Auftragnehmer

Die Auftragnehmer-Ansicht in Flowtly stellt eine zentrale Liste aller externen Anbieter, Subunternehmer und Dienstleister bereit, mit denen Ihr Unternehmen zusammenarbeitet. Diese Ansicht ermöglicht es, Auftragnehmerinformationen nachzuverfolgen, Ausgaben zu kategorisieren und finanzielle Beziehungen effizient zu verwalten. Laden Sie Transaktionen hoch, die Auftragnehmern zugeordnet sind, und fügen Sie relevante Dokumente bei, um reibungslose Abläufe und finanzielle Klarheit zu gewährleisten.

Jeder Auftragnehmer gehört zu einer Gruppe, die die Art der Kosten klassifiziert, die er darstellt. Die Gruppe wird in der Auftragnehmerliste angezeigt und dient dazu, die Ausgaben im Kostendiagramm aufzuschlüsseln. Wenn Sie einen Auftragnehmer hinzufügen, ordnet Flowtly ihn automatisch der Standardgruppe Ihrer Organisation zu, sodass im Formular keine Gruppe ausgewählt werden muss.

Auftragnehmer-Ansicht

Auftragnehmer sind die Lieferanten Ihrer Organisation. Öffnen Sie Gegenparteien im Hauptmenü, in der Gruppe Gegenparteien & Verträge, und wählen Sie den Tab Lieferanten, um die Liste aller Lieferanten zu sehen, wie in Geschäftspartner beschrieben. Öffnen Sie den Datensatz eines Lieferanten und folgen Sie dem Link in dessen Abschnitt Lieferant, um zur unten beschriebenen Seite des Auftragnehmers zu gelangen. Diese Ansicht ermöglicht es, Auftragnehmerinformationen nachzuverfolgen, Ausgaben zu kategorisieren und finanzielle Beziehungen effizient zu verwalten.

Jeder Auftragnehmer-Eintrag beinhaltet:

• Name – Der registrierte Name des Auftragnehmers.
• Gruppe – Die Kategorie, unter die der Auftragnehmer fällt.
• Beschreibung – Zusätzliche Details zum Auftragnehmer (falls hinzugefügt).
• Bearbeiten-Schaltfläche – Ermöglicht das Aktualisieren der Auftragnehmerdetails.

Einen neuen Auftragnehmer hinzufügen

So fügen Sie einen neuen Auftragnehmer hinzu:

• Klicken Sie auf der Seite Geschäftspartner auf Geschäftspartner hinzufügen und wählen Sie Lieferant als Rolle. Auf dem Tab Lieferanten ist die Rolle bereits ausgewählt.
• Geben Sie die Details des Auftragnehmers ein, wie zum Beispiel:
  • Name (Erforderlich) – Der offizielle Name des Auftragnehmers oder Anbieters.
  • TIN (Steueridentifikationsnummer) – Wird für Steuer- und Compliance-Zwecke verwendet.
  • Match Regex – Ein Muster, das verwendet wird, um Transaktionen, die diesem Auftragnehmer zugeordnet sind, automatisch abzugleichen. Split-Payment-Überweisungen (MPP) werden zusätzlich über die im Verwendungszweck enthaltene Steueridentifikationsnummer zugeordnet, auch ohne Muster an dieser Stelle. Das Muster ist ein regulärer Ausdruck und wird ohne Beachtung der Groß- und Kleinschreibung abgeglichen, auch bei Buchstaben mit Akzent wie Ł und ł. Leerzeichen vor und nach dem Muster werden ignoriert, und ein Muster, das nur aus Leerzeichen besteht, gilt als kein Muster. Ein einfacher Schrägstrich / darin, wie in FV/TEST, entspricht einem wörtlichen Schrägstrich. Ein Muster, das kein gültiger regulärer Ausdruck ist, wird beim Speichern des Auftragnehmers mit einer Validierungsmeldung abgelehnt; korrigieren Sie es daher vor dem Speichern.
  • Status (Erforderlich) – Gibt an, ob der Auftragnehmer aktiv oder inaktiv ist.
  • Wiederkehrend – Für einen Lieferanten, der Ihnen in regelmäßigen Abständen Rechnungen stellt, etwa für Miete oder einen Mobilfunktarif. Erscheint drei Monate lang keine Zahlung an ihn, listet das Aktionscenter ihn zur Prüfung auf.
  • Festbetrag – Kennzeichnet diesen Auftragnehmer für feste wiederkehrende Zahlungen anstelle von variablen Beträgen.
  • Anhang erforderlich – Jede Bankzahlung mit diesem Auftragnehmer wird markiert, bis eine Rechnung oder ein Beleg angehängt ist. Schalten Sie die Option für Auftragnehmer aus, die nie einen senden, etwa eine Bank oder das Finanzamt.
  • Nicht in Diagramm aufnehmen – Schließt Transaktionen dieses Auftragnehmers für Berichtszwecke aus Kostendiagrammen aus.
  • Verantwortlicher Mitarbeiter – Verknüpft einen Auftragnehmer mit einem bestimmten internen Mitarbeiter, der für die Verwaltung der Beziehung verantwortlich ist.
  • Steuerbetrag – Legt einen anwendbaren Steuersatz für die Zahlungen dieses Auftragnehmers fest.
  • Zahlungsziel – Das standardmäßige Zahlungsziel für diesen Auftragnehmer.
  • Budget – Ordnet Auftragnehmerausgaben einem spezifischen, zuvor erstellten Budget zu Überwachungszwecken zu (nur vorhanden, wenn das Budget-Modul aktiv ist).
  • Beschreibung – Zusätzliche Details zum Auftragnehmer (z.B. Vertragsbedingungen, Sonderkonditionen).
• Speichern Sie den Auftragnehmer, um ihn für zukünftige Transaktionen verfügbar zu machen.

