E-Rechnung

Das Modul E-Invoicing in Flowtly ermöglicht es Organisationen, elektronische Rechnungen in Übereinstimmung mit gesetzlichen Anforderungen zu versenden und zu empfangen. Es ist mit dem polnischen nationalen E-Rechnungssystem (KSeF) integriert, um den Austausch strukturierter Rechnungsdaten zwischen Ihrer Organisation und ihren Geschäftspartnern zu automatisieren.

Ausgehende Rechnungen, die in Flowtly erstellt werden, können automatisch in das erforderliche XML-Format konvertiert und an KSeF übermittelt werden. Das Modul überwacht den Übermittlungsstatus, speichert Bestätigungsnummern und kennzeichnet Validierungsfehler, damit Probleme behoben werden können, bevor sie Compliance-Fristen beeinträchtigen.

E-Invoicing hat keine eigene Seite. Die E-Invoicing-Aktionen für eine Rechnung öffnen sich in einem Panel aus dieser Rechnung, und die organisationsweite E-Invoicing-Konfiguration finden Sie in den Organisationseinstellungen auf der Seite Rechnungseinstellungen.

Die Synchronisierung eingehender Rechnungen ruft Rechnungen, die an Ihre Organisation ausgestellt wurden, direkt aus KSeF in Flowtly ab. Empfangene Rechnungen werden mit vorhandenen Lieferantendatensätzen abgeglichen und können durch Genehmigungsworkflows geleitet werden, wodurch die manuelle Dateneingabe und das Risiko von Verarbeitungsfehlern reduziert werden.

Ein rumänisches Unternehmen bei ANAF autorisieren. Ein rumänisches Unternehmen, dessen Anbieter unter Rumänisches E-Invoicing in den Rechnungseinstellungen der Organisation ANAF ist, muss Flowtly bei ANAF autorisieren, bevor Flowtly ANAF für dieses Unternehmen erreichen kann. Jedes gespeicherte Unternehmen mit diesem Anbieter zeigt seinen Autorisierungsstatus und eine Schaltfläche Bei ANAF autorisieren. Die Schaltfläche öffnet die Autorisierungsseite von ANAF in einem neuen Browser-Tab (blockiert der Browser den neuen Tab, öffnet sich die Seite im aktuellen). Genehmigen Sie dort den Zugriff, schließen Sie den Tab und kehren Sie zu Flowtly zurück: Der Status aktualisiert sich bei Ihrer Rückkehr. Der Status lautet:

• Nicht bei ANAF autorisiert: Das Unternehmen wurde noch nicht autorisiert.
• Autorisierung gestartet, bei ANAF noch nicht genehmigt: Die ANAF-Seite wurde geöffnet, der Zugriff wurde dort aber noch nicht genehmigt.
• Autorisiert bis Datum: Das Unternehmen ist autorisiert, und das Datum ist der Zeitpunkt, zu dem die Autorisierung abläuft.
• Läuft ab am Datum**, erneut autorisieren**: Die Autorisierung läuft bald ab. Autorisieren Sie vor diesem Datum erneut.
• Erneute Autorisierung erforderlich: Die Autorisierung ist abgelaufen. Autorisieren Sie erneut.

Ein Unternehmen, dessen Rechnungen ein anderer rumänischer Anbieter einreicht, zeigt eine Zeile, die besagt, dass dieser Anbieter seine Rechnungen einreicht und es daher keine ANAF-Autorisierung braucht, und hat keine Schaltfläche. Ein soeben hinzugefügtes oder geändertes Unternehmen zeigt seine Autorisierungszeile, sobald die Liste gespeichert ist. Kann der Status nicht gelesen werden, weist eine Meldung auf der Karte darauf hin; versuchen Sie es in einigen Minuten erneut. Kann die Autorisierungsseite nicht geöffnet werden, erscheint eine Meldung in der Zeile dieses Unternehmens. In beiden Fällen bleiben die Unternehmen bearbeitbar.

Lieferantenrechnungen von ANAF für ein rumänisches Unternehmen. Ein rumänisches Unternehmen, dessen Anbieter unter Rumänisches E-Invoicing in den Rechnungseinstellungen der Organisation ANAF ist, erhält seine Lieferantenrechnungen von ANAF (RO e-Factura) statt von KSeF. Flowtly ruft sie nach einem Zeitplan ab, und die Seite für eingehende Rechnungen bietet zusätzlich Lieferantenrechnungen von ANAF synchronisieren an, eine Schaltfläche pro solchem Unternehmen, für Benutzer, die Rechnungen verwalten. Unternehmen, die über einen anderen rumänischen Anbieter einreichen, haben diese Schaltfläche nicht, und eine Organisation ohne rumänisches Unternehmen sieht die Seite unverändert.

