Buchhaltungsexporte
Das Modul Buchhaltungsexporte in Flowtly ermöglicht es Organisationen, Finanz- und Personaldaten von der Plattform in externe Buchhaltungssysteme zu übertragen. Es unterstützt Exportformate, die mit gängiger polnischer Buchhaltungssoftware kompatibel sind: Comarch Optima, Symfonia, Wapro (einschließlich des Wapro Kaper / Fakir-Ziels für die Księga Podatkowa) und enova365.
Jedes Zielsystem verwendet ein eigenes, importfertiges Dateiformat. Alle vier unterstützen den Export von Rechnungen und Kosten. Comarch Optima unterstützt zusätzlich Mitarbeiter-Urlaubs- und Abwesenheitsdaten, was es besonders nützlich für Organisationen macht, die ihre Lohnabrechnung über Optima abwickeln. enova365 (von Soneta) wird als nativer Export unterstützt, sodass Buchhalter Rechnungen und Kosten direkt in enova365 importieren können.
Der Exportprozess ermöglicht es Benutzern, einen Monat oder einen bestimmten Zeitraum auszuwählen und den Exporttyp zu wählen. Dies hilft, die Genauigkeit und Vollständigkeit sicherzustellen, bevor die Daten an das Buchhaltungsteam übergeben oder in externe Software importiert werden.
Zwei Optima-Formate und welches Ihr Buchhaltungsbüro importiert
Flowtly erzeugt zwei verschiedene Dateien für Comarch Optima, und sie sind nicht austauschbar.
JPK_V7M ist eine Umsatzsteuererklärung für das Finanzministerium. Optima erzeugt sie zur Einreichung beim Finanzamt; es importiert sie nicht. Wenn Ihr Buchhalter nach „der Optima-Datei“ fragt, ist es meist nicht diese.
Praca rozproszona (verteilte Arbeit) ist das eigene Datenaustauschformat von Optima, und es wird von einem Buchhaltungsbüro in seine Datenbank geladen. Wählen Sie dieses, wenn jemand Ihre Dokumente in Optima importiert.
Die praca-rozproszona-Datei ist an eine bestimmte Optima-Datenbank adressiert, daher enthält sie zwei Kennungen, die Sie einmalig in den Organisationseinstellungen festlegen:
- Optima-Quelldatenbank-ID (
BAZA_ZRD_ID) — Ihre eigene, die Datenbank, aus der die Datensätze stammen. - Optima-Zieldatenbank-ID (
BAZA_DOC_ID) — die des Buchhaltungsbüros, die Datenbank, in die sie gehen.
Jede ist höchstens fünf Zeichen lang, und Ihr Buchhaltungsbüro nennt Ihnen beide. Werden die Richtungen vertauscht, wird die Datei an die falsche Datenbank adressiert; deshalb verweigert Flowtly den Export, bis beide gesetzt sind, statt zu raten.
Werden die Kategorien oder das Register in der praca-rozproszona-Datei aus den Tags eines Dokuments übernommen, wird ein Tag mit Buchhaltungscode als dieser Code statt unter seinem Namen geschrieben, sodass die Einträge unter den Buchungskonten ankommen, die Ihr Buchhaltungsbüro verwendet; ein Tag ohne Code wird unter seinem Namen geschrieben. Der Code wird am Tag festgelegt, unter Rechnungseinstellungen.
Die Dokumente mit dem Register versenden
Ein Optima-Registereintrag allein sagt dem Buchhalter, was gebucht wurde, nicht aber, woraus es gebucht wurde. Flowtly kann die Quelldokumente in dieselbe Datei legen: für jeden Eintrag das Rechnungs-PDF und, wenn die Rechnung aus KSeF stammt, die originale KSeF-XML.
Das ist optional, weil es die Größe des Downloads erheblich verändert — ein Monat an Dokumenten wird in Megabyte statt in Kilobyte gemessen, ein Jahr deutlich mehr. Aktivieren Sie es, wenn die importierende Person auch die Dokumente braucht; lassen Sie es aus, wenn nur die Zahlen benötigt werden.
Das Dokumentenarchiv (ein ZIP) bleibt verfügbar und erfüllt dieselbe Aufgabe anders: das Register plus die Dokumente neben statt in der Datei. Es eignet sich für einen Zeitraum, der so groß ist, dass eine einzelne Datei unhandlich wäre.
