Buchhalter-Rückfragen zu Transaktionen

Flowtly Redaktionsteam3 min

Anstatt Klärungen per E-Mail zu verfolgen, ermöglicht Flowtly Ihrem Buchhalter, Fragen direkt an einer bestimmten Banktransaktion oder einem eingehenden Kostendokument zu stellen — und Ihnen, dort zu antworten. Der gesamte Austausch bleibt dem betreffenden Datensatz zugeordnet und liefert einen klaren Prüfpfad beim Monatsabschluss.

So funktioniert es

Jede Zeile in der Transaktionsliste sowie jede Zeile eines eingehenden Kostendokuments (Lieferantenrechnung) besitzt einen Diskussions-Thread. Sie oder Ihr Buchhalter können den Thread öffnen und eine Frage stellen. Die andere Seite erhält eine Benachrichtigung, antwortet im Thread, und sobald die Sache geklärt ist, wird die Frage als gelöst markiert. Das gesamte Gespräch bleibt für zukünftige Nachschlagezwecke mit dem Datensatz verknüpft.

Eine Frage zu einer Transaktion oder einem Kostendokument stellen

  1. Öffnen Sie die Transaktionsliste (für Banktransaktionen) oder die Liste Eingehende Dokumente (für Lieferantenrechnungen / Kostendokumente).
  2. Suchen Sie die Zeile, die Sie besprechen möchten. Jede Zeile besitzt auf der rechten Seite ein Chat-Blasen-Symbol; wenn es ungelöste Fragen gibt, zeigt das Symbol einen Zähler an.
  3. Klicken Sie auf das Chat-Blasen-Symbol, um die Diskussionsleiste auf der rechten Seite des Bildschirms zu öffnen.
  4. Geben Sie Ihre Frage ein und klicken Sie auf Senden. Die andere Seite wird sofort benachrichtigt.

Ihr Buchhalter kann dasselbe aus der Buchhaltungsansicht tun — er findet die Zeile, klickt auf das Chat-Blasen-Symbol und stellt die Frage direkt in der Diskussionsleiste.

Eine Frage beantworten

Öffnen Sie die Benachrichtigung oder navigieren Sie selbst zum Datensatz. Klicken Sie auf das Chat-Blasen-Symbol in der Zeile, um die Diskussionsleiste zu öffnen. Sie sehen alle Nachrichten im Thread. Geben Sie Ihre Antwort ein und klicken Sie auf Senden. Die Anzahl der Nachrichten im Thread ist unbegrenzt.

Der Fragen-Posteingang

Um alle offenen Fragen zu sämtlichen Transaktionen und Kostendokumenten auf einen Blick zu sehen, gehen Sie zu Buchhaltung → Fragen (/accountancy/questions). Der Posteingang listet alle Threads mit ungelösten Fragen auf, geordnet nach Datensatz. So können Sie Monatsabschluss-Rückfragen effizient abarbeiten, ohne jeden Datensatz einzeln öffnen zu müssen.

Das Badge für ungelöste Fragen

Der Eintrag Buchhaltung in der Navigationsleiste zeigt ein Badge mit der Anzahl ungelöster Fragen. Das Badge aktualisiert sich in Echtzeit, sobald Fragen gestellt oder gelöst werden — Sie sehen immer auf Anhieb, ob Handlungsbedarf besteht.

Eine Frage als gelöst markieren

Sobald ein Sachverhalt geklärt ist, öffnen Sie die Diskussionsleiste der betreffenden Zeile und klicken Sie auf Als gelöst markieren. Gelöste Fragen werden aus dem Fragen-Posteingang ausgeblendet, bleiben aber im Thread-Verlauf des Datensatzes sichtbar — der Prüfpfad geht nie verloren. Ein gelöster Thread kann bei Bedarf auch wieder geöffnet werden.

Benachrichtigungen

Flowtly sendet Benachrichtigungen über die Kategorie Buchhaltung, wenn:

  • Eine neue Frage zu einer Transaktion oder einem Kostendokument gestellt wird, an dem Sie beteiligt sind.
  • Jemand in einem Thread antwortet, an dem Sie teilnehmen.
  • Eine Frage zu Ihrem Datensatz als gelöst markiert wird.

In Einstellungen → Benachrichtigungen können Sie festlegen, über welche Kanäle (In-App, E-Mail, Mobile Push) Sie diese Benachrichtigungen erhalten.

Beispielanwendungen

  • Monatsabschluss: Ihr Buchhalter fragt nach einer fehlenden USt-IdNr. bei einer Kostentransaktion. Sie antworten mit den Lieferantendaten, der Buchhalter markiert die Frage als gelöst, und der Austausch bleibt für den Prüfer an der Transaktion gespeichert.
  • Kostendokument-Rückfrage: Eine Lieferantenrechnung ist auf zwei Budgetpositionen aufgeteilt und der Buchhalter benötigt eine Bestätigung. Der Thread am Kostendokument dokumentiert die Entscheidung, ohne dass eine E-Mail-Korrespondenz rekonstruiert werden muss.
  • Stapelbearbeitung: Nutzen Sie den Fragen-Posteingang in der Buchhaltung, um alle offenen Rückfragen in einer Sitzung abzuarbeiten, anstatt Datensätze einzeln zu öffnen.

Beziehungskarte

Verweist aufVerbrauchtTeil vonAbgeleitet aus
Hier beschriebenAnderswo beschrieben
invoice berechnet an counterparty. invoice besteuert mit tax-group. cost belastet budget. cost geschuldet an counterparty. bank-transaction abgeglichen mit invoice. contract plant payment-schedule-line. contract verknüpft mit budget. budget deckt ab project. invoice abgerechnet aus project. project verknüpft mit budget. lead wird zu counterparty. deal verkauft an counterparty.berechnet anbesteuert mitbelastetgeschuldet anabgeglichen mitplantverknüpft mitdeckt ababgerechnet ausverknüpft mitwird zuverkauft anRRechnung — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.RechnungGGeschäftspartner — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.GeschäftspartnerSSteuergruppe — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.SteuergruppeKKosten — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.KostenBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetBBanktransaktion — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.BanktransaktionVVertrag — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.VertragZZahlungsplanposition — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.ZahlungsplanpositionPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektIInteressent — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.InteressentDDeal — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Deal