Eine Synchronisierung läuft jeweils für ein Unternehmen und kann einige Minuten dauern; solange sie läuft, sind die Synchronisierungsschaltflächen nicht verfügbar. Nach Abschluss zeigt das Unternehmen der Schaltfläche den Zeitpunkt dieser Synchronisierung und das Ergebnis an: wie viele Rechnungen gefunden wurden, wie viele neu waren, wie viele an Flowtly gesendet, wie viele übersprungen wurden und wie viele fehlgeschlagen sind. Beim Öffnen der Seite zeigt jedes solche Unternehmen außerdem an, wann es zuletzt synchronisiert wurde (Zuletzt synchronisiert mit Datum und Uhrzeit), oder Noch nie synchronisiert, wenn es noch nicht synchronisiert wurde; nach einer Synchronisierung über die Schaltfläche wird stattdessen der Zeitpunkt dieser Synchronisierung angezeigt. Der Zeitpunkt der letzten Synchronisierung beim Öffnen der Seite wird nur Administratoren angezeigt: Andere Benutzer sehen keinen Zeitpunkt, bis sie eine Synchronisierung ausführen, und keinen Fehler. Konnte ein Lauf nicht alle Rechnungen laden, weist das Ergebnis darauf hin, und der Rest wird automatisch abgerufen. Jedes Unternehmen behält sein eigenes Ergebnis, während ein anderes Unternehmen synchronisiert wird.

Eine Synchronisierung kann abgelehnt werden; das Ergebnis nennt dann den Grund in einem Satz:

• Das Unternehmen ist bei ANAF nicht autorisiert, oder seine Autorisierung ist abgelaufen. Autorisieren Sie es bei ANAF unter Rumänisches E-Invoicing in den Rechnungseinstellungen der Organisation und synchronisieren Sie dann erneut.
• Eine Synchronisierung für das Unternehmen läuft bereits. Warten Sie, bis sie abgeschlossen ist, und versuchen Sie es dann erneut.
• Die Synchronisierung wurde nicht abgeschlossen. Sie wird automatisch wiederholt, und Sie können es auch in einigen Minuten erneut versuchen.

Eine Lieferantenrechnung von ANAF, die bereits in Flowtly vorhanden ist. Liefert ANAF eine Rechnung, die Sie in Flowtly bereits erfasst hatten, bevor ihr Dokument eintraf, zum Beispiel aus einer importierten Liste früherer Rechnungen, wird das Dokument an diese Rechnung angehängt und sie wird zur E-Rechnung, statt dass eine zweite Kopie entsteht. Was darauf erfasst wurde, bleibt unverändert: Lieferant, Rechnungsnummer, Beträge, Kategorien und Zahlungszuordnung. Flowtly sucht zuerst eine Rechnung desselben Lieferanten mit derselben Rechnungsnummer. Da die von Hand erfasste Nummer oft von der Nummer bei ANAF abweicht (ANAF kann die Serienbuchstaben des Lieferanten und führende Nullen hinzufügen, sodass "531916" als "FAR0 531916" erscheint), sucht es anschließend die eine Rechnung desselben Lieferanten mit dem Ausstellungsdatum der Rechnung und demselben Netto- oder demselben Bruttobetrag. Passen mehrere Rechnungen, entscheidet die Nummer ohne Serienbuchstaben und führende Nullen zwischen ihnen. Eine Rechnung, die bereits ein eigenes E-Rechnungsdokument trägt, wird nie verwendet. Passen weiterhin mehrere Rechnungen, wird das ANAF-Dokument keiner davon angehängt, weil es sich um getrennte, echte Rechnungen handeln kann: Tragen Sie die richtige Rechnungsnummer bei der Rechnung ein, zu der das Dokument gehört, und es wird bei der nächsten Synchronisierung angehängt. Passt keine erfasste Rechnung, kommt das Dokument als neue Rechnung an.

Rechnungen eines rumänischen Unternehmens an ANAF senden. Bei einem rumänischen Unternehmen, dessen Anbieter unter Rumänisches E-Invoicing ANAF ist, wird eine Rechnung beim Senden bei ANAF (RO e-Factura) statt bei KSeF eingereicht, und die polnischen E-Invoicing-Einstellungen gelten für sie nicht. Das Unternehmen muss zuvor bei ANAF autorisiert werden. Bevor etwas gesendet wird, prüft Flowtly die Rechnung und lehnt sie ab, wenn etwas fehlt, mit einer Meldung, die nennt, was zu korrigieren ist, und sendet nichts:

• Die Rechnung ist in der Nummernreihe des Unternehmens nummeriert, lautet auf RON, hat mindestens eine Zeile, und jede Zeile hat 21 % oder 11 % MwSt.
• Ihr gespeicherter Bruttobetrag stimmt auf 0,01 genau mit dem Betrag überein, den ANAF aus den Zeilen mit je Satz gerundeter MwSt. berechnet.
• Der Kunde hat eine Steuernummer des Unternehmens (CUI) mit RO-Präfix und eine Adresse mit Straße. Sein Ort wird als "<Ort>, judet <Kreis>" geschrieben, in Bukarest als "Bucuresti, Sector <n>", weil ANAF den Kreis und für Bukarest den Sektor verlangt.
• Rechnungsname, Straße und Ort des Unternehmens in den Einstellungen der Organisation sind ausgefüllt, der Ort in derselben Schreibweise.

