Rechnung als versendet erfassen

Flowtly Redaktionsteam4 min

Nicht jede Rechnung verlässt das Haus über Flowtly. Vielleicht versenden Sie eine aus Ihrem eigenen Postfach, geben sie zur Post oder übergeben sie in einem Termin. „Als versendet markieren“ hält diese Zustellung fest, damit die Rechnung wie jede andere versendete Rechnung behandelt wird, statt auf einen Versand zu warten, der längst stattgefunden hat.

Die Erfassung versendet nichts. Es wird kein PDF erzeugt, keine E-Mail verlässt Flowtly, und es wird nichts an KSeF oder einen anderen E-Invoicing-Kanal übermittelt. Sie erfasst eine Zustellung, die anderswo passiert ist.

Bevor Sie beginnen

  • Sie benötigen die Rolle Rechnungsmanager. Dieselbe Rolle kann die Erfassung zurücknehmen.
  • Die Rechnung muss ausgestellt und offen sein. Ein Entwurf kann nicht als versendet erfasst werden — stellen Sie ihn zuerst aus.
  • Eine Rechnung, die Flowtly bereits versendet hat oder die schon einmal als versendet erfasst wurde, kann nicht erneut erfasst werden.

Die Zustellung erfassen

  1. Klicken Sie in der Rechnungsliste in der Zeile der Rechnung auf die Schaltfläche „Weitere Optionen“ — oder öffnen Sie die Rechnungsvorschau.
  2. Wählen Sie „Als versendet markieren“.
  3. Setzen Sie optional „Zugestellt am“. Voreingestellt ist heute; das Datum darf nicht in der Zukunft liegen.
  4. Ergänzen Sie optional eine „Notiz (optional)“ dazu, wie sie hinausgegangen ist, zum Beispiel per E-Mail aus dem Büropostfach versendet. Bis zu 500 Zeichen.
  5. Klicken Sie auf „Zustellung erfassen“.

Der Status der Rechnung wird Versendet, genau als hätte Flowtly sie per E-Mail geschickt.

Beide Daten bleiben erhalten: der Tag, an dem sie zugestellt wurde, und der Tag, an dem Sie das erfasst haben. „Sie wurde am 29. zur Post gegeben“ und „sie wurde am 2. erfasst“ sind verschiedene Tatsachen; die Historie der Rechnung zeigt beide samt der erfassenden Person.

Was sich nach der Erfassung ändert

  • Die Rechnung wird angemahnt. Sie erscheint in den Listen offener Posten und in den Zahlungserinnerungen — und genau dafür erfasst man die Zustellung.
  • In der Rechnungsliste erscheint sie als Versendet.
  • Sie gilt nun für die Buchhaltungsexporte als ausgestellt und erscheint in ihnen.
  • Die Historie zeigt, dass die Zustellung von Hand erfasst und nicht von Flowtly per E-Mail versendet wurde.

Eine erfasste Zustellung zurücknehmen

Wenn Sie sie versehentlich erfasst haben:

  1. Öffnen Sie die Rechnungsvorschau — dort wird die Rücknahme angeboten, nicht in der Listenzeile.
  2. Wählen Sie „Als versendet zurücknehmen“.
  3. Geben Sie optional einen „Grund (optional)“ an.
  4. Klicken Sie auf „Erfassung zurücknehmen“.

Die Rechnung steht wieder auf „Zustellung offen“ und wird nicht mehr angemahnt: Sie verlässt die Listen offener Posten, und es gehen keine weiteren Erinnerungen hinaus.

Die Rechnung bleibt in den Buchhaltungsexporten

Das ist beabsichtigt und der Teil, den man verstehen sollte, bevor man etwas erfasst.

Erst die Erfassung der Zustellung macht die Rechnung ausgestellt, und eine Rücknahme nimmt das nicht zurück. Die Rechnung bleibt in den Buchhaltungsexporten, und die ursprüngliche Erfassung bleibt in ihrer Historie sichtbar.

Der Grund: Ein Export, den die Buchhaltung schon gesehen hat, soll nicht stillschweigend ein Dokument verlieren. Flowtly hält die Korrektur sichtbar, anstatt die Tatsache zu löschen. Deshalb kann auch ein Entwurf nicht als versendet erfasst werden: Das ist der eine Fall, in dem das Verbleiben in den Exporten falsch wäre, weil die Rechnung nie ausgestellt wurde — die Aktion wird daher von vornherein abgelehnt, statt Ihnen eine Erfassung zu hinterlassen, die Sie nicht zurücknehmen könnten.

