Rechnungen versenden
Es gibt zwei Möglichkeiten, den E-Mail-Versand einer Rechnung auszulösen:
- Nach dem Speichern einer neuen Rechnung:
- Klicken Sie auf „PDF generieren und an den Kunden senden“.
- In der Rechnungsliste:
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „Weitere Optionen“ und wählen Sie „Per E-Mail senden“ aus.
Nachdem Sie eine dieser Aktionen durchgeführt haben, gelangen Sie auf die Seite der E-Mail-Einstellungen.
Seite E-Mail-Einstellungen
Diese Seite besteht aus drei Abschnitten:
- Kundendaten: Geben Sie die E-Mail-Adresse und den Namen des Kunden ein. Diese Felder werden vorausgefüllt, wenn für den bei der Rechnungserstellung ausgewählten Kunden ein Rechnungskontakt definiert ist. Sie können jederzeit angepasst werden, falls sich der Rechnungskontakt des Kunden ändert.
- CC-Einstellungen: Geben Sie die E-Mail-Adresse und den Namen des Empfängers ein. Für eine automatische Vorausfüllung dieser Felder verwalten Sie diese organisationsweit über die Kachel „Organisationseinstellungen“ im Benutzerkontextmenü. Sind sie nicht organisationsweit konfiguriert, können sie manuell eingegeben oder durch Klicken auf das „Papierkorb“-Symbol entfernt werden. Sie können beliebig viele Empfänger hinzufügen, indem Sie auf die Schaltfläche „Empfänger hinzufügen“ klicken, die sich oben rechts im Abschnitt „CC-Einstellungen“ befindet.
- Nachricht: Eine Nachricht wird auf Grundlage der zuvor eingegebenen Informationen generiert. Diese Nachricht wird automatisch erstellt und enthält alle relevanten Details wie die Rechnungsnummer, Zahlungsdetails und den fälligen Betrag. Die Rechnung wird der E-Mail angehängt.
Hinweis: In der generierten Rechnungsnachricht werden Sie feststellen, dass Zeilenumbrüche (symbolisiert durch „br“) zwischen Textabschnitten eingefügt sind. Diese Zeilenumbrüche strukturieren den Inhalt so, dass jede Information, wie z.B. Zahlungs- und Rechnungsdetails, in einer eigenen Zeile dargestellt wird, um die Lesbarkeit zu verbessern.
Hinweis: Die Nachricht wird in der auf der Kundenseite eingestellten Dokumentsprache verfasst (siehe Kunden), wenn diese Sprache Polnisch, Englisch oder Rumänisch ist; für einen Kunden mit einer anderen Sprache wird sie auf Englisch verfasst. Die angehängte PDF ist in der Dokumentsprache des Kunden.
Bei einer Rechnung, die über RO e-Factura (ANAF) eingereicht wurde, nennt die rumänische Nachricht RO e-Factura und bezeichnet die Einreichungsreferenz als RO-e-Factura-Referenz, und Flowtly fügt in keiner Sprache eine Zeile hinzu, die besagt, dass die Rechnung auch über KSeF übermittelt wurde. Sobald ANAF eine solche Rechnung akzeptiert hat, ist die angehängte PDF die bei der Rechnung gespeicherte Kopie, die ein eigenes Layout und eine eigene Sprachregel hat, beschrieben unter E-Rechnung.
Hinweis: Flowtly prüft die Adresse des Kunden, wenn Sie die Rechnung senden. Fehlen Land, Ort, Postleitzahl oder Straße, wird der Versand mit einer Meldung abgelehnt, die nennt, was fehlt, zum Beispiel „Der Kunde dieser Rechnung hat keine Postleitzahl in seiner Adresse. Ergänzen Sie sie in den Kundendaten und senden Sie die Rechnung dann erneut.“, und es wird nichts gesendet. Die Postleitzahl ist die einzige Ausnahme: Sie wird nicht benötigt, wenn das Land des Kunden Rumänien ist und das eigene Unternehmen Ihrer Organisation ein rumänisches Unternehmen ist, dessen Anbieter unter Rumänisches E-Invoicing ANAF ist, weil das ANAF-Dokument keine Postleitzahl des Käufers enthält. Die PDF zeigt dann keine Postleitzahl. Land, Ort und Straße des Kunden werden weiterhin benötigt.
Sie können die Rechnung jederzeit bearbeiten, indem Sie auf die Schaltfläche „Rechnungsbearbeitung“ klicken, die sich oben rechts auf der Seite befindet. Sobald alle Details eingegeben wurden, klicken Sie auf die Schaltfläche „Rechnung senden“, um den Vorgang abzuschließen und die Rechnung an den Kunden zu versenden. Nach dem Versand wird der Rechnungsstatus auf „Gesendet“ aktualisiert. Der Kunde erhält eine E-Mail mit der angehängten Rechnung.
Anwendungsbeispiele
- Versand einer neu erstellten Rechnung: Versenden Sie eine Rechnung sofort an einen Kunden, nachdem die Erstellung abgeschlossen ist.
- Erneuter Versand einer bestehenden Rechnung: Senden Sie eine Erinnerung oder eine aktualisierte Rechnung aus der Rechnungsliste an einen Kunden.
- Versand an mehrere Empfänger: Fügen Sie über die CC-Einstellungen zusätzliche Empfänger wie Projektmanager oder Mitarbeiter aus Finanzabteilungen hinzu.
- Anpassen des E-Mail-Inhalts: Passen Sie die Standard-E-Mail-Nachricht vor dem Versand an, um persönliche Anmerkungen für den Kunden hinzuzufügen.
- Einen rumänischen Kunden auf Rumänisch abrechnen: Ist die Dokumentsprache des Kunden auf Rumänisch gesetzt, erreichen die Nachricht und die angehängte PDF den Kunden auf Rumänisch.
- Einen rumänischen Kunden ohne Postleitzahl per E-Mail bedienen: Ein rumänisches Unternehmen, das bei ANAF einreicht, sendet die Rechnung mit Land, Ort und Straße des Kunden und ohne Postleitzahl.