Jahresurlaub

Flowtly bietet die Möglichkeit, Jahresurlaubskontingente sowohl auf Unternehmensebene als auch individuell für einzelne Mitarbeiter festzulegen. Diese Flexibilität deckt verschiedene Szenarien ab, etwa Änderungen der Betriebszugehörigkeit oder individuelle vertragliche Vereinbarungen. Standardmäßig werden die Jahresurlaubskontingente für alle Mitarbeiter in den Organisationseinstellungen konfiguriert. Für mitarbeiterspezifische Fälle, wie z. B. Anpassungen aufgrund der Betriebszugehörigkeit, nutzen Sie die individuellen Einstellungen für das Urlaubskontingent im Mitarbeiterprofil.

Konfiguration individueller Jahresurlaubskontingente

Jedes Jahresurlaubskontingent kann für einen bestimmten Vertragstyp und einen definierten Zeitraum konfiguriert werden. Um ein Jahresurlaubskontingent für einen Mitarbeiter festzulegen oder zu ändern, fügen Sie einen Eintrag hinzu, der das Kontingent (z. B. 26 Tage) sowie das Datum des Inkrafttretens angibt. Folgende Angaben sind im Formular erforderlich:

• Tage – Die Anzahl der Tage des Jahresurlaubskontingents.
• Startdatum – Das Datum, ab dem das Kontingent gültig ist.
• Variante – Die Vertragsvariante, für die das Kontingent gilt (z. B. Arbeitsvertrag oder B2B).
• Urlaubsart – Die spezifische Urlaubsart, für die das Kontingent gilt.

Sobald die Angaben zum Jahresurlaub konfiguriert sind, erscheint das Kontingent in der Mitarbeiterliste in der Spalte Freie Tage/Jahr und wird in der Spalte Verbleibende freie Tage entsprechend berücksichtigt.

Um das Urlaubskontingent eines Mitarbeiters anzupassen, entfernen Sie einen bestehenden Eintrag, wenn das Kontingent nicht mehr gelten soll, oder fügen Sie einen neuen Eintrag hinzu, um ein anderes Kontingent festzulegen. Ein Eintrag überschreibt ab seinem angegebenen Startdatum alle vorherigen Einstellungen für denselben Vertrag und dieselbe Urlaubsart. Soll das Kontingent eines Mitarbeiters beispielsweise vorübergehend für einen bestimmten Zeitraum erhöht werden, fügen Sie einen Eintrag für das erhöhte Kontingent hinzu und anschließend einen weiteren Eintrag, um nach Ablauf des Zeitraums wieder zum Standardkontingent zurückzukehren. Urlaubskontingente gelten ab ihrem festgelegten Startdatum zeitlich unbegrenzt, bis eine andere Konfiguration das Kontingent für denselben Vertrag und dieselbe Urlaubsart ändert.

Wie der Anspruch berechnet wird

Der Jahresurlaubs-Bereich eines Mitarbeiters öffnet mit dem Saldo: der Karte Urlaubssaldo mit den Tagen aus dem Vorjahr darunter und So berechnen wir das neben beiden. Auf schmalen Bildschirmen stehen sie untereinander.

Urlaubssaldo zeigt dieselbe Lesart, die der Mitarbeiter auf seiner eigenen Seite sieht: Jetzt verfügbar, Bis Jahresende, den Jahresanspruch als Chip und einen Balken mit dem bereits Erworbenen und bereits Genommenen. Der Saldo erscheint nur hier in diesem Bereich. Auf den anderen Reitern der Person trägt die Kopfzeile denselben Wert, darunter die Zahl zum Jahresende, sodass beide nicht auseinanderlaufen können; im Jahresurlaubs-Bereich entfällt diese Karte, um die Zahl nicht zu wiederholen.

So berechnen wir das ist die Rechnung hinter dieser Zahl und endet genau auf der Zahl der Karte daneben:

• Jahreslimit: die für diesen Vertrag konfigurierten Tage, mit einem Chip zur Herkunft: Individuell für einen Eintrag in diesem Bereich oder der Organisationsstandard. In beiden Fällen ist dies der Anspruch für eine Vollzeitstelle.
• × EPE aus dem Vertrag: das Vollzeitäquivalent des aktiven Vertrags, derselbe Prozentsatz wie neben Stellenumfang und Wochenstunden.
• Bisher erworben: wie viel des Jahres bereits erworben ist, bezogen auf den Jahreswert.
• Zeilen für Übertrag aus dem Vorjahr, verfallene und genommene Tage erscheinen nur, wenn sie nicht null sind.
• Jetzt verfügbar: die Summe, dieselbe Zahl wie auf der Karte darüber.

