entfernt das Konto, alle seine Transaktionen und die darin gespeicherten Kontoauszugsdateien dauerhaft. Es gibt kein Archiv und keinen Papierkorb, und die Datensätze können danach nicht wiederhergestellt werden.

Deshalb ist das Löschen bewusst schwieriger als das Ausblenden:

Das Löschen ist auf Administratoren beschränkt. Jemand, der Banken und Konten verwaltet, kann ein Konto ausblenden, aber das Löschsteuerelement wird ihm gar nicht angeboten.
Die Bestätigung nennt, was gelöscht wird — die Transaktionen und die gespeicherten Kontoauszugsdateien — und gibt an, dass dies nicht rückgängig gemacht werden kann. Sie weist auch darauf hin, dass das Ausblenden verfügbar ist, wenn Sie das Konto nur aus dem Weg haben möchten.
Sie müssen den Kontonamen eingeben, bevor das Löschen akzeptiert werden kann. Ein Durchklicken ist nicht möglich, sodass ein Verklicken in der falschen Zeile kein Konto zerstören kann.

Wenn ein Löschvorgang abgelehnt wird

Flowtly verweigert das Löschen eines Kontos, dessen Datensätze noch anderswo benötigt werden, anstatt diese zu entfernen und die davon abhängigen Zahlen zusammenbrechen zu lassen. In diesem Fall bleibt die Bestätigung offen und gibt an, was das Konto blockiert und wie viele — beispielsweise dass seine Transaktionen eine Anzahl von Budgetverknüpfungen tragen.

Diese Meldung ist der nützliche Teil der Ablehnung: Sie sagt Ihnen genau, was zu klären ist, wenn Sie das Konto wirklich löschen möchten. Beheben Sie das Genannte und versuchen Sie es erneut, oder blenden Sie das Konto stattdessen aus.

Das Löschen wird auch für ein Konto angeboten, das bereits ausgeblendet ist — erst ausblenden, dann löschen ist eine sinnvolle Abfolge, und auf der Seite „Banken verwalten" zeigt ein ausgeblendetes Konto nur das Löschen-Steuerelement an, da es bereits ausgeblendet ist. In der Transaktionsliste zeigt es Einblenden und Löschen.

Bevorzugen Sie im Zweifelsfall das Ausblenden. Ein ausgeblendetes Konto kann jederzeit wiederhergestellt werden; ein gelöschtes nicht. Wenn ein Konto entfernt wurde und seine Transaktionen noch irgendwo erscheinen, war es ausgeblendet und nicht gelöscht — und der umgekehrte Fall ist wichtiger: Sobald ein Löschvorgang durchgeführt wurde, bleibt keine Spur dieser Transaktionen zurück.

Anwendungsbeispiele

Ein Finanzcontroller muss alle eingehenden und ausgehenden Transaktionen über verschiedene Firmenbankkonten hinweg prüfen, um die Buchhaltung abzustimmen.
Ein Buchhalter möchte ein kürzlich eröffnetes neues Firmenbankkonto hinzufügen, um dessen Transaktionen in Flowtly zu verfolgen.
Ein Finanzmanager möchte schnell ein bestimmtes Bankkonto finden, um dessen aktuellen Status oder zugehörige Transaktionen zu prüfen.
Ein Benutzer deaktiviert ein geschlossenes Bankkonto, indem er es ausblendet, sodass dessen Transaktionen nicht mehr in der Transaktionsliste erscheinen und nicht mehr in Budgets einfließen, während die Datensätze selbst erhalten bleiben.
Ein Finanzmanager stellt fest, dass eine Budgetsumme niedriger als erwartet ist, und stellt den Filter „Sichtbarkeit" auf „Alle Konten", um zu sehen, ob ein dieses Budget speisende Konto ausgeblendet wurde.
Ein Administrator löscht dauerhaft ein versehentlich angelegtes Konto mitsamt dem fälschlicherweise darin importierten Kontoauszug, sodass keine seiner Transaktionen mehr abgefragt werden kann.
Ein Administrator versucht, ein Konto zu löschen, liest die Ablehnung, die angibt, wie viele Budgetverknüpfungen die Transaktionen des Kontos haben, und blendet das Konto stattdessen aus.