Geschäftspartner

Das Modul Geschäftspartner in Flowtly dient als zentrales Register für alle externen Geschäftseinheiten, mit denen Ihre Organisation zusammenarbeitet – darunter Lieferanten, Auftragnehmer, Kunden und Partner. Es bietet eine strukturierte Möglichkeit, Kontaktinformationen, Steueridentifikationsnummern, Zahlungsbedingungen und die Beziehungshistorie für jeden Geschäftspartner zu pflegen.

CRM-Anreicherungsfunktionen ergänzen Geschäftspartnerprofile automatisch mit öffentlich verfügbaren Unternehmensdaten wie Registrierungsdetails, Finanzkennzahlen und Markenressourcen. Dies reduziert die manuelle Dateneingabe und hilft Ihrem Team, aktuelle und umfassende Datensätze zu führen, ohne auf externe Recherche angewiesen zu sein.

Die Überwachung der Markendatenqualität verfolgt die Vollständigkeit und Konsistenz der Markendaten von Geschäftspartnern, wie Logos und Handelsnamen, in Ihren Datensätzen. Die Duplikaterkennung und Zusammenführungsfunktion identifiziert Geschäftspartnerdatensätze, die wahrscheinlich dieselbe Entität bezeichnen, und bietet Werkzeuge zu deren Konsolidierung, um Ihre Datenbank sauber und zuverlässig zu halten.

Rechnungszeilen-Vorlagen ermöglichen es einem Geschäftspartner, die Texte zu hinterlegen, aus denen seine Rechnungszeilen formuliert werden – ein Vertragstext, der sich jeden Abrechnungszeitraum wiederholt, wird einmal gespeichert und beim Ausstellen ausgewählt, statt neu einzutippen. Siehe Rechnungszeilen-Vorlagen.

Standardprojekt und Standardbudget lassen einen Geschäftspartner festlegen, wohin seine Ausgaben üblicherweise gehören, sodass die Antwort ausgefüllt statt neu eingetippt wird. Legen Sie sie beim Geschäftspartner fest, und Flowtly schlägt dieses Projekt und dieses Budget bei den Banktransaktionen des Geschäftspartners und seinen Eingangsrechnungen mit Kosten vor und fügt sie automatisch hinzu, sofern Ihre Organisation das automatische Hinzufügen nicht ausgeschaltet hat. Ist es ausgeschaltet, ist jeder Wert nur ein Vorschlag, der neben dem Dokument angezeigt wird und den Sie annehmen oder verwerfen können, und nichts wird einem Budget oder Projekt zugeordnet, bevor Sie ihn annehmen. Wenn Sie den Budgetvorschlag annehmen, wird das Dokument genau so zum Budget hinzugefügt, als hätten Sie es von Hand ausgewählt. Wenn Sie das Standardprojekt bei einer Rechnung ablehnen, werden Sie nach einem Grund gefragt.

Die Geschäftspartner-Seite

Öffnen Sie Gegenparteien im Hauptmenü, um alle Kunden und Lieferanten Ihrer Organisation in einer Liste zu sehen. Ein Unternehmen, dem Sie Rechnungen stellen und bei dem Sie einkaufen, erscheint nur einmal und trägt beide Rollen.

Tabs. Alle, Kunden und Lieferanten filtern die Liste nach Rolle, und jeder zeigt, wie viele Geschäftspartner er enthält. Ein Geschäftspartner mit beiden Rollen wird bei beiden mitgezählt. Sie sehen nur die Tabs, die Ihre Berechtigungen zulassen: Wer Kunden, aber keine Lieferanten verwaltet, sieht nur den Tab Kunden, und umgekehrt.

Einen finden. Suchen Sie nach dem Namen und sortieren Sie die Spalten. Jede Zeile zeigt den Geschäftspartner, seine Rollen, wie Vollständig sein Datensatz ist, seine Bankkonten und seine Tags. Ein Geschäftspartner ohne Steuernummer trägt den Hinweis Keine Steuer-ID. Auf einem schmalen Bildschirm werden die Zeilen zu Karten.

