Rechnungszeilen-Vorlagen

Manche Geschäftspartner erwarten, dass Rechnungszeilen auf eine bestimmte Weise formuliert sind — ein Vertragssatz, eine Infrastrukturadresse, eine im Vertrag genannte Referenznummer. Ein Geschäftspartner kann eine Bibliothek solcher Formulierungen hinterlegen, sodass Sie den Satz einmal schreiben und ihn beim Erfassen einer Rechnungszeile auswählen können, anstatt ihn jeden Abrechnungszeitraum neu einzutippen.

Eine Vorlage liefert ausschließlich Formulierungen. Sie verändert keinen Betrag und erstellt keine Zeile.

Formulierungen beim Geschäftspartner speichern

Öffnen Sie den Geschäftspartner und wechseln Sie zu Rechnungszeilen-Vorlagen. Jede Vorlage hat zwei Felder:

• Name — das, woran Sie sie im Rechnungseditor erkennen. Er erscheint nicht auf der Rechnung; benennen Sie ihn so, dass die Person, die wählen muss, damit etwas anfangen kann: Standortzugang — monatlich, Rahmenvertrag — erster Mieter.
• Text — der Satz, der in die Rechnungszeile übernommen wird.

Vergeben Sie für jede Vorlage einen eindeutigen Namen. Der Name ist das Einzige, was Sie bei der Auswahl sehen; zwei Vorlagen mit derselben Bezeichnung lassen keine eindeutige Entscheidung zu.

Ein Geschäftspartner kann nicht zwei Vorlagen mit demselben Namen haben. Dabei werden Namen nicht Zeichen für Zeichen verglichen, sondern auf eine lockere Art: Groß- und Kleinschreibung wird ignoriert, und die meisten Buchstaben mit Akzent gelten als derselbe Buchstabe wie ihre einfache Form — Site access und Sité Access sind daher hier derselbe Name. Einige Buchstaben, die wie akzentuierte Formen aussehen, werden als eigenständige Buchstaben behandelt — darunter ł neben l —, sodass diese nebeneinander existieren können. Wenn der Name bereits vergeben ist, weist das Feld Name darauf hin und die Vorlage wird nicht gespeichert; ändern Sie den Namen und speichern Sie erneut.

Vorlagen kann jede Person pflegen, die den Geschäftspartner bearbeiten darf. Sie befinden sich neben den anderen Standardwerten des Geschäftspartners, etwa dem Standardprojekt und den Tags.

Abrechnungszeitraum einfügen

Formulierungen, die sich jeden Zeitraum wiederholen, müssen in der Regel den abgedeckten Zeitraum nennen. Zwei Platzhalter werden beim Anwenden der Vorlage automatisch ausgefüllt:

Platzhalter	Wird zu
{period}	Der Abrechnungsmonat — zum Beispiel 07/2026.
{quarter}	Das Quartal — zum Beispiel Q3 2026.

Eine Vorlage wie Infrastrukturzugangsgebühr, Mühlenstraße 18, für Zeitraum {period} erscheint in der Rechnungszeile als Infrastrukturzugangsgebühr, Mühlenstraße 18, für Zeitraum 07/2026.

Verwenden Sie {quarter} für quartalsweise fakturierte Geschäftspartner und {period} für alle anderen. Aus dem Geschäftspartner wird nichts abgeleitet — die gewählte Vorlage legt fest, was gemeint ist.

Alles andere in geschweiften Klammern ist kein Platzhalter und wird genau so gedruckt, wie es eingegeben wurde. Der Editor weist darauf hin, wenn er einen solchen Ausdruck erkennt — für den Fall eines Tippfehlers — lässt das Speichern aber trotzdem zu: sichtbarer Text ist leichter zu erkennen und zu korrigieren als eine Lücke in der Zeile.

Das Monatsformat — 07/2026, 07.2026 oder 2026-07 — wird einmalig für die gesamte Organisation unter Organisationseinstellungen festgelegt. Es ist bewusst vom Datumsformat getrennt, weil ein Abrechnungszeitraum einen Monat umfasst und keinen Tag hat. Quartale werden unabhängig von dieser Einstellung als Q3 2026 dargestellt.

Vorlage auf eine Rechnungszeile anwenden

Wählen Sie beim Bearbeiten einer Rechnungszeile Vorlage verwenden. Die Liste zeigt jede Vorlage des Geschäftspartners, gerendert für den Abrechnungszeitraum der Rechnung — Sie sehen den Satz so, wie er gedruckt wird (einschließlich des Monats), nicht den Rohtext mit Platzhalter.

Das Auswählen einer Vorlage schreibt deren Text in das Beschreibungsfeld der Zeile. Das ist der gesamte Effekt:

• Kein Betrag ändert sich. Menge, Nettopreis, Mehrwertsteuer, Rabatt und Rechnungssumme bleiben genau so, wie Sie sie hinterlassen haben.
• Es wird keine Zeile erstellt. Wenn ein Geschäftspartner auf drei Zeilen fakturiert wird, fügen Sie drei Zeilen hinzu und wählen für jede eine Vorlage. Nichts generiert sie für Sie.
• Der Text wird zum eigenen Text der Zeile. Er wird kopiert, nicht verknüpft, sodass Sie ihn anschließend wie jede andere Beschreibung bearbeiten können.

Vorlage verwenden erscheint nur, wenn der Rechnungskunde mit einem Geschäftspartner verknüpft ist, der gespeicherte Vorlagen hat. Fehlt die Option, hat der Kunde entweder keinen Geschäftspartnerdatensatz oder die Bibliothek dieses Geschäftspartners ist leer.

Das Auswählen einer Vorlage ersetzt den bisherigen Inhalt der Zeilenbeschreibung — wählen Sie zuerst die Vorlage und passen Sie dann an, nicht umgekehrt.

Vorlage nachträglich bearbeiten

Da die Formulierung beim Auswählen auf die Zeile kopiert wird, wirkt sich eine spätere Änderung der Vorlage nur auf danach erstellte Zeilen aus. Bereits entworfene, freigegebene oder versendete Rechnungen behalten den Text, mit dem sie ausgestellt wurden; nichts überschreibt sie.

Ist eine Zeile fehlerhaft, korrigieren Sie diese Zeile — wählen Sie entweder eine andere Vorlage oder bearbeiten Sie die Beschreibung direkt.

Beispielhafte Anwendungsfälle

• Speichern Sie den genauen Vertragssatz, den ein Vermieter auf jeder monatlichen Infrastrukturrechnung verlangt, und wenden Sie ihn jeden Monat mit einem Klick an.
• Halten Sie eine Vorlage pro Endkunden unter einem einzigen Rahmenvertrag vor und wählen Sie für jede Zeile derselben Rechnung eine andere.
• Formulieren Sie die Zeilen eines quartalsweise fakturierten Geschäftspartners mit {quarter}, damit der Zeitraum als Q3 2026 erscheint, ohne ihn eintippen zu müssen.
• Ändern Sie das Zeitraumformat der Organisation auf 2026-07, damit jede aus einer Vorlage erstellte Zeile der erwarteten Notation des Buchhaltungssystems entspricht.
• Korrigieren Sie einen Vertragshinweis in der Vorlage eines Geschäftspartners, ohne dass bereits an diesen Geschäftspartner versendete Rechnungen verändert werden.