Zahlungserinnerungen

Flowtly unterstützt Sie bei der Nachverfolgung überfälliger Ausgangsrechnungen, indem Erinnerungsentwürfe zur Prüfung bereitgestellt werden. Ein Finanzbenutzer muss den Versand immer erst genehmigen — es wird nichts automatisch an Kunden gesendet.

Was diese Funktion macht

Ein täglicher Hintergrundprozess durchsucht überfällige, unbezahlte Ausgangsrechnungen und legt Erinnerungsentwürfe in einer Prüfwarteschlange ab. Eine Rechnung, die Sie nach dem Versand bearbeiten, wird weiterhin nachverfolgt. Es wird nichts automatisch versendet — ein Finanzbenutzer muss die Warteschlange öffnen, jeden Entwurf prüfen (und optional die Nachricht bearbeiten oder CC-Empfänger hinzufügen) und ihn dann manuell genehmigen, um ihn zu senden. Abgelehnte, gesendete oder fehlgeschlagene Erinnerungen werden in einen Verlauf-Tab verschoben.

So aktivieren Sie Zahlungserinnerungen

Zahlungserinnerungen sind standardmäßig deaktiviert und müssen pro Organisation von einem Administrator aktiviert werden:

1. Öffnen Sie "Einstellungen" → "Finanzen & Geschäft" → "Zahlungserinnerungen".
2. Schalten Sie "Zahlungserinnerungen für unbezahlte Rechnungen senden" ein.

Nach der Aktivierung beginnt der tägliche Prozess, Erinnerungsentwürfe für bereits überfällige Rechnungen sowie für zukünftig überfällig werdende Rechnungen bereitzustellen. Der Schalter startet nur das Bereitstellen: Jeder Entwurf wartet weiterhin in der Warteschlange darauf, dass eine Person ihn genehmigt.

Die Bedienelemente auf diesem Bildschirm

"Einstellungen" → "Finanzen & Geschäft" → "Zahlungserinnerungen" hat zwei Karten. Ein Administrator oder ein Rechnungsmanager kann ihn öffnen; nur ein Administrator kann eine Änderung speichern. Jedes Bedienelement wird gespeichert, sobald Sie es benutzen, mit einer Meldung "Erfolg".

Zahlungserinnerungen

"Zahlungserinnerungen für unbezahlte Rechnungen senden": der oben beschriebene Ein/Aus-Schalter. Standardmäßig aus.

"Erinnerungsplan (Tage nach Fälligkeit)": wird angezeigt, solange der Schalter ein ist. Jedes Intervall ist ein Chip, etwa "3 Tage"; der Standardplan ist 3, 7 und 14 Tage. Geben Sie eine Zahl in das Feld "Tage" ein und klicken Sie auf "Hinzufügen" (oder drücken Sie Enter), um ein Intervall hinzuzufügen, und entfernen Sie es mit dem Kreuz auf einem Chip. Die Liste bleibt sortiert, Wiederholungen werden ignoriert, und das letzte Intervall lässt sich nicht entfernen. Jede Erinnerung geht so viele Tage nach dem Fälligkeitsdatum der Rechnung hinaus, und jedes Intervall ist eine Eskalationsstufe: Die erste ist freundlich, die letzte eine letzte Mahnung. Flowtly verwendet höchstens die ersten sechs Intervalle.

Mahnungstext

"Mahnungstext" enthält Ihren eigenen Text für Erinnerungs-E-Mails, je Kundensprache. Er wird angezeigt, ob der Schalter darüber ein ist oder nicht, weil derselbe Text eine Erinnerung vorbefüllt, die Sie von Hand verfassen. Ein Kunde erhält den Text, der für seine Dokumentensprache geschrieben wurde; eine Sprache, die Sie leer lassen, behält die Standarderinnerung von Flowtly.

"Sprache hinzufügen": eine Liste der Sprachen, auf die ein Kunde eingestellt werden kann. Wählen Sie eine aus und klicken Sie auf "Hinzufügen", um dafür einen Editor zu öffnen.

