Urlaubsanträge verwalten

Als Manager können Sie eingehende Urlaubsanträge mit einem einzigen Klick prüfen, genehmigen oder ablehnen. Der entsprechende Menüpunkt im Hauptmenü ist die Urlaubsverwaltung. Für die Urlaubsverwaltung stehen Ihnen zwei Ansichten zur Verfügung. Die erste ist die Registerkarte Urlaubsanträge. Hier werden alle beantragten Urlaube aufgelistet.

Dieser Abschnitt bietet wichtige Informationen zu jedem Antrag:

Name: Der Name des Mitarbeiters, der den Urlaub beantragt.
Urlaubstyp: Die Art des Urlaubsantrags.
Beschreibung: Eine kurze Erklärung oder zusätzliche Details zum Urlaubsantrag durch den Mitarbeiter (kann leer bleiben, wenn als optional konfiguriert).
Von/Bis: Die Start- und Enddaten des beantragten Urlaubs.
Dauer: Die Gesamtdauer des Urlaubsantrags (in Stunden angegeben).
Status: Der aktuelle Status des Antrags (z. B. 'Ausstehend', falls noch keine Genehmigungen vorliegen, oder 'Genehmigt 1/2', 'Genehmigt 2/3', falls mehrere Genehmigungen erforderlich sind).
Pfeil-Schaltfläche: Ein Klick auf diese Schaltfläche öffnet einen Seitenbereich (Side Drawer), der detaillierte Informationen zum ausgewählten Urlaubsantrag anzeigt. Dieser Bereich dient sowohl als Informationspanel als auch als Aktionszentrum für Genehmiger. Der Seitenbereich enthält:

Name und Avatar des Mitarbeiters
Urlaubszeitraum: Zeigt die Start- und Enddaten sowie die insgesamt beantragten Stunden oder Tage an
Aktueller Urlaubsanspruch und der Anspruch nach Abzug des beantragten Urlaubs
Urlaubstyp und Beschreibung, falls vorhanden
Genehmigungspfad: Zeigt die Liste der Genehmiger an, sofern mehr als einer erforderlich ist.

Genehmigungsmechanismus

Wenn nur eine Genehmigung erforderlich ist (d. h. eine Genehmigung ausreicht), wird der Antrag vom ersten Genehmiger, der ihn akzeptiert, finalisiert:

Der Status ändert sich von 'Ausstehend' zu 'Akzeptiert'
Der Antrag wird automatisch in die Registerkarte 'Urlaubshistorie' verschoben
Dem Genehmiger stehen die Schaltflächen 'Akzeptieren' und 'Ablehnen' zur Verfügung.

Wenn mehrere Genehmigungen erforderlich sind:

Sobald der aktuelle Benutzer genehmigt hat, werden ihm keine weiteren Aktionsschaltflächen mehr angezeigt.
Der Urlaubsantrag verbleibt auf der Registerkarte 'Urlaubsanträge', bis alle Genehmigungen erteilt wurden.
Der Antrag wird erst dann in die 'Urlaubshistorie' verschoben, wenn alle erforderlichen Genehmigungen vorliegen.

Dies gewährleistet volle Transparenz bei mehrstufigen Genehmigungsworkflows und vereinfacht gleichzeitig die Verwaltung einstufiger Genehmigungsfälle.

Alle vollständig genehmigten Urlaube werden auf der Registerkarte 'Urlaubshistorie' angezeigt. Laufende Urlaube sind zur einfacheren Identifizierung blau hinterlegt. Die Registerkarten 'Urlaubsanträge' und 'Urlaubshistorie' können nach Mitarbeiter und Urlaubstyp gefiltert werden.

Manager können bereits genehmigte Urlaubsanträge direkt über die Registerkarte 'Urlaubshistorie' verwalten. Wenn Sie einen genehmigten Urlaub eines bestimmten Mitarbeiters anzeigen:

Bearbeitungsfunktion

Durch Klicken auf die Option „Urlaub bearbeiten“ im Seitenbereich öffnet sich ein Standard-Bearbeitungsmodal.

Das Modal ermöglicht es Managern,:

Den Urlaubstyp zu ändern.
Die Beschreibung anzupassen.
Die Dauer des Urlaubs (Datumsbereich und Stunden) anzupassen.

Hinweis: Es ist nicht möglich, den Mitarbeiter eines bereits erstellten Urlaubs zu ändern.

Der im Modal angezeigte Urlaubsanspruch wird dynamisch an die bearbeitete Dauer angepasst. Sobald Änderungen gespeichert wurden, werden die Urlaubsdetails und der Urlaubsanspruch entsprechend aktualisiert.

Entfernungsfunktion

Manager können auch auf die Schaltfläche „Urlaub entfernen“ klicken, um den Urlaubseintrag zu löschen. Es erscheint ein Bestätigungsdialog mit der Frage: 'Sind Sie sicher, dass Sie diesen Eintrag löschen möchten?' Nach Bestätigung mit 'Ja, fortfahren' wird der Urlaub aus dem System entfernt. Wenn der gelöschte Urlaub zuvor den Urlaubsanspruch des Mitarbeiters reduziert hatte, wird der Anspruch automatisch neu berechnet und aktualisiert, um die Löschung widerzuspiegeln.

