Verträge

13 KategorienAktualisiert am 25. Okt. 2026

Verträge in Flowtly definieren die finanziellen Bedingungen Ihrer Geschäftsbeziehungen — sie verknüpfen ein Budget mit einer strukturierten Reihe von Zahlungsplanpositionen. Jeder Vertrag legt fest, wann Zahlungen fällig sind, in welcher Höhe und in welche Richtung (Lieferantenrechnung oder Kundenabrechnung), sodass Sie jederzeit volle Transparenz über zugesagte Zahlungsströme haben.

Schlüsselkonzepte

Zahlungsplanpositionen — einzelne Positionen mit Betrag, Fälligkeitsdatum und Zahlungsrichtung (Lieferant oder Kunde)
Budgetverknüpfung — ein Vertrag kann optional mit einem oder mehreren Budgets verknüpft werden, die als finanzieller Rahmen für das Engagement dienen
Richtung — Lieferantenverträge erfassen Kosten, die Sie schulden; Kundenverträge erfassen Einnahmen, die Sie erwarten
Markierung „Zyklisch“ — ein Vertrag kann als zyklisch markiert werden, um ein wiederkehrendes/fortlaufendes Verhältnis anzuzeigen; das ist nur ein Hinweis, und Zahlungsplanpositionen werden weiterhin einzeln angelegt, statt automatisch aus einem Intervall erzeugt zu werden
Dokumentenanhänge — fügen Sie unterzeichnete Vertragsdateien, Nachträge oder unterstützende Dokumente direkt an den Vertragsdatensatz an
Zahlungsbedingungen — wie lange der Vertragspartner Zeit zur Zahlung hat, ab welchem Datum die Frist läuft und ob die Zahlung im Voraus oder im Nachhinein fällig ist
Vertragspartner — mit wem der Vertrag geschlossen ist. Optional: Ein Vertrag kann ohne Vertragspartner angelegt und geführt werden
Automatisches Auslesen — laden Sie einen unterzeichneten Vertrag hoch, und Flowtly liest Parteien, Termine, Zahlungsbedingungen und Preise daraus. Wenn ein erneuter Versuch helfen könnte, können Sie das Auslesen über die Vertragsdokumente erneut starten — etwa nach einem korrigierten Scan
Vollständigkeit — ein Vertrag wird auf die für die Planung benötigten Angaben geprüft, und ein Vertrag, dem eine davon fehlen wird, kann das angeben; siehe Vollständigkeitsprüfungen für Verträge
Mehrere Verträge auf einmal hochladen — legen Sie einen ganzen Stapel unterzeichneter Verträge ab: Der Upload zeigt den Fortschritt jeder Datei („3 von 20 hochgeladen“) und danach ihren Status, und Sie bleiben dabei in der Vertragsliste. Jeder Upload wartet unter Ausstehend mit seinem Status — wird noch gelesen, bereit zur Prüfung oder konnte nicht gelesen werden, mit dem Grund und einem Ausweg: Erneut extrahieren, wenn ein zweiter Durchlauf helfen kann, Erneut hochladen, wenn die Datei selbst beschädigt oder unleserlich ist. Die Prüfung einer Datei öffnet sich, wenn Sie sie anklicken
Ein Vertrag, der bereits in Flowtly ist — wenn Sie eine Datei hochladen, deren genauen Inhalt Flowtly schon hat, entsteht kein zweiter Vertrag. Die Zeile der Datei sagt Dieser Vertrag ist bereits in Flowtly und verweist auf den Vertrag, der sie enthält. Überspringen ist die Voreinstellung. Trotzdem hochladen legt den neuen Vertrag dennoch an. In einem Stapel laufen die übrigen Dateien weiter, und Alle Duplikate überspringen beantwortet alle Duplikate auf einmal. Eine Datei an einen bestehenden Vertrag anzuhängen wird nie abgelehnt
Sätze und Gesamtwert — manche Verträge nennen überhaupt keinen Gesamtwert. Ein Mietvertrag mit Preis je m² nennt einen Satz, eine Fläche und eine Laufzeit; die Summe steht nirgends. Flowtly speichert den Satz genau so, wie der Vertrag ihn ausweist, und lässt den Gesamtwert leer, statt eine Zahl zu erfinden. Geben Sie die Laufzeit ein, schlägt Flowtly einen berechneten Gesamtwert vor, den Sie übernehmen können
Nachträge — welche Werte, Fläche, Betrag pro Periode und Daten der Vertrag annahm und ab welchem Datum, am Vertrag erfasst, während die vereinbarten Werte unverändert bleiben. Eine Preisposition lässt sich so einstellen, dass sie der geltenden Fläche folgt, sodass eine nach der Unterzeichnung gemessene Fläche in die Miete eingeht; siehe Vertragsnachträge
Organisationsspezifische Leseregeln — für einige Organisationen richtet das Flowtly-Team Regeln ein, die ändern, wie eine bestimmte Vertragsart gelesen wird: in welche Richtung sie gespeichert wird, eine Freitextanweisung für eine ungewöhnliche Vereinbarung (zum Beispiel ein Mietvertrag mit einem Development-Manager, bei dem nur der Ausbaukostenzuschuss ein Kostenpunkt für die Organisation ist, nicht die Miete), sowie welche Vertragsparameter dabei ausgefüllt werden sollen. Passt eine Regel, zeigt der Prüfbildschirm, welche davon angewendet wurde und welche Parameter ausgelesen wurden. Ein Mietvertrag, dessen erforderlicher Betrag nicht gefunden werden kann, wird als Kosten ohne Betrag oder Zahlungsplan und mit der Markierung Prüfung erforderlich erfasst, statt mit einem geschätzten Wert

