Urlaubsantrag erstellen
Flowtly ermöglicht es Ihnen, verschiedene Arten von Abwesenheiten zu beantragen. Ihnen stehen nur die Abwesenheitsarten zur Auswahl, die von Ihrer Organisation eingerichtet wurden. Sollte eine bestimmte Abwesenheitsart nicht aufgeführt sein, bedeutet dies, dass sie von Ihrer Organisation nicht konfiguriert oder zur Verfügung gestellt wurde. (Weitere Informationen finden Sie unter der Kachel Abwesenheitsarten in den Einstellungen).
Nicht alle Abwesenheitsarten wirken sich auf den Urlaubsanspruch des Mitarbeiters aus. Standardmäßig werden nur Anträge der Kategorien „Urlaub“ und „on demand“ von Ihrem verbleibenden Urlaubsanspruch abgezogen, sobald sie von Führungskräften genehmigt wurden. Der Urlaubsanspruch wird anhand der Felder „Arbeitsumfang“ und „Stunden pro Woche“ berechnet, die in den Mitarbeitervereinbarungen festgelegt sind.
Hinweis: Die verbleibenden freien Tage werden in der Leiste am unteren Rand der Seite „Meine Abwesenheiten“ angezeigt. Dieser Abschnitt zeigt den gesamten verfügbaren Urlaubsanspruch sowie – falls zutreffend – die Anzahl der noch ausstehenden, nicht genehmigten Abwesenheitsanträge an.
Schritte zum Erstellen eines Urlaubsantrags
Um einen Urlaubsantrag zu erstellen, folgen Sie diesen Schritten:
- Navigieren Sie im Hauptmenü zum Punkt Meine Abwesenheiten.
- Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf die Schaltfläche „Neuer Abwesenheitsantrag“.
- Antragsdetails eingeben:
- Art: Geben Sie die Abwesenheitsart an (z. B. Urlaub, Krankheitsurlaub usw.).
- Beschreibung: Geben Sie eine kurze Beschreibung oder den Abwesenheitsgrund an. (Dies kann optional sein, falls in den Einstellungen so konfiguriert).
- Abwesenheitszeitraum: Wählen Sie den Tag oder Zeitraum für die Abwesenheit im Kalender mithilfe der Drag-&-Drop-Funktion aus.
Hinweis: Sobald eine Abwesenheitsart ausgewählt ist, wird das Beschreibungsfeld je nach den allgemeinen Abwesenheitseinstellungen entweder als Pflichtfeld markiert oder bleibt optional.
Hinweis: Sie haben auch die Möglichkeit, im Feld Stunden eine bestimmte Anzahl von Stunden (zwischen 1 und 7) auszuwählen, falls die beantragte Freistellung weniger als einen ganzen Tag umfasst.
Hinweis: Sobald Sie eine Abwesenheitsart und die Daten gewählt haben, zeigt das Panel neben dem Formular, was der Antrag verändern würde, bevor Sie ihn absenden. Es nennt die Zahl der Arbeitstage, die der Antrag tatsächlich kostet (Wochenenden, Feiertage und Ihr eigenes Arbeitszeitmodell sind bereits abgezogen), Ihren Anspruch jetzt und danach. Ein Balken stellt den Antrag dem gesamten Jahresanspruch gegenüber; der Teil, der über das bereits Angesammelte hinausgeht, ist gesondert gekennzeichnet.
Hinweis: Jahresurlaub wird dem Kontingent des Jahres belastet, in das er fällt. Fällt ein Antrag teilweise oder ganz in das nächste Jahr, zeigt das Panel den Saldo dieses Jahres in einer eigenen Zeile, vor und nach dem Antrag, abzüglich Ihrer anderen ausstehenden Anträge in diesem Jahr.
Hinweis: Das Panel gibt Ihnen außerdem eine von drei Antworten. Er passt: der Antrag liegt innerhalb des bereits angesammelten Urlaubs. Sie nehmen ihn im Voraus: der Urlaub ist noch nicht angesammelt, Ihre Organisation erlaubt das, und das Panel nennt das Datum, zu dem es sich ausgleicht. Er übersteigt Ihren Jahresanspruch: der Antrag kann nicht gesendet werden, und das Panel erklärt warum.
Hinweis: Überschneiden sich die Daten mit einer bereits eingetragenen Abwesenheit, sagt das Panel dies vor dem Absenden, statt den Antrag anschließend scheitern zu lassen. Es nennt auch, wer den Antrag genehmigt, und weist darauf hin, wann für die gewählte Art und den gewählten Grund ein Nachweis erforderlich ist. In der Typenliste zeigt jede Art, wie viel davon Ihnen bleibt, und der Kalender kennzeichnet Wochenenden und Feiertage, setzt einen Punkt auf bereits gebuchte Tage und hebt den heutigen Tag hervor.
