Transaktionsmanagement

Wenn Kunden oder andere Entitäten Rechnungen bezahlen, werden die Zahlungstransaktionen, einschließlich derer für Auftragnehmer, in Ihrem Bankkonto erfasst. Alle Transaktionen können Sie einsehen, indem Sie für das ausgewählte Bankkonto auf die Schaltfläche „Transaktion“ klicken.

Die Ansicht Transaktionen bietet einen Echtzeit-Überblick über sämtliche Finanzbewegungen auf Ihren verknüpften Bankkonten. Dieser Bereich unterstützt Finanzteams dabei, Zahlungen zu verfolgen, Abweichungen abzugleichen und den Cashflow zu überwachen. Die Ansicht ist zweigeteilt: Im oberen Bereich finden Sie eine grafische Darstellung der Kontostandsänderungen über die Zeit, darunter eine detaillierte Auflistung jeder einzelnen Transaktion.

Was die Ansicht zeigt:

• Aktueller Kontostand: Zeigt die gesamten verfügbaren Mittel für das ausgewählte Bankkonto an.
• Transaktionshistorie: Listet alle verarbeiteten und ausstehenden Transaktionen auf.
• Filteroptionen: Ermöglicht die Filterung nach Datumsbereich, Auftragnehmer, Betrag oder Richtung — eingehend oder ausgehend.
• Spalte „Anhänge“: Zeigt an, ob unterstützende Dokumente (z. B. Rechnungen, Belege) erforderlich sind.
• Verknüpfung Auftragnehmer: Markiert fehlende Auftragnehmerinformationen, die aktualisiert werden müssen.
• Jeder Auftragnehmer in der Tabelle verfügt über ein anklickbares Symbol auf der linken Seite, über das Sie direkt zur Auftragnehmerseite navigieren können, um Details zu überprüfen oder zu aktualisieren.

Beim Klick auf eine bestimmte Transaktion öffnet sich ein Seitenbereich mit detaillierten Optionen zur Transaktionsverwaltung. Diese Funktionalität ermöglicht es Finanzteams, einzelne Transaktionen effizient zu überprüfen und zu aktualisieren.

Verfügbare Funktionen im Seitenbereich:

• Anhang hinzufügen – Laden Sie unterstützende Dokumente wie Rechnungen, Belege oder Verträge hoch. Stellen Sie sicher, dass Sie auch das Empfangsdatum auswählen, um die Compliance zu gewährleisten.

• Ausstehende Dateien anhängen – Falls Dokumente bereits hochgeladen, aber noch nicht mit dieser Transaktion verknüpft wurden, können Sie diese hier anfügen. Suchen Sie den gewünschten Anhang in der Liste und klicken Sie auf die Schaltfläche „Anhängen“. Die Liste enthält jedes wartende Dokument, und das Suchfeld darüber, Nach Betrag oder Dokumentnummer suchen, grenzt sie auf zwei Arten ein. Geben Sie einen Betrag so ein, wie Sie ihn schreiben würden, etwa 16 124,00, 16124 oder 16.124,00, und es findet Dokumente mit genau diesem Betrag, auf den Cent genau; eine Gutschrift wird über ihren Betrag mit oder ohne Minuszeichen gefunden. Oder geben Sie einen Teil einer Dokumentnummer ein, in beliebiger Groß- und Kleinschreibung: Er wird mit der Rechnungsnummer auf dem Dokument und dem Dateinamen abgeglichen, wo viele Uploads ihre Nummer tragen. Passt nichts, zeigt die Liste Keine Ergebnisse und bietet an, die Suche zu löschen.

• Vorschlag Anhang verknüpfen – Schlägt Flowtly ein Dokument für die Zahlung vor, vergleicht die Vorschlagskarte den Betrag des Dokuments mit dem der Zahlung in einer Zeile Betrag:

  • Stimmt überein – beide Beträge sind gleich, auf einen Grosz genau.
  • Weicht ab – die Karte zeigt beide Beträge und die Differenz. Ein Dokument in einer anderen Währung als die Zahlung zeigt immer Weicht ab, mit beiden Beträgen und ohne Differenz.
  • Nicht im Dokument – das Dokument hat noch keinen Betrag, daher wird der Betrag der Zahlung nicht geprüft.