Was ein Budget von einem Vertrag braucht

Zwei Dinge, und ein Vertrag, dem eines davon fehlt, trägt nichts zur Planung bei. Erstens muss das Budget den Vertrag erreichen können: über das Projekt, mit dem der Vertrag verknüpft ist, indem Sie den Vertrag direkt an dieses Budget anhängen, oder über Budget-Tags. Zweitens braucht der Vertrag einen Zahlungsplan — das Budget liest die Zahlungsplanpositionen, ein Vertrag ohne sie fügt also keine geplanten Zahlen hinzu, wie auch immer er verknüpft ist. Für nichts davon ist ein Dokument oder ein Vertragspartner erforderlich: Sie können eine Vereinbarung erfassen, zu der Sie keine Datei haben, und eine, deren andere Partei noch nicht feststeht, und sie wird trotzdem geplant.

Ein Vertrag braucht keinen Vertragspartner

Das Feld Vertragspartner ist optional, und es leer zu lassen ist ein legitimer, dauerhafter Zustand und kein unfertiger.

Viele echte Verträge existieren, bevor die Gegenseite feststeht:

ein Angebot, das abgegeben und noch nicht vergeben wurde
ein Mietverhältnis, bei dem der aktuelle Mieter voraussichtlich ersetzt wird
eine durch behördliche Entscheidung festgelegte Ausgabe — eine Abgabe, eine Genehmigung, ein von einer Behörde festgesetzter Satz —, bei der es gar keinen Lieferanten zu nennen gibt

In jedem dieser Fälle sind die Beträge, die Termine und die Richtung bekannt, und es lohnt sich, lange vor einem Namen damit zu planen. Legen Sie den Vertrag jetzt an und ergänzen Sie den Vertragspartner, sobald es einen gibt.

Ein Vertrag kann auch von selbst ohne Vertragspartner werden: Wird der Datensatz des Vertragspartners später gelöscht, bleiben seine Verträge erhalten und verlieren lediglich die Verknüpfung. Nichts wird entfernt, und keine Zahlungsplanposition ist betroffen.

Zwei Einschränkungen, die man kennen sollte:

Die Vertragsliste kann noch nicht nach „kein Vertragspartner“ filtern. Sie können auf einen bestimmten Vertragspartner filtern, nicht aber auf dessen Fehlen. Wenn Sie die Liste nach Vertragspartner sortieren, stehen die leeren zusammen; das kommt dem heute Möglichen am nächsten.
Alles andere am Vertrag gilt weiterhin. Name, Richtung und Währung sind wie gewohnt erforderlich; nur der Vertragspartner ist optional.