Nach der Erstellung erscheint der Auftragnehmer in der Liste Aktiv oder Inaktiv, abhängig vom bei der Erstellung gewählten Status.

Doppelte Auftragnehmer vermeiden

Wenn Sie einen neuen Auftragnehmer hinzufügen, gleicht Flowtly dessen Namen mit den Unternehmen und Personen ab, die bereits in Ihrer Organisation vorhanden sind — einschließlich derjenigen, denen Sie bereits als Kunden Rechnungen stellen. Findet es eine wahrscheinliche Übereinstimmung, warnt es Sie, bevor ein zweiter, unverbundener Datensatz angelegt wird, damit die Historie eines Unternehmens nicht auf zwei Einträge verteilt wird.

• Handelt es sich tatsächlich um ein anderes Unternehmen, das zufällig denselben Namen trägt, legen Sie es als separaten Eintrag an.

• Handelt es sich um dasselbe Unternehmen, mit dem Sie bereits als Kunde zusammenarbeiten, behalten Sie beide als einen einzigen Datensatz, damit alles zusammenbleibt. Wählen Sie Lieferantenrolle hinzufügen zu, die Schaltfläche, die den vorhandenen Kunden nennt: Der vorhandene Kunde wird ebenfalls Lieferant, es wird kein zweiter Datensatz angelegt, und er erscheint sofort in der Auftragnehmerliste. Das Formular bietet dies schon beim Ausfüllen an, sobald der eingegebene Name oder die TIN zu einem Kunden passt, und die Auswahl dort schließt das Formular. Dieselbe Auswahl erscheint erneut, wenn die Übereinstimmung erst beim Speichern gefunden wird.

Auch umgekehrt funktioniert das: Ein Unternehmen, das Sie bereits als Auftragnehmer haben, kann im selben Schritt als Kunde abrechenbar gemacht werden (siehe Doppelte Kunden vermeiden).

Kostendiagramm

Zusätzlich können Sie Kostendiagramme einsehen, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche neben dem Titelbereich oben auf der Seite klicken. Die Kostendiagramme-Ansicht in Flowtly stellt eine visuelle Aufschlüsselung der Ausgaben über verschiedene Auftragnehmer-Gruppen hinweg im Zeitverlauf dar. Diese Funktion unterstützt Finanzteams dabei, Ausgabenmuster zu analysieren, Kostentrends nachzuverfolgen und datenbasierte Finanzentscheidungen zu treffen. Der obere Bereich der Ansicht enthält ein gestapeltes Flächendiagramm, das die gesamten Auftragnehmer-Ausgaben im Zeitverlauf darstellt.

Wichtige Erkenntnisse umfassen:

Gesamtausgaben-Trends – Die Höhe des Diagramms zeigt die Gesamtausgaben pro Periode an. Kategoriebasierte Ausgabenverteilung – Verschiedchiedene Farben stellen unterschiedliche Auftragnehmer-Gruppen dar und erleichtern das Erkennen, wo die meisten Kosten anfallen. Monatliche Kostenschwankungen – Spitzen und Tiefpunkte verdeutlichen Ausgabenfluktuationen und helfen bei der Nachverfolgung saisonaler Trends oder unerwarteter Kostenanstiege.

Wenn Sie mit der Maus über das Diagramm fahren, sehen Benutzer die genauen Werte für jede Auftragnehmer-Kategorie in einem bestimmten Monat.

Unterhalb des Diagramms schlüsselt eine detaillierte Tabelle die Kosten pro Auftragnehmer-Gruppe über mehrere Monate auf. Jede Zeile steht für eine spezifische Auftragnehmer-Kategorie, und die Spalten zeigen die monatlichen Ausgaben an.

Spalte Auftragnehmer-Gruppe – Listet verschiedene Gruppen von Auftragnehmern auf (z.B. B2B, Extern, IT-Ausrüstung, Bildung). Spalten monatliche Kosten – Zeigt die pro Monat für jede Auftragnehmer-Gruppe erfassten Ausgaben an. Negative oder Nullwerte – Können Rückerstattungen, Korrekturen oder das Fehlen von erfassten Transaktionen für diese Kategorie anzeigen.