- Klicken Sie auf Antrag erstellen, um Ihren Urlaubsantrag einzureichen.
Sobald Sie Ihren Urlaubsantrag eingereicht haben, erscheint er auf der Seite „Meine Abwesenheiten“ im Reiter Abwesenheitsanträge mit dem aktuellen Status. Er wird zudem im Reiter Abwesenheitsanträge des Menüpunkts Abwesenheitsmanagement angezeigt, zur Genehmigung oder Ablehnung durch Führungskräfte.
Abwesenheitshistorie
Der Reiter „Urlaubsverlauf“ zeigt eine vollständige Liste aller vollständig genehmigten Abwesenheitsanträge an. Sobald ein Abwesenheitsantrag alle erforderlichen Genehmigungen erhalten hat, wird er automatisch in dieser Historie angezeigt.
Jede Zeile in der Tabelle bietet die folgenden Informationen:
- Abwesenheitsart – Die Kategorie der beantragten Abwesenheit (z. B. Urlaub, Heirat, Krankheit).
- Beschreibung – Beschreibung, die bei der Antragserstellung angegeben wurde (kann optional sein).
- Von / Bis – Die Start- und Enddaten der Abwesenheit.
- Dauer – Die Gesamtdauer der Abwesenheit (in Stunden oder Tagen).
- Status – Der endgültige Genehmigungsstatus der Abwesenheit („Akzeptiert“).
Dieser Reiter ermöglicht es Mitarbeitern, ihre vergangenen Abwesenheitsdaten einfach zu überprüfen. Verwenden Sie die Filter oben, um die Ergebnisse nach Abwesenheitsart oder Datumsbereich einzugrenzen.
Eigene Urlaubsanträge verwalten
Sie können Ihren Antrag stornieren, indem Sie auf die Schaltfläche Papierkorb neben dem Antrag klicken und Ihre Auswahl bestätigen. Diese Option ist verfügbar, solange Ihr Antrag noch nicht von einer Führungskraft genehmigt oder abgelehnt wurde.
Anhängen eines Nachweises
Manche Urlaubsarten verlangen einen Nachweis, etwa eine Krankmeldung. Solange Ihr Antrag auf Genehmigung wartet, öffnen Sie ihn im Reiter Abwesenheitsanträge. Der Abschnitt Nachweise zeigt, ob noch ein Dokument fehlt, und Nachweis anhängen lässt Sie die Datei auswählen. Sobald er angehängt ist, können alle, die Ihren Antrag sehen können — Sie selbst, die Personalabteilung und Ihre Genehmiger — ihn im selben Abschnitt öffnen.
Hinweis: Hängen Sie das Dokument an, bevor der Antrag genehmigt wird: Eine Art, die einen Nachweis verlangt, kann ohne ihn nicht genehmigt werden. Ein Antrag einer Art, die Automatisch akzeptiert ist, wird akzeptiert, sobald Sie ihn senden; sobald er unter Urlaubsverlauf erscheint, können Sie (oder die Personalabteilung) den Nachweis von dort statt vom Antrag selbst anhängen.
Benachrichtigung über Genehmigung oder Ablehnung
- Genehmigung: Wird Ihr Antrag genehmigt, erhalten Sie eine E-Mail-Benachrichtigung, und der Status des Antrags ändert sich zu Akzeptiert. Genehmigte Abwesenheiten werden in den Reiter „Urlaubsverlauf“ verschoben. Ist für Ihre Organisation mehr als eine Genehmigungsstufe eingerichtet, bleibt der Antrag nach einer teilweisen Genehmigung im Status „Ausstehend“, bis alle erforderlichen Genehmigungen erteilt wurden.
- Ablehnung: Wird Ihr Antrag abgelehnt, erhalten Sie ebenfalls eine E-Mail-Benachrichtigung, und der Antrag wird aus der Liste der Abwesenheitsanträge entfernt.
Anwendungsbeispiele
- Eine einwöchige Urlaubsreise beantragen.
- Einen Antrag für einen eintägigen Arzttermin einreichen.
- Eine Freistellung von ein paar Stunden für eine persönliche Angelegenheit einreichen.
- Eine längere Elternzeit beantragen, sofern diese von Ihrer Organisation konfiguriert wurde.