Dies gewährleistet volle Flexibilität und Genauigkeit bei der Verwaltung von Urlaubsaufzeichnungen und sichert gleichzeitig eine stets aktuelle Übersicht über die verfügbaren freien Tage der Mitarbeiter.

Urlaub im Namen eines Mitarbeiters erstellen

Als Manager haben Sie außerdem die Möglichkeit, Abwesenheiten im Namen jedes aktiven Mitarbeiters anzulegen, indem Sie oben rechts auf die Schaltfläche Urlaub hinzufügen klicken. Der Dialog kann zweierlei tun, und ein Schalter oben im Dialog, direkt unter der gewählten Person, entscheidet, was:

Abwesenheit hinzufügen erfasst die Abwesenheit sofort, ohne Genehmigung. Das ist es, was dieser Dialog bisher getan hat, und es bleibt die Voreinstellung.
Antrag im Namen stellen reicht stattdessen einen Antrag ein. Er geht genauso an die genehmigenden Personen dieses Mitarbeiters wie ein von ihm selbst gestellter Antrag, und er ist erst dann Abwesenheit, wenn sie ihn genehmigt haben.

Eine Zeile unter dem Schalter wiederholt, in welchem Modus Sie sind: Wird sofort erfasst, ohne Genehmigung oder Geht wie ein normaler Antrag an die genehmigende Person. Die Schaltfläche am Fuß ändert sich mit (Urlaub erstellen gegenüber Antrag senden), und im Antragsmodus nennt der Fuß auch, an wen er geht, unter Genehmigt von.

Hinweis: Der Schalter erscheint nur für Administratoren und HR-Manager. Ein Urlaubsmanager ohne die HR-Rolle kann weiterhin eine Abwesenheit für jemanden hinzufügen, aber keinen Antrag in dessen Namen stellen. Wenn Sie den Schalter nicht sehen, ist das der Grund.

Um eine Abwesenheit im Namen eines Mitarbeiters zu erstellen, gehen Sie folgendermaßen vor:

Navigieren Sie im Hauptmenü zum Punkt Urlaubsverwaltung.
Klicken Sie auf die Schaltfläche Urlaub hinzufügen.
Wählen Sie den Mitarbeiter aus der Dropdown-Liste aus.
Wählen Sie Abwesenheit hinzufügen oder Antrag im Namen stellen.
Wählen Sie die Urlaubsart aus.
Ist diese Art nach Gründen unterteilt, wählen Sie einen. Der Grund entscheidet, welcher Teil des Anspruchs herangezogen wird, und die Zahlen neben dem Formular folgen ihm.
Geben Sie eine kurze Beschreibung an (optional, sofern in den Einstellungen als nicht erforderlich festgelegt).
Wählen Sie den Tag oder Zeitraum im Kalender per Drag-and-drop aus.
Speichern Sie mit Urlaub erstellen oder senden Sie mit Antrag senden.

Hinweis: Sobald eine Urlaubsart ausgewählt ist, wird das Beschreibungsfeld je nach den allgemeinen Urlaubseinstellungen als erforderlich markiert oder bleibt optional.

Hinweis: Sie haben zudem die Möglichkeit, im Feld Stunden einige Stunden (von 1 bis 7) auszuwählen, wenn die Abwesenheit kürzer als ein ganzer Arbeitstag ist.

Hinweis: Sobald Sie sowohl eine Person als auch eine Art gewählt haben, zeigt das Panel neben dem Formular, was die Abwesenheit verändern würde, und zwar für diese Person, nicht für Sie. Es nennt die Zahl der Arbeitstage, die sie tatsächlich kostet (Wochenenden, Feiertage und das Arbeitszeitmodell dieser Person sind bereits abgezogen), ihren Stand jetzt und den danach sowie das, was bis zum Jahresende noch bliebe. Vorher zeigt es nichts an, denn jede Zahl darin gehört einer bestimmten Person.

Hinweis: Das Panel gibt eine von drei Antworten und warnt hier, statt abzulehnen. Passt: innerhalb des bereits angesammelten Urlaubs. Vorgezogen: noch nicht angesammelt, Ihre Organisation erlaubt es, und das Panel nennt das Datum, zu dem es sich ausgleicht. Über dem Jahresanspruch: Das Panel sagt es und lässt Sie es trotzdem erfassen, denn eine Führungskraft muss mitunter eintragen, was tatsächlich geschehen ist (eine Krankmeldung oder eine Nacherfassung). Darin unterscheidet sich dieser Dialog vom Dialog des Mitarbeiters, in dem diese Antwort das Senden verhindert.