Vollständigkeit. Der Ring in jeder Zeile zeigt den Anteil der Prüfungen, die ein Geschäftspartner-Datensatz bestehen sollte, und der Chip daneben nennt die erste noch fehlende Prüfung, etwa Steuer-ID fehlt oder ein fehlendes Bankkonto, eine fehlende Adresse, Währung oder ein fehlendes Zahlungsziel.

Mögliches Duplikat. Eine Zeile mit diesem Chip sieht aus wie ein anderer Geschäftspartner in Ihrer Organisation. Um zwei Datensätze zusammenzuführen, haken Sie die beiden Geschäftspartner an und wählen 2 Geschäftspartner zusammenführen. Beim Zusammenführen werden Bankkonten, Transaktionen und Dokumente auf den Geschäftspartner übertragen, den Sie behalten, und Sie wählen aus, welchen Sie behalten, bevor sich etwas ändert.

Einen hinzufügen. Geschäftspartner hinzufügen öffnet einen Dialog, der zuerst nach der Rolle fragt. Wählen Sie Kunde, Lieferant oder beides: beides ist ein Geschäftspartner mit zwei Rollen, in einem Schritt angelegt. Die Rolle ist anhand des aktuellen Tabs vorausgewählt. Dürfen Sie nur eine der Rollen hinzufügen, wird die andere nicht angeboten, und ohne beide Berechtigungen gibt es keine Schaltfläche Geschäftspartner hinzufügen. Das Land ist zunächst das Ihrer Organisation. Geben Sie eine NIP ein, und die Registerabfrage trägt den Namen einmalig ein; für eine Person ohne NIP setzen Sie das Häkchen bei Dies ist eine Privatperson (ohne NIP). Schlägt die Anfrage fehl, wird nichts angelegt, Ihre Eingabe bleibt erhalten, und Erneut versuchen sendet sie noch einmal. Passen Name oder Steuer-ID zu einem Geschäftspartner, den Sie bereits führen, bietet die Duplikatwarnung Bestehenden Geschäftspartner öffnen an, statt einen zweiten Datensatz anzulegen.

Kunden und Lieferanten haben keine eigenen Menüeinträge. Sie sind die Tabs Kunden und Lieferanten der Gegenparteien. Die Finanzeinträge des Hauptmenüs sind wie folgt gruppiert:

Vertrieb: Rechnungen.
Einkauf: Lieferantenrechnungen mit ihren Genehmigungsansichten, wenn Ihre Organisation die Rechnungsgenehmigung verwendet, und Unbezahlt.
Gegenparteien & Verträge: Gegenparteien, Verträge und Unterschriften.
Banking: Transaktionen.

Darauf folgen Berichte & Budget und Buchhaltung. Die Gegenparteien stehen bei den Verträgen, weil sie sowohl dem Verkauf als auch dem Einkauf dienen.

Ältere Links zu Kunden und Lieferanten

Links und Lesezeichen auf die getrennten Kunden- und Lieferantenseiten funktionieren weiterhin.

Ein Link auf die Kunden- oder Lieferantenliste öffnet den passenden Tab der Gegenparteien und behält den Suchbegriff aus dem Link bei. Seitenwechsel und die übrigen Listeneinstellungen der alten Seite werden nicht übernommen.
Ein Link auf einen einzelnen Kunden oder Lieferanten öffnet den Geschäftspartner-Datensatz dieses Unternehmens.
Ein Link auf einen bestimmten Tab einer Kunden- oder Lieferantenseite, etwa Dokumente oder Zahlungen, öffnet diese Seite wie bisher. Dasselbe gilt für die Links vom Geschäftspartner-Datensatz zu seiner Kunden- oder Lieferantenseite, die enthält, was der Datensatz nicht zeigt, etwa die Verträge eines Kunden oder die Budgets eines Lieferanten.
Sehen Sie den passenden Tab nicht, etwa weil Ihre Berechtigungen nur einen Teil des Finanzmenüs abdecken, bleiben Sie auf der älteren Seite. Dasselbe passiert, wenn für den Link kein Geschäftspartner-Datensatz gefunden wird.
Rechnungsseiten sind nicht betroffen.