  Stammt der Vorschlag von einem Lieferanten, der jeden Monat denselben Betrag abrechnet, nennt die Karte außerdem, wie viele nicht verknüpfte Dokumente dieses Lieferanten den Betrag tragen, zum Beispiel Nicht verknüpfte Dokumente dieses Lieferanten über 1 230,00 zł: 3. Wählen Sie das Dokument für den richtigen Monat mit diesem Hinweis im Blick. Ein Vorschlag ohne Betragsvergleich zeigt keine Zeile Betrag.

• Budget zuweisen – Verknüpfen Sie die Transaktion mit einem bestimmten Budget für eine präzise Finanzverfolgung. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn das Budgetmodul aktiv ist.

• Kategorisierung – Teilen Sie den Betrag der Transaktion auf ein oder mehrere Projekte auf. Eine Summenanzeige unter den Zeilen zeigt, ob die zugewiesenen Beträge mit dem Transaktionsbetrag übereinstimmen; eine Abweichung wird ausdrücklich angezeigt, und die Aufteilung wird erst gespeichert, wenn sie behoben ist. Welche Tags Sie verwenden, steht im Tag-Plan für den Start.

Ein eingeklappter Abschnitt des Seitenbereichs nennt, was er enthält, sodass Sie den Seitenbereich lesen können, ohne jeden Abschnitt zu öffnen. Bei einer Zahlung, die eine Rechnung begleicht, steht in einer eingeklappten Kategorisierung aus der Rechnung; andernfalls nennt sie die Anzahl der Projekte, zum Beispiel 3 Projekte. Darin zeigt Transaktionskategorisierung ihre Projektanzahl, und Mitarbeiterkostenaufteilung zeigt die Anzahl der Personen, auf die aufgeteilt ist, oder Nicht aufgeteilt.

Wenn das Dokument das Projekt bereits nennt

Kosten lassen sich an zwei Stellen einem Projekt zuordnen: am Dokument — der Eingangsrechnung oder dem Anhang — und an der Zahlung, die es begleicht. Nur eine davon wird gebraucht, und Flowtly behandelt das Dokument als die maßgebliche.

Nennt das Dokument, das eine Zahlung begleicht, also bereits ein Projekt, kann die Zahlung kein eigenes Projekt erhalten. Die Kategorisierung ist für diese Zahlung nicht verfügbar, und das Seitenpanel weist darauf hin, dass die Zuordnung zum Dokument gehört. Für eine Ausgangsrechnung gilt dasselbe: Nennt die Rechnung oder der Vertrag, unter dem sie gestellt wurde, das Projekt, wiederholt die Zahlung es nicht.

Trägt das Dokument das Projekt in seiner eigenen Aufteilung oder auf einer seiner Positionen, nennt die Seitenleiste beides: Zugeordnet über die Dokumentnummer → das Projekt. Wenn Sie Eingangsrechnungen öffnen können, führt derselbe Hinweis direkt zum Dokument. Eine Zahlung, deren Beleg (ein Dokument, das keine Rechnung ist) kein Projekt nennt, zeigt stattdessen den allgemeinen Hinweis, und auch ihre Kategorisierung bleibt schreibgeschützt.

Eine Zahlung, die eine Rechnung begleicht, übernimmt das Projekt von dieser Rechnung – unabhängig davon, ob Sie die Rechnung ausgestellt oder erhalten haben, und auch solange die Rechnung noch kein Projekt nennt. Die Seitenleiste zeigt Über die Rechnung zugeordnet und, wenn Sie die Rechnung öffnen können, die Schaltfläche Rechnung öffnen. Bei einer solchen Zahlung ist der gesamte Bereich Kategorisierung schreibgeschützt: die Projektaufteilung, die Tags und die Mitarbeiterkostenaufteilung. Was dort zuvor erfasst wurde, bleibt sichtbar, und der Bereich nennt den Grund, warum es sich nicht ändern lässt. Die Rechnungsübersicht in der Seitenleiste der Zahlung zeigt die eigenen Tags der Rechnung, sowohl die der gesamten Rechnung als auch die ihrer Positionen; ein Tag, das mehrere Positionen gemeinsam haben, wird einmal angezeigt. Dasselbe gilt für eine Zahlung, die als eines von mehreren Dokumenten mit einer Rechnung verknüpft ist. Ein Beleg, der keine Rechnung ist, macht Tags und Kostenaufteilung für sich genommen nicht schreibgeschützt.

