Kunden

Kunden sind essenziell für den Abrechnungsprozess. Die Kundenfunktion in Flowtly dient als zentrale Anlaufstelle zur Verwaltung aller kundenbezogenen Informationen und Interaktionen. Diese Funktion ermöglicht Ihnen die Pflege einer detaillierten Kundendatenbank, inklusive Kontaktinformationen, Zahlungshistorie mit zugehörigen Rechnungen, allen verbundenen Transaktionen und relevanten Dokumenten.

Kunden erstellen und bearbeiten

Sie können schnell neue Kunden hinzufügen, indem Sie ein einfaches Formular ausfüllen. Dieses erfasst alle notwendigen Details wie Firmenname, Kontaktinformationen, Rechnungsadressen und alle für Ihr Unternehmen relevanten benutzerdefinierten Felder. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Zu Kunden navigieren:

   • Öffnen Sie Gegenparteien im Hauptmenü, in der Gruppe Gegenparteien & Verträge, und wählen Sie die Registerkarte Kunden.

   • Sie sehen jeden Geschäftspartner, der ein Kunde ist, mit seinen Rollen, der Vollständigkeit seines Datensatzes, seinen Bankkonten und seinen Tags.

   • Über der Liste befindet sich ein Suchfeld, mit dessen Hilfe Sie einen Kunden schnell anhand des Namens finden können.

2. Neuen Kunden erstellen:

   • Klicken Sie auf Geschäftspartner hinzufügen und wählen Sie Kunde als Rolle. In der Registerkarte Kunden ist die Rolle bereits ausgewählt.

   • Der Dialog fragt nach Steuernummer, Land und Name und ergänzt den Namen bei einer polnischen NIP aus dem Firmenregister. Er ist unter Geschäftspartner beschrieben.

3. Speichern und überprüfen:

   • Nach dem Speichern erscheint der Kunde in der Liste. Öffnen Sie den Datensatz mit Datensatz öffnen und folgen Sie dem Link im Abschnitt Kunde zur Kundenseite, wo Sie in den folgenden Registerkarten zusätzliche Informationen bereitstellen können:

• Übersicht-Registerkarte: bietet eine Zusammenfassung der wichtigsten Kundeninformationen, darunter Name, Land, Währung und Dokumentsprache. Sie zeigt detaillierte Felder wie Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, Fälligkeitstage und den Standardauftragnehmer an. Benutzer können grundlegende und finanzielle Details direkt in dieser Ansicht bearbeiten. Auf der rechten Seite ermöglicht ein Notizbereich Benutzern, Kommentare zum Kunden zu hinterlassen und zu verwalten. Nur der Ersteller kann die eigenen Notizen bearbeiten.

  Die Dokumentsprache ist die Sprache, in der Flowtly die Rechnungs-PDFs und Rechnungs-E-Mails dieses Kunden verfasst. Rumänisch gehört zu den angebotenen Sprachen. Wie die E-Mail ihr folgt, steht unter Rechnungen versenden.

• Dokumente-Registerkarte: In der Registerkarte Dokumente können Benutzer Dateien hochladen und speichern, die mit dem jeweiligen Kunden zusammenhängen. Dies können Verträge, Rechnungen, Vereinbarungen oder andere relevante Dokumente sein.

  Im Formular „Dokument hinzufügen“ können Benutzer entweder einen vorhandenen Dokumenttyp auswählen oder einen neuen erstellen, indem sie auf die Schaltfläche „Neuer Dokumenttyp“ klicken.

  Daraufhin öffnet sich ein Modal, in dem der Benutzer den Namen des Dokumenttyps definieren, eine optionale Beschreibung bereitstellen und angeben kann, ob der Dokumenttyp abläuft.

  Neu erstellte Dokumenttypen aus diesem Modal sind nur für Kunden-Entitäten verfügbar. Um weitere globale Dokumenttypen hinzuzufügen, gehen Sie zu Organisationseinstellungen → Dokumenttypen.

• Adresse-Registerkarte: In der Registerkarte Adresse können Sie die physische Adresse des Kunden angeben. Das Formular enthält die folgenden optionalen Felder:

  • Straße
  • Hausnummer
  • Appartementnummer
  • Stadt
  • Postleitzahl
  • Land
  • Telefonnummer

  Es gibt keine Schaltfläche „Speichern“. Die sechs Adressfelder werden gemeinsam als eine Änderung gespeichert, wenn Sie die Gruppe verlassen, die Telefonnummer wird für sich gespeichert. Aus GUS (NIP) ausfüllen ruft die Adresse aus dem polnischen Unternehmensregister ab und speichert sie in einem Zug. Der Status in der Kopfzeile der Kundenseite, hinter dem Namen, zeigt, ob alles auf der Registerkarte gespeichert ist, und die letzte Änderung lässt sich 8 Sekunden lang rückgängig machen; siehe Formulare, die laufend speichern.

• Zahlungen-Registerkarte: Diese Registerkarte zeigt alle Rechnungen an, die für den Kunden über Flowtly erstellt wurden. Sobald Zahlungen vom Kunden eingehen, wird der Bezahlte Betrag automatisch aktualisiert, um die Transaktionen widerzuspiegeln.

