Transaktionsmanagement

Wenn Kunden oder andere Entitäten Rechnungen bezahlen, werden die Zahlungstransaktionen, einschließlich derer für Auftragnehmer, in Ihrem Bankkonto erfasst. Alle Transaktionen können Sie einsehen, indem Sie für das ausgewählte Bankkonto auf die Schaltfläche „Transaktion“ klicken.

Die Ansicht Transaktionen bietet einen Echtzeit-Überblick über sämtliche Finanzbewegungen auf Ihren verknüpften Bankkonten. Dieser Bereich unterstützt Finanzteams dabei, Zahlungen zu verfolgen, Abweichungen abzugleichen und den Cashflow zu überwachen. Die Ansicht ist zweigeteilt: Im oberen Bereich finden Sie eine grafische Darstellung der Kontostandsänderungen über die Zeit, darunter eine detaillierte Auflistung jeder einzelnen Transaktion.

Was die Ansicht zeigt:

• Aktueller Kontostand: Zeigt die gesamten verfügbaren Mittel für das ausgewählte Bankkonto an.
• Transaktionshistorie: Listet alle verarbeiteten und ausstehenden Transaktionen auf.
• Filteroptionen: Ermöglicht die Filterung nach Datumsbereich, Auftragnehmer, Betrag oder Richtung — eingehend oder ausgehend.
• Spalte „Anhänge“: Zeigt an, ob unterstützende Dokumente (z. B. Rechnungen, Belege) erforderlich sind.
• Verknüpfung Auftragnehmer: Markiert fehlende Auftragnehmerinformationen, die aktualisiert werden müssen.
• Jeder Auftragnehmer in der Tabelle verfügt über ein anklickbares Symbol auf der linken Seite, über das Sie direkt zur Auftragnehmerseite navigieren können, um Details zu überprüfen oder zu aktualisieren.

Beim Klick auf eine bestimmte Transaktion öffnet sich ein Seitenbereich mit detaillierten Optionen zur Transaktionsverwaltung. Diese Funktionalität ermöglicht es Finanzteams, einzelne Transaktionen effizient zu überprüfen und zu aktualisieren.

Verfügbare Funktionen im Seitenbereich:

• Anhang hinzufügen – Laden Sie unterstützende Dokumente wie Rechnungen, Belege oder Verträge hoch. Stellen Sie sicher, dass Sie auch das Empfangsdatum auswählen, um die Compliance zu gewährleisten.
• Ausstehende Dateien anhängen – Falls Dokumente bereits hochgeladen, aber noch nicht mit dieser Transaktion verknüpft wurden, können Sie diese hier anfügen. Suchen Sie den gewünschten Anhang in der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche „Anhängen“.
• Budget zuweisen – Verknüpfen Sie die Transaktion mit einem bestimmten Budget für eine präzise Finanzverfolgung. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn das Budgetmodul aktiv ist.

Abschnitt Transaktionsdetails Auftragnehmerauswahl – Weisen Sie den der Transaktion zugeordneten Auftragnehmer zu oder aktualisieren Sie ihn. Zugehöriger Monat – Definieren Sie den relevanten Finanzzeitraum für Berichtszwecke. Transaktionsbetrag & Saldo nach Transaktion – Zeigt die finanziellen Auswirkungen und den aktualisierten Kontostand an.

Abschnitt Anhänge Hier haben Sie die Möglichkeit, verknüpfte Anhänge, falls vorhanden, zu überprüfen, herunterzuladen oder vollständig zu entfernen, sollten sie falsch zugeordnet worden sein.

Die MT940-Datei kann direkt in der oberen rechten Ecke des Menüpunkts Transaktionen im Hauptmenü heruntergeladen werden. Nach dem Download wird die Datei automatisch dem vorgesehenen Bankkonto zugeordnet.

Eine hochgeladene Kontoauszugsdatei wird einem Bankkonto zugeordnet, indem die Kontonummer in der Datei mit den konfigurierten Kontonummern Ihrer Bankkonten verglichen wird. Ein ohne Kontonummer gespeichertes Bankkonto kann an diesem Vergleich nicht teilnehmen und erhält nie automatisch einen Kontoauszug — unter Bankkonten erfahren Sie, wo Sie die Nummer eintragen können.

Transaktionen für Auftragnehmer

Wie funktioniert es?

Bezahlen Sie den Auftragnehmer über Ihre Bank (außerhalb von Flowtly). Bewahren Sie die Zahlungsbestätigung oder die Banktransaktionsdetails für den Abgleich auf. Um die Zahlung in Flowtly abzubilden, importieren Sie Ihren Kontoauszug (MT940-Datei) in das System. Flowtly gleicht Zahlungen automatisch mit dem Auftragnehmer ab, basierend auf dem Betrag, dem Verwendungszweck und den Auftragnehmerdetails. Wenn Flowtly eine Transaktion nicht automatisch abgleicht, können Sie diese manuell dem relevanten Auftragnehmer zuweisen, indem Sie den entsprechenden Eintrag aus den ausstehenden Anhängen auswählen.

