Einstellungen

Der Bereich Einstellungen in Flowtly ermöglicht Administratoren die Konfiguration des grundlegenden Plattformverhaltens entsprechend den Anforderungen ihrer Organisation. Er umfasst eine Vielzahl von Optionen – von grundlegenden Organisationsprofildaten bis hin zu erweiterten Sicherheits- und Integrationseinstellungen.

Die Organisationseinstellungen umfassen Unternehmensinformationen, Standardwährung, Geschäftsjahrkonfiguration und Lokalisierungspräferenzen. Diese grundlegenden Einstellungen beeinflussen, wie Daten auf der gesamten Plattform angezeigt und verarbeitet werden, weshalb es wichtig ist, sie während der Ersteinrichtung korrekt zu konfigurieren.

Sicherheits- und Authentifizierungseinstellungen ermöglichen es Administratoren, Single Sign-On (SSO) über Microsoft Entra ID durchzusetzen – andere SAML/OIDC-Anbieter werden derzeit nicht unterstützt. Nutzer können sich auf der Anmeldeseite auch mit einem Google-Konto anmelden; das ist eine persönliche Anmeldeoption und kein SSO. Solange eine Organisation SSO durchsetzt, können ihre Mitglieder in Flowtly kein Passwort zurücksetzen oder festlegen und melden sich nur über den Identitätsanbieter der Organisation an. Die Seite mit den Sicherheitseinstellungen selbst enthält die organisationsweiten Kontrollen darüber, wie sich Personen anmelden und was darüber aufgezeichnet wird — siehe Sicherheitseinstellungen. Einstellungen für Passwortrichtlinien oder Sitzungszeitlimits gibt es nicht. Ist die MFA-Pflicht aktiv, wird ein Mitglied, das noch keine Authenticator-App eingerichtet hat, direkt auf der Anmeldeseite durch die Einrichtung geführt – Code scannen, die sechs Ziffern eingeben, die Wiederherstellungscodes sichern – und ist danach angemeldet. Das Aktivieren der MFA-Pflicht sperrt also niemanden aus, und niemand muss dafür eine Administratorin oder einen Administrator bitten.

Die Widget-Konfiguration ermöglicht es Administratoren, das Dashboard-Erlebnis für verschiedene Benutzerrollen anzupassen, indem sie auswählen, welche Übersichtspanels, Diagramme und Schnellzugriffslinks auf dem Startbildschirm angezeigt werden. Administratoren legen hier außerdem die Standardreihenfolge der Widgets für die Organisation fest: eine kurze Liste der Widgets, die vorangehen, während alle übrigen die Reihenfolge des Produkts beibehalten. Sie gilt für alle, die ihren eigenen Startbildschirm nie umgestellt haben — sobald jemand ihn umstellt, gilt seine eigene Reihenfolge, und er kann jederzeit zur Reihenfolge der Organisation zurückkehren. Auf dem Telefon erfolgt das Umstellen über die Option Anordnen auf dem Startbildschirm, mit Schaltflächen zum Nach-oben- und Nach-unten-Verschieben. Die Karte Nicht verfügbare Teammitglieder: welche Abwesenheiten zählen legt fest, welche Abwesenheitsarten das Dashboard-Widget Nicht verfügbare Teammitglieder aufführt: Eine angehakte Art erscheint, eine nicht angehakte nicht. Aufgeführt sind alle Arten der Organisation, auch selbst angelegte, und eine später hinzugefügte Art ist zunächst angehakt. Standardmäßig ist alles außer Remote-Arbeit angehakt — genau das, was das Widget schon immer zeigte. Entfernen Sie den Haken etwa bei Dienstreisen, wenn die Betroffenen weiterhin arbeiten und erreichbar sind. Die Karte erscheint, wenn das Urlaubsmodul aktiv ist, und gilt für alle in der Organisation. Die Rechnungskonfiguration umfasst Standard-Zahlungsbedingungen, Nummerierungsschemata, Steuereinstellungen und Vorlagen, die für alle auf der Plattform erstellten Rechnungen gelten.