Der Geschäftspartner-Datensatz

Wählen Sie im Aktionsmenü einer Zeile Datensatz öffnen, um alles, was zu ihm gespeichert ist, an einem Ort zu sehen. Der Datensatz öffnet sich als Seitenpanel für einen kurzen Blick und als ganze Seite, wenn Sie mehr Platz möchten. Er gliedert sich in Identität, Verknüpfungen, Bankkonten, Zuordnung, Kunde, Lieferant, Transaktionen und Dokumente. Eine Rolle, die der Geschäftspartner nicht hat, wird abgeblendet mit einer erklärenden Zeile angezeigt, zum Beispiel Dieser Geschäftspartner ist kein Kunde, daher stellen wir ihm keine Rechnungen. Ein Abschnitt, auf den Sie keinen Zugriff haben, wird weggelassen, und der Datensatz nennt, welcher.

Tabs auf der ganzen Seite. Als ganze Seite trägt der Datensatz Tabs. Übersicht enthält die oben genannten Abschnitte. Ausgangsrechnungen und Kontakte gehören zur Kundenrolle, Eingangsrechnungen zur Lieferantenrolle: Es sind dieselben Listen, die die Kunden- und die Lieferantenseite zeigen. Dokumente listet die Dokumente jeder Rolle auf, die der Geschäftspartner hat, mit einer Liste pro Rolle, die nach der Rolle benannt ist, wenn er beide hat. Ein Tab erscheint nur, wenn der Geschäftspartner diese Rolle hat und Ihre Berechtigungen Ihnen diese Liste auf seiner Kunden- oder Lieferantenseite zeigen. Gibt es keinen solchen Tab, zeigt der Datensatz seine Abschnitte ohne Tab-Leiste, und ein Link auf einen Tab, den Sie nicht sehen, öffnet die Übersicht. Der Link des Datensatzes zu seinen Dokumenten öffnet den Tab Dokumente, auch vom Seitenpanel aus.

Eingangsrechnungen zeigt für jede Rechnung das Fälligkeitsdatum und den Status: Bezahlt, Teilweise bezahlt, Verrechnet, Überfällig oder Unbezahlt. Auf dem Telefon steht der Status als Zeile auf jeder Karte. Im Abschnitt Transaktionen, auf der Übersicht und im Seitenpanel, werden die drei letzten Transaktionen mit Datum, Beschreibung und Betrag aufgelistet, jede öffnet die Transaktion, vor dem Link zu allen. Der Abschnitt Dokumente zeigt ebenso die ersten beiden Dokumente mit Dateityp und Dokumenttyp, vor dem Link zu den übrigen. Lassen sich die letzten Transaktionen nicht laden, bleiben die Zähler und die Links erhalten.