"Erinnerungstext" (mit der Sprache angezeigt, zum Beispiel "Erinnerungstext (Englisch)"): ein Rich-Text-Editor für diese Sprache. Die Platzhalter-Schaltflächen über dem Text fügen Rechnungsdaten ein: {{ invoiceNumber }}, {{ amountDue }}, {{ currency }}, {{ dueDate }}, {{ daysOverdue }} und {{ clientName }}. Fügen Sie sie mit den Schaltflächen ein, statt sie zu tippen: Ein falsch geschriebener Platzhalter wird genau so versendet, wie er geschrieben ist. Bedingungen wie {% if %} werden nicht unterstützt und als einfacher Text versendet. Der Betrag ist der noch offene Betrag.

"Leeren": leert den Editor für diese Sprache. Klicken Sie danach auf "Speichern", um für sie zur Standarderinnerung von Flowtly zurückzukehren; die Sprache verschwindet dann aus der Liste.

"Speichern": speichert den Text nur für diese Sprache.

Was einen Erinnerungsentwurf auslöst

Ein Erinnerungsentwurf wird erstellt, wenn das Fälligkeitsdatum einer Ausgangsrechnung überschritten wurde und die Rechnung noch nicht vollständig bezahlt ist. Der Hintergrundprozess erkennt diese automatisch — nach der Aktivierung der Funktion ist kein manueller Eingriff erforderlich, um die Warteschlange zu befüllen.

Eine Teilzahlung beendet die Nachverfolgung nicht. Hat ein Kunde einen Teil einer Rechnung bezahlt, wird weiterhin ein Entwurf für den Restbetrag erstellt, und die Erinnerung nennt den offenen Restbetrag statt des ursprünglichen Gesamtbetrags. Nur eine vollständig beglichene Rechnung verlässt die Warteschlange — ebenso wie bereits wartende Entwürfe, die nach Erfassung der Zahlung automatisch entfernt werden.

Gutschriften verringern den fälligen Betrag. Wurde eine Rechnung durch Gutschriften korrigiert, nennt die Erinnerung den Rechnungsbetrag abzüglich aller Gutschriften, die nach der letzten Korrektur ausgestellt wurden, die die gesamte Rechnung neu darstellt, und nicht nur der jüngsten Gutschrift. Bei einer Rechnung über 1.000 mit Gutschriften über 200 und 300 lautet die Erinnerung auf 500. Eine Korrektur, die die gesamte Rechnung neu darstellt, ersetzt den Betrag ab dem Zeitpunkt ihrer Ausstellung, und davor ausgestellte Gutschriften werden nicht erneut abgezogen. Gelöschte Korrekturen zählen nicht.

Hinweis: Eine ohne Betrag erfasste Zahlung gilt als vollständige Begleichung der Rechnung, sodass dafür keine Erinnerung vorbereitet wird. Wenn Sie zu einer solchen Rechnung eine Nachverfolgung erwarten und keine sehen, prüfen Sie, ob die erfasste Zahlung einen Betrag enthält.

Wo Sie Erinnerungen prüfen und senden können

Gehen Sie im Hauptmenü zu "Finanzen & Geschäft" → "Zahlungserinnerungen". Die Warteschlange zeigt alle zur Genehmigung bereitstehenden Entwürfe. Wählen Sie eine Erinnerung aus, um die Nachricht zu bearbeiten oder CC hinzuzufügen, und genehmigen Sie sie dann zum Versand. Verarbeitete Erinnerungen erscheinen im Verlauf-Tab.

Hinweis: Die Warteschlange ist leer, wenn keine Rechnungen überfällig sind oder wenn der Schalter für Zahlungserinnerungen noch nicht aktiviert wurde.

Überfällige Rechnungen, die nicht nachverfolgt werden

Eine überfällige Rechnung gelangt nur dann in die Erinnerungswarteschlange, wenn Flowtly sehen kann, dass sie versendet wurde. Einige tun das nie, und früher fehlten sie auf diesem Bildschirm einfach — niemand verfolgte sie nach, und nichts wies darauf hin. Der Tab Nicht nachverfolgt listet sie auf. Nichts auf diesem Tab sendet etwas an Ihren Kunden.

