Globale Urlaubseinstellungen

Flowtly Redaktionsteam2 Min.Aktualisiert am

In Flowtly können Sie als Manager globale Urlaubseinstellungen für Ihre Organisation definieren, um den Urlaubsverwaltungsprozess an Unternehmensrichtlinien und betriebliche Anforderungen anzupassen. Diese Einstellungen ermöglichen es Ihnen, Genehmigungsprozesse anzupassen und verschiedene Urlaubsarten zu kategorisieren. Um diese Einstellungen zu aktualisieren, navigieren Sie im Hauptmenü zum Punkt Einstellungen und wählen Sie die Kachel Urlaubstypen.

Anzahl der Freigaben

Die Anzahl der Freigaben legt fest, wie viele Genehmigungen erforderlich sind, damit ein Urlaubsantrag abschließend bearbeitet und genehmigt wird. Diese Einstellung stellt sicher, dass Urlaubsanträge vor der abschließenden Genehmigung ordnungsgemäß überprüft und bewilligt werden.

So konfigurieren Sie die Anzahl der Freigaben für Ihre Organisation:

  1. Navigieren Sie im Hauptmenü zum Punkt Einstellungen.
  2. Wählen Sie die Kachel Urlaubstypen.
  3. Geben Sie im Abschnitt "Anzahl der Freigaben" die gewünschte Anzahl an Genehmigungen ein, die für die Validierung eines Antrags erforderlich ist.
  4. Wählen Sie Speichern.

Beispiel: Wenn Sie die Anzahl der Freigaben auf 2 festlegen, bleiben die Urlaubsanträge der Mitarbeiter ausstehend, bis zwei Personen mit der entsprechenden Rolle sie genehmigt haben.

Urlaubstypen

Alle Urlaubsarten lassen sich im Abschnitt Urlaubstypen auf der Kachel Urlaubstypen finden und anpassen, der sich unterhalb der Einstellungen für die Anzahl der Freigaben befindet. Jede Urlaubsart ist zur einfacheren Identifizierung mit einer spezifischen Farbe und einem Symbol versehen.

Flowtly hat zwölf integrierte Urlaubstypen:

  • Urlaub
  • Krankheit
  • Ausgleichstag
  • Heirat
  • Armee
  • Unbezahlt
  • Homeoffice
  • Auf Abruf
  • Familienangelegenheiten
  • Schulung
  • Kundenbüro
  • Ersatzfeiertag

Sie können diese Liste gemäß den Unternehmensrichtlinien bearbeiten und eigene Typen hinzufügen, wie unten unter Einen Urlaubstyp hinzufügen beschrieben. Um zu verhindern, dass Mitarbeiter einen bestimmten Urlaubstyp anfordern, können Sie dessen Status deaktivieren.

So verwalten Sie Urlaubstypen:

  1. Navigieren Sie im Hauptmenü zum Punkt Einstellungen.
  2. Wählen Sie die Kachel Urlaubstypen.
  3. Scrollen Sie zum Abschnitt Urlaubstypen.
  4. Wählen Sie das Stiftsymbol (Bearbeiten) neben dem Urlaubstyp, den Sie ändern möchten.
  5. Um den Urlaubstyp zu deaktivieren, deaktivieren Sie die Option Aktiv.
  6. Um den Urlaubstyp zu aktivieren, aktivieren Sie die Option Aktiv.
  7. Um eine Beschreibung bei der Beantragung dieses Urlaubstyps obligatorisch zu machen, aktivieren Sie die Option Beschreibung erforderlich.
  8. Wählen Sie Speichern.

Ist die Option Beschreibung erforderlich deaktiviert, bleibt das Beschreibungsfeld für diesen Urlaubstyp optional.

Ein Urlaubstyp kann außerdem ein Nachweisdokument anfordern, etwa eine Krankmeldung. Ist der Typ auf Genehmigung erforderlich gesetzt, aktivieren Sie Nachweis vor der Genehmigung erforderlich: Der Antrag kann erst genehmigt werden, wenn ein Dokument angehängt ist. Ist der Typ auf Automatisch akzeptiert gesetzt, heißt dieselbe Option Nachweisdokument anfordern: Da der Antrag sofort akzeptiert wird, hält ein fehlendes Dokument ihn nicht auf — der Nachweis lässt sich stattdessen nachträglich anhängen, im entsprechenden Eintrag unter Urlaubsverlauf, statt am Antrag selbst. Die Einstellung bleibt erhalten, wenn Sie den Genehmigungsmodus später ändern.