Auf schmalen Bildschirmen ist dieses Panel eingeklappt; wählen Sie So berechnen wir das, um es zu öffnen.

Die Zahl in der Spalte Tage ist der Anspruch für eine Vollzeitstelle. Das EPE wendet Flowtly anschließend an. Ein individuelles Limit, das für eine Teilzeitkraft bereits von Hand gekürzt wurde, wird dadurch ein zweites Mal anteilig gerechnet und lässt der Person zu wenige Tage. Für eine halbe Stelle bei 20 Tagen in der Organisation ist das richtige individuelle Limit weiterhin 20; oder gar keines, da der Standard bereits 20 sagt.

Ein Saldo wird immer zu einem Stichtag gelesen und berücksichtigt Urlaub bis einschließlich zu diesem Tag. Urlaub, der für einen späteren Tag gebucht ist, auch für den Werktag unmittelbar danach, verringert den für diesen Stichtag angezeigten Saldo nicht.

Aus dem Vorjahr übertragene Tage

Unter der Karte Urlaubssaldo zeigt Urlaub aus <Jahr>, womit diese Person in das laufende Jahr gegangen ist und ob jemand es erfasst hat. Eine von Hand eingetragene Zahl ist als manuell erfasst gekennzeichnet, eine von Flowtly aus dem Vorjahr ermittelte als berechnet. Nutzen Sie die Schaltfläche zum Hinzufügen oder Bearbeiten und Löschen eines vorhandenen Werts.

Die Tage, mit denen eine Person das Jahr begonnen hat, sind ein Nachweis, nicht das, was sie noch nehmen kann, daher zeigt die Zeile sie als vier getrennte Werte:

• Anfangsbestand · 1. Jan. <Jahr> — die ins Jahr übertragenen Tage.
• Aus diesem Kontingent genutzt — wie viele davon bereits genommen wurden.
• Verfallen — wie viele am Verfallsdatum ungenutzt verfallen sind.
• Noch verfügbar — was vom Übertrag heute noch übrig ist. Das ist der Wert, der für die Urlaubsplanung zählt.

Wenn Flowtly nicht ermitteln kann, wie viel vom Übertrag genutzt wurde oder verfallen ist, wird nur der Anfangsbestand angezeigt, statt Nullen, die niemand gemessen hat. Wenn die Person mit einem Defizit ins Jahr gestartet ist – mehr Urlaub genommen als erworben –, zeigt die Zeile den Anfangsbestand unter null und Abgezogen von <Jahr>, den vom diesjährigen Anspruch abgezogenen Betrag, und sonst nichts: Es gibt kein Kontingent zum Nutzen und nichts, das verfallen könnte.

Solange übertragene Tage noch übrig sind und ein Verfallsdatum haben, warnen die Karte Urlaubssaldo und die Karte für freie Tage auf der Startseite davor: <Betrag> aus <Jahr> verfällt am <Datum>. Nutzen Sie sie zuerst. Der Betrag ist das, was vom Übertrag noch übrig ist, nicht der Anfangsbestand. Sobald der Übertrag aufgebraucht ist oder verfallen ist, weicht die Warnung einer abgeschlossenen Zeile wie Aus <Jahr>: <Betrag> genutzt.

Ein von Hand erfasster Wert hat einen Abschnitt Quelle, Notiz und Optionen zur manuellen Erfassung. Öffnen Sie ihn, um die zum Wert hinterlassene Notiz zu lesen und, falls Sie ihn ändern dürfen, was Bearbeiten und Löschen bewirken. Flowtly zeigt nicht, wer den Wert erfasst hat, wann, oder welchen berechneten Wert er ersetzt hat, und der Abschnitt sagt das offen, statt eine Lücke zu lassen: Erfasst von: nicht verfügbar · Erfassungsdatum: nicht verfügbar. und Ersetzter berechneter Wert: nicht verfügbar.

Das Löschen eines von Hand erfassten Werts fragt zuerst nach einer Bestätigung: Diesen Eintrag löschen? Der aus den Einstellungen der Organisation berechnete Übertrag gilt wieder und das Guthaben dieser Person wird neu berechnet.

Das ist vor allem für Organisationen wichtig, die unterjährig auf Flowtly gewechselt sind: die mitgebrachten Tage sind genau die, die Flowtly nicht selbst ermitteln kann.