Zwei verschiedene Ursachen führen dazu, dass eine Rechnung dort landet, und sie erfordern gegensätzliche Reaktionen:

• Von KSeF akzeptiert, nie per E-Mail versendet. Die Rechnung wurde erfolgreich eingereicht, aber niemand hat sie an den Kunden gesendet, sodass der Kunde sie nie gesehen hat. Die Zeile bietet Rechnung senden, was den normalen Versandbildschirm öffnet.
• Gesendet, aber der Status wurde nie erfasst. Der Kunde hat sie erhalten; es fehlt Flowtlys eigener Vermerk über den Versand, weshalb sie aus der Warteschlange gefallen ist. Senden Sie sie nicht erneut — das würde eine zweite Kopie zustellen. Die Zeile bietet bewusst keine Versandaktion, und stattdessen muss der Status der Rechnung korrigiert werden.

Die Aktion „Senden“ erscheint nur, wenn Sie Rechnungen senden dürfen. Wenn Sie die Erinnerungswarteschlange als Forderungsmanager bearbeiten, sehen Sie die Rechnung und den Grund, warum sie nicht nachverfolgt wird, weiterhin, jedoch ohne Link.

Wer über eine gesendete Erinnerung informiert wird

Sobald eine Erinnerung genehmigt und versendet wurde, sendet Flowtly eine E-Mail an alle Personen Ihrer Organisation, die die Erinnerungswarteschlange bearbeiten können — Administratoren, Rechnungsmanager und Forderungsmanager. Die Nachricht nennt die Rechnung, den Kunden, den noch offenen Betrag, die Erinnerungsstufe und die Adresse, an die die Erinnerung tatsächlich gesendet wurde, sodass Sie sehen können, was Ihr Kunde erhalten hat, ohne die Warteschlange zu öffnen.

Das ist getrennt von der Benachrichtigung in der App (Glocke) und auf dem Telefon, die Ihnen mitteilen, dass eine Erinnerung auf Genehmigung wartet. Die E-Mail teilt Ihnen mit, dass eine bereits versendet wurde.

Hinweis: Wenn Sie diese nicht erhalten möchten, deaktivieren Sie Rechnungen-Benachrichtigungen in Ihren eigenen Benachrichtigungseinstellungen. Die Einstellung gilt pro Person; wenn Sie sie ausschalten, werden Ihre Kolleginnen und Kollegen weiterhin informiert.

Begleichung durch Aufrechnung

Ist der Kunde zugleich Ihr Lieferant, können Sie eine überfällige Rechnung mit seinen Kostenbelegen aufrechnen, statt auf eine Zahlung zu warten. Öffnen Sie die Erinnerung zu dieser Rechnung und klicken Sie unten in ihrem Bereich auf Aufrechnung erklären, oder markieren Sie die Erinnerung und nutzen Sie Aufrechnung erklären in der Aktionsleiste.

Anwendungsbeispiele

• Nachverfolgung überfälliger Rechnungen: Schalten Sie die Funktion ein, damit Flowtly für jede überfällige Verkaufsrechnung einen Entwurf anlegt, und prüfen und genehmigen Sie die Entwürfe dann in einem Durchgang.
• Teilweise bezahlte Rechnungen: Hat ein Kunde nur einen Teil einer Rechnung bezahlt, genehmigen Sie die vorbereitete Erinnerung, die den offenen Restbetrag nennt.
• Verrechnung mit einer Lieferantenrechnung: Ist ein Kunde zugleich Ihr Lieferant, erklären Sie die Aufrechnung direkt aus der Erinnerung, statt auf eine Zahlung zu warten.
• Rechnungen, die niemand nachverfolgt: Öffnen Sie den Tab "Nicht nachverfolgt", um Rechnungen zu finden, die von KSeF akzeptiert, aber nie per E-Mail versendet wurden, und senden Sie sie.