Vorgeschlagene Vertragspartner bei der Prüfung eines hochgeladenen Vertrags

Wenn Flowtly einen hochgeladenen Vertrag liest, schlägt der Prüfbildschirm bestehende Vertragspartner vor, um die es in dem Dokument gehen könnte. Nichts wird verknüpft, bis Sie einen auswählen.

Eine übereinstimmende Steuernummer (NIP) steht an erster Stelle. Sie ist der stärkste Hinweis und steht ganz oben.
Namen werden als ganze Wörter verglichen, ohne die Rechtsform. „LPP S.A.“ und „LPP Spółka Akcyjna“ gelten als derselbe Name, während ein kurzer Name nie nur deshalb zugeordnet wird, weil seine Buchstaben in einem anderen Wort vorkommen.
Identische Datensätze werden einmal angezeigt. Gibt es einen Vertragspartner mehrfach mit derselben Steuernummer und demselben Namen, sehen Sie einen Vorschlag statt einer Liste von Doppelgängern.
Kunden und Lieferanten werden beide durchsucht, wenn die Richtung nur geraten ist. Konnte Flowtly nicht bestätigen, welche Partei Ihre Organisation ist (typischerweise weil Ihre Organisation bei der Analyse des Vertrags keine Steuernummer hatte), wird die vorgeschlagene Richtung als nicht verifiziert markiert, und es werden sowohl Kunden als auch Lieferanten durchsucht, zuerst diejenigen, die zur vorgeschlagenen Richtung passen. Die Steuernummer wird unter Rechnungseinstellungen → Rechnungsdaten → Steuer-Identifikationsnummer des Unternehmens hinterlegt. Die Markierung hält den Zeitpunkt der Analyse fest, daher entfernt das spätere Hinterlegen der Steuernummer sie bei bereits gelesenen Verträgen nicht: Prüfen Sie die Richtung am Vertrag und korrigieren Sie sie bei Bedarf.

Es werden höchstens fünf Vorschläge angezeigt. Ist der richtige Vertragspartner nicht darunter, wählen Sie ihn von Hand aus oder legen Sie einen neuen an.

Woher jeder Wert stammt

Auf dem Prüfbildschirm zeigt jeder Wert, den Flowtly aus dem Dokument ausgelesen hat, wo im Dokument er gefunden wurde: die Seite und die Bezeichnung, die der Vertrag selbst für diese Stelle verwendet, zum Beispiel S. 4, § 4 ust. 2. Die Bezeichnung wird genau so übernommen, wie der Vertrag sie schreibt, und nicht übersetzt, sodass Sie dieselben Worte auf der Seite wiederfinden.

Klicken Sie auf die Quellenangabe, um den Vertrag auf dieser Seite zu öffnen und den Wert mit dem unterzeichneten Text abzugleichen.

Eine Quellenangabe erscheint neben dem Namen, der Währung, dem Gesamtbetrag, dem Start- und Enddatum, dem Schalter für wiederkehrende Verträge, dem Vertragspartner, dem im Vertrag genannten Projekt, jeder Zahlungsplanposition und jedem Vertragsparameter. Ein Wert ohne Quellenangabe ist einer, den Flowtly im Dokument nicht finden konnte. Flowtly rät keine Seite, prüfen Sie diesen Wert daher selbst, bevor Sie speichern.

Vorgeschlagenes Projekt bei der Prüfung eines hochgeladenen Vertrags

Nennt ein Vertrag ein Projekt, eine Phase oder einen Standort, zeigt der Prüfbildschirm den Namen so, wie das Dokument ihn schreibt, zum Beispiel Der Vertrag nennt „Etap II“. Es könnte sein:, gefolgt von bis zu fünf Ihrer Projekte, die dazu passen könnten, das wahrscheinlichste zuerst.