Die Identität bearbeiten. Bearbeiten im Abschnitt Identität ändert den Namen, das Land der Steuernummer, die NIP, die Website und die Postanschrift: Straße mit Hausnummer, Postleitzahl, Ort und Land. Der Abschnitt Identität zeigt die Adresse in einer Zeile und nennt das Land nur, wenn es vom Land Ihrer Organisation abweicht. Nur das Geänderte wird gespeichert, und eine gespeicherte Steuernummer, die die heutige Prüfung nicht mehr besteht, hindert Sie nie daran, den Geschäftspartner umzubenennen.
Lieferanteneinstellungen. Drei Schalter im Abschnitt Lieferant, unter jedem eine Zeile, die erklärt, was er bewirkt:
- Anhang erforderlich markiert jede Bankzahlung mit dem Geschäftspartner, bis eine Rechnung oder ein Beleg angehängt ist. Schalten Sie die Option für einen Geschäftspartner aus, der nie einen sendet, etwa eine Bank oder das Finanzamt.
- Budgetneutral bedeutet, dass seine Bankzahlungen nicht als ohne Budget markiert werden und dafür kein Budget vorgeschlagen wird. Geld, das bereits einem Budget zugeordnet ist, zählt dort weiterhin.
- Wiederkehrend ist für einen Lieferanten, der Ihnen in regelmäßigen Abständen Rechnungen stellt, etwa für Miete oder einen Mobilfunktarif. Erscheint drei Monate lang keine Zahlung an ihn, listet das Aktionscenter ihn zur Prüfung auf.
Standard-USt.-Satz. Der Abschnitt Kunde zeigt den Standard-USt.-Satz des Kunden: den Satz, mit dem Rechnungen beginnen, die aus den Verträgen und Mietverträgen dieses Kunden entworfen werden. Wer den Kunden bearbeiten darf, wählt ihn aus den Sätzen, die das Land Ihrer Organisation anbietet, sobald Flowtly dieses Land kennt (aus dem Rechnungsland oder sonst aus der Standard-Rechtssprache der Organisation); alle anderen sehen ihn nur lesend. Ein gespeicherter Satz, den das Land nicht anbietet, ist als im Land der Organisation nicht verfügbar markiert, und das Speichern eines solchen Satzes wird mit einer Meldung am Feld abgelehnt. Die Sammelrechnungen für Mietverträge lehnt einen Mietvertrag ab, dessen Kunde einen solchen Satz hat, und verweist hierher, um ihn zu ändern.
Eine fehlende Rolle hinzufügen. Bei einem reinen Kunden trägt die abgeblendete Zeile Lieferant Als Lieferant hinzufügen; bei einem reinen Lieferanten trägt die Zeile Kunde Als Kunde hinzufügen. Der Geschäftspartner behält seine Historie und erhält die Rolle.
Wenn ein Speichern fehlschlägt. Das Feld behält, was Sie eingegeben haben, zeigt Nicht gespeichert mit dem Grund und bietet Erneut versuchen an, das dieselbe Änderung noch einmal sendet. Siehe unten.
Nur Lesezugriff. Fehlt die Berechtigung, einen Geschäftspartner zu ändern, steht im Datensatz Sie können diesen Geschäftspartner ansehen, aber nicht bearbeiten.
Änderungen werden pro Rolle geprüft. Eine Änderung erfordert die Berechtigung für jede Rolle, die sie berührt: Kundendaten erfordern die Kundenberechtigung, Lieferantendaten die Kostenberechtigung. Bei einem Geschäftspartner, der beides ist, betrifft das Ändern von Name oder NIP beide Rollen und erfordert daher beide Berechtigungen. Auch das Entfernen eines Geschäftspartners erfordert die Berechtigung für jede Rolle, die er innehat. Ein Kunde mit Deals kann nicht entfernt werden; die Meldung sagt das. Eine abgelehnte Änderung speichert nichts.

Auf einer Eingangsrechnung oder einer Banktransaktion öffnet der Name des Geschäftspartners oben im Panel dessen Datensatz. Die Zurück-Leiste des Datensatzes führt zum Dokument zurück, und Schließen schließt beide.

Ein Name für ein Unternehmen, das Kunde und Lieferant zugleich ist

Ein Geschäftspartner hat eine Identität: einen Namen, einen rechtlichen Namen, eine NIP, eine Reihe von Kontakten und Registerangaben wie REGON, KRS und den USt-Status. Die Kunden- und die Lieferantenansicht zeigen dieselben Werte, weil beide Rollen sie vom Geschäftspartner lesen. Nur was zu einer einzelnen Rolle gehört, bleibt bei dieser Rolle, zum Beispiel die Zahlungsbedingungen eines Kunden oder die Kostengruppe eines Lieferanten.

Die Folge, die Ihnen auffallen kann: Ein Unternehmen, das als Kunde unter einem anderen Namen erfasst wurde als als Lieferant, zeigt auf beiden Seiten einen einzigen Namen, sodass ein Name, an den Sie sich erinnern, anders lauten kann. Dasselbe gilt für die NIP: Wo die Lieferantenseite einst eine eigene NIP hatte, zeigen die Lieferantenbildschirme und der Export der Banküberweisungen stattdessen die NIP des Geschäftspartners. Um beides zu ändern, bearbeiten Sie die Identität im Datensatz des Geschäftspartners.

Die Suche folgt derselben Regel. Die Suche nach einem Kunden oder einem Lieferanten findet den Namen und die NIP, die die Zeile anzeigt, und die Geschäftspartnerliste findet den Namen. Ein Name oder eine NIP, die nur eine der Rollen früher hatte, wird nicht gefunden.

