Jahresurlaub

Flowtly bietet die Möglichkeit, Jahresurlaubskontingente sowohl auf Unternehmensebene als auch individuell für einzelne Mitarbeiter festzulegen. Diese Flexibilität deckt verschiedene Szenarien ab, etwa Änderungen der Betriebszugehörigkeit oder individuelle vertragliche Vereinbarungen. Standardmäßig werden die Jahresurlaubskontingente für alle Mitarbeiter in den Organisationseinstellungen konfiguriert. Für mitarbeiterspezifische Fälle, wie z. B. Anpassungen aufgrund der Betriebszugehörigkeit, nutzen Sie die individuellen Einstellungen für das Urlaubskontingent im Mitarbeiterprofil.

Konfiguration individueller Jahresurlaubskontingente

Jedes Jahresurlaubskontingent kann für einen bestimmten Vertragstyp und einen definierten Zeitraum konfiguriert werden. Um ein Jahresurlaubskontingent für einen Mitarbeiter festzulegen oder zu ändern, fügen Sie einen Eintrag hinzu, der das Kontingent (z. B. 26 Tage) sowie das Datum des Inkrafttretens angibt. Folgende Angaben sind im Formular erforderlich:

• Tage – Die Anzahl der Tage des Jahresurlaubskontingents.
• Startdatum – Das Datum, ab dem das Kontingent gültig ist.
• Variante – Die Vertragsvariante, für die das Kontingent gilt (z. B. Arbeitsvertrag oder B2B).
• Urlaubsart – Die spezifische Urlaubsart, für die das Kontingent gilt.

Sobald die Angaben zum Jahresurlaub konfiguriert sind, erscheint das Kontingent in der Mitarbeiterliste in der Spalte Freie Tage/Jahr und wird in der Spalte Verbleibende freie Tage entsprechend berücksichtigt.

Um das Urlaubskontingent eines Mitarbeiters anzupassen, entfernen Sie einen bestehenden Eintrag, wenn das Kontingent nicht mehr gelten soll, oder fügen Sie einen neuen Eintrag hinzu, um ein anderes Kontingent festzulegen. Ein Eintrag überschreibt ab seinem angegebenen Startdatum alle vorherigen Einstellungen für denselben Vertrag und dieselbe Urlaubsart. Soll das Kontingent eines Mitarbeiters beispielsweise vorübergehend für einen bestimmten Zeitraum erhöht werden, fügen Sie einen Eintrag für das erhöhte Kontingent hinzu und anschließend einen weiteren Eintrag, um nach Ablauf des Zeitraums wieder zum Standardkontingent zurückzukehren. Urlaubskontingente gelten ab ihrem festgelegten Startdatum zeitlich unbegrenzt, bis eine andere Konfiguration das Kontingent für denselben Vertrag und dieselbe Urlaubsart ändert.

Wie der Anspruch berechnet wird

Der Jahresurlaubs-Bereich eines Mitarbeiters öffnet mit zwei Karten. Auf schmalen Bildschirmen stehen sie untereinander.

Urlaubssaldo zeigt dieselbe Lesart, die der Mitarbeiter auf seiner eigenen Seite sieht: Jetzt verfügbar, Bis Jahresende, den Jahresanspruch als Chip und einen Balken mit dem bereits Erworbenen und bereits Genommenen. Die Kopfzeile der Person trägt denselben Wert, darunter die Zahl zum Jahresende, sodass beide nicht auseinanderlaufen können.

So berechnen wir das ist die Rechnung hinter dieser Zahl und endet genau auf der Zahl der Karte daneben:

• Jahreslimit: die für diesen Vertrag konfigurierten Tage, mit einem Chip zur Herkunft: Individuell für einen Eintrag in diesem Bereich oder der Organisationsstandard. In beiden Fällen ist dies der Anspruch für eine Vollzeitstelle.
• × EPE aus dem Vertrag: das Vollzeitäquivalent des aktiven Vertrags, derselbe Prozentsatz wie neben Stellenumfang und Wochenstunden.
• Bisher erworben: wie viel des Jahres bereits erworben ist, bezogen auf den Jahreswert.
• Zeilen für Übertrag aus dem Vorjahr, verfallene und genommene Tage erscheinen nur, wenn sie nicht null sind.
• Jetzt verfügbar: die Summe, dieselbe Zahl wie auf der Karte darüber.