Es wird nichts für Sie zugewiesen. Die Vorschläge sind Namen zum Ansehen, keine Schaltflächen. Wählen Sie das Projekt im Projektfeld direkt darunter aus, auch wenn es nur einen Vorschlag gibt und er sicher aussieht.
„Keines Ihrer Projekte passt dazu“ ist auch eine Antwort. Nennt der Vertrag etwas, das zu keinem Ihrer Projekte passt, sagt der Bildschirm das, statt zu schweigen. Meist bedeutet es, dass das Projekt in Flowtly noch nicht angelegt wurde.
Ein Vertrag, der kein Projekt nennt, zeigt hier nichts, ebenso wenig Verträge, die gelesen wurden, bevor es diesen Vorschlag gab.

Preispositionen

Der Abschnitt Preise eines Vertrags und die Preise auf dem Prüfbildschirm eines hochgeladenen Vertrags listen jeden Preis auf, den der Vertrag festlegt. Jede Position ist gleich aufgebaut:

Was der Preis ist: die Art der Gebühr, etwa Miete oder Nebenkosten. In Organisationen, die die Funktionen der Immobilienverwaltung nutzen, folgt auf die Art, was die Position abdeckt, etwa Miete · Stellplätze oder Nebenkosten · Gemeinschaftsflächen. Eine Position, die nicht angibt, was sie abdeckt, ist mit Gegenstand nicht angegeben markiert, damit eine Lücke sichtbar ist und nicht als Miete für die gesamten Räume gelesen wird.
Der Preis: der Satz in der eigenen Einheit des Vertrags, mit der einmal genannten Währung und dem Wort netto neben dem Preis.
Der Multiplikator: womit der Satz multipliziert wird, mit seiner Einheit, etwa × 4 m². Eine Position, die nach einfacher Anzahl bepreist ist, lautet × 2 Stk.
Eine Position, die nach der gemessenen Fläche bepreist ist, erklärt direkt auf der Position, dass die nach der Übergabe vermessenen m² zählen, nicht die im Vertrag genannte Zahl. Siehe Vertragsnachträge.

Zahlungsplanpositionen in mehr als einer Währung

Jede Zahlungsplanposition hat ihre eigene Währung, sodass ein Vertrag Währungen mischen kann, zum Beispiel Miete in Euro und Nebenkosten in Złoty. Eine neue Position übernimmt die Währung des Vertrags und ist mit Vertragsstandard gekennzeichnet; eine Position in jeder anderen Währung ist mit Abweichend vom Vertrag gekennzeichnet. Wählt man erneut die Währung des Vertrags, folgt die Position wieder dem Vertrag, auch einer späteren Änderung der Vertragswährung. Das Ändern der Währung einer Position benennt nur ihren Betrag um: Es wird nichts umgerechnet. Die Währung einer bereits abgerechneten Position lässt sich nicht ändern. Der Zahlungsplan-Generator kann Positionen auch in einer anderen Währung erzeugen; eine Aufteilung des Vertragsgesamtwerts bleibt immer in der Vertragswährung.

Wie sich der Zahlungsplan summiert, hängt von seinen Währungen ab:

Alle Positionen in der Vertragswährung: Die Positionen werden summiert und wie gewohnt mit dem Vertragsgesamtwert abgeglichen.
Positionen in mehr als einer Währung: Jeder Betrag im Zahlungsplan, auf den Positionen, in den Summen und in der Löschbestätigung wird mit seinem Währungscode, etwa EUR oder PLN, statt mit einem Symbol bezeichnet. Die Summen zeigen eine Summe je Währung, und der Vertragsgesamtwert wird nicht mit ihnen verglichen, weil eine Summe aus Euro und Złoty eine falsche Zahl wäre.

Eine abgerechnete Position zeigt neben Rechnung anzeigen die Nummer und die Währung ihrer Rechnung, zum Beispiel INV/2026/10/007 · PLN. Ist die Rechnung in einer anderen Währung als der, die die Position plant, sagt die Position das, zum Beispiel Die Rechnung ist in PLN; diese Zeile plant EUR. Die Position selbst bleibt schreibgeschützt: Um die Differenz zu korrigieren, korrigieren Sie die Rechnung. Wer Rechnungen nicht einsehen darf, sieht den Link ohne die Währung der Rechnung.

