Vertragsnachträge

Flowtly Redaktionsteam5 min

Ein Nachtrag hält fest, welche Werte ein Vertrag angenommen hat und ab welchem Datum. Der Vertrag selbst behält die Werte, zu denen er vereinbart wurde; jeder Nachtrag nennt die Werte, die ab seinem Wirksamkeitsdatum gelten.

Der übliche Anlass ist ein Wert, der im unterzeichneten Vertrag nicht steht. Bei einem Mietvertrag mit Ausbau ist die Miete ein Satz pro m², und die Fläche wird erst nach der Übergabe der Räume gemessen; die Zahl, die über die Miete entscheidet, kommt also später. Im Nachtrag wird diese Zahl erfasst. Eine Mietanpassung, ein neues Enddatum oder ein geänderter Betrag pro Periode werden auf dieselbe Weise erfasst.

Wo Sie ihn finden

Öffnen Sie einen gespeicherten Vertrag aus der Vertragsliste. Der Abschnitt Nachträge steht unter Preise und ist bei jedem gespeicherten Vertrag vorhanden, auch bei einem, der nie geändert wurde: Ein Vertrag ohne Nachträge weist darauf hin und behält den Wert, zu dem er vereinbart wurde.

Jeder Nachtrag in der Liste zeigt:

  • Ab und das Datum, ab dem er gilt
  • Wert - den Vertragswert nach dem Nachtrag
  • Fläche in m² oder Keine Fläche hinterlegt
  • Pro Periode - den Betrag einer Periode, wenn der Nachtrag einen nennt
  • die Notiz, falls eine geschrieben wurde

Der neueste Nachtrag steht an erster Stelle.

Einen Nachtrag anlegen

Nachtrag anlegen steht Personen zur Verfügung, die Verträge oder Budgets verwalten. Es öffnet ein Formular mit diesen Feldern:

  • Wirksam ab - erforderlich.
  • Vertragswert danach - erforderlich, in der Währung des Vertrags und größer als null.
  • Fläche danach (m²)
  • Kosten einer Periode
  • Beginn und Ende - die Laufzeit des Vertrags nach dem Nachtrag.
  • Notiz

Ein Nachtrag nennt das ganze Bild, nicht die Änderung

Ein Nachtrag hält fest, welche Werte ab seinem Wirksamkeitsdatum gelten, nicht was sich geändert hat. Ein leer gelassenes Feld wird so erfasst, dass es nach dem Nachtrag keinen Wert hat; es bedeutet nicht „unverändert“.

Deshalb öffnet sich das Formular bereits mit dem ausgefüllt, was heute gilt: aktueller Vertragswert, Fläche, Betrag pro Periode und Daten. Um eine gemessene Fläche zu erfassen, tragen Sie die Fläche ein und lassen den Rest unverändert. Ein Feld zu leeren ist eine bewusste Aussage, dass der Vertrag ab diesem Datum keinen solchen Wert hat - ein Nachtrag mit leerem Ende erfasst zum Beispiel einen Vertrag ohne Enddatum.

Die Liste macht denselben Unterschied sichtbar: Ein Nachtrag mit leerer Fläche zeigt Keine Fläche hinterlegt, statt die Fläche auszublenden.

Einen Nachtrag korrigieren

Ein Nachtrag kann nicht bearbeitet werden. Er ist die Aufzeichnung dessen, was zu einem bestimmten Zeitpunkt vereinbart wurde; ein falscher Nachtrag wird daher korrigiert, indem Sie ihn löschen und den richtigen anlegen. Personen, die Nachträge anlegen können, sehen neben jedem eine Löschen-Schaltfläche. Das Löschen erfolgt sofort, ohne Bestätigungsschritt.

Eine Position nach der gemessenen Fläche bewerten

Eine Fläche allein ändert nichts an den Preispositionen. Jede gespeicherte Position unter Preise hat einen Schalter Nach aufgemessener Fläche abgerechnet, der besagt, dass die Position mit der Fläche des Vertrags multipliziert wird statt mit ihrer eigenen Menge.

  • Bei geltender Fläche zeigt die Position gültige Fläche: und die Fläche, und ihre Summe im Vertrag wird aus dieser Fläche berechnet. Die geltende Fläche ist die des letzten Nachtrags, der bereits in Kraft getreten ist, oder die eigene Fläche des Vertrags, wenn er nie geändert wurde.
  • Ohne Fläche zeigt die Position noch keine Aufmessung — Nachtrag anlegen, und ihre Summe bleibt unvollständig. Das ist der normale Zustand zwischen Unterzeichnung und Übergabe. Flowtly greift nicht auf die eigene Menge der Position zurück, denn genau diese soll der Schalter ersetzen.
  • Eine Position mit ausgeschaltetem Schalter verwendet weiterhin ihre eigene Menge, und eine Pauschale bleibt eine Pauschale.

