Zahlungserinnerungen

Flowtly Redaktionsteam2 min

Flowtly unterstützt Sie bei der Nachverfolgung überfälliger Ausgangsrechnungen, indem Erinnerungsentwürfe zur Prüfung bereitgestellt werden. Ein Finanzbenutzer muss den Versand immer erst genehmigen — es wird nichts automatisch an Kunden gesendet.

Was diese Funktion macht

Ein täglicher Hintergrundprozess durchsucht überfällige, unbezahlte Ausgangsrechnungen und legt Erinnerungsentwürfe in einer Prüfwarteschlange ab. Es wird nichts automatisch versendet — ein Finanzbenutzer muss die Warteschlange öffnen, jeden Entwurf prüfen (und optional die Nachricht bearbeiten oder CC-Empfänger hinzufügen) und ihn dann manuell genehmigen, um ihn zu senden. Abgelehnte, gesendete oder fehlgeschlagene Erinnerungen werden in einen Verlauf-Tab verschoben.

So aktivieren Sie Zahlungserinnerungen

Zahlungserinnerungen sind standardmäßig deaktiviert und müssen pro Organisation aktiviert werden:

  1. Öffnen Sie das Benutzer-Kontextmenü (Ihr Avatar oben rechts).
  2. Gehen Sie zu Organisationseinstellungen.
  3. Suchen Sie den Schalter Zahlungserinnerungen und aktivieren Sie ihn.

Nach der Aktivierung beginnt der tägliche Prozess, Erinnerungsentwürfe für bereits überfällige Rechnungen sowie für zukünftig überfällig werdende Rechnungen bereitzustellen.

Was einen Erinnerungsentwurf auslöst

Ein Erinnerungsentwurf wird erstellt, wenn das Fälligkeitsdatum einer Ausgangsrechnung überschritten wurde und die Rechnung noch nicht vollständig bezahlt ist. Der Hintergrundprozess erkennt diese automatisch — nach der Aktivierung der Funktion ist kein manueller Eingriff erforderlich, um die Warteschlange zu befüllen.

Eine Teilzahlung beendet die Nachverfolgung nicht. Hat ein Kunde einen Teil einer Rechnung bezahlt, wird weiterhin ein Entwurf für den Restbetrag erstellt, und die Erinnerung nennt den offenen Restbetrag statt des ursprünglichen Gesamtbetrags. Nur eine vollständig beglichene Rechnung verlässt die Warteschlange — ebenso wie bereits wartende Entwürfe, die nach Erfassung der Zahlung automatisch entfernt werden.

Hinweis: Eine ohne Betrag erfasste Zahlung gilt als vollständige Begleichung der Rechnung, sodass dafür keine Erinnerung vorbereitet wird. Wenn Sie zu einer solchen Rechnung eine Nachverfolgung erwarten und keine sehen, prüfen Sie, ob die erfasste Zahlung einen Betrag enthält.

Wo Sie Erinnerungen prüfen und senden können

Gehen Sie im Hauptmenü zu Finanzen → Zahlungserinnerungen (/finance/payment-reminders). Die Warteschlange zeigt alle zur Genehmigung bereitstehenden Entwürfe. Wählen Sie eine Erinnerung aus, um die Nachricht zu bearbeiten oder CC hinzuzufügen, und genehmigen Sie sie dann zum Versand. Verarbeitete Erinnerungen erscheinen im Verlauf-Tab.

Hinweis: Die Warteschlange ist leer, wenn keine Rechnungen überfällig sind oder wenn der Schalter für Zahlungserinnerungen noch nicht aktiviert wurde.

Beziehungskarte

Verweist aufVerbrauchtAbgeleitet ausTeil von
Hier beschriebenAnderswo beschrieben
invoice berechnet an counterparty. invoice besteuert mit tax-group. cost belastet budget. cost geschuldet an counterparty. bank-transaction abgeglichen mit invoice. bank-connection imports bank-transaction. contract plant payment-schedule-line. contract vereinbart mit counterparty. contract verknüpft mit budget. budget deckt ab project. counterparty standardmäßig budget. counterparty standardmäßig project. invoice abgerechnet aus project. project verknüpft mit budget. lead wird zu counterparty. deal verkauft an counterparty.berechnet anbesteuert mitbelastetgeschuldet anabgeglichen mitimportsplantvereinbart mitverknüpft mitdeckt abstandardmäßigstandardmäßigabgerechnet ausverknüpft mitwird zuverkauft anRRechnung — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.RechnungGGeschäftspartner — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.GeschäftspartnerSSteuergruppe — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.SteuergruppeKKosten — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.KostenBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetBBanktransaktion — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.BanktransaktionBBank connection — The consented link to one bank that transactions arrive through. It can stop working on its own — a consent expires or is withdrawn — so it reports whether it is still working.Bank connectionVVertrag — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.VertragZZahlungsplanposition — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.ZahlungsplanpositionPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektIInteressent — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.InteressentDDeal — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Deal