Auf schmalen Bildschirmen ist dieses Panel eingeklappt; wählen Sie So berechnen wir das, um es zu öffnen.

Die Zahl in der Spalte Tage ist der Anspruch für eine Vollzeitstelle. Das EPE wendet Flowtly anschließend an. Ein individuelles Limit, das für eine Teilzeitkraft bereits von Hand gekürzt wurde, wird dadurch ein zweites Mal anteilig gerechnet und lässt der Person zu wenige Tage. Für eine halbe Stelle bei 20 Tagen in der Organisation ist das richtige individuelle Limit weiterhin 20; oder gar keines, da der Standard bereits 20 sagt.

Aus dem Vorjahr übertragene Tage

Unter den beiden Karten zeigt Urlaub aus , womit diese Person in das laufende Jahr gegangen ist und ob jemand es erfasst hat. Eine von Hand eingetragene Zahl ist als manuell erfasst gekennzeichnet, eine von Flowtly aus dem Vorjahr ermittelte als berechnet. Nutzen Sie die Schaltfläche zum Hinzufügen oder Bearbeiten und Löschen eines vorhandenen Werts.

Das ist vor allem für Organisationen wichtig, die unterjährig auf Flowtly gewechselt sind: die mitgebrachten Tage sind genau die, die Flowtly nicht selbst ermitteln kann.

Woher jedes Limit stammt

Jede Zeile der Tabelle trägt einen Chip zur Herkunft: Individuell für ein in diesem Bereich gesetztes Limit, den Organisationsstandard samt Variante und = Standard als Warnung, wenn eine individuelle Zeile den Standard lediglich wiederholt; eine solche Zeile wirkt harmlos und überlebt dann stillschweigend die nächste Änderung des Standards. Eine Fußzeile zählt sie.

Der geltende Organisationsstandard wird ebenfalls aufgeführt, ausgegraut, mit einer Schaltfläche zu den Organisationseinstellungen. Ein Standard, den eine individuelle Zeile ersetzt, wird entsprechend gekennzeichnet.

Deckt weder ein individuelles Limit noch ein Standard die Vertragsvariante dieser Person ab, sagt der Bereich das in Rot, statt eine Null zu zeigen, die wie ein aufgebrauchtes Guthaben aussieht.

Auf schmalen Bildschirmen wird jede Tabellenzeile zu einer eigenen Karte.

Anwendungsbeispiele

• Anpassung des Urlaubs nach Betriebszugehörigkeit: Erhöhen Sie das Jahresurlaubskontingent eines Mitarbeiters von 20 auf 26 Tage, sobald eine bestimmte Betriebszugehörigkeit erreicht ist, gültig ab einem festgelegten Datum.
• Umsetzung besonderer Vereinbarungen: Gewähren Sie einem Mitarbeiter aufgrund eines besonderen Vertrags oder Projekts vorübergehend zusätzliche Urlaubstage und kehren Sie nach Ablauf des Zeitraums zum Standardkontingent zurück.
• Differenzierung des Urlaubs nach Vertragsart: Legen Sie unterschiedliche Jahresurlaubskontingente für Mitarbeiter mit Standardarbeitsverträgen und B2B-Verträgen fest.
• Korrektur oder Aktualisierung von Urlaubsansprüchen: Passen Sie das Jahresurlaubskontingent eines Mitarbeiters an, wenn sich die Unternehmensrichtlinie ändert oder ein Fehler in den bisherigen Einstellungen vorliegt.