Eine Kontonummer gehört zu einem Geschäftspartner

Flowtly prüft eine Kontonummer, bevor sie gespeichert wird. Akzeptiert wird eine IBAN (zwei Buchstaben, gefolgt von ihren Ziffern) oder eine inländische Kontonummer mit 20 bis 34 Ziffern; Leerzeichen und Bindestriche sind erlaubt. Bei einer IBAN werden zusätzlich die beiden Prüfziffern nach dem Ländercode kontrolliert, die fast jede einzelne vertippte Ziffer und die meisten Vertauschungen benachbarter Ziffern erkennen. Stimmen sie nicht überein, weist Flowtly darauf hin, dass die Nummer wahrscheinlich einen Tippfehler enthält; vergleichen Sie sie dann Ziffer für Ziffer mit der Quelle. Eine Nummer ohne Ländercode hat keine Prüfziffern, die sich kontrollieren ließen, daher wird nur ihre Länge geprüft.

Eine Bankkontonummer gehört zu genau einem Geschäftspartner. Fügen Sie eine Nummer hinzu, die bereits ein anderer Geschäftspartner hat, lehnt Flowtly die Eingabe ab und nennt den Geschäftspartner, der sie hält, statt eine zweite Kopie zu speichern. Ein polnisches Konto ist dieselbe Nummer, ob es als IBAN mit vorangestelltem PL oder nur als die 26 Ziffern geschrieben wird, daher wird die Eingabe in der jeweils anderen Schreibweise genauso abgelehnt. Der Grund sind Zahlungen: Ein Überweisungsexport antwortet mit dem Konto des Geschäftspartners, sodass eine Nummer, die beim falschen Unternehmen hinterlegt ist, dessen Geld an die falsche Stelle schickt.

Es gibt zwei Wege weiter, und welcher der richtige ist, hängt von den Tatsachen ab. Gehört die Nummer dem anderen Unternehmen, entfernen Sie sie bei diesem Geschäftspartner und fügen Sie sie hier hinzu. Sind die beiden Datensätze dasselbe Unternehmen, das zweimal angelegt wurde, führen Sie sie zusammen – die Nummer und die Historie ziehen gemeinsam um.

Dieselbe Regel gilt, wenn Flowtly eine Kontonummer aus der Beschreibung einer Banktransaktion oder aus einer Rechnung ausliest: Die Nummer wird dem Geschäftspartner dieser Transaktion nur zugeordnet, solange kein anderer Geschäftspartner sie hält. Ein Konto, das bei einer Zahlung an einen Lieferanten auftaucht, wird daher nie stillschweigend einem anderen hinzugefügt.

Land wird aus der Steuer-ID ergänzt

Wenn Sie einen Geschäftspartner bearbeiten, dessen Feld Land leer ist, ergänzt Flowtly es anhand der Steuer-ID: Eine polnische NIP ohne Präfix wird als Polen gelesen, und eine USt-IdNr. mit Länderpräfix, etwa DE, benennt dieses Land. Ein bereits gesetztes oder von Ihnen gewähltes Land wird nie ersetzt.

Wenn Sie einen Geschäftspartner anlegen, während Sie einen extrahierten Vertrag prüfen, und die Partei eine polnische NIP hat, schlägt Flowtly die NIP außerdem nach und trägt die gefundene Adresse ein: die Straße mit Haus- und Wohnungsnummer, die Postleitzahl und den Ort. Findet die Abfrage nichts oder kann sie nicht abgeschlossen werden, wird der Geschäftspartner trotzdem ohne Adresse angelegt, und es wird kein Fehler angezeigt; ergänzen Sie die Adresse anschließend beim Geschäftspartner.

Einen Geschäftspartner auswählen

Überall dort, wo Sie einen Geschäftspartner aus einer Liste auswählen, etwa bei einer Transaktion, einem Dokument oder einem Vertrag, zeigt jeder Eintrag den Namen des Geschäftspartners und darunter seine Rollen (Kunde, Lieferant, beides oder Keine Rolle) sowie seine Steuer-ID, sofern er eine hat. Zwei Geschäftspartner mit demselben Namen lassen sich so vor der Auswahl unterscheiden. Nach der Auswahl zeigt das Feld nur den Namen.