Der Grund ist einen Satz wert, weil er eine Regel erklärt, die sonst wie eine fehlende Funktion aussieht. Zwei unabhängige Aufzeichnungen derselben Kosten können auseinanderlaufen — jemand ändert Monate später die Aufteilung auf der Rechnung, und die Zahlung zeigt weiterhin woanders hin — und an den Zahlen wäre nichts davon zu erkennen. Die Kosten an einer Stelle zu führen, erübrigt die Frage.

Wo Sie es stattdessen ändern. Öffnen Sie das Dokument und bearbeiten Sie dort die Projektaufteilung — wie die Aufteilung funktioniert, einschließlich des Streichens eines Projekts, beschreibt der Artikel „Kosten nach Attribut auf Projekte aufteilen“. Bei einer Ausgangsrechnung ändern Sie das Projekt an der Rechnungsposition oder am Vertrag.

Wann die Zahlung weiterhin der richtige Ort ist. Eine Zahlung ohne Dokument behält ihre eigene Kategorisierung genau wie bisher. Das ist der Normalfall bei einer Barausgabe, einer Bankgebühr oder Kosten, deren Rechnung noch nicht eingetroffen ist — daran hat sich nichts geändert.

Zahlungen, die bereits an beiden Stellen erfasst sind, funktionieren weiter und behalten ihre Beträge; das Budget hat solche Kosten immer einmal gezählt, nicht zweimal. Eine Aufteilung, die auf einer Zahlung erfasst wurde, bevor diese mit ihrer Rechnung verknüpft wurde, bleibt auf der Zahlung, sichtbar und schreibgeschützt. Sie lässt sich in der Seitenleiste der Zahlung nicht leeren; wenden Sie sich an den Flowtly-Support, wenn sie auf das Dokument verschoben werden muss.

Dem Dokument ein Projekt zuweisen, wenn die Zahlung bereits eines hat. Die Regel funktioniert auch in die andere Richtung. Wie auch immer Sie das Projekt des Dokuments festlegen (indem Sie seine Aufteilung manuell bearbeiten, eine der Ausfüllen-Schaltflächen verwenden oder ein vorgeschlagenes Projekt übernehmen), prüft Flowtly zuerst die Zahlungen, die es begleichen:

• Nennt eine Zahlung dasselbe Projekt für denselben Betrag, übernimmt das Dokument das Projekt, und die eigene Zuordnung der Zahlung wird entfernt, sodass die Kosten einmal erfasst werden, am Dokument, für denselben Gesamtbetrag.
• Nennt eine Zahlung ein anderes Projekt oder einen anderen Betrag, ändert sich nichts, und Flowtly nennt den Grund. Wenn Sie alle Vorschläge auf einmal akzeptieren, wird dieser als übersprungen aufgeführt, während die übrigen weiterhin angewendet werden.

Wird ein vorgeschlagener Geschäftspartner übernommen, wird auch die vorgeschlagene Notiz der Rechnung übernommen. Wird der von Flowtly für eine Zahlung vorgeschlagene Geschäftspartner übernommen — von Ihnen, über „Alle übernehmen“ oder automatisch, wo Ihre Organisation das eingeschaltet hat — und ist mit dieser Zahlung genau eine Rechnung verknüpft, wird die für diese Rechnung vorgeschlagene Notiz gleichzeitig übernommen und auf die Rechnung geschrieben. Keine andere Notiz wird verändert. Die Notiz bleibt ein Vorschlag, über den Sie im Seitenbereich der Rechnung entscheiden, wenn mehr als eine Rechnung mit der Zahlung verknüpft ist, wenn die Rechnung mehr als eine vorgeschlagene Notiz hat oder wenn sie bereits eine andere Notiz trägt: Eine von jemandem geschriebene Notiz wird nie ersetzt.