Woher jedes Limit stammt

Die Limittabelle steht unter der Überschrift Jahresansprüche, mit der einzigen Schaltfläche Jahresurlaub hinzufügen dieses Bereichs daneben. Die Schaltfläche ist nur für Personen sichtbar, die Vereinbarungen verwalten dürfen.

Das Löschen eines individuellen Limits fragt zuerst nach einer Bestätigung: Diesen individuellen Anspruch löschen? Für diese Person gilt wieder die Berechnung der Organisation und ihr Guthaben wird nach der geltenden Regel neu berechnet.

Jede Zeile der Tabelle trägt einen Chip zur Herkunft: Individuell für ein in diesem Bereich gesetztes Limit, den Organisationsstandard samt Variante und = Standard als Warnung, wenn eine individuelle Zeile den Standard lediglich wiederholt; eine solche Zeile wirkt harmlos und überlebt dann stillschweigend die nächste Änderung des Standards. Eine Fußzeile zählt sie.

Wenn Flowtly nicht ermitteln kann, woher die Zeilen stammen, zeigt der Chip jeder Zeile Quelle nicht verfügbar, und eine Zeile unter der Tabelle sagt: Die ursprüngliche Regel und der Erfassungsverlauf dieser Zeilen sind nicht verfügbar. — statt gar keinen Chip zu zeigen, was so wirken würde, als würden die Zeilen einfach dem Organisationsstandard folgen.

Der geltende Organisationsstandard wird ebenfalls aufgeführt, ausgegraut, mit einer Schaltfläche zu den Organisationseinstellungen. Ein Standard, den eine individuelle Zeile ersetzt, wird entsprechend gekennzeichnet.

Deckt weder ein individuelles Limit noch ein Standard die Vertragsvariante dieser Person ab, sagt der Bereich das in Rot, statt eine Null zu zeigen, die wie ein aufgebrauchtes Guthaben aussieht.

Auf schmalen Bildschirmen wird jede Tabellenzeile zu einer eigenen Karte.

Überstundenaufbau

Wenn Ihre Organisation Überstunden aufbaut, ermittelt Flowtly jeden Monat, wie viele Stunden eine Person über ihre Arbeitszeitnorm hinaus erfasst hat, und schlägt vor, diese dem Überstunden-Pool der Person gutzuschreiben, aus dem sich die Pick Up Days speisen. Nichts wird hinzugefügt, bevor jemand den Vorschlag akzeptiert. Die Vorschläge stehen im Bereich Überstundenaufbau unter der Limittabelle. Der Bereich erscheint erst, wenn die Person mindestens einen Vorschlag hat; in einer Organisation, die keine Überstunden aufbaut, wird er daher gar nicht angezeigt.

Jede Zeile ist ein Monat:

• Monat und Überstunden, die Stunden über der Norm, die auch negativ sein können;
• Pool vorher und Pool nachher, was der Pool vor und nach den Stunden dieses Monats enthielt;
• Status: Ausstehend, Akzeptiert oder Abgelehnt.

Alle Angaben erfolgen in Tagen, Stunden und Minuten, genauso wie in der Limittabelle oben, sodass ein akzeptierter Monat an beiden Stellen gleich zu lesen ist. Eine akzeptierte Zeile zeigt die Werte so, wie sie zum Zeitpunkt der Annahme waren: Der Pool wird aus dem, was in diesem Moment gilt, neu berechnet und fällt nie unter null. Eine abgelehnte Zeile zeigt für beide Pool-Werte einen Strich, weil sie nichts hinzugefügt hat.

Eine ausstehende Zeile bietet Akzeptieren und Ablehnen:

• Akzeptieren fügt die Stunden des Monats mit einem Klick dem Pool hinzu, als neue Zeile in der Limittabelle oben. Saldo und Tabelle werden sofort aktualisiert.
• Ablehnen fragt zuerst nach einer Bestätigung: Dem Pool wird nichts hinzugefügt, und dieser Monat wird nicht erneut angeboten.

Wurde der Monat bereits an anderer Stelle entschieden, teilt Flowtly das mit und aktualisiert die Liste. Erlauben die Überstundenansprüche der Person es derzeit nicht, die Stunden hinzuzufügen, etwa weil am selben Tag ein Anspruch von Hand erfasst wurde oder der Pool nach Grund aufgeteilt ist, teilt Flowtly das mit, und der Monat bleibt ausstehend; prüfen Sie die Ansprüche oben.

Der Bereich wird Personen angezeigt, die Mitarbeitende verwalten können. Zum Akzeptieren und Ablehnen ist außerdem das Recht zum Verwalten von Vereinbarungen nötig; ohne es ist der Bereich schreibgeschützt.