Einen Geschäftspartner hinzufügen, während Sie in einer Transaktion sind

Sie müssen eine Banktransaktion oder eine Eingangsrechnung nicht verlassen, um den Geschäftspartner anzulegen, den sie braucht. Öffnen Sie das Feld für den Geschäftspartner in der Transaktion oder der Rechnung und geben Sie den Namen ein. Passt nichts, erscheint am Ende der Liste der Eintrag Geschäftspartner hinzufügen; seine Auswahl öffnet den gewohnten Dialog mit dem bereits eingetragenen Namen und mit der Rolle Kunde oder Lieferant, die die Transaktion oder die Rechnung braucht.

Das Speichern ordnet den neuen Geschäftspartner sofort dieser Transaktion oder Rechnung zu – es gibt keinen zweiten Schritt, und die Auswahl ist beim erneuten Öffnen der Transaktion vorhanden.

Hinweis: Gehört der eingegebene Name bereits einem Geschäftspartner, der nur die andere Rolle hat, sagt der Dialog das vor dem Speichern und bietet an, diesem Datensatz die fehlende Rolle hinzuzufügen. Nehmen Sie das Angebot an – zwei Datensätze für ein Unternehmen halbieren dessen Historie, und sie später zusammenzuführen bedeutet mehr Arbeit.

Aus der NIP ausfüllen. Ist das Land Polen und geben Sie eine gültige NIP ein, bietet der neue Geschäftspartner Aus der NIP ausfüllen an. Ein Klick sucht das Unternehmen im polnischen Unternehmensregister und trägt dessen Namen ein. Bei einem Kunden wird außerdem die eingetragene Adresse übernommen und vor dem Anlegen des Datensatzes unter der Schaltfläche angezeigt, sodass gespeichert wird, was Sie gesehen haben. Bei einem Lieferanten ergänzt Flowtly die Adresse und weitere Registerangaben, nachdem der Datensatz angelegt wurde, sofern das Register der Mehrwertsteuerpflichtigen sie für einen aktiven oder umsatzsteuerbefreiten Steuerpflichtigen enthält. Der Name wird nur eingetragen, solange das Feld leer ist oder noch den Wert einer früheren Abfrage enthält: Ein von Ihnen eingegebener oder aus der Transaktion übernommener Name wird nie überschrieben. Findet das Register unter dieser NIP kein Unternehmen, meldet die Schaltfläche Vat number not found; ist das Register nicht erreichbar, meldet sie das. In beiden Fällen ändert sich nichts von dem, was Sie eingegeben haben. Eine Änderung der NIP oder des Landes löscht die für die alte NIP gefundene Adresse.

Bankkonten, bevor der Datensatz existiert. Die Kontonummern des Geschäftspartners können Sie im Abschnitt Bankkonten eingeben, noch während Sie ihn anlegen. Sie werden dort aufgelistet, Sie können eine vor dem Speichern entfernen, und sie werden dem Geschäftspartner hinzugefügt, sobald Sie ihn anlegen. Eine Nummer, die beim Klick auf Erstellen noch im Feld steht, wird ebenfalls hinzugefügt. Wird eine davon abgelehnt, zum Beispiel weil sie bereits bei einem anderen Geschäftspartner hinterlegt ist, wird der Geschäftspartner trotzdem angelegt, und die Meldung nennt den Grund; der Datensatz zeigt dann die tatsächlich gespeicherten Konten. Wenn Sie statt eines neuen Geschäftspartners einen bestehenden verwenden, werden die eingegebenen Nummern ihm nicht hinzugefügt, und Flowtly weist darauf hin: Fügen Sie sie in diesem Datensatz hinzu.