Die umgerechnete Summe

Ein Zahlungsplan, dessen Positionen Währungen mischen, zeigt unter seinen Summen je Währung außerdem eine umgerechnete Summe, zum Beispiel Umgerechnete Summe in EUR, gekennzeichnet mit UMGERECHNET. Sie steht immer in der Vertragswährung und dient nur dem Vergleich: Der Vertrag selbst nennt keine einzelne Summe über Währungen hinweg, daher wird nichts dagegen geprüft.

Jede Position in einer anderen Währung als der des Vertrags zeigt ihren umgerechneten Betrag unter ihrem eigenen Betrag, mit dem verwendeten NBP-Wechselkurs und dem Datum der NBP-Tabelle, aus der der Kurs stammt, zum Beispiel ≈ 1 972,25 EUR · NBP 4,2591 · 30/09/2026. Eine Position in der Vertragswährung zeigt keine Umrechnung. Der Kurs hängt von der Position ab:

Eine abgerechnete Position wird zum NBP-Mittelkurs des letzten Werktags vor der Ausstellung ihrer Rechnung umgerechnet.
Eine offene Position wird zur letzten NBP-Tabelle umgerechnet. Die Summe nennt das Datum dieser Tabelle.
Eine abgerechnete Position, deren Rechnung Sie nicht einsehen dürfen, wird wie eine offene Position zur letzten Tabelle umgerechnet.

Hat die NBP für den Tag, den eine Position verlangt, keine Tabelle veröffentlicht, stammt der Kurs aus der letzten davor veröffentlichten Tabelle. Bei einer abgerechneten Position wird dies mit älterer Kurs neben dem Tabellendatum gekennzeichnet, und die Summe weist darauf hin, dass einige Positionen zu einer älteren NBP-Tabelle umgerechnet werden. Eine Rechnung vom Montag, die die Tabelle vom Freitag nimmt, wird nicht gekennzeichnet, weil der Freitag der vorherige Werktag ist.

Eine Position, deren Währungspaar überhaupt keinen NBP-Kurs hat, zeigt Kein NBP-Kurs für und das Datum. Sie wird aus der umgerechneten Summe ausgelassen, statt geschätzt zu werden, die Summe wird mit UMGERECHNET · TEILWEISE gekennzeichnet und nennt die ausgelassenen Beträge. Lassen sich die Kurse gar nicht lesen, wird keine umgerechnete Summe angezeigt.

Die Währung mehrerer Positionen auf einmal festlegen

Um mehrere Positionen auf einmal umzubenennen, setzen Sie das Kontrollkästchen bei jeder offenen Position, die Sie ändern möchten. Abgerechnete Positionen haben kein Kontrollkästchen: Sie behalten die Währung, in der sie abgerechnet wurden. Es erscheint eine Leiste mit der Anzahl der ausgewählten Positionen, einer Währungsauswahl für Währung festlegen, der Schaltfläche Auf N Zeilen anwenden und Auswahl aufheben.

Sobald Sie eine Währung wählen, und bevor etwas gespeichert wird, zeigt die Leiste, was geschehen wird: Die Beträge bleiben wie eingegeben, nur die Währung ändert sich, mit einem Beispiel aus Ihrer Auswahl wie Aus 8 400,00 EUR wird 8 400,00 PLN, kein umgerechneter Betrag. Jede ausgewählte Position zeigt ihre Änderung, zum Beispiel EUR → PLN. Um einen Betrag umzurechnen, statt ihn umzubenennen, bearbeiten Sie die Position selbst.