Einstellungen zeigt nur die Reiter, die mindestens eine Seite enthalten, die Ihre Rolle öffnen kann. Ein Reiter, der für Sie nichts enthält, wird weggelassen, und ein Link auf einen ausgeblendeten Reiter öffnet den ersten Reiter, den Sie nutzen können.

Die folgenden Abschnitte folgen der Seite Einstellungen in der App: Jeder Abschnitt ist eine ihrer Gruppen, und jeder Link ist ein Bildschirm, benannt nach seiner Kachel, der zur Seite führt, die erklärt, was die Bedienelemente des Bildschirms tun. Einige Seiten, die tiefer auf einen Bildschirm eingehen, stehen daneben.

Arbeitsbereich

• Bankfeiertage — die gesetzlichen Feiertage, die Ihre Organisation beachtet
• Standorte
• E-Mail-Fußzeile — die gemeinsame E-Mail-Signatur der Organisation und ihre Platzhalter
• Dashboard-Widgets

Personen

• Positionen
• Abteilungen
• Anforderungsgruppen
• Arbeitspläne
• Urlaubstypen
• Vertragsarten
• Jahresurlaub
• Urlaubsübertrag
• Abwesenheitsbenachrichtigungen
• Urlaubsgenehmiger
• Stundenzettel
• Berechtigungsgruppen

Finanzen & Geschäft

• Rechnungseinstellungen — Rechnungsdaten, Nummerierung, Zahlungsziele und Rechnungsversand
• Rechnungsgenehmiger
• Banken
• Währungen
• Dokumenttypen
• Rechnungs-Tag-Gruppen — ein fertiger erster Satz steht im Tag-Plan für den Start
• Zahlungserinnerungen
• Versandsicherheit — eine Testadresse für Rechnungs-E-Mails, ein Stopp der E-Rechnungs-Übermittlung und eine Pause der E-Mail-Benachrichtigungen
• Transaktionen
• Stripe-Abgleich

Erweitert

• Listenspalten — zusätzliche Spalten in Projekt-, Asset- und Budgetlisten wählen
• Asset-Einstellungen — Verbrauchszähler und weiteres Asset-Verhalten aktivieren
• Attribute — Ihre eigenen Datenfelder, die Sets, die sie tragen, und was jede Option eines Attributs bewirkt
• Attributregeln — Standardpreise für Attribute, die zur Abrechnung verwendet werden
• Budgets
• Vollständigkeit von Lieferantenrechnungen

Administration

• E-Mail-Verlauf
• Sicherheit — die organisationsweiten Kontrollen auf der Seite Sicherheit, einschließlich der gespeicherten Menge der Anmelde-IP-Adresse
• Single Sign-On (SSO)
• Multi-Faktor-Authentifizierung — zweiter Faktor bei der Anmeldung, Wiederherstellungscodes, vertrauenswürdige Geräte und die organisationsweite Pflicht
• Organisation — Unternehmensidentität, Lokalisierung, Formate und Arbeitstage
• Aktive Module verwalten
• Länder
• Audit-Protokolle — wer was wann getan hat, mit Suche, Filtern und Sortierung

Beispiel-Anwendungsfälle

• Die SSO-Integration mit Microsoft Entra ID konfigurieren, um den Mitarbeiterzugang zu vereinfachen.
• Standardwährung und Beginn des Geschäftsjahres während der Ersteinrichtung der Plattform festlegen.
• Dashboard-Widgets anpassen, sodass verschiedene Teams die für ihre Rollen relevantesten Kennzahlen sehen.
• Standard-Rechnungsvorlagen, Zahlungsbedingungen und Nummerierungssequenzen für eine einheitliche Abrechnung definieren.
• MFA organisationsweit verpflichtend machen, um die Sicherheitsstandards Ihrer Organisation zu erfüllen – wer noch keine Authenticator-App eingerichtet hat, wird bei der nächsten Anmeldung durch die Einrichtung geführt.