Auftragnehmer, die einer internen Kostengruppe angehören, werden von diesen automatischen Vorschlägen ausgeschlossen, sodass eine interne Überweisung nicht als Lieferantenzahlung vorgeschlagen wird, auch wenn der Name des Auftragnehmers in der Transaktionsbeschreibung erscheint. Sie können einem solchen Auftragnehmer die Transaktion jedoch weiterhin manuell zuweisen.

Navigieren Sie im Hauptmenü zum Menüpunkt Auftragnehmer und wählen Sie den relevanten Auftragnehmer aus. Unter dem Reiter Transaktionen werden alle diesem Auftragnehmer zugehörigen Zahlungen aufgelistet. Dieser Reiter bietet einen strukturierten Überblick über alle finanzwirtschaftlichen Transaktionen eines bestimmten Auftragnehmers und erleichtert die Verfolgung historischer Zahlungen, fehlender Anhänge und finanzieller Trends.

Hauptfunktionen des Reiters „Auftragnehmer-Transaktionen“:

• Grafische Übersicht – Zeigt eine visuelle Aufschlüsselung der Transaktionen im Zeitverlauf an.
• Detaillierte Transaktionsliste – Zeigt alle mit dem Auftragnehmer verknüpften Transaktionen an, einschließlich Zahlungsdaten, Beträge und Status.
• Anhangsstatus – Zeigt an, ob einer Transaktion ein zugehöriges Dokument (z. B. Rechnung, Zahlungsnachweis) zugeordnet ist.
• Finanztrendanalyse – Hilft bei der Überwachung der Auftragnehmerausgaben über Monate und Jahre hinweg.

Beim Klick auf eine Transaktion öffnet sich ein Seitenbereich mit detaillierten Optionen zur Transaktionsverwaltung. Diese Funktionalität ermöglicht es Finanzteams, einzelne Transaktionen effizient zu überprüfen und zu aktualisieren. Die Details hierzu sind im Abschnitt Verfügbare Funktionen im Seitenbereich beschrieben.

Sie können hier auch Transaktionsanhänge verwalten, ähnlich wie bei Bankkontotransaktionen.

Transaktionen für Kunden

Wie funktioniert es?

Um Kundenzahlungen in Flowtly abzubilden, importieren Sie Ihren Kontoauszug (im MT940-Format) in das System (Menüpunkt Transaktionen im Hauptmenü). Flowtly erkennt automatisch eingehende Zahlungen und versucht, diese mit bestehenden Rechnungen für Kunden abzugleichen. Findet das System eine Übereinstimmung, ordnet es die Transaktion der korrekten Rechnung im entsprechenden Kundenprofil zu. Der Reiter „Zahlungen“ im Kundenprofil bietet einen strukturierten Überblick über alle ausgestellten Rechnungen und deren jeweilige Zahlungen. Wenn eine Zahlung nicht automatisch abgeglichen wird, können Sie diese manuell zuweisen, indem Sie die Rechnung im Reiter „Zahlungen“ auswählen und auf „Transaktion zuweisen“ klicken. Es öffnet sich ein Modalfenster mit importierten Transaktionen, die nicht abgeglichen wurden oder deren voller Betrag noch nicht verwendet wurde. Sie können hier auch den Transaktionsbetrag angeben.

Danach wird die Transaktion mit der Rechnung abgeglichen, und der Status des bezahlten Betrags sowie der Betrag werden aktualisiert. Sie können bereits zugewiesene Transaktionen auch wieder entfernen. Dies führt ebenfalls zu einer Neuberechnung.

Anwendungsbeispiele

• Kontoauszugs-Abgleich: Gleichen Sie importierte Banktransaktionen mühelos mit internen Aufzeichnungen ab, um sicherzustellen, dass alle Finanzbewegungen erfasst sind und Unstimmigkeiten schnell behoben werden.
• Auftragnehmer-Zahlungsverfolgung: Überwachen Sie alle ausgehenden Zahlungen an Auftragnehmer, verknüpfen Sie diese mit spezifischen Verträgen oder Projekten und stellen Sie sicher, dass alle Belege wie Rechnungen oder Zahlungsbestätigungen angefügt sind.
• Verwaltung von Kundeneingängen: Weisen Sie eingehende Kundenzahlungen automatisch oder manuell offenen Rechnungen zu, aktualisieren Sie deren Zahlungsstatus und behalten Sie einen genauen Überblick über die Forderungen.
• Prüfungsvorbereitung: Stellen Sie sicher, dass alle Transaktionen über die erforderlichen Anhänge (Rechnungen, Belege) verfügen. Dies erleichtert schnellere Prüfungen und Compliance-Kontrollen durch eine zentralisierte und organisierte Aufzeichnung.