Das Anwenden ändert nur die Positionen, die noch nicht in der gewählten Währung sind, und die Zahl auf der Schaltfläche lässt die anderen aus. Sind alle ausgewählten Positionen bereits in dieser Währung, sagt die Leiste das und bietet nichts zum Anwenden an. Wählt man die Vertragswährung, folgen diese Positionen wieder dem Vertrag, genau wie bei der Wahl auf einer einzelnen Position. Eine Position, die nicht geändert werden konnte, bleibt ausgewählt, damit Sie es erneut versuchen können; die übrigen verlassen die Auswahl.

Zahlungsbedingungen

Ein Vertrag enthält drei Angaben darüber, wann seine Rechnungen fällig werden, und Flowtly speichert jeden dieser Werte separat, anstatt sie in einer einzigen Zahl zusammenzufassen:

Zahlungsfrist (Tage) — die Anzahl der zulässigen Tage.
Gerechnet ab — das Datum, ab dem die Frist läuft: Rechnungszustellung, Rechnungsausstellung, Periodenbeginn oder Ein Ereignis. Zustellung und Ausstellung werden bewusst getrennt gehalten, da es sich um tatsächlich unterschiedliche Daten handelt und viele Verträge die erstere binden.
Zahlung — ob der Betrag im Voraus oder im Nachhinein fällig ist.

Ein leeres Fristfeld bedeutet, dass der Vertrag dazu schweigt. Das ist eine andere Aussage als eine Frist von null Tagen und wieder eine andere als Zahlung im Nachhinein — daher werden die Felder leer gelassen statt mit Standardwerten befüllt, und das Öffnen eines Vertrags schreibt niemals eine Bedingung hinein, die das Dokument nicht tatsächlich enthält.

Diese Felder erscheinen sowohl im Vertrag selbst als auch auf dem Bildschirm, auf dem ein hochgeladener Vertrag überprüft wird, sodass aus dem Dokument gelesene Bedingungen an derselben Stelle geprüft und korrigiert werden können, an der sie gefunden wurden.

Rechnungsklauseln

Manche Verträge enthalten Regeln, die bei jeder Rechnung zu diesem Vertrag eine Rolle spielen: welcher Wechselkurs den Betrag umrechnet, wie der Preis indexiert wird, wie die Nebenkosten abgerechnet werden. Der Abschnitt Rechnungsklauseln eines Vertrags, direkt unter den Preisen, bewahrt diese Sätze beim Vertrag auf, damit niemand das unterschriebene Dokument erneut öffnen muss, um sie zu finden.

Jede Klausel besteht aus drei Teilen:

Art - Währungsumrechnung, Indexierung, Nebenkostenabrechnung oder Sonstiges für eine Regel, die zu keiner dieser Arten passt.
Klausel, im Wortlaut des Vertrags - der Satz, genau so zitiert, wie der Vertrag ihn formuliert, in der Sprache des Vertrags. Nicht übersetzen und nicht zusammenfassen: Ein Kurs „am Tag vor dem Rechnungsdatum“ und ein Kurs „am Rechnungsdatum“ ergeben unterschiedliche Rechnungen, und eine Umschreibung kann genau diesen Unterschied verlieren.
Im Dokument - optional: wo die Klausel steht, mit der Bezeichnung des Vertrags selbst, zum Beispiel § 5 ust. 3.

Woher Klauseln kommen. Wenn Flowtly einen hochgeladenen Vertrag ausliest, erfasst es auch Rechnungsklauseln, wo es welche findet, und hält sie so fest, wie sie geschrieben sind. Klauseln können außerdem jederzeit von Hand hinzugefügt, bearbeitet und gelöscht werden. Ein erneutes Auslesen des Dokuments ersetzt nur die Klauseln, die das Auslesen selbst gefunden hat; eine von Hand hinzugefügte Klausel wird durch ein späteres Auslesen weder entfernt noch überschrieben.

Der Abschnitt wird auch angezeigt, wenn der Vertrag noch keine Klauseln hat, damit die erste hinzugefügt werden kann. Klauseln hinzuzufügen, zu bearbeiten und zu löschen steht Personen offen, die Verträge oder Budgets verwalten; Personen, die Verträge nur ansehen dürfen, sehen die Klauseln ohne die Bedienelemente.

