Dokumenttypen

"Einstellungen" → "Finanzen & Geschäft" → "Dokumenttypen" ist der Ort, an dem Sie die Arten von Dokumenten festlegen, die Ihre Organisation ablegt, etwa eine Arbeitserlaubnis, eine unterzeichnete Bestellung oder einen Beleg. Jeder Typ gehört zu einer Art von Datensatz, ein für Teammitglieder angelegter Typ wird also nur bei Teammitgliedern angeboten. Wie Dokumente zu diesen Typen hochgeladen werden, steht unter Dokumentenverwaltung.

Wer es ändern kann

Ein Administrator oder jeder mit der Berechtigung "Dokumentenmanager" kann diesen Bildschirm öffnen, Typen hinzufügen und bearbeiten.

Die Bedienelemente auf diesem Bildschirm

"Dokumenttyp hinzufügen": die Schaltfläche oben rechts, die den Hinzufügen-Dialog öffnet. Bei einer leeren Liste erscheint dieselbe Schaltfläche im Leerzustand, unter "Noch keine Dokumente hinzugefügt."

Die Liste hat vier Spalten. Klicken Sie auf "Typ" oder "Beschreibung", um danach zu sortieren; die Liste öffnet sich nach "Typ" sortiert, von A bis Z.

Spalte	Was sie zeigt
Typ	Der Name des Dokumenttyps.
Zugehörige Entität	Woran der Typ angehängt wird.
Beschreibung	Die optionale Beschreibung.
Ablaufendes Dokument	Ja oder Nein.

"Bearbeiten": der Stift am Ende jeder Zeile öffnet den Bearbeiten-Dialog. Es gibt kein Löschen: Ein Dokumenttyp kann, einmal angelegt, geändert, aber nicht entfernt werden.

Der Dialog zum Hinzufügen und Bearbeiten

Der Titel lautet "Dokumenttyp hinzufügen" oder "Dokumenttyp bearbeiten".

"Name": erforderlich. Der Name, den Personen bei der Auswahl eines Typs sehen.

"An welche Entität anhängen?": beim Hinzufügen erforderlich. Zur Wahl stehen "Teammitglieder", "Auftragnehmer", "Kunden", "Projekte", "Ressourcen" und "Eingangsrechnungen". Es lässt sich nicht mehr ändern, sobald der Typ existiert: Das Feld wird beim Bearbeiten ausgegraut angezeigt. Bestehende Typen können außerdem "Verträge" oder "Urlaubsanträge" zeigen; diese werden für neue Typen nicht angeboten.

"Optionale Beschreibung hinzufügen": Freitext, bis zu 255 Zeichen. Wird er bei einem bestehenden Typ geleert, wird die gespeicherte Beschreibung gelöscht.

"Ablaufendes Dokument": ein Kontrollkästchen, standardmäßig aus. Wenn es an ist, trägt ein Dokument dieses Typs ein Ablaufdatum, und Flowtly sendet Erinnerungen, bevor es verstreicht. Ohne es haben Dokumente des Typs kein Ablaufdatum.

"Hinzufügen" (beim Hinzufügen) oder "Speichern" (beim Bearbeiten): speichert den Typ und zeigt eine Meldung "Erfolg". Die Schaltfläche bleibt deaktiviert, bis der Name und, beim Hinzufügen, die Entität ausgefüllt sind.

Anwendungsbeispiele

• Ein Office-Manager fügt einen Typ „Arbeitserlaubnis“ für Teammitglieder hinzu und hakt "Ablaufendes Dokument" an, damit an Verlängerungen erinnert wird.
• Ein Administrator fügt einen Typ „Unterzeichnete NDA“ für Kunden hinzu, mit einer Beschreibung, die sagt, wo das Original aufbewahrt wird.
• Ein Manager benennt einen Typ um, ohne die bereits darunter abgelegten Dokumente zu verlieren.