Was der Export als ausgelassen meldet
Ein Optima-Export schweigt nicht über Dokumente, die er nicht zuordnen konnte. Nach dem Download listet Flowtly auf, was Aufmerksamkeit braucht, mit den Dokumentnummern, damit die Daten korrigiert und die Datei erneut erzeugt werden kann, statt nach dem Import von Hand abgeglichen zu werden.
Einträge ohne Steuer-ID (NIP) des Geschäftspartners. Diese sind in der Datei enthalten. Das Umsatzsteuerregister verlangt in diesem Feld einen Wert, daher schreibt Flowtly das gesetzliche BRAK — und Optima hat dann nichts, womit es einen Auftragnehmer zuordnen könnte, und legt jeden solchen Eintrag unter !NIEOKREŚLONY! ab. Beim Import geht nichts verloren, aber niemand kann erkennen, wessen Dokument es ist. Tragen Sie die NIP beim Geschäftspartner ein und exportieren Sie den Monat erneut.
Vom Register zurückgehaltene Dokumente. Die praca-rozproszona-Datei lässt ein Dokument aus, das sie nicht adressieren kann: eines ganz ohne Geschäftspartner, eines, dessen Geschäftspartner kein Optima-Akronym hat, und eine Korrektur, deren Zahlungsrichtung in Optima nicht bestätigt wurde. Diese sind nicht in der Datei, das Register ist also kürzer als der Monat, bis die Daten korrigiert sind.
Pro Grund werden höchstens fünfzig Dokumentnummern aufgelistet. Sind es mehr, ist die Anzahl die Gesamtzahl und die Liste eine Stichprobe davon.
USt-Basis der exportierten Beträge
Die Beträge der Rechnungspositionen in den Buchhaltungsexporten sind netto ohne USt. Flowtly rechnet eine Position in dem Moment auf netto um, in dem sie erfasst wird, sodass ein Export die Basis nie aus dem gefundenen Wert ableiten muss — und der Buchhalter, der ihn importiert, ebenso wenig.
Diese Garantie gilt ab dem 5. August 2026. Davor erfasste Positionen wurden so gespeichert, wie das Quelldokument sie lieferte, und können weiterhin brutto vorliegen. Flowtly rechnet sie nicht von selbst um, weil damals nicht festgehalten wurde, wie jede Position ursprünglich geliefert wurde. Wenn ein Export einen Zeitraum vor diesem Datum umfasst, gleichen Sie die Summen mit den Quelldokumenten ab, bevor Sie sie in Ihr Buchhaltungssystem importieren.
enova365: USt-Summen wie auf der Rechnung ausgewiesen
Bei einer über KSeF empfangenen Eingangsrechnung mit einem einzigen USt-Satz schreibt der enova365-Export die auf der Rechnung selbst ausgewiesenen Netto- und USt-Summen, sodass die Beträge, die Ihr Buchhalter importiert, auf den Groszy genau mit dem Dokument übereinstimmen, auch wenn ihre Positionen einzeln gerundet wurden. Bei einer Eingangsrechnung mit mehr als einem USt-Satz werden die Summen aus ihren Positionen berechnet, Satz für Satz.
Konvertierte Beträge
Wenn eine exportierte Position in einer anderen Währung als der der Organisation vorliegt, rechnet der Export sie zum Kurs des Buchungsdatums um. Kann ein Währungspaar überhaupt nicht bepreist werden, bricht der Export mit einer Fehlermeldung ab, die Währungen, Datum und Position nennt — anstatt dem Buchhalter eine Datei zu übergeben, auf deren Zahlen man sich nicht verlassen kann. Unter Währungen und Wechselkurse erfahren Sie, welche Währungen umgerechnet werden können und was bei einer Position zu tun ist, die nicht umgerechnet werden kann.
Beispiel-Anwendungsfälle
- Monatliche Rechnungen im Comarch-Optima-Format für den Import durch das externe Buchhaltungsteam exportieren.
- Einen Symfonia-kompatiblen Export nach der Kostenabstimmung erstellen.
- Mitarbeiter-Urlaubs- und Abwesenheitsdaten über den Optima-Export für die Lohnabrechnung exportieren.
- Den Wapro-Export nutzen, um Kostendaten mit dem Buchhaltungssystem der Organisation zu synchronisieren, oder den Wapro-Kaper-Export für die Buchführung über die Księga Podatkowa (KPiR + Umsatzsteuerregister).
- Den enova365-Export nutzen, um Rechnungen und Kosten an einen Buchhalter zu übergeben, der in enova365 arbeitet.
- Kostenabrechnungen gefiltert nach Zeitraum für vierteljährliche Finanzprüfungen exportieren.