Nichts wird automatisch angewendet. Eine Klausel ist eine Information für die Person, die die Rechnung erstellt. Flowtly rechnet ihretwegen nichts um, indexiert nichts und berechnet nichts neu: Beträge und Wechselkurse bleiben genau so, wie Sie sie festlegen. Wenn eine aus dem Vertrag erstellte Rechnung zur Bearbeitung geöffnet wird, werden ihre Klauseln im Rechnungsformular angezeigt; siehe Rechnungsliste und Erstellung.

Einen Vertrag löschen

Ein Vertrag, auf den noch andere Datensätze verweisen, kann nicht gelöscht werden. Flowtly lehnt das Löschen ab, anstatt diese Verknüpfungen stillschweigend zu trennen. Blockiert wird das Löschen durch Rechnungen, Zahlungsbelege, Deals, Signaturanfragen und anfängliche Budgetposten, die mit dem Vertrag verknüpft sind, sowie durch Budgets, die ihn verwenden. Lösen Sie diese Verknüpfungen zuerst und löschen Sie danach den Vertrag.

Eine gelöschte Rechnung blockiert das Löschen nicht. Nur Rechnungen, die noch existieren, zählen. Eine Rechnung, die früher gelöscht wurde, bleibt im gelöschten Zustand erhalten und verliert lediglich ihre Verknüpfung mit dem Vertrag.

Ein Deal kann nicht von seinem Vertrag gelöst werden. Ein gewonnener Deal behält seine Vertragsverknüpfung, solange der Deal existiert; die Ablehnungsmeldung sagt das, statt Sie aufzufordern, die Verknüpfung zu entfernen. Um einen Vertrag zu löschen, auf den ein Deal verweist, löschen Sie zuerst den Deal.

Die eigenen Bestandteile eines Vertrags blockieren nicht. Seine Zahlungsplanpositionen, Dokumente, Ereignisse, Nachträge, Klauseln und Leistungspositionen werden zusammen mit ihm gelöscht.

Grenzen für Vertragsfelder

Ein Vertrag wird beim Speichern mit einer Meldung abgelehnt, wenn:

sein Name länger als 255 Zeichen ist;
der Betrag pro Zeitraum größer als 99.999.999.999,9999 ist;
der Umsatzmindestbetrag größer als 99.999.999.999,9999 ist;
sein Enddatum vor dem Startdatum liegt;
das Ereignis, mit dem sein Zahlungsplan beginnt, zu einem anderen Vertrag gehört.

Vertragsunterlagen

Vertrags- und Anlagendateien werden dem Vertragsdatensatz beigefügt und darin aufgeführt. Ein Dokument kann direkt in der Vorschau geöffnet werden — die Datei öffnet sich in einem Viewer, ohne den Vertrag zu verlassen — was in der Regel ausreicht, um zu bestätigen, was unterzeichnet wurde. Alles, was der Viewer nicht darstellen kann, wird stattdessen zum Download angeboten.

Neben der Vorschau bleibt eine separate Herunterladen-Aktion vorhanden, da das Herausziehen der unterzeichneten Datei aus Flowtly und das Lesen darin zwei unterschiedliche Aufgaben sind.

Das Löschen eines Dokuments ist endgültig, und zwei Dokumente lassen sich gar nicht löschen. Das Entfernen eines Vertragsdokuments steht Personen zur Verfügung, die Verträge verwalten, und fragt zuvor mit Nennung der Datei nach einer Bestätigung, weil es weder Rückgängig noch einen Papierkorb gibt — die Datei ist aus dem Vertragsdatensatz verschwunden. Zwei Fälle werden ausdrücklich abgelehnt, und Flowtly sagt, auf welchen Sie gestoßen sind, statt einen allgemeinen Fehler zu melden:

Das einzige Vertragsdokument des Vertrags. Ein Vertrag braucht ein Dokument der Art Vertrag, um weiterhin als Vertrag lesbar zu sein, daher lässt sich das letzte nicht entfernen. Laden Sie zuerst den Ersatz hoch und löschen Sie dann das alte.
Ein Dokument, das ein Nachtrag als seine unterzeichnete Anlage erfasst. Das Löschen würde den Nachtrag ins Leere verweisen lassen, daher muss der Nachtrag zuerst aufhören, darauf zu verweisen.

