Dokumente

Flowtly Redaktionsteam2 min

Um Mitarbeiterdokumente zu verwalten, erstellen Sie zunächst den passenden Dokumenttyp.

Die Registerkarte „Dokumente“ ist sichtbar, vorausgesetzt das Modul „Dokumente“ ist aktiv und Ihnen wurde die entsprechende Rolle zugewiesen.

Dokumenttyp erstellen

Es gibt zwei Möglichkeiten, einen Dokumenttyp zu erstellen:

  • Über die Organisationseinstellungen (im Bereich „Dokumenttypen“):

Schritte:

  1. Navigieren Sie zu den Organisationseinstellungen.
  2. Wechseln Sie zum Bereich „Dokumenttypen“.
  3. Erstellen Sie einen neuen Typ und weisen Sie ihn dem relevanten Modul zu (z. B. „Mitarbeiter“).
  • Direkt aus dem Dialogfenster „Dokument hinzufügen“

Als Benutzer mit der Rolle des Dokumentenmanagers können Sie einen neuen Dokumenttyp direkt im Dialogfenster „Dokument hinzufügen“ erstellen, indem Sie auf die Schaltfläche „Neuer Dokumenttyp +“ neben der Dropdown-Liste für den Dokumenttyp klicken. Ein auf diese Weise erstellter Dokumenttyp ist automatisch in dem Modul verfügbar, in dem er angelegt wurde – zum Beispiel im Modul „Mitarbeiter“.

Datei hochladen

Wenn Sie im Mitarbeiterprofil zur Registerkarte „Dokumente“ wechseln, sehen Sie eine Liste der bereits hinzugefügten Dokumente. Um ein neues Dokument hinzuzufügen, klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Dokument hinzufügen“. Es öffnet sich ein Dialogfenster, in dem Sie folgende Angaben machen müssen:

  • Dokumenttyp – aus der Liste auswählen oder einen neuen erstellen (wenn Sie die Rolle des Dokumentenmanagers haben) [erforderlich]
  • Angehängte Datei – Laden Sie eine Datei im PDF-, PNG-, JPG- oder GIF-Format hoch (max. 3 MB) [erforderlich]
  • Beschreibung – eine kurze Notiz, die den Inhalt der Datei beschreibt [optional]

Nach dem Speichern wird das Dokument in der Liste auf der Registerkarte „Dokumente“ des Mitarbeiters angezeigt.

Anwendungsbeispiele

  • Mitarbeiterverträge, Vereinbarungen und Stellenangebote sicher speichern.
  • Zertifikate für berufliche Schulungen oder Weiterbildungskurse hochladen.
  • Wichtige HR-Formulare verwalten, z. B. Onboarding-Dokumente, Steuererklärungen oder Notfallkontaktinformationen.
  • Zusätzliche Dokumente anhängen, z. B. ärztliche Atteste für Krankmeldungen oder Genehmigungsformulare für Sonderwünsche.

Beziehungskarte

Verweist aufTeil von
Hier beschriebenAnderswo beschrieben
audit-log protokolliert person. person arbeitet unter agreement. work-schedule zugewiesen an person. benefit-assignment gehalten von person. employee-profile beschreibt person. employee-document abgelegt bei person. responsibility zugewiesen an person. performance-target festgelegt für person. meeting geführt mit person. holiday-request eingereicht von person. leave-entitlement gehalten von person. project besetzt mit person. project-rate bewertet person. booking bucht person.protokolliertarbeitet unterzugewiesen angehalten vonbeschreibtabgelegt beizugewiesen anfestgelegt fürgeführt miteingereicht vongehalten vonbesetzt mitbewertetbuchtAAudit-Trail — The record of who did what and when. It is how a user action is investigated after the fact, and what compliance is demonstrated from.Audit-TrailPPerson — An employee. The central record the rest of the workforce data hangs off — profile, documents, leave, benefits, rates.PersonVVereinbarung — The document formalizing the terms between the organisation and one employee or contractor. It is the foundation of the employees module: whether someone has an active agreement decides whether they appear in the other modules at all.VereinbarungAArbeitsplan — The working days, hours and breaks assigned to an employee, from the week the assignment starts. It is what the Work Time calendar draws.ArbeitsplanMMitarbeiterleistung — One benefit granted to one person for a date range. A person can hold several at once.MitarbeiterleistungMMitarbeiterprofil — The detailed record for one person: contact details, job role, department, employment history.MitarbeiterprofilMMitarbeiterdokument — A file attached to a person — a contract, a review, anything filed against them.MitarbeiterdokumentVVerantwortlichkeit — An area of ownership assigned to a person.VerantwortlichkeitLLeistungsziel — An objective set for a person and measured against.LeistungszielBBesprechung — A recorded one-to-one or review between people.BesprechungUUrlaubsantrag — An employee's request for time off, submitted for approval. Approving it is what turns it into leave the rest of the system counts.UrlaubsantragUUrlaubsanspruch — How much leave a person has for the leave year. A request draws it down; the balance is what remains.UrlaubsanspruchPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektMMitarbeitersatz — A team member's billing or cost rate on a project. Rates are per member, so the same person can cost differently on two projects.MitarbeitersatzBBuchung — One person committed to one role for a stretch of weeks, at a percentage of their time. A booking is a plan, not a record of work done.Buchung