Online-Reservierungssystem

Objektbuchungsprozess Ressourcenbuchung durch einen Mitarbeiter Als Mitarbeiter navigieren Sie, um eine Ressource zu buchen, zum Menüpunkt Objektbuchung im Hauptmenü auf der linken Seite. Dort finden Sie 2 Tabs: Der erste, Reservierungen , zeigt eine Liste der Ihnen zugewiesenen Ressourcen. Der zweite Tab, Buchen , zeigt alle verfügbaren Ressourcen. Als Mitarbeiter können Sie jede Ressource buchen, sofern diese für den gewünschten Zeitraum nicht bereits reserviert ist. Die Verfügbarkeit überprüfen Sie über das Feld „Verfügbar ab" oben rechts im Tab Buchen . Dieses Feld ermöglicht es Ihnen, ein Startdatum und eine Startzeit zu definieren, ab der die verfügbaren Ressourcen in der Liste angezeigt werden. Eine Ressource, die für tägliche Buchungen konfiguriert ist, wird für den gesamten Tag als belegt angezeigt, während eine für Minutenbuchungen konfigurierte Ressource außerhalb ihrer gebuchten Stunden als verfügbar erscheint. Buchung Erweitern Sie die Gruppe und wählen Sie die gewünschte Ressource aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche „Buchen". Tagesbuchung Es öffnet sich ein Fenster mit einer Kalenderansicht, die den gesamten Monat darstellt und vergangene sowie den aktuellen Tag markiert. Um eine Ressource zu buchen, wählen Sie einen verfügbaren Zeitraum im Kalender aus und markieren Sie die gewünschten Tage per Drag-and-drop . Um beispielsweise die Tage vom 5. bis 9. auszuwählen, klicken Sie auf den 5. Tag des Monats und ziehen Sie mit gedrückter Maustaste bis zum 9. Tag. Bestätigen Sie die Buchung anschließend durch Klicken auf das Speichern-Symbol oder stornieren Sie sie durch Klicken auf das Kreuz-Symbol. Unter dem Kalender finden Sie zusätzlich die Felder „Reservierung von/bis". Diese Felder werden basierend auf dem im Kalender ausgewählten Zeitraum vorausgefüllt. Sie können diese Felder verwenden, um die Reservierung manuell anzupassen – zum Beispiel, um sie in den nächsten Monat zu verlängern. Diese Art der Anpassung ist nicht per Drag-and-drop möglich, kann jedoch durch manuelle Eingabe in diesen Feldern vorgenommen werden. Minutenbuchung Es öffnet sich ein Fenster mit einer Kalenderansicht, die die Tage der aktuellen Woche anzeigt. Um eine Ressource, z.B. einen Raum von 10:00 bis 10:45 Uhr, zu buchen, suchen Sie einen verfügbaren Slot und wählen Sie den gewünschten Zeitraum per Drag-and-drop aus. Bestätigen Sie die Buchung anschließend durch Klicken auf das Speichern-Symbol oder stornieren Sie sie durch Klicken auf das Kreuz-Symbol. Benötigen Sie eine präzisere Kontrolle über die Reservierungszeit, als es per Drag-and-drop möglich ist, klicken Sie auf das Uhr-Symbol bei der Buchung. Dadurch öffnet sich ein Zeitenauswahl-Modal, in dem Sie Start- und Endzeit Ihrer Reservierung manuell eingeben können. Permanente Buchung Einige Ressourcen – wie Schreibtische – können bestimmten Benutzern dauerhaft zugewiesen werden. Hierbei handelt es sich nicht um zeitlich begrenzte Reservierungen wie stündliche oder tägliche Buchungen. Stattdessen bleibt die Ressource ab einem definierten Startdatum auf unbestimmte Zeit zugewiesen. So nehmen Sie eine permanente Buchung vor: Suchen Sie eine Ressource, die als dauerhaft verfügbar gekennzeichnet ist (erkennbar an einem grünen Punkt und der Schaltfläche „Buchen"). Klicken Sie auf die Schaltfläche „Buchen". Geben Sie im erscheinenden Modal ein Startdatum für die permanente Buchung über den Kalender-Auswähler