Eine Rechnung an eine Privatperson, deren Steuernummer eine persönliche Kennnummer (CNP) ist, wird nicht gesendet. Korrekturen können von Flowtly aus nicht an ANAF gesendet werden. Hat ANAF die Rechnung verarbeitet, vermerkt Flowtly, ob sie angenommen oder abgelehnt wurde, zusammen mit den Meldungen von ANAF.

Rechnungsnummern in einer rumänischen Nummernreihe. Für ein solches Unternehmen nummeriert Flowtly Rechnungen in der Nummernreihe des Unternehmens, zum Beispiel FSPA-0716, und setzt ab der höchsten bereits verwendeten Nummer fort. Die Nummer wird beim Erstellen der Rechnung vergeben, daher kann die Reihe Lücken haben: Ein gelöschter Entwurf lässt seine Nummer unbenutzt, und diese Nummer wird nie an eine andere Rechnung vergeben, weil eine gelöschte Rechnung schon auf dem Weg zu ANAF sein kann. Trägt eine andere Rechnung, auch eine gelöschte, dieselbe Nummer, wird die Rechnung nicht gesendet, bis sie eine neue Nummer erhält.

Eine an ANAF übergebene Rechnung kann nicht gelöscht werden. Sobald eine Rechnung an ANAF übergeben wurde, verweigert Flowtly das Löschen, auch solange sie noch in der Warteschlange wartet: ANAF erhält sie, ob sie in Flowtly gelöscht wird oder nicht. Beim Verweigern des Löschens wird nichts geändert. Nur eine von ANAF abgelehnte Rechnung kann weiterhin gelöscht werden.

Rechnungskorrekturen werden vollständig unterstützt, einschließlich Korrekturrechnungen und Berichtigungshinweisen. Das Modul führt eine lückenlose Nachverfolgung, die Originalrechnungen mit ihren Korrekturen verknüpft, sodass Ihre Aufzeichnungen jederzeit korrekt und prüfbar bleiben.

Eine übermittelte Rechnung kann nicht gelöscht werden. Sobald eine Rechnung an KSeF übergeben wurde, unabhängig davon, ob sie noch verarbeitet wird oder bereits gesendet oder akzeptiert wurde, verweigert Flowtly das Löschen. Die Behörde hat sie möglicherweise bereits, und ein Löschen würde dazu führen, dass Ihre Unterlagen nicht mehr mit dem übereinstimmen, was eingereicht wurde. Wird das Löschen verweigert, wird nichts verändert. Um eine solche Rechnung zu ändern, stellen Sie eine Korrekturrechnung aus. Eine Rechnung, die noch in der Warteschlange auf die Übermittlung wartet, und eine von KSeF abgelehnte Rechnung können weiterhin gelöscht werden. Für eine an ANAF übergebene Rechnung gilt eine strengere Regel, die oben beschrieben ist.

Rechnungen an Verbraucher. Eine Rechnung an einen polnischen Käufer ohne NIP, etwa eine Privatperson, wird so an KSeF übermittelt, dass der Käufer als Person ohne Steuerkennung gekennzeichnet ist; die Behörde akzeptiert sie dadurch als Rechnung an einen Verbraucher. Ein Käufer, dessen Kennungstyp NIP ist, dessen NIP aber leer ist oder keine Ziffern enthält, wird nicht als Verbraucher behandelt: Die Rechnung wird abgelehnt, statt übermittelt zu werden, sodass eine Geschäftsrechnung nie ohne die NIP des Käufers bei KSeF ankommt. Tragen Sie die NIP des Käufers beim Kunden ein oder entfernen Sie die Kennung, wenn der Käufer eine Privatperson ist, und übermitteln Sie die Rechnung erneut.