Abschnitt Transaktionsdetails Auftragnehmerauswahl – Weisen Sie den der Transaktion zugeordneten Auftragnehmer zu oder aktualisieren Sie ihn. Geschäftspartner verwalten unter den beiden Feldern öffnet den ausgewählten Geschäftspartner, damit Sie seinen Namen, seine Rollen und Standardwerte bearbeiten können; die Schaltfläche ist nicht verfügbar, solange kein Geschäftspartner ausgewählt ist. Um einen Geschäftspartner hinzuzufügen, den es noch nicht gibt, geben Sie seinen Namen im Feld für den Geschäftspartner ein und wählen Sie Geschäftspartner hinzufügen (siehe Geschäftspartner). Fehlt dem Geschäftspartner die Lieferanten- oder Kundenrolle, die diese Transaktion braucht, nennt ein Hinweis unter den Feldern ihn und fordert Sie auf, diese Rolle hinzuzufügen, weil die Suche nach dieser Rolle den Geschäftspartner erst findet, wenn Sie das getan haben. Zugehöriger Monat – Definieren Sie den relevanten Finanzzeitraum für Berichtszwecke. Bei einer Transaktion sind dieses Feld und der Geschäftspartner Pflichtfelder. Transaktionsbetrag & Saldo nach Transaktion – Zeigt die finanziellen Auswirkungen und den aktualisierten Kontostand an.

Der Bereich eines eingehenden Dokuments verwendet denselben Abschnitt Details mit denselben beiden Feldern. Siehe Transaktionsanhänge.

Abschnitt Anhänge Hier haben Sie die Möglichkeit, verknüpfte Anhänge, falls vorhanden, zu überprüfen, herunterzuladen oder vollständig zu entfernen, sollten sie falsch zugeordnet worden sein.

Die MT940-Datei kann direkt in der oberen rechten Ecke des Menüpunkts Transaktionen im Hauptmenü heruntergeladen werden. Nach dem Download wird die Datei automatisch dem vorgesehenen Bankkonto zugeordnet.

Eine hochgeladene Kontoauszugsdatei wird einem Bankkonto zugeordnet, indem die Kontonummer in der Datei mit den konfigurierten Kontonummern Ihrer Bankkonten verglichen wird. Leerzeichen in einer der beiden Nummern spielen dabei keine Rolle. Ein ohne Kontonummer gespeichertes Bankkonto kann an diesem Vergleich nicht teilnehmen und erhält nie automatisch einen Kontoauszug — unter Bankkonten erfahren Sie, wo Sie die Nummer eintragen können.

Jede abgelehnte Datei wird aufbewahrt. Unterhalb der Liste der Kontoauszüge auf der Seite Transaktionen zeigt die Tabelle Abgelehnte Uploads jede einzelne mit dem Zeitpunkt der Ablehnung, der hochladenden Person und dem Grund. Mit dem Download-Symbol in ihrer Zeile erhalten Sie genau die Datei, die gesendet wurde, zum Beispiel um sie zu korrigieren oder an den Support weiterzugeben. Bei einigen älteren abgelehnten Dateien fehlt das Download-Symbol, weil ihre Kopie nicht mit dem Eintrag verknüpft war.

Was die Importmeldung aussagt

Nachdem die Datei gelesen wurde, meldet eine Nachricht, wie viele Transaktionen hinzugefügt wurden — das entspricht nicht immer der Anzahl in der Datei. Kontoauszüge überschneiden sich: Eine Buchung, die Flowtly bereits vorliegt, wird als dieselbe Buchung erkannt und nicht ein zweites Mal erfasst. Beim erneuten Hochladen einer Datei oder beim Hochladen einer Datei, die bereits importierte Tage abdeckt, wird daher nur hinzugefügt, was tatsächlich neu ist.

Die Meldung ist passend zum Ergebnis formuliert.

• Alles in der Datei lag bereits vor. Das steht dann auch so da — Alle 13 Transaktionen aus dieser Datei waren bereits im System. — und erscheint als Information statt als Bestätigung, dass etwas hinzugefügt wurde, denn es wurde nichts hinzugefügt.
• Einige Buchungen waren neu, andere lagen bereits vor. Beide Zahlen werden genannt: 5 Transaktionen importiert. Bereits im System: 8.
• Jede Buchung war neu. Die Meldung nennt die Anzahl der importierten Buchungen.