Eine übereinstimmende Steuer-ID führt die Rollen für Sie zusammen. Legen Sie einen Kunden für ein Unternehmen an, das Flowtly bereits als Lieferanten mit derselben Steuer-ID führt, wird die Kundenrolle dem vorhandenen Geschäftspartner hinzugefügt, statt einen zweiten Datensatz zu eröffnen. Die Partei erscheint dann als eine Zeile mit beiden Rollen, und sie steht sowohl in der Geschäftspartnerliste als auch in der Lieferantenliste – während ein zweiter Datensatz die Lieferantenseite verdeckt hätte und das Unternehmen wie ein Kunde aussähe, der nie etwas geliefert hat. Nichts wird zusammengeführt, und keine Historie zieht um: Der vorhandene Datensatz erhält einfach die Rolle, die ihm fehlte. Das ist dasselbe Ergebnis, das der obige Hinweis Sie von Hand wählen lässt, hier automatisch angewendet, wenn die Steuer-ID keinen Zweifel lässt, dass es dasselbe Unternehmen ist.

Eine Privatperson hat keine NIP

Wenn Sie einen Geschäftspartner hinzufügen und das Feld NIP leer lassen, bietet der Dialog Das ist eine Privatperson (keine NIP) an. Setzen Sie das Häkchen, wenn der Geschäftspartner eine Person und kein Unternehmen ist. Lassen Sie es leer bei einem Unternehmen, dessen NIP Sie noch nicht haben: Der Geschäftspartner wird dann als Unternehmen gespeichert, dessen Steuer-ID noch nachzutragen ist, nicht als Privatperson. Das Häkchen wird nur angeboten, solange die NIP leer ist, und eine eingegebene NIP hat immer Vorrang.

Ein Geschäftspartner, bei dem Sie das Häkchen setzen, wird mit dem Identifikationstyp Privatperson gespeichert, und es wird keine Steuernummer abgefragt.

Einen bereits vorhandenen Geschäftspartner kennzeichnen. Im Datensatz des Geschäftspartners bietet Bearbeiten im Abschnitt Identität dasselbe Häkchen an, solange das Feld NIP leer ist. Entfernen Sie es, um den Geschäftspartner als Unternehmen zu erfassen, dessen NIP noch nachzutragen ist. Auf den älteren Kunden- und Lieferantenseiten bietet der Identifikationstyp in den Details eines Kunden oder in den Basisinformationen eines Lieferanten Privatperson neben Steuer-ID, PESEL und Keine an; seine Wahl löscht die Steuernummer. Überall dort, wo Sie eine NIP eingeben, wird der Geschäftspartner wieder als Unternehmen mit dieser NIP erfasst.

So wird es angezeigt. Der Abschnitt Identität des Datensatzes zeigt Privatperson an der Stelle der Steuernummer, und der Datensatz zählt eine Privatperson nicht als Datensatz ohne Steuer-ID.

Zuordnung und Tags

Der Abschnitt Zuordnung und Tags im Bereich eines Geschäftspartners enthält drei Felder, die ähnlich aussehen, aber unterschiedliche Aufgaben haben:

Transaktionsstichwörter sind Wörter, nach denen in der Beschreibung einer Banktransaktion gesucht wird. Eine Transaktion, deren Beschreibung eines davon enthält, wird für diesen Geschäftspartner vorgeschlagen.
Standard-Rechnungstags werden den Eingangsrechnungen des Geschäftspartners zugewiesen. Wird eine Eingangsrechnung dem Geschäftspartner zugeordnet, werden diese Tags automatisch hinzugefügt oder nur als Vorschläge angeboten, wenn Ihre Organisation das automatische Hinzufügen ausgeschaltet hat. Das Feld erscheint nur, wenn Ihre Organisation Rechnungen mit Tags versieht.
Budget-Tags sind Tags des Geschäftspartners selbst. In Budgets übernehmen die Kosten des Geschäftspartners diese Tags, wenn eine Ausgabe keinen eigenen Tag hat. Akzeptiert noch keine Tag-Gruppe Geschäftspartner, weist das Feld darauf hin, und ein Administrator kann dort eine einrichten.

Ist der Abschnitt geschlossen, zeigt seine Kopfzeile eine einzige Zahl, die alle drei Felder umfasst.

