Arbeiten mit mehreren Organisationen

Mit Flowtly kann ein einzelnes Konto zu mehreren Organisationen gehören — nützlich, wenn Sie mehr als ein Unternehmen führen, über getrennte Kundenkonten hinweg arbeiten oder ein Unternehmen von einem Nebenprojekt trennen möchten. Jede Organisation hält ihre eigenen Daten, Mitglieder und Einstellungen vollständig getrennt.

Zwischen Organisationen wechseln

Die Organisation, in der Sie gerade arbeiten, wird im Kontomenü angezeigt. Öffnen Sie es, um alle Organisationen zu sehen, zu denen Ihr Konto gehört, und wählen Sie eine andere aus, um zu wechseln. Flowtly lädt mit den Projekten, Finanzen und Personen dieser Organisation neu; zwischen Organisationen wird nichts übertragen.

Um in einer Organisation zu arbeiten, benötigen Sie dort neben der Mitgliedschaft auch ein Mitarbeiterprofil. Wenn Sie eine Organisation auswählen, in der Sie kein Mitarbeiterprofil haben, teilt Flowtly dies mit und öffnet sie nicht: Es wechselt zu Ihrer anderen Organisation oder bittet Sie, eine andere auszuwählen, und wenn es Ihre einzige Organisation ist, bittet es Sie, den Administrator dieser Organisation zu kontaktieren. Sobald der Administrator Ihr Profil hinzugefügt hat, können Sie die Organisation erneut auswählen.

Ein Link in einer E-Mail zur Rechnungsfreigabe nennt die Organisation, zu der die Rechnung gehört. Öffnen Sie ihn, während Sie in einer anderen Organisation arbeiten, wechselt Flowtly zur genannten Organisation und öffnet dort die verlinkte Seite, sodass die Rechnung und ihre Benachrichtigung dort sind, wo Sie sie erwarten. Es wechselt nur zu einer Organisation, der Sie angehören und in der Sie arbeiten können. Andernfalls bleiben Sie, wo Sie sind.

Eine Organisation in einer langen Liste finden

Die vollständige Liste Ihrer Organisationen öffnet sich auf der Organisationsauswahlseite. Gehören einige Ihrer Organisationen zur selben Holdinggruppe, gruppiert die Liste sie alphabetisch unter dem Namen der Holdinggruppe und stellt die übrigen unter Weitere Organisationen. Jede Gruppe zeigt, wie viele Organisationen sie umfasst. Holdinggruppen richtet Flowtly auf Anfrage ein; eine Holdinggruppe gliedert nur die Liste und gewährt selbst keinen Zugriff.

Jede Organisation zeigt ihre Steuernummer (NIP), sofern eine hinterlegt ist, neben Ihrer Rolle, was Unternehmen unterscheidet, deren Namen sich nur in einem Zusatz unterscheiden. Sobald die Liste lang genug für ein Suchfeld ist, können Sie nach Name oder nach NIP suchen, mit oder ohne Bindestriche und Leerzeichen.

Das Organisationspanel am Desktop

Auf einem breiten Bildschirm öffnet Organisation wechseln im Kontomenü ein Panel daneben; ein erneutes Auswählen des Eintrags schließt es wieder. Das Panel hat eine feste Breite und scrollt in sich selbst, sodass eine lange Liste das Menü nicht auseinanderzieht. Wird das Panel geschlossen, bleibt das Kontomenü dahinter offen.

Jede Zeile zeigt Avatar und Namen der Organisation und darunter eine zweite Zeile mit ihrer Steuernummer, Ihrer Rolle dort und — bei einer Organisation im Testzeitraum — der Zahl der verbleibenden Testtage. Teile ohne Inhalt entfallen, sodass eine Organisation ohne hinterlegte NIP nur die Rolle zeigt. Ein langer Name bricht in eine zweite Zeile um, statt abgeschnitten zu werden, denn was zwei verwandte Unternehmen unterscheidet, steht meist am Ende des Namens. Die Organisation, in der Sie arbeiten, trägt ein Häkchen, und ein Abzeichen Admin markiert die Organisationen, in denen Sie diese Rolle haben.

Das Panel führt die Organisationen alphabetisch auf und gruppiert sie nach Holdinggruppe nach denselben Regeln wie die vollständige Liste. Gehört keine Ihrer Organisationen zu einer Holdinggruppe, ist das Panel eine flache Liste ohne Überschriften.

Ab mehr als sechs Organisationen, zwischen denen Sie wechseln können, bietet das Panel zusätzlich ein Suchfeld und eine kurze Legende, die Häkchen, Holdingsymbol und Rollenabzeichen benennt; eine kürzere Liste braucht beides nicht und erhält es nicht. Die Suche trifft auf den Namen oder die NIP zu, mit oder ohne Bindestriche und Leerzeichen, und wenn nichts passt, sagt das Panel das, statt eine leere Liste zu zeigen.

Organisation hinzufügen am Fuß des Panels legt eine neue an. In einer Demo-Sitzung wird es nicht angeboten.

Das Panel mit der Tastatur bedienen

Das Panel öffnet mit dem Fokus im Suchfeld, wenn es eines gibt, und andernfalls auf der Organisation, in der Sie arbeiten.

• Pfeil nach unten und Pfeil nach oben wechseln zwischen den Organisationen, und Pfeil nach oben führt von der ersten Organisation zurück ins Suchfeld.
• Home und Ende springen zur ersten und zur letzten Organisation.
• Eingabetaste wechselt zur fokussierten Organisation.
• Escape löscht einen eingegebenen Suchtext und schließt das Panel, wenn keiner vorhanden ist.

Gruppenüberschriften sind Bezeichnungen und keine Haltepunkte, sodass sie beim Durchlaufen der Liste übersprungen werden.

Einer weiteren Organisation beitreten oder eine erstellen

• Sie treten einer Organisation bei, wenn jemand Ihr Konto dazu einlädt, was Ihnen dort zugleich eine Rolle zuweist: Öffnen Sie Organisation auswählen, wo Einladungen unter Ausstehende Einladungen warten, und klicken Sie auf Annehmen.
• Über das Organisationsmenü können Sie jederzeit eine völlig neue Organisation erstellen, wenn Sie einen frischen, getrennten Arbeitsbereich benötigen. Wie bei der Registrierung kann dafür keine temporäre oder Wegwerf-E-Mail-Adresse verwendet werden; Flowtly verlangt stattdessen eine dauerhafte Adresse.

Rollen und Zugriff werden je Organisation festgelegt

Ihre Rolle und Berechtigungen werden in jeder Organisation separat festgelegt. In einer können Sie die Rolle Admin haben, in einer anderen die Rolle Mitglied, daher ändert sich beim Wechseln, was Sie sehen und tun können.

Anwendungsbeispiele

• Ein Berater führt für jeden Kunden eine eigene Organisation und wechselt zwischen ihnen, während der Arbeitstag von einem Auftrag zum nächsten übergeht.
• Ein Inhaber führt zwei Unternehmen über eine einzige Anmeldung und wechselt die Organisationen, um für jedes unabhängig zu fakturieren und zu berichten.
• Ein neues Teammitglied wird in eine bestehende Organisation eingeladen und wechselt dorthin, sobald das Onboarding andernorts abgeschlossen ist.