Anlagen und weitere Vertragsdokumente über das letzte hinaus lassen sich normal löschen.

Wenn das automatische Auslesen fehlschlägt

Ein fehlgeschlagenes Auslesen gibt an, welche Art von Fehler aufgetreten ist, anstatt nur eine allgemeine Fehlermeldung auszugeben, und Neu auslesen wird nur dort angeboten, wo ein erneuter Versuch tatsächlich helfen kann:

Das Dokument konnte nicht ausgelesen werden — in der Regel ein Foto oder ein Scan mit schlechter Qualität. Ein erneutes Auslesen derselben Datei führt zu keinem anderen Ergebnis: Weisen Sie sie ab und laden Sie ein deutlicheres PDF hoch.
Die Datei hat keinen Inhalt — der Upload wurde möglicherweise unterbrochen. Laden Sie das Dokument erneut hoch.
Das Auslesen konnte nicht abgeschlossen werden — das Problem lag auf der Seite von Flowtly und nicht an Ihrer Datei, daher funktioniert das erneute Auslesen in der Regel.

In jedem Fall bleiben die Felder bearbeitbar, während die Datei geprüft wird, sodass ein Vertrag manuell ausgefüllt und wie gewohnt gespeichert werden kann, anstatt auf ein erfolgreiches Auslesen zu warten.

Das erneute Auslesen analysiert das Dokument neu und überschreibt die Felder mit dem, was es findet, einschließlich eventueller zwischenzeitlich vorgenommener Korrekturen, daher wird zunächst um Bestätigung gebeten.

Vertragsparameter

Manche Organisationen haben für ihre Verträge einen Satz Vertragsparameter eingerichtet — dieselben typisierten Felder, die bereits für Budgets, Projekte und Immobilien verwendet werden. Wenn ein Dokument zu einer Organisationsregel passt, die einen Parametersatz benennt, füllt das automatische Auslesen das aus, was es finden kann (zum Beispiel die angegebenen Mietbedingungen eines Mietvertrags, dessen Kosten für Ihre Organisation etwas ganz anderes sind), als Referenzinformation neben dem Vertrag. Ein Parameter, den Sie bereits manuell ausgefüllt haben, wird durch ein späteres Auslesen nie überschrieben.

Anwendungsbeispiele

Gemischtwährungs-Mietvertrag vergleichen: Lesen Sie die umgerechnete Summe eines Zahlungsplans mit Miete in Euro und Nebenkosten in Złoty in der Vertragswährung zu NBP-Kursen ab, um zu sehen, was die Vereinbarung insgesamt wert ist.
Festpreis-Projektabrechnung: Erstellen Sie einen Kundenvertrag mit monatlichen Zahlungsmeilensteinen, die mit einem Projektbudget verknüpft sind, damit Sie stets wissen, was abgerechnet wurde und was noch aussteht.
Lieferanten-Retainer: Richten Sie einen Lieferantenvertrag mit wiederkehrenden monatlichen Positionen für eine Softwarelizenz oder ein Beratungshonorar ein — Flowtly generiert die Positionen und meldet überfällige Zahlungen.
Subunternehmer-Zahlungen: Verknüpfen Sie einen Lieferantenvertrag mit einem Projektbudget, um die Kosten des Subunternehmers gegenüber der geplanten Ausgabe zu verfolgen.
Einen Begriff prüfen, bevor eine Zahlung angemahnt wird: Lesen Sie die Frist und wovon sie gezählt wird direkt im Vertrag ab, anstatt das unterzeichnete Dokument zum Auffinden der Klausel erneut zu öffnen.
Bestätigung des Unterzeichneten: Schauen Sie sich die angehängte Vertragsdatei direkt an, um ein Detail zu prüfen, ohne sie zuerst herunterzuladen.