Was die Rücknahme nicht kann

  • Sie funktioniert einmal. Nach einer Rücknahme kann die Rechnung nicht erneut von Hand als versendet erfasst werden. Flowtly kann sie weiterhin normal versenden.
  • Sie nimmt nur eine manuelle Erfassung zurück. Eine Rechnung, die Flowtly wirklich per E-Mail versendet hat, kann nicht auf „Zustellung offen“ zurückgesetzt werden — der Kunde hat das PDF bereits, und die Erinnerungen zu stoppen wäre falsch.
  • Sie verschwindet, sobald die Rechnung bearbeitet wird. Ändern Sie die Rechnung nach der Erfassung, wird die Rücknahme nicht mehr angeboten: Die Rechnung trägt dann den Hinweis „nach Sicht des Kunden geändert“, und die Rücknahme würde ihn löschen.

Anwendungsbeispiele

  • Eine aus dem eigenen Postfach versendete Rechnung: erfassen, damit sie angemahnt wird, ohne dem Kunden eine zweite Kopie zu schicken.
  • Eine im Termin übergebene Rechnung: mit dem Datum der Übergabe erfassen.
  • Eine per Post verschickte Rechnung: das Versanddatum erfassen und die Art notieren.
  • Eine falsche Zeile: die Erfassung am selben Tag zurücknehmen, bevor die Erinnerungen beginnen, und die Rechnung steht wieder auf „Zustellung offen“.

Beziehungskarte

Verweist aufVerbrauchtAbgeleitet ausTeil vonPlan vs. Ist
Hier beschriebenAnderswo beschrieben
invoice berechnet an counterparty. invoice besteuert mit tax-group. cost belastet budget. cost geschuldet an counterparty. bank-transaction abgeglichen mit invoice. bank-connection imports bank-transaction. contract plant payment-schedule-line. payment-schedule-line invoiced as invoice. contract vereinbart mit counterparty. contract verknüpft mit budget. contract bestellt purchase-order-line. purchase-order-line bepreist position. purchase-order-line geschätzt gegen time-entry. budget raises budget-alert. budget deckt ab project. counterparty standardmäßig budget. counterparty standardmäßig project. invoice abgerechnet aus project. set-off-declaration verrechnet invoice. set-off-declaration erklärt gegenüber counterparty. project verknüpft mit budget. tenant-turnover gemeldet von counterparty. tenant-turnover Fläche aus contract. utilities-statement calculated for contract. lead wird zu counterparty. deal verkauft an counterparty.berechnet anbesteuert mitbelastetgeschuldet anabgeglichen mitimportsplantinvoiced asvereinbart mitverknüpft mitbestelltbepreistgeschätzt gegenraisesdeckt abstandardmäßigstandardmäßigabgerechnet ausverrechneterklärt gegenüberverknüpft mitgemeldet vonFläche auscalculated forwird zuverkauft anRRechnung — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent — or, when it went out some other way, recorded as delivered.RechnungGGeschäftspartner — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.GeschäftspartnerSSteuergruppe — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.SteuergruppeKKosten — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.KostenBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetBBanktransaktion — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.BanktransaktionBBank connection — The consented link to one bank that transactions arrive through. It can stop working on its own — a consent expires or is withdrawn — so it reports whether it is still working.Bank connectionVVertrag — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.VertragZZahlungsplanposition — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.ZahlungsplanpositionBBestellposition — One line of a purchase order: a role priced by the hour with the hours estimated for it, or a deliverable priced as an outcome. A deliverable carries no hours at all.BestellpositionPPosition — The catalogue of job titles a project role is drawn from.PositionZZeiteintrag — What actually happened — work time logged against a project.ZeiteintragBBudget alert — A notice that a budget has gone off plan - spending over the planned amount, or a margin below the one that was planned. It is raised by a daily check rather than by anyone asking for it.Budget alertPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektAAufrechnungserklärung — A record that your invoices to one counterparty and its cost documents were settled against each other, in amounts that balance exactly. It lowers what remains due on the invoices; it is not a payment.AufrechnungserklärungMMieterumsatz — A tenant's reported sales for one month, entered by staff and used for reporting only. An absent figure means not reported, which is a different statement from a reported zero.MieterumsatzUUtilities statement — One lease's electricity for one month, the kWh its meters recorded times the tariff in force. A draft until finalised, then it never changes; a correction is a new draft.Utilities statementIInteressent — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.InteressentDDeal — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Deal

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