Hinweis: Das Panel warnt außerdem vor Daten, die sich mit einer bereits bestehenden Abwesenheit dieser Person überschneiden, statt das Speichern später scheitern zu lassen, und sagt, wann für die gewählte Art und den gewählten Grund ein Nachweis erforderlich ist. Der Kalender markiert Wochenenden, Feiertage und die bestehenden Abwesenheiten dieser Person und nennt die Zahl der Arbeitstage im Zeitraum.

Hinweis: Diese Abwesenheit wiederholen wird nur für Abwesenheit hinzufügen angeboten. Ein Antrag kann sich nicht wiederholen, daher verschwindet die Option, sobald Sie auf Antrag im Namen stellen wechseln.

Eine mit Abwesenheit hinzufügen angelegte Abwesenheit erscheint sofort im Tab Urlaubshistorie und kann dort bearbeitet oder entfernt werden. Eine mit Antrag im Namen stellen gesendete erscheint stattdessen im Tab Urlaubsanträge und bleibt dort, bis die genehmigenden Personen sie bearbeitet haben.

Urlaubsplaner

Die Registerkarte 'Urlaubsplaner' in der Urlaubsverwaltung bietet eine visuelle Kalenderansicht aller genehmigten Abwesenheiten im gesamten Unternehmen und unterstützt Manager und Teams bei der Arbeitsplanung basierend auf der Mitarbeiterverfügbarkeit. Auf einem Standard-Desktop-Bildschirm zeigt der Planer ein rollierendes 30-Tage-Fenster an, beginnend mit dem aktuellen Tag. Dies ermöglicht Managern, sowohl bevorstehende als auch aktuelle Urlaube auf einen Blick zu verfolgen.

Der Urlaubsplaner umfasst:

Interaktive Kalenderansicht – Anzeige geplanter Urlaube für Mitarbeiter.
Schnelle Urlaubserstellung – Urlaub hinzufügen per Klick auf eine leere Tageskachel oder mittels Drag & Drop.
Genehmigungsworkflow – Genehmigung oder Ablehnung ausstehender Urlaubsanträge.
Bearbeiten & Entfernen – Ändern oder Löschen genehmigter Urlaube bei Bedarf.
Sichtbarkeit ausstehender Genehmigungen – Wenn zusätzliche Genehmigungen erforderlich sind, wird der Antrag mit relevanten Details als 'ausstehend' markiert.

Urlaub im Urlaubsplaner hinzufügen

Klicken Sie auf eine leere Tageskachel im Planer.
Alternativ verwenden Sie Drag & Drop, um die gewünschte Urlaubsdauer festzulegen.
Füllen Sie die erforderlichen Urlaubsdetails aus (z. B. Urlaubstyp, Dauer, Beschreibung).
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Urlaub erstellen“. Der Urlaub wird im Planer und in allen anderen relevanten Ansichten als bereits genehmigt angezeigt.

Genehmigten Urlaub bearbeiten oder entfernen

Klicken Sie auf einen bereits genehmigten Urlaub.
Ändern Sie die Details, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche im angezeigten Seitenbereich klicken.
Verwenden Sie die Option Urlaub entfernen, um den Urlaub bei Bedarf zu löschen.

Urlaubsantrag genehmigen oder ablehnen

Wenn ein Antrag auf Genehmigung aussteht, unterscheidet er sich visuell von bereits genehmigten Urlauben im Kalender.
Als Urlaubsmanager haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Auf den Antrag klicken, um Details anzuzeigen.
- Den Antrag durch Klicken auf die entsprechende Schaltfläche genehmigen oder ablehnen.
- Falls weitere Genehmigungen erforderlich sind, bleibt der Antrag ausstehend, bis alle notwendigen Genehmigungen vorliegen.

Verwenden Sie Filter, um bestimmte Mitarbeiter anzuzeigen.

Der Urlaubsplaner vereinfacht die Urlaubsverwaltung, indem er ein benutzerfreundliches und transparentes Nachverfolgungssystem bereitstellt. Durch die Möglichkeit, Filter zur Anzeige bestimmter Mitarbeiter zu verwenden, können Manager eine reibungslose Urlaubsplanung gewährleisten und gleichzeitig das Personalgleichgewicht aufrechterhalten.

Beispiel-Anwendungsfälle

Ausstehende Anträge genehmigen: Schnelles Überprüfen, Genehmigen oder Ablehnen mehrerer Urlaubsanträge, die von Teammitgliedern eingereicht wurden.
Urlaub für einen Mitarbeiter erstellen: Hinzufügen eines Krankheitstags oder Sonderurlaubs im Namen eines Mitarbeiters, der diesen nicht selbst einreichen kann.
Genehmigten Urlaub anpassen: Änderung der Daten oder Dauer eines bereits genehmigten Urlaubs bei Planänderungen, um die Genauigkeit der Urlaubsaufzeichnungen zu gewährleisten.
Teamverfügbarkeit visualisieren: Nutzung des Urlaubsplaners für einen umfassenden Überblick über die Verfügbarkeit des Teams und zur Unterstützung der Personalplanung.