Auftragnehmer bearbeiten

Manager können auch bestehende Auftragnehmer bearbeiten. Die Bearbeitungsansicht bietet nicht nur den Bearbeitungsmodus, sondern ermöglicht auch das Anzeigen/Anhängen von Dokumenten sowie das Einsehen aller diesem Auftragnehmer zugeordneten Transaktionen. Um in den Bearbeitungsmodus zu gelangen, öffnen Sie den Datensatz des Lieferanten unter Gegenparteien und folgen Sie dem Link in dessen Abschnitt Lieferant.

Übersichts-Tab

Im Tab Übersicht können Sie alle Informationen einsehen und aktualisieren, die während der Erstellung des Auftragnehmers angegeben wurden.

Dokumente-Tab

Der Tab Dokumente im Profil des Auftragnehmers ermöglicht es Benutzern:

• Lieferantenverträge, Vereinbarungen, NDAs und andere relevante Dateien hochzuladen und zu speichern.
• Ablaufdaten für Vertragsverlängerungen zu überwachen.
• Dokumente bei Bedarf anzuzeigen, herunterzuladen und zu löschen.
• Eine organisierte und sichere Dokumentation für Compliance- und Prüfungszwecke aufrechtzuerhalten.

Jeder Dokumenteintrag enthält die folgenden Spalten:

Typ – Gibt die Kategorie des Dokuments an (z.B. Lieferantenvertrag, NDA). Anmerkungen – Zusätzliche Bemerkungen zum Dokument. Ablaufdatum – Ein Feld zur Überwachung der Vertragsgültigkeit (Das Ablaufdatum kann nur gesetzt werden, wenn dies für einen spezifischen Dokumenttyp in den Organisationseinstellungen als zulässig gekennzeichnet ist). Angehängte Datei – Ermöglicht es Benutzern, das hochgeladene Dokument herunterzuladen oder in der Vorschau anzuzeigen. Bearbeitungs- & Löschoptionen – Ermöglicht die Änderung oder Entfernung von Dokumenten.

So fügen Sie ein neues Auftragnehmer-Dokument hinzu:

• Klicken Sie auf die Schaltfläche „Dokument hinzufügen“ in der oberen rechten Ecke.
• Füllen Sie die erforderlichen Felder aus:
• Dokumenttyp – Wählen Sie aus bereits erstellten Dokumenttypen aus oder fügen Sie einen neuen hinzu (durch Klicken auf die Schaltfläche „+“ neben dem Feld „Dokumenttyp“ werden Sie zur Seite in den Organisationseinstellungen weitergeleitet. Dort können Sie einen neuen Dokumenttyp hinzufügen und ihn der Auftragnehmer-Entität zuordnen, damit er in der Liste der Auftragnehmer-Dokumente sichtbar ist. (Diese Schaltfläche ist nur für Benutzer mit der Rolle des Dokumentenmanagers sichtbar).)
• Angehängte Datei – Laden Sie den relevanten Vertrag oder das Dokument hoch.
• Anmerkungen – Geben Sie zusätzliche Details zum Dokument an (optional).
• Klicken Sie auf „Hinzufügen“, um das Dokument im Profil des Auftragnehmers zu speichern.

Verwaltung und Überwachung von Auftragnehmer-Dokumenten:

• Anzeigen & Herunterladen – Klicken Sie auf das Augensymbol, um eine Vorschau des Dokuments anzuzeigen, oder auf das Download-Symbol, um eine lokale Kopie zu speichern.
• Dokumentdetails bearbeiten – Klicken Sie auf das Bearbeitungssymbol, um Dokumentnotizen oder das Ablaufdatum zu aktualisieren.
• Dokumente löschen – Klicken Sie auf das Papierkorb-Symbol, um veraltete oder falsche Dateien zu entfernen.

Transaktionen-Tab

Im Tab Transaktionen können Sie Diagramme und alle Transaktionen einsehen, die dem spezifischen Auftragnehmer zugeordnet sind. Weitere Informationen finden Sie im Artikel Transaktionsmanagement.

Anwendungsbeispiele

• Effizientes Lieferantenmanagement: Zentralisieren Sie alle Details externer Anbieter, Subunternehmer und Dienstleister zentral an einem Ort für einfachen Zugriff und Verwaltung.
• Kostenanalyse: Analysieren Sie Ausgabenmuster über einen bestimmten Zeitraum hinweg nach Auftragnehmer-Gruppen mithilfe von Kostendiagrammen.
• Optimierte Finanzabläufe: Verwalten und überwachen Sie Zahlungsfristen und wiederkehrende Zahlungen. Stellen Sie durch die Anforderung von Anhängen für spezifische Auftragnehmer-Transaktionen eine ordnungsgemäße Dokumentation sicher.
• Compliance- und Revisionsbereitschaft: Speichern und verwalten Sie alle auftragnehmerbezogenen Dokumente wie Verträge und NDAs direkt in Flowtly, um einen organisierten und sicheren Prüfpfad zu gewährleisten.