Eine Buchung gilt als bereits vorhanden, wenn Datumsangaben, Betrag, Referenz und Beschreibung übereinstimmen. Zwei getrennte Zahlungen, die zufällig am selben Tag und mit demselben Betrag erfolgen, werden nie zu einer zusammengeführt: Jede behält ihre eigene Zeile und wird bei einem späteren Upload einzeln erkannt. Dasselbe gilt für eine Datei, die erneut hochgeladen wird, nachdem Ihre Bank die Formulierung einer Buchung geändert hat: Weicht die Beschreibung einer Zeile von der gespeicherten ab, wird die Zeile als neue Buchung behandelt und hinzugefügt.

Eine Anzahl, die unter der Zahl der im Kontoauszug sichtbaren Buchungen liegt, ist bei einem überlappenden Upload daher das erwartete Ergebnis: Es bedeutet, dass nichts dupliziert wurde, nicht dass Zeilen verloren gingen. Fehlt eine erwartete Buchung tatsächlich, suchen Sie sie zuerst in der Transaktionsliste — sie kann mit einem früheren Kontoauszug eingegangen sein.

Transaktionen für Auftragnehmer

Wie funktioniert es?

Bezahlen Sie den Auftragnehmer über Ihre Bank (außerhalb von Flowtly). Bewahren Sie die Zahlungsbestätigung oder die Banktransaktionsdetails für den Abgleich auf. Um die Zahlung in Flowtly abzubilden, importieren Sie Ihren Kontoauszug (MT940-Datei) in das System. Flowtly gleicht Zahlungen automatisch mit dem Auftragnehmer ab, basierend auf dem Betrag, dem Verwendungszweck und den Auftragnehmerdetails. Wenn Flowtly eine Transaktion nicht automatisch abgleicht, können Sie diese manuell dem relevanten Auftragnehmer zuweisen, indem Sie den entsprechenden Eintrag aus den ausstehenden Anhängen auswählen.

Der automatische Abgleich folgt einigen Regeln, damit eine Zahlung nur auf einem Dokument verbucht wird, das sie tatsächlich begleichen kann:

• Richtung. Geld, das Ihr Konto verlässt, wird nur mit einem Kostendokument abgeglichen. Eingehendes Geld wird nur mit einem Dokument mit negativem Betrag abgeglichen, etwa einer Gutschrift, die ein Lieferant erstattet. Eine eingehende Zahlung wird nie auf einer Kostenrechnung verbucht, nur weil die Beträge gleich sind.
• Abgelehnte Zahlungen. Wenn Sie eine für ein Dokument vorgeschlagene Zahlung ablehnen, verknüpft Flowtly diese Zahlung danach nicht automatisch mit dem Dokument, weder beim Speichern des Dokuments noch beim Import eines Kontoauszugs.
• Wiederkehrende Beträge. Wenn ein Lieferant jeden Monat denselben Betrag in Rechnung stellt, kann es mehrere Zahlungen dieses Betrags in der Nähe einer Rechnung geben. Jede Rechnung wird dann mit der Zahlung abgeglichen, die ihrem Datum am nächsten liegt, innerhalb von 20 Tagen, damit die Zahlung eines Monats nicht auf der Rechnung eines anderen Monats verbucht wird. Wenn keine Zahlung infrage kommt, bleibt die Rechnung nicht abgeglichen, sodass Sie sie von Hand verknüpfen können.

Auftragnehmer, die einer internen Kostengruppe angehören, werden von diesen automatischen Vorschlägen ausgeschlossen, sodass eine interne Überweisung nicht als Lieferantenzahlung vorgeschlagen wird, auch wenn der Name des Auftragnehmers in der Transaktionsbeschreibung erscheint. Sie können einem solchen Auftragnehmer die Transaktion jedoch weiterhin manuell zuweisen.