  Sie können auch manuell Transaktionen auswählen, die einer Rechnung zugeordnet werden sollen, indem Sie auf Transaktion zuweisen klicken und diese aus der Dropdown-Liste auswählen. Die Schaltfläche Transaktion zuweisen ist immer sichtbar, unabhängig davon, ob für den Kunden nicht zugewiesene Transaktionen existieren.

  Wenn keine passenden Transaktionen verfügbar sind, zeigt das Modal die Meldung „Keine Ergebnisse“ an.

  Im Modal, das sich nach dem Klicken auf Transaktion zuweisen öffnet, können Sie den genauen Betrag festlegen, der der Rechnung zugeordnet werden soll. Standardmäßig zeigt das Feld Transaktionsbetrag einen Wert an, der den gesamten Rechnungsbetrag abdeckt. Ist der Transaktionsbetrag niedriger als der Rechnungsgesamtbetrag, wird stattdessen der vollständige Betrag der Transaktion angezeigt.

  Nach dem Speichern wird die Spalte Bezahlter Betrag entsprechend aktualisiert, und es wird ein Symbol angezeigt, das angibt, ob die Rechnung vollständig oder teilweise bezahlt ist. Sobald eine Transaktion einer Rechnung zugeordnet ist, erscheint sie als separate Zeile unter der Rechnung. Sie können darauf klicken, um zur Transaktionsseite weitergeleitet zu werden. Zusätzlich ist jede Rechnung in der Liste anklickbar und leitet Sie zur Seite Rechnungsvorschau weiter. Jede zugeordnete Transaktion kann bei Bedarf auch von der Rechnung entfernt werden.

• Kontakte-Registerkarte: Diese Registerkarte ermöglicht es, verschiedene Arten von Kontakten für den Kunden zu hinterlegen. Dazu gehören: Kontakt (normalerweise eine allgemeine Kontaktperson für den Kunden), Rechnungsstellung (die für die Bearbeitung von Rechnungs- und zahlungsbezogenen Mitteilungen zuständige Person), Inkasso (die Person, die bei Problemen mit überfälligen Zahlungen oder Inkassomaßnahmen kontaktiert werden soll). Zusätzlich zum Kontakttyp müssen Sie Name und E-Mail-Adresse angeben. Titel und Telefonnummer sind optionale Felder. Nach dem Speichern erscheint der Kontakt in der Liste. Sie können diese Kontakte bei Bedarf aktualisieren und entfernen, um sicherzustellen, dass die richtige Person für jeden spezifischen Aspekt des Kundenmanagements kontaktiert wird.

  Hinweis: Nur der Rechnungsstellungskontakt wird verwendet, um Kundendaten beim Generieren von PDF-Rechnungen und deren Versand an den Kunden automatisch vorab auszufüllen. Dies stellt sicher, dass Rechnungen an die richtige Person gesendet werden, die die Abrechnungs- und Zahlungsprozesse verwaltet.

Bestehenden Kunden bearbeiten:

Um einen bestehenden Kunden zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie den Kunden über die Registerkarte Kunden unter Gegenparteien und folgen Sie dem Link im Abschnitt Kunde seines Datensatzes zur Kundenseite.
2. Suchen Sie auf der Kundenseite den Bereich, den Sie aktualisieren möchten (z. B. Basisinformationen oder Details).
3. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ in diesem Bereich.
4. Nehmen Sie die erforderlichen Änderungen vor.
5. Schließen Sie den Dialog, wenn Sie fertig sind. Wurde eine Änderung abgelehnt, nennt das Feld den Grund, und Flowtly fragt nach, bevor Sie den Dialog schließen und die Änderung verlieren. Die letzte Änderung lässt sich einige Sekunden lang rückgängig machen, und eine ohne Verbindung vorgenommene Änderung wartet und speichert sich selbst, sobald die Verbindung zurückkehrt; siehe Formulare, die laufend speichern.

Anwendungsbeispiele

• Bevor Sie Ihre erste Rechnung erstellen, müssen Sie das Profil Ihres Kunden mit dessen Rechnungsdetails und Kontaktinformationen einrichten.
• Sie möchten die Adresse, Zahlungsbedingungen oder die Kontaktperson eines Kunden aktualisieren, um sicherzustellen, dass alle zukünftigen Rechnungen korrekt sind.
• Sie müssen die Zahlungshistorie eines Kunden überprüfen, inklusive aller vergangenen Rechnungen und zugehörigen Transaktionen, um sein Konto abzugleichen oder überfällige Zahlungen nachzuverfolgen.
• Wichtige Dokumente wie Verträge, Dienstleistungsvereinbarungen oder Geheimhaltungsvereinbarungen direkt im Profil eines Kunden speichern, um einfachen Zugriff und eine gute Dokumentation zu gewährleisten.
• Die Dokumentsprache eines rumänischen Kunden auf Rumänisch setzen, damit seine Rechnungs-PDFs und Rechnungs-E-Mails auf Rumänisch sind.
• Verwaltung separater Kontakte für einen einzelnen Kunden, z. B. einen allgemeinen Kontakt, einen Rechnungsstellungskontakt für die Rechnungsübergabe und einen Inkassokontakt für Zahlungsprobleme.