Der Schalter gilt pro Position, weil ein Mietvertrag üblicherweise die Miete pro m² bewertet und eine feste Gebühr, etwa einen Marketingbeitrag, als Pauschalbetrag im selben Dokument.

Anwendungsbeispiele

  • Die gemessene Fläche bei einem Mietvertrag mit Ausbau erfassen: Nach der Übergabe messen die Räume 850 m². Legen Sie einen Nachtrag mit Wirkung ab dem Übergabedatum an, tragen Sie 850 bei Fläche danach (m²) ein, lassen Sie die übrigen Werte wie vorausgefüllt und schalten Sie Nach aufgemessener Fläche abgerechnet für die Mietposition ein.
  • Die Mietposition vor der Messung kennzeichnen: Schalten Sie die Mietposition beim Erfassen des Vertrags auf Nach aufgemessener Fläche abgerechnet, damit sie noch keine Aufmessung anzeigt und sichtbar unvollständig bleibt, bis die Fläche erfasst ist.
  • Eine Mietanpassung: Legen Sie ab dem Anpassungsdatum einen Nachtrag mit dem neuen Vertragswert und Betrag pro Periode an; die früheren Werte bleiben als Verlauf in der Liste.
  • Die Laufzeit verlängern: Legen Sie einen Nachtrag mit dem neuen Ende-Datum an und lassen Sie Wert und Fläche unverändert.
  • Einen falsch eingegebenen Nachtrag beheben: Löschen Sie ihn und legen Sie ihn mit den richtigen Werten neu an.

Beziehungskarte

Verweist aufVerbrauchtAbgeleitet ausTeil vonPlan vs. Ist
Hier beschriebenAnderswo beschrieben
invoice berechnet an counterparty. invoice besteuert mit tax-group. cost belastet budget. cost geschuldet an counterparty. bank-transaction abgeglichen mit invoice. bank-connection imports bank-transaction. contract plant payment-schedule-line. payment-schedule-line invoiced as invoice. contract vereinbart mit counterparty. contract verknüpft mit budget. contract bestellt purchase-order-line. contract geändert durch contract-amendment. contract führt auf contract-clause. purchase-order-line bepreist position. purchase-order-line geschätzt gegen time-entry. budget raises budget-alert. budget deckt ab project. counterparty standardmäßig budget. counterparty standardmäßig project. invoice abgerechnet aus project. set-off-declaration verrechnet invoice. set-off-declaration erklärt gegenüber counterparty. project verknüpft mit budget. tenant-turnover gemeldet von counterparty. tenant-turnover Fläche aus contract. utilities-statement calculated for contract. lead wird zu counterparty. deal verkauft an counterparty.berechnet anbesteuert mitbelastetgeschuldet anabgeglichen mitimportsplantinvoiced asvereinbart mitverknüpft mitbestelltgeändert durchführt aufbepreistgeschätzt gegenraisesdeckt abstandardmäßigstandardmäßigabgerechnet ausverrechneterklärt gegenüberverknüpft mitgemeldet vonFläche auscalculated forwird zuverkauft anRRechnung — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent — or, when it went out some other way, recorded as delivered.RechnungGGeschäftspartner — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.GeschäftspartnerSSteuergruppe — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.SteuergruppeKKosten — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.KostenBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetBBanktransaktion — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.BanktransaktionBBank connection — The consented link to one bank that transactions arrive through. It can stop working on its own — a consent expires or is withdrawn — so it reports whether it is still working.Bank connectionVVertrag — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.VertragZZahlungsplanposition — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.ZahlungsplanpositionBBestellposition — One line of a purchase order: a role priced by the hour with the hours estimated for it, or a deliverable priced as an outcome. A deliverable carries no hours at all.BestellpositionVVertragsnachtrag — What a contract's value, area, per-period amount and dates are from a given date. It states the whole picture rather than the change, and the contract keeps its as-agreed values.VertragsnachtragRRechnungsklausel — A rule a contract states about how its invoices are raised, such as which exchange rate converts the amount, quoted in the contract's own words. It informs the invoice; it is never applied automatically.RechnungsklauselPPosition — The catalogue of job titles a project role is drawn from.PositionZZeiteintrag — What actually happened — work time logged against a project.ZeiteintragBBudget alert — A notice that a budget has gone off plan - spending over the planned amount, or a margin below the one that was planned. It is raised by a daily check rather than by anyone asking for it.Budget alertPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektAAufrechnungserklärung — A record that your invoices to one counterparty and its cost documents were settled against each other, in amounts that balance exactly. It lowers what remains due on the invoices; it is not a payment.AufrechnungserklärungMMieterumsatz — A tenant's reported sales for one month, entered by staff and used for reporting only. An absent figure means not reported, which is a different statement from a reported zero.MieterumsatzUUtilities statement — One lease's electricity for one month, the kWh its meters recorded times the tariff in force. A draft until finalised, then it never changes; a correction is a new draft.Utilities statementIInteressent — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.InteressentDDeal — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Deal