Öffnen Sie Gegenparteien im Hauptmenü, wählen Sie den Tab Lieferanten, öffnen Sie den Datensatz des relevanten Lieferanten und folgen Sie dem Link in dessen Abschnitt Lieferant zur Seite des Auftragnehmers. Unter dem Reiter Transaktionen werden alle diesem Auftragnehmer zugehörigen Zahlungen aufgelistet. Dieser Reiter bietet einen strukturierten Überblick über alle finanzwirtschaftlichen Transaktionen eines bestimmten Auftragnehmers und erleichtert die Verfolgung historischer Zahlungen, fehlender Anhänge und finanzieller Trends.

Hauptfunktionen des Reiters „Auftragnehmer-Transaktionen“:

• Grafische Übersicht – Zeigt eine visuelle Aufschlüsselung der Transaktionen im Zeitverlauf an.
• Detaillierte Transaktionsliste – Zeigt alle mit dem Auftragnehmer verknüpften Transaktionen an, einschließlich Zahlungsdaten, Beträge und Status.
• Anhangsstatus – Zeigt an, ob einer Transaktion ein zugehöriges Dokument (z. B. Rechnung, Zahlungsnachweis) zugeordnet ist.
• Finanztrendanalyse – Hilft bei der Überwachung der Auftragnehmerausgaben über Monate und Jahre hinweg.

Beim Klick auf eine Transaktion öffnet sich ein Seitenbereich mit detaillierten Optionen zur Transaktionsverwaltung. Diese Funktionalität ermöglicht es Finanzteams, einzelne Transaktionen effizient zu überprüfen und zu aktualisieren. Die Details hierzu sind im Abschnitt Verfügbare Funktionen im Seitenbereich beschrieben.

Sie können hier auch Transaktionsanhänge verwalten, ähnlich wie bei Bankkontotransaktionen.

Transaktionen für Kunden

Wie funktioniert es?

Um Kundenzahlungen in Flowtly abzubilden, importieren Sie Ihren Kontoauszug (im MT940-Format) in das System (Menüpunkt Transaktionen im Hauptmenü). Flowtly erkennt automatisch eingehende Zahlungen und versucht, diese mit bestehenden Rechnungen für Kunden abzugleichen. Findet das System eine Übereinstimmung, ordnet es die Transaktion der korrekten Rechnung im entsprechenden Kundenprofil zu. Der Reiter „Zahlungen“ im Kundenprofil bietet einen strukturierten Überblick über alle ausgestellten Rechnungen und deren jeweilige Zahlungen. Wenn eine Zahlung nicht automatisch abgeglichen wird, können Sie diese manuell zuweisen, indem Sie die Rechnung im Reiter „Zahlungen“ auswählen und auf „Transaktion zuweisen“ klicken. Es öffnet sich ein Modalfenster mit importierten Transaktionen, die nicht abgeglichen wurden oder deren voller Betrag noch nicht verwendet wurde. Sie können hier auch den Transaktionsbetrag angeben.

Danach wird die Transaktion mit der Rechnung abgeglichen, und der Status des bezahlten Betrags sowie der Betrag werden aktualisiert. Sie können bereits zugewiesene Transaktionen auch wieder entfernen. Dies führt ebenfalls zu einer Neuberechnung.

Anwendungsbeispiele

• Kontoauszugs-Abgleich: Gleichen Sie importierte Banktransaktionen mühelos mit internen Aufzeichnungen ab, um sicherzustellen, dass alle Finanzbewegungen erfasst sind und Unstimmigkeiten schnell behoben werden.
• Auftragnehmer-Zahlungsverfolgung: Überwachen Sie alle ausgehenden Zahlungen an Auftragnehmer, verknüpfen Sie diese mit spezifischen Verträgen oder Projekten und stellen Sie sicher, dass alle Belege wie Rechnungen oder Zahlungsbestätigungen angefügt sind.
• Verwaltung von Kundeneingängen: Weisen Sie eingehende Kundenzahlungen automatisch oder manuell offenen Rechnungen zu, aktualisieren Sie deren Zahlungsstatus und behalten Sie einen genauen Überblick über die Forderungen.
• Prüfungsvorbereitung: Stellen Sie sicher, dass alle Transaktionen über die erforderlichen Anhänge (Rechnungen, Belege) verfügen. Dies erleichtert schnellere Prüfungen und Compliance-Kontrollen durch eine zentralisierte und organisierte Aufzeichnung.