Käuferdaten auf einer bereits ausgestellten Rechnung. Eine ausgestellte Rechnung behält die Käuferdaten, mit denen sie ausgestellt wurde; eine spätere Bearbeitung des Kunden ändert sie daher nicht. Kann KSeF eine solche Rechnung wegen dieser Daten nicht annehmen (fehlende oder ungültige NIP, fehlende Kennungsart, fehlende Straße, fehlender Ort oder fehlende Postleitzahl oder ein Land, das kein zweistelliger Code ist), nennt die Meldung in der Vorschau den Ausweg, der für diese Rechnung funktioniert:

• Markierung als gesendet rückgängig machen, den Kunden korrigieren und die Rechnung dann an KSeF senden, bei einer Rechnung, die nur als gesendet erfasst wurde.
• Korrektur ausstellen, bei einer Rechnung, die bereits eine KSeF-Nummer hat.
• Keines von beiden, bei einer Rechnung, die per E-Mail verschickt und nie eingereicht wurde: Die Bearbeitung des Kunden ändert sie nicht, und eine Korrektur kann nicht an KSeF gesendet werden, weil die Rechnung keine KSeF-Nummer hat.

In diesen Fällen bietet die Vorschau Kunde bearbeiten nicht an, weil die Bearbeitung des Kunden die Rechnung nicht reparieren würde. Es wird angeboten, solange sich mindestens eine der Ablehnungen noch beim Kunden beheben lässt.

Zahlungsbedingungen. Wenn eine Rechnung eine Zahlungsart, aber kein Fälligkeitsdatum enthält, enthält das übermittelte Dokument die Zahlungsart und lässt den Abschnitt zur Zahlungsfrist weg, anstatt ein leeres Fälligkeitsdatum zu senden, das KSeF ablehnen würde. Fügen Sie der Rechnung ein Fälligkeitsdatum hinzu, wenn eine Zahlungsfrist im übermittelten Dokument erscheinen soll.

Beim Überprüfen einer empfangenen Rechnung akzeptieren die Felder für Netto- und Bruttobetrag negative Werte, sodass eine Korrekturrechnung, die den ursprünglichen Betrag verringert oder storniert, genau so erfasst werden kann, wie sie ausgestellt wurde. Ein negativer Nettobetrag in Kombination mit einem entsprechenden negativen Bruttobetrag wird als gültig akzeptiert und nicht als Fehler gekennzeichnet. Import einer bereits an KSeF übermittelten Korrektur. Dokumente, die Ihre Organisation an KSeF übermittelt hat, können in Flowtly importiert werden; so werden Aufzeichnungen nachgeholt, wenn Rechnungen außerhalb von Flowtly übermittelt wurden. Eine Korrektur wird als Korrektur importiert und mit der Rechnung verknüpft, die sie korrigiert, sodass die Summen des Originals aktualisiert werden, statt unverändert zu bleiben. Diese Verknüpfung ist erforderlich: Ist die korrigierte Rechnung noch nicht in Flowtly vorhanden, wird die Korrektur mitsamt Begründung als übersprungen gemeldet, anstatt als eigenständiges Dokument anzukommen, das nichts korrigieren würde — importieren Sie zuerst das Original und führen Sie den Import dann erneut aus. Eine Korrektur, die in einer Zeile die Menge null angibt, so wird eine reine Preis- oder Wertkorrektur ausgestellt, wird normal importiert.

Wie eine importierte Rechnung ankommt. Eine aus KSeF importierte Rechnung kommt als ausgestellt mit „Zustellung offen“ an, nicht als Entwurf — sie ist bereits an die Behörde übermittelt, daher lässt sich ihr Inhalt nicht mehr ändern. Flowtly kann nicht erkennen, ob sie auch an den Kunden versendet wurde, deshalb wird sie erst angemahnt, wenn Sie sie als versendet erfassen. Dasselbe gilt, wenn der Import eine Rechnung, die Sie in Flowtly als Entwurf angelegt haben, bereits an KSeF übermittelt vorfindet.

Beispiel-Anwendungsfälle

• Ausgangsrechnungen nach der Genehmigung in Flowtly automatisch an KSeF übermitteln.
• Eingangsrechnungen von KSeF synchronisieren und zur internen Genehmigung weiterleiten.
• Ein rumänisches Unternehmen bei ANAF autorisieren und sehen, wann diese Autorisierung abläuft.
• Die Lieferantenrechnungen eines rumänischen Unternehmens bei Bedarf von ANAF abrufen und prüfen, wie viele eingetroffen sind.
• Das ANAF-Dokument zu einer bereits von Hand erfassten Rechnung erhalten, ohne ein Duplikat zu erzeugen.
• Die Rechnung eines rumänischen Unternehmens an ANAF senden und zuvor die Kundenadresse oder Steuernummer korrigieren, die die Ablehnung nennt.
• Korrekturrechnungen erstellen und übermitteln, wenn Abrechnungsfehler festgestellt werden.
• Den Status aller übermittelten Rechnungen überwachen und XML-Validierungsfehler zeitnah beheben.
• Eine vollständige Prüfspur aller elektronischen Rechnungsaustausche für die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften führen.