Einen Urlaubstyp hinzufügen

Urlaubstyp hinzufügen auf der Kachel Urlaubstypen öffnet einen Dialog mit zwei Wegen. Sie sind keine Varianten derselben Sache, daher lohnt es sich zu wissen, welchen Sie brauchen, bevor Sie zu tippen beginnen.

Vordefiniert aktiviert einen der zwölf oben aufgeführten integrierten Typen unter einem Namen Ihrer Wahl. Wählen Sie den Typ unter Integrierter Typ und geben Sie unter Name die Bezeichnung ein, die Ihre Organisation dafür verwendet. Der Name ist das, was Mitarbeiter sehen, wenn sie Urlaub beantragen; der integrierte Typ dahinter ist das, was der Rest von Flowtly erkennt. Jeder integrierte Typ kann nur einmal aktiviert werden, daher bietet die Liste nur die noch nicht verwendeten an, und sobald alle zwölf in Verwendung sind, weist sie darauf hin.

Benutzerdefiniert erstellt einen eigenen Urlaubstyp. Er braucht einen Namen, ein Symbol und eine Farbe – alle drei sind Pflicht – und sonst nichts: Hinter ihm steht kein integrierter Typ. Verwenden Sie ihn, wenn die Abwesenheit, die Ihre Organisation erfasst, keiner der zwölf entspricht, etwa eine Dienstreise.

Die Wahl betrifft nicht nur den Namen, und diesen Teil sollten Sie lesen, bevor Sie Benutzerdefiniert wählen. Einen integrierten Typ erkennt Flowtly als eine bestimmte Art von Abwesenheit, daher folgt ihm das Verhalten, das an diese Art geknüpft ist. Abwesenheit als Urlaub oder Auf Abruf verbraucht den angesammelten Jahresurlaubsanspruch. Homeoffice ist der Typ, auf den die Homeoffice-Markierung in der Zeiterfassung bucht. Ein benutzerdefinierter Typ trägt nichts davon. Er ist ein vollwertiger Urlaubstyp – Mitarbeiter beantragen ihn, er erscheint im Kalender und in Berichten, und für ihn kann einer Person ein eigenes Kontingent gewährt werden –, aber nichts behandelt ihn wie die Art von Abwesenheit, der er ähnelt. Ein benutzerdefinierter Typ namens „Jahresurlaub“ verbraucht den Jahresurlaubsanspruch nicht; das tut der integrierte Typ Urlaub. Verhält sich die Abwesenheit, die Sie hinzufügen, wie einer der zwölf, wählen Sie ihn unter Vordefiniert und benennen Sie ihn um, statt ihn unter Benutzerdefiniert nachzubauen.

Beide Wege bieten neben dem Namen dieselben Einstellungen, die sich alle später ändern lassen: Aktiv, Beschreibung erforderlich, die weiter oben auf dieser Seite beschriebene Option für ein Nachweisdokument, Projekt kann im Antrag gewählt werden, Für diese Art kann ein wiederkehrender Antrag erstellt werden sowie ob der Typ Genehmigung erforderlich ist oder Automatisch akzeptiert wird. Ein hinzugefügter Typ erfordert eine Genehmigung und verlangt sonst nichts, bis Sie es anders festlegen.

Anwendungsbeispiele

  • Zentrale Genehmigungsprozesse: Eine große Organisation konfiguriert die Anzahl der Freigaben so, dass für alle Urlaubsanträge zwei Genehmigungsebenen (z. B. direkter Vorgesetzter und Abteilungsleiter) erforderlich werden, um eine ausreichende Personalabdeckung sicherzustellen.
  • Vereinfachte Genehmigung: Ein kleines Team mit einer flachen Hierarchie setzt die Anzahl der Freigaben auf eins fest, wodurch ein einziger festgelegter Genehmiger Urlaubsanträge schnell bearbeiten kann.
  • Benutzerdefinierte Urlaubsarten: Ein Unternehmen passt seine Urlaubsarten an, um spezifische Kategorien wie „Freiwilligentag“ oder „Studienurlaub“ hinzuzufügen und so einzigartige Mitarbeitervorteile oder branchenspezifischen Anforderungen gerecht zu werden.
  • Richtlinienkonformität: Eine Organisation deaktiviert Urlaubstypen wie „Heirat“ oder „Armee“, wenn diese für die aktuelle Belegschaft oder interne Richtlinien nicht relevant sind, was die verfügbaren Optionen für Mitarbeiter vereinfacht.

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