Eingehende Rechnungen in Flowtly verarbeiten

Bevor Sie beginnen

Das brauchen Sie

• Die Lieferantenrechnungen, die Sie verarbeiten möchten, automatisch empfangen oder als Dateien gespeichert, die Sie hochladen können.
• Der Monat, zu dem jede Ausgabe gehört, wenn das Dokument ihn nicht klar nennt.

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   Eingehende Rechnungen öffnen und ein Dokument hinzufügen

   Gehen Sie zu Finanzen & Geschäft → Lieferantenrechnungen. Wenn E-Invoicing (KSeF) für Ihre Organisation aktiviert ist, werden Lieferantenrechnungen automatisch aus dem nationalen E-Invoicing-System abgerufen – klicken Sie auf „E-Rechnungen prüfen” oben rechts, um eine sofortige Synchronisierung auszulösen. Wenn E-Invoicing nicht eingerichtet ist, ziehen Sie eine PDF- oder Bilddatei in den Upload-Bereich oder klicken Sie auf „Klicken zum Hochladen” (PDF, PNG, JPG, JPEG, GIF, max. 3 MB).

   Tipps

   • Wenden Sie sich an Ihren Flowtly-Admin, wenn Sie den Button „E-Rechnungen prüfen” nicht sehen – E-Invoicing muss zuerst für Ihre Organisation aktiviert werden.
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   Auf eine Rechnung klicken, um das Prüfpanel zu öffnen

   Die Liste zeigt Name, Bearbeitungsstatus (den Fortschrittskreis), Betrag, verknüpfte Transaktion, Abrechnungsperiode und Eingangsdatum jeder Rechnung. Ein Kreis unter 100 % bedeutet, dass noch Daten fehlen oder Vorschläge auf Prüfung warten; seine Farbe zeigt, was erkannt wurde – Rot für eine Abweichung oder eine fehlgeschlagene Analyse, Orange für fehlende Daten. Klicken Sie auf eine Zeile, um das Detailpanel zu öffnen. Weiter unten im Panel finden Sie den Abschnitt „Notiz” – schreiben Sie dort eine Nachricht, die Ihr Buchhalter neben der Rechnung sieht, oder geben Sie Kontext, den Flowtlys KI für künftige Vorschläge nutzt; sie wird automatisch gespeichert. Bevor Sie die KI-Vorschläge durcharbeiten, klicken Sie oben im Panel auf „Vorschau” (das Augensymbol), um das Originaldokument anzuzeigen und dessen Details zu prüfen.

   Tipps

   • Arbeiten Sie Rechnungen nach Eingangsdatum (Standard) durch, damit ältere Dokumente die monatliche Frist nicht verpassen.
   • Halten Sie die Buchhaltungsnotiz kurz, aber konkret – zum Beispiel „Erstattungsfähige Reise, Kundenbesuch Q1”. Flowtlys KI liest diese Notiz auch, um künftige Vorschläge für ähnliche Rechnungen zu verbessern.
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   Den Abrechnungsmonat akzeptieren oder korrigieren

   Unter „Bezugsmonat festlegen” zeigt Flowtly den per OCR aus der Rechnung extrahierten Monat und den Grund. Klicken Sie auf „Annehmen”, wenn der Monat korrekt ist. Klicken Sie auf „Vorschlag bearbeiten”, um einen anderen Monat aus dem Datumsauswähler zu wählen, und dann auf „Anwenden”. Klicken Sie auf „Ablehnen”, um den Vorschlag zu verwerfen und den Monat später manuell festzulegen.

   Tipps

   • Der Abrechnungsmonat ist das wichtigste Feld – Ihr Buchhalter akzeptiert die Rechnung beim Monatsabschluss nicht ohne ihn.
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   Den Betrag akzeptieren oder korrigieren

   Unter „Betrag festlegen” zeigt Flowtly den per OCR extrahierten Bruttowert, Nettobetrag und die Währung. Klicken Sie auf „Annehmen”, wenn die Zahlen korrekt sind, oder auf „Vorschlag bearbeiten”, um die richtigen Werte manuell einzugeben, und dann auf „Anwenden”. Sie können auch direkt in die Felder „Netto” und „Brutto” oben im Panel tippen; jedes Feld wird gespeichert, sobald Sie es verlassen.

   Tipps

   • Wenn die extrahierten Zahlen falsch aussehen, öffnen Sie die „Vorschau” und prüfen Sie das Originaldokument sorgfältig, bevor Sie annehmen.
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   Die Gegenseite zuweisen

   Unter „Lieferant erstellen” (oder „Lieferant zuordnen”, wenn eine Übereinstimmung gefunden wurde) zeigt Flowtly, was es aus der Rechnung gelesen hat. Wenn ein passender Lieferant in Ihren Daten existiert, akzeptieren Sie den Vorschlag. Falls nicht, klicken Sie auf „Vorschlag bearbeiten”: Sie können entweder einen bestehenden Lieferanten aus der Dropdown-Liste „Bestehenden Lieferanten auswählen” wählen oder einen neuen anlegen – das Formular ist mit per OCR extrahiertem Namen, Land, Steuernummer und Adresse vorausgefüllt. Klicken Sie auf „Anwenden”, um zu bestätigen.

   Tipps

   • Ein hier neu angelegter Lieferant wird dauerhaft gespeichert, sodass künftige Rechnungen desselben Unternehmens automatisch abgeglichen werden.
   • Im Panel kann auch ein Kostengruppen-Vorschlag erscheinen. Akzeptieren oder zuweisen wie bei den anderen – das stellt sicher, dass die Rechnung für das Reporting korrekt kategorisiert ist.
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   Alle akzeptieren und 100 % Vollständigkeit bestätigen

   Sobald Sie die einzelnen Vorschläge geprüft haben, klicken Sie unten im Abschnitt „Vorschläge” auf „Alle akzeptieren” (der Button erscheint, solange mehr als ein Vorschlag aussteht), um alle noch ausstehenden Elemente mit einem Klick zu bestätigen. Der Statuskreis wird bei 100 % solid grün, und die Listzeile zeigt jetzt Betrag, Abrechnungsperiode und verknüpfte Transaktionsnummer. Die Rechnung ist für Ihren Buchhalter bereit.

   Tipps

   • Wenn ein Vorschlag falsch ist, behandeln Sie ihn einzeln mit „Vorschlag bearbeiten” oder „Ablehnen”, bevor Sie auf „Alle akzeptieren” klicken – „Alle akzeptieren” bestätigt alle noch ausstehenden Vorschläge so wie sie sind.