Verträge

Verträge in Flowtly definieren die finanziellen Bedingungen Ihrer Geschäftsbeziehungen — sie verknüpfen ein Budget mit einer strukturierten Reihe von Zahlungsplanpositionen. Jeder Vertrag legt fest, wann Zahlungen fällig sind, in welcher Höhe und in welche Richtung (Lieferantenrechnung oder Kundenabrechnung), sodass Sie jederzeit volle Transparenz über zugesagte Zahlungsströme haben.

Schlüsselkonzepte

• Zahlungsplanpositionen — einzelne Positionen mit Betrag, Fälligkeitsdatum und Zahlungsrichtung (Lieferant oder Kunde)
• Budgetverknüpfung — ein Vertrag ist immer mit einem Budget verbunden, das als finanzieller Rahmen für das Engagement dient
• Richtung — Lieferantenverträge erfassen Kosten, die Sie schulden; Kundenverträge erfassen Einnahmen, die Sie erwarten
• Automatische Zahlungsplanerstellung — Verträge können auf Basis eines definierten Intervalls automatisch wiederkehrende Zahlungsplanpositionen generieren
• Dokumentenanhänge — fügen Sie unterzeichnete Vertragsdateien, Nachträge oder unterstützende Dokumente direkt an den Vertragsdatensatz an
• Zahlungsbedingungen — wie lange der Vertragspartner Zeit zur Zahlung hat, ab welchem Datum die Frist läuft und ob die Zahlung im Voraus oder im Nachhinein fällig ist
• Automatisches Auslesen — laden Sie einen unterzeichneten Vertrag hoch, und Flowtly liest Parteien, Termine, Zahlungsbedingungen und Preise daraus. Sie können das Auslesen jederzeit über die Vertragsdokumente erneut starten, etwa nach einem korrigierten Scan
• Sätze und Gesamtwert — manche Verträge nennen überhaupt keinen Gesamtwert. Ein Mietvertrag mit Preis je m² nennt einen Satz, eine Fläche und eine Laufzeit; die Summe steht nirgends. Flowtly speichert den Satz genau so, wie der Vertrag ihn ausweist, und lässt den Gesamtwert leer, statt eine Zahl zu erfinden. Geben Sie die Laufzeit ein, schlägt Flowtly einen berechneten Gesamtwert vor, den Sie übernehmen können

Zahlungsbedingungen

Ein Vertrag enthält drei Angaben darüber, wann seine Rechnungen fällig werden, und Flowtly speichert jeden dieser Werte separat, anstatt sie in einer einzigen Zahl zusammenzufassen:

• Zahlungsfrist (Tage) — die Anzahl der zulässigen Tage.
• Gerechnet ab — das Datum, ab dem die Frist läuft: Rechnungszustellung, Rechnungsausstellung, Periodenbeginn oder Ein Ereignis. Zustellung und Ausstellung werden bewusst getrennt gehalten, da es sich um tatsächlich unterschiedliche Daten handelt und viele Verträge die erstere binden.
• Zahlung — ob der Betrag im Voraus oder im Nachhinein fällig ist.

Ein leeres Fristfeld bedeutet, dass der Vertrag dazu schweigt. Das ist eine andere Aussage als eine Frist von null Tagen und wieder eine andere als Zahlung im Nachhinein — daher werden die Felder leer gelassen statt mit Standardwerten befüllt, und das Öffnen eines Vertrags schreibt niemals eine Bedingung hinein, die das Dokument nicht tatsächlich enthält.

Diese Felder erscheinen sowohl im Vertrag selbst als auch auf dem Bildschirm, auf dem ein hochgeladener Vertrag überprüft wird, sodass aus dem Dokument gelesene Bedingungen an derselben Stelle geprüft und korrigiert werden können, an der sie gefunden wurden.

Vertragsunterlagen

Vertrags- und Anlagendateien werden dem Vertragsdatensatz beigefügt und darin aufgeführt. Ein Dokument kann direkt in der Vorschau geöffnet werden — die Datei öffnet sich in einem Viewer, ohne den Vertrag zu verlassen — was in der Regel ausreicht, um zu bestätigen, was unterzeichnet wurde. Alles, was der Viewer nicht darstellen kann, wird stattdessen zum Download angeboten.

Neben der Vorschau bleibt eine separate Herunterladen-Aktion vorhanden, da das Herausziehen der unterzeichneten Datei aus Flowtly und das Lesen darin zwei unterschiedliche Aufgaben sind.

Anwendungsbeispiele

• Festpreis-Projektabrechnung: Erstellen Sie einen Kundenvertrag mit monatlichen Zahlungsmeilensteinen, die mit einem Projektbudget verknüpft sind, damit Sie stets wissen, was abgerechnet wurde und was noch aussteht.
• Lieferanten-Retainer: Richten Sie einen Lieferantenvertrag mit wiederkehrenden monatlichen Positionen für eine Softwarelizenz oder ein Beratungshonorar ein — Flowtly generiert die Positionen und meldet überfällige Zahlungen.
• Subunternehmer-Zahlungen: Verknüpfen Sie einen Lieferantenvertrag mit einem Projektbudget, um die Kosten des Subunternehmers gegenüber der geplanten Ausgabe zu verfolgen.
• Einen Begriff prüfen, bevor eine Zahlung angemahnt wird: Lesen Sie die Frist und wovon sie gezählt wird direkt im Vertrag ab, anstatt das unterzeichnete Dokument zum Auffinden der Klausel erneut zu öffnen.
• Bestätigung des Unterzeichneten: Schauen Sie sich die angehängte Vertragsdatei direkt an, um ein Detail zu prüfen, ohne sie zuerst herunterzuladen.