Ein Feld, das nicht gespeichert werden konnte, sagt es

Die Felder eines Geschäftspartners speichern sich selbst, sobald Sie sie verlassen. Es gibt also keine Schaltfläche „Speichern“ zu drücken und nichts zu vergessen. Ein erfolgreiches Speichern zeigt kurz ein Häkchen. Ein vom Server abgelehntes Speichern lässt an diesem Feld „Nicht gespeichert“ stehen, mit dem Grund, sofern der Server einen genannt hat, und das verblasst nicht; es bleibt, bis das Feld erfolgreich gespeichert wurde.

Der häufigste Grund ist eine Steuernummer, die bereits einem anderen Geschäftspartner gehört. Der eingegebene Wert bleibt im Feld, sodass Sie ihn korrigieren und das Feld erneut verlassen können; nichts geht verloren, und nichts wird als gespeichert verbucht, was es nicht ist.

Der Datensatz verhält sich wie jedes Formular, das laufend speichert:

Die Zahl oben. Wurden Änderungen nicht gespeichert, nennt der Kopf des Datensatzes ihre Anzahl, mit einem Sprung zur ersten, und die Kopfzeile des Datensatzes trägt einen roten Status, solange eine davon besteht. Eine abgelehnte Änderung erscheint nur an ihrem Feld, nie als separate Meldung.
Rückgängig machen. Nach dem Speichern einer Änderung schreibt Änderung rückgängig machen neben dem Feld und in einer Leiste am unteren Rand des Fensters den vorherigen Wert 8 Sekunden lang zurück. Jedes Feld zeigt seinen eigenen Speicherstatus, auch die Verknüpfungen zu Lieferant, Kunde, Verantwortlichem und Standardprojekt, die Schalter sowie die Zuordnungsstichwörter und Standard-Tags.
Keine Verbindung. Eine ohne Verbindung vorgenommene Änderung wartet und speichert sich selbst, sobald die Verbindung zurückkehrt.
Das Fenster schließen. Beim Schließen des Datensatzes wird zuerst gespeichert, was Sie gerade eingeben. Wird eine Änderung noch gespeichert, wartet sie oder wurde sie abgelehnt, fragt Flowtly nach, bevor sie verworfen wird.
Eingaben, bevor der Datensatz geladen ist. Was Sie eingeben, während der Datensatz noch lädt, bleibt erhalten, wenn er eintrifft; die Felder, die Sie nicht angefasst haben, füllen sich mit den gespeicherten Werten.

Die Einzelheiten stehen unter Formulare, die laufend speichern.

Beispiel-Anwendungsfälle

Einen neuen Lieferanten registrieren und sein Profil mit Steuer-ID, Zahlungsbedingungen und Kontaktdaten befüllen.
Die CRM-Anreicherung nutzen, um fehlende Unternehmensregistrierungsdaten bei bestehenden Datensätzen automatisch zu ergänzen.
Doppelte Geschäftspartnereinträge identifizieren und zusammenführen, die von verschiedenen Teammitgliedern angelegt wurden.
Markendatenqualitätsbewertungen überprüfen, um sicherzustellen, dass Logos und Namen der Geschäftspartner dokumentenübergreifend konsistent sind.
Den Vertragstext, den ein Geschäftspartner auf seinen Rechnungszeilen erfordert, als Vorlage speichern und beim Fakturieren auswählen.
Alle Kunden und Lieferanten in einer Liste sehen, sie nach Rolle filtern und die Geschäftspartner erkennen, deren Datensatz noch unvollständig ist.
Zwei Datensätze desselben Unternehmens aus der Liste zusammenführen und den mit den richtigen Angaben behalten.
Einen Geschäftspartner, der zugleich Ihr Kunde und Ihr Lieferant ist, in einem Schritt anlegen, statt ihn zweimal zu erstellen.
Den vollständigen Datensatz eines Geschäftspartners öffnen und zwischen seinen Verkaufsrechnungen, Einkaufsrechnungen, Kontakten und Dokumenten wechseln, ohne ihn zu verlassen.
Im Datensatz eines Lieferanten prüfen, welche seiner Rechnungen überfällig sind und wie seine letzten Zahlungen aussahen.
Einen bereits vorhandenen Kunden als Privatperson kennzeichnen, damit sein Datensatz keine fehlende Steuer-ID mehr meldet.