Mitarbeiter anlegen

Flowtly Redaktionsteam2 min

Um einen Mitarbeiter anzulegen, navigieren Sie im Hauptmenü zu „Mitarbeiter“, um die Mitarbeiterliste aufzurufen. Oben rechts finden Sie einen Button zum Anlegen eines neuen Mitarbeiters. Für die Erfassung eines Mitarbeiters mit den erforderlichen Mindestangaben füllen Sie lediglich die Felder Name, Nachname und Geschäfts-E-Mail-Adresse aus.

Auf der Seite „Mitarbeiterliste“ finden Sie eine Liste aktiver und inaktiver Mitarbeiter. Standardmäßig werden neu angelegte Mitarbeiter zunächst als inaktiv geführt. Damit ein Mitarbeiter in die Liste der aktiven Mitarbeiter verschoben wird, muss eine aktive (oder in Kürze beginnende) Vereinbarung auf der entsprechenden Registerkarte des Mitarbeiterprofils hinterlegt werden. Nach Beendigung (oder kurz vor Ablauf) einer Vereinbarung wird der Mitarbeiter in die Liste der inaktiven Mitarbeiter verschoben.

Wir unterscheiden verschiedene Status für Vereinbarungen:

  • inaktiv – wenn die Vereinbarung vor über 30 Tagen beendet wurde und das Enddatum in der Vergangenheit liegt.
  • kürzlich beendet – wenn die Vereinbarung innerhalb der letzten 30 Tage beendet wurde und das Enddatum in der Vergangenheit liegt.
  • endend – wenn die Vereinbarung innerhalb der nächsten 30 Tage endet. Das Startdatum liegt in der Vergangenheit, das Enddatum ist jedoch angegeben und liegt in der Zukunft.
  • noch nicht begonnen – wenn das Startdatum der Vereinbarung in der Zukunft liegt.
  • aktiv – wenn keiner der vorherigen Status zutrifft, das Startdatum in der Vergangenheit liegt und das Enddatum in der Zukunft liegt oder nicht definiert wurde.

Je nach Status zeigt das System auf der Mitarbeiterliste ein spezifisches Symbol an, das Ihnen hilft, schnell zu erkennen, für welche Vereinbarung Handlungsbedarf besteht (z. B. die Erstellung eines Nachtrags).

Um einem Mitarbeiter den Zugriff auf die Organisation zu ermöglichen, klicken Sie auf der Mitarbeiterliste bei dem ausgewählten Mitarbeiter auf den Button „Benutzer hinzufügen“ neben dem Button „Bearbeiten“.

Hinweis: Die aktiven/inaktiven Listen sowie die Vereinbarungsfunktion sind nur verfügbar, wenn das Modul „Vereinbarung“ lizenziert wurde. Andernfalls wird eine einzige Mitarbeiterliste angezeigt, ohne die Möglichkeit, Vereinbarungen hinzuzufügen.

Anwendungsbeispiele

  • Einarbeitung eines neuen Vollzeitmitarbeiters und Einrichtung seiner ersten Vereinbarung.
  • Hinzufügen eines temporären Auftragnehmers zum System zwecks Gehaltsabrechnung und Archivierung von Unterlagen.
  • Einem neu eingestellten Teammitglied Zugriff auf den Flowtly-Arbeitsbereich gewähren.

Beziehungskarte

Verweist aufTeil von
Hier beschriebenAnderswo beschrieben
audit-log protokolliert person. person arbeitet unter agreement. work-schedule zugewiesen an person. benefit-assignment gehalten von person. employee-profile beschreibt person. employee-document abgelegt bei person. responsibility zugewiesen an person. performance-target festgelegt für person. meeting geführt mit person. holiday-request eingereicht von person. leave-entitlement gehalten von person. project besetzt mit person. project-rate bewertet person. booking bucht person.protokolliertarbeitet unterzugewiesen angehalten vonbeschreibtabgelegt beizugewiesen anfestgelegt fürgeführt miteingereicht vongehalten vonbesetzt mitbewertetbuchtAAudit-Trail — The record of who did what and when. It is how a user action is investigated after the fact, and what compliance is demonstrated from.Audit-TrailPPerson — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PersonVVereinbarung — The document formalizing the terms between the organisation and one employee or contractor. It is the foundation of the employees module: whether someone has an active agreement decides whether they appear in the other modules at all.VereinbarungAArbeitsplan — The working days, hours and breaks assigned to an employee, from the week the assignment starts. It is what the Work Time calendar draws.ArbeitsplanMMitarbeiterleistung — One benefit granted to one person for a date range. A person can hold several at once.MitarbeiterleistungMMitarbeiterprofil — The detailed record for one person: contact details, job role, department, employment history.MitarbeiterprofilMMitarbeiterdokument — A file attached to a person — a contract, a review, anything filed against them.MitarbeiterdokumentVVerantwortlichkeit — An area of ownership assigned to a person.VerantwortlichkeitLLeistungsziel — An objective set for a person and measured against.LeistungszielBBesprechung — A recorded one-to-one or review between people.BesprechungUUrlaubsantrag — An employee's request for time off, submitted for approval. Approving it is what turns it into leave the rest of the system counts.UrlaubsantragUUrlaubsanspruch — How much leave a person has for the leave year. A request draws it down; the balance is what remains.UrlaubsanspruchPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektMMitarbeitersatz — A team member's billing or cost rate on a project. Rates are per member, so the same person can cost differently on two projects.MitarbeitersatzBBuchung — One person committed to one role for a stretch of weeks, at a percentage of their time. A booking is a plan, not a record of work done.Buchung