Die gesamte Urlaubshistorie einer Person exportieren

Der Tab „Jahresurlaub" hat oben eine Schaltfläche Urlaubshistorie exportieren (CSV). Sie lädt eine Datei für die Person herunter, deren Datensatz geöffnet ist, und deckt jedes Jahr seit ihrer ersten zählenden Vereinbarung ab — nicht nur das Jahr auf dem Bildschirm.

Die Datei hat eine Zeile pro Jahr und Abwesenheitsart und gibt für jede an, was in dieses Jahr übertragen wurde, was erworben wurde, was genommen wurde und was übrig ist. Jeder Wert steht in Tagen und in Sekunden, weil ein „Tag" hier der 8-Stunden-Anspruchstag ist, in dem der Erwerb bemessen wird, und nicht der eigene vertragliche Tag der Person — die beiden unterscheiden sich bei Teilzeitkräften, und die Datei nennt, welcher gemeint ist. Eine Spalte Quelle zeigt stated für ein Jahr, dessen Anfangssaldo jemand von Hand eingegeben hat, und derived für eines, das Flowtly berechnet hat; eine stated-Null ist eine Entscheidung, die jemand festgehalten hat, kein fehlender Wert.

Neben genommen gibt jede Zeile auch an, was geplant ist — genehmigte Abwesenheit mit einem Datum nach dem Tag, an dem der Wert berechnet wurde, sodass es für ein abgeschlossenes Jahr immer null ist — und was ausstehend ist, also Anträge, die noch auf eine Entscheidung warten. Eine Spalte Saldo zeigt, was von dem Kontingent übrig ist, auf das sich diese Abwesenheitsart stützt: der Jahressaldo für Jahresurlaub und Urlaub auf Abruf und, für eine Art mit eigenem Limit, was von diesem Limit bleibt. Bei einer Art ohne festgelegtes Limit bleibt der Saldo leer statt als 0 angezeigt zu werden, weil es nichts gibt, was aufgebraucht werden könnte. Diese Spalten stehen hinter allen anderen, sodass eine auf dem früheren Aufbau erstellte Tabelle sie weiterhin lesen kann.

Die Werte für vergangene Jahre sind Rekonstruktionen, und die Datei sagt das in ihrer ersten Zeile. Jedes Jahr wird nach der am Exporttag geltenden Urlaubskonfiguration neu berechnet, weil die Erwerbsregel nicht datiert ist — daher kann ein Wert für ein früheres Jahr von dem abweichen, was der Person damals mitgeteilt wurde. Das laufende Jahr wird nach der Konfiguration berechnet, die tatsächlich für es gilt, sodass dieses exakt ist. Das ist am wichtigsten, wenn gegen die Zahlen ausgezahlt werden soll: Lesen Sie die ersten beiden Zeilen der Datei, bevor Sie sie weitergeben.

Die Schaltfläche wird nur jemandem angezeigt, der den Urlaub dieser Person einsehen darf. Den Tab öffnen zu können, reicht allein nicht — der Export verlangt die Rolle Urlaubsmanager, Urlaubsprüfer oder Urlaubsbetrachter. Derselbe Export wird in der Urlaubsverbrauchsansicht des Personen-Dashboards angeboten, nach derselben Regel. Wer auf Stundenbasis angestellt ist, hat keinen Urlaubsanspruch zum Exportieren, und der Tab bietet für ihn keine Schaltfläche an.

Anwendungsbeispiele

• Anpassung des Urlaubs nach Betriebszugehörigkeit: Erhöhen Sie das Jahresurlaubskontingent eines Mitarbeiters von 20 auf 26 Tage, sobald eine bestimmte Betriebszugehörigkeit erreicht ist, gültig ab einem festgelegten Datum.
• Umsetzung besonderer Vereinbarungen: Gewähren Sie einem Mitarbeiter aufgrund eines besonderen Vertrags oder Projekts vorübergehend zusätzliche Urlaubstage und kehren Sie nach Ablauf des Zeitraums zum Standardkontingent zurück.
• Differenzierung des Urlaubs nach Vertragsart: Legen Sie unterschiedliche Jahresurlaubskontingente für Mitarbeiter mit Standardarbeitsverträgen und B2B-Verträgen fest.
• Korrektur oder Aktualisierung von Urlaubsansprüchen: Passen Sie das Jahresurlaubskontingent eines Mitarbeiters an, wenn sich die Unternehmensrichtlinie ändert oder ein Fehler in den bisherigen Einstellungen vorliegt.