Vollständigkeitsprüfungen für Verträge

Flowtly Redaktionsteam3 min

Flowtly prüft jeden Vertrag auf die für die Planung erforderlichen Daten und markiert fehlende. Ein Vertrag mit ausstehenden Prüfungen verbleibt auf der Vervollständigungsliste, sodass Lücken direkt aus der Listenansicht sichtbar sind, ohne jeden Eintrag öffnen zu müssen.

Die Markierung ist eine Handlungsaufforderung, keine Sperrung. Der Vertrag funktioniert weiterhin — er kann bearbeitet, mit einem Budget verknüpft und abgerechnet werden — obwohl die Prüfung aussteht.

Was wird geprüft

Ein Vertrag kann eine oder mehrere der folgenden Markierungen aufweisen:

  • Kein Vertragsdokument — es wurde keine unterzeichnete Datei angehängt.
  • Kein Auftragnehmer — die Gegenpartei ist nicht eingetragen.
  • Kein Projekt — der Vertrag ist keinem Projekt zugeordnet.
  • Kein Zahlungsplan — der Vertrag hat keine Zahlungsplanpositionen.
  • Kein Gesamtbetrag — es ist kein Gesamtwert gespeichert.
  • Keine Start-/Enddaten — der Zeitraum ist nicht angegeben.

Ein Vertrag ohne diese Markierungen zeigt Keine Probleme an.

Angeben, dass eine Prüfung nicht zutrifft

Manche Verträge werden eine bestimmte Prüfung niemals erfüllen, egal wie lange sie auf der Liste stehen. Ein Auftragnehmer, der durch Klick auf veröffentlichte Bedingungen gebunden wurde, produziert von Natur aus keine unterzeichnete PDF; ein organisationsweiter Kosteneintrag gehört zu keinem einzelnen Projekt; eine nach tatsächlichem Aufwand abgerechnete Leistung hat keine Raten zum Planen. Sich selbst überlassen erscheinen solche Verträge dauerhaft auf der Vervollständigungsliste, und eine Liste, die immer Einträge hat, ist eine Liste, die niemand liest.

Nicht zutreffende Prüfungen im Abschnitt Details des Vertrags ermöglichen es, dies zu vermerken. Drei Erklärungen stehen zur Verfügung:

  • Dieser Vertrag wird niemals ein unterzeichnetes Dokument haben — bei Click-through-Akzeptanz veröffentlichter Bedingungen, mündlichen Vereinbarungen oder einem Exemplar in einer externen Unterzeichnungsplattform.
  • Dieser Vertrag wird niemals zu einem Projekt gehören — bei organisationsweiten Kosten wie Bankgebühren, Bürounteranmietung oder allgemeinem Outsourcing.
  • Dieser Vertrag wird niemals einen Zahlungsplan haben — bei nach tatsächlichem Aufwand abgerechneten Leistungen oder bereits geleisteten Einmalzahlungen.

Sobald eine Erklärung abgegeben wurde, wird der Vertrag für diese Prüfung nicht mehr markiert und verlässt insoweit die Vervollständigungsliste. Die Erklärung kann jederzeit widerrufen werden.

„Niemals" bedeutet nicht „noch nicht"

Aktivieren Sie das Kästchen nur, wenn der Vertrag wirklich niemals die betreffende Information haben wird. Wenn ein Dokument einfach noch nicht hochgeladen wurde oder ein Zahlungsplan noch eingetragen werden muss, lassen Sie das Kästchen deaktiviert und den Vertrag auf der Liste, bis er vollständig ist. Erklärungen treffen eine dauerhafte Aussage über den Vertrag — sie sind kein Weg, eine Markierung zu entfernen, um die man sich lieber später kümmern würde.

Jede Erklärung erscheint ausschließlich dann, wenn die Prüfung, auf die sie antwortet, aktuell nicht besteht, oder wenn die Erklärung bereits abgegeben wurde — ein Vertrag, der bereits ein Projekt hat, bietet kein Projektfenster an, und ein aktiviertes Kästchen bleibt auf dem Bildschirm, damit es deaktiviert werden kann.

Wiederkehrende Verträge

Ein als wiederkehrend markierter Vertrag wird überhaupt nicht auf einen Zahlungsplan geprüft und daher nie aus diesem Grund markiert. Die Zahlungsplan-Erklärung ändert bei einem wiederkehrenden Vertrag nichts und wird nicht angeboten, es sei denn, sie wurde zuvor gesetzt.

Anwendungsbeispiele

  • Ein Auftragnehmer, der durch Click-through veröffentlichter AGB gebunden ist und für den niemals eine unterzeichnete Datei zum Anhängen existieren wird.
  • Organisationsweite Kosten wie eine Bankgebühr oder Bürounteranmietung, die zu keinem einzelnen Projekt gehören.
  • Nach tatsächlichem Aufwand abgerechnete Leistungen, bei denen Raten nie im Voraus geplant werden.
  • Bereinigung der Vervollständigungsliste auf Verträge, die tatsächlich noch Arbeit erfordern, damit die verbleibenden Markierungen Aufmerksamkeit wert sind.

Beziehungskarte

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Hier beschriebenAnderswo beschrieben
invoice berechnet an counterparty. invoice besteuert mit tax-group. cost belastet budget. cost geschuldet an counterparty. bank-transaction abgeglichen mit invoice. bank-connection imports bank-transaction. contract plant payment-schedule-line. payment-schedule-line invoiced as invoice. contract vereinbart mit counterparty. contract verknüpft mit budget. budget raises budget-alert. budget deckt ab project. counterparty standardmäßig budget. counterparty standardmäßig project. invoice abgerechnet aus project. project verknüpft mit budget. lead wird zu counterparty. deal verkauft an counterparty.berechnet anbesteuert mitbelastetgeschuldet anabgeglichen mitimportsplantinvoiced asvereinbart mitverknüpft mitraisesdeckt abstandardmäßigstandardmäßigabgerechnet ausverknüpft mitwird zuverkauft anRRechnung — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.RechnungGGeschäftspartner — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.GeschäftspartnerSSteuergruppe — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.SteuergruppeKKosten — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.KostenBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetBBanktransaktion — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.BanktransaktionBBank connection — The consented link to one bank that transactions arrive through. It can stop working on its own — a consent expires or is withdrawn — so it reports whether it is still working.Bank connectionVVertrag — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.VertragZZahlungsplanposition — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.ZahlungsplanpositionBBudget alert — A notice that a budget has gone off plan - spending over the planned amount, or a margin below the one that was planned. It is raised by a daily check rather than by anyone asking for it.Budget alertPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektIInteressent — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.InteressentDDeal — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Deal

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