ein. Klicken Sie auf „Buchen", um abzuschließen. Nach der Buchung wird die Ressource als „Dauerhaft" reserviert angezeigt und kann von anderen Benutzern nicht ausgewählt werden. Eine permanente Buchung hat kein Enddatum: Sie verbleibt im Tab Reservierungen und gibt den Inhaber an, solange die Zuweisung besteht. Sie endet erst, wenn sie storniert oder die Ressource neu zugewiesen wird. Eine Ressource kann nur einen Inhaber gleichzeitig haben, und eine Buchung, die mit einer bestehenden überschneidet, wird mit der Meldung „Dieser Zeitraum ist reserviert" abgelehnt. Nur eine Person kann eine Ressource freigeben — durch Stornierung der Reservierung oder Weitergabe an jemand anderen —, daher läuft eine Buchung nie von selbst ab. Nach Bestätigung der Buchung wird eine Reservierung erstellt und eine E-Mail-Benachrichtigung zur Information an den Mitarbeiter gesendet. Die Reservierung wird im Tab Reservierungen und im Widget auf dem Dashboard sichtbar sein. Gespeicherte Reservierung ändern Eine bestehende Reservierung kann nach dem Speichern bearbeitet werden — um die Abrechnungsdetails zu korrigieren oder den Start- oder Endzeitpunkt zu verschieben. Öffnen Sie die Reservierung im Tab Reservierungen , passen Sie die Felder an und speichern Sie. Die Überschneidungsprüfung ignoriert die bearbeitete Reservierung, sodass das Beibehalten oder Verkürzen des eigenen Zeitraums akzeptiert wird; nur eine Überschneidung mit einer anderen Buchung derselben Ressource wird abgelehnt, mit der Meldung „Dieser Zeitraum ist reserviert". Stornierung einer Reservierung Eine Stornierung ist jederzeit möglich, vorausgesetzt, der Buchungszeitraum ist noch nicht abgelaufen. In einem solchen Fall verbleibt die Reservierung zu statistischen Zwecken im System. Um Ihre Reservierung zu stornieren, wählen Sie in der Hauptansicht im Tab Reservierungen die gewünschte Reservierung aus, klicken Sie auf die X-Schaltfläche, geben einen Grund an und bestätigen die Stornierung. Die Stornierung wird durch eine E-Mail-Benachrichtigung bestätigt. Anwendungsbeispiele Besprechungsraum buchen: Reservieren Sie schnell einen Konferenzraum für eine bestimmte Stunde oder einige Stunden mit dem Buchungstyp „Minuten". Projektbereich reservieren: Sichern Sie sich einen dedizierten Arbeitsplatz oder Projektraum für mehrere aufeinanderfolgende Tage oder Wochen mit dem Buchungstyp „Täglich". Einen Schreibtisch dauerhaft zuweisen: Weisen Sie einem neuen Mitarbeiter einen dauerhaften Schreibtisch zu und stellen Sie sicher, dass dieser ab einem bestimmten Startdatum auf unbestimmte Zeit ihm zugewiesen ist, indem Sie den Buchungstyp „Permanent" verwenden. Reservierung ändern oder stornieren: Passen Sie eine bestehende Buchung einfach an oder stornieren Sie sie, wenn sich Pläne ändern, und geben Sie die Ressource für andere frei. Verwandte Seiten Objektbuchung Buchungsmöglichkeit sperren Neues Objekt erstellen oder bearbeiten App-Routen Objektbuchung öffnen (Tab „Buchen") Meine Reservierungen öffnen (Tab „Reservierungen")

Ressourcen erstellen oder bearbeiten Ressourcen erstellen oder bearbeiten Um eine neue Ressource zu erstellen, navigieren Sie zu den Einstellungen unter dem Zahnradsymbol und wählen Sie dort die Kachel „Ressourcen“. In der ersten Ansicht sehen Sie eine Liste der vorhandenen Ressourcen, kategorisiert nach Typ. Durch Erweitern einer einzelnen Gruppe wird eine Liste aller Ressourcen mit ihren grundlegenden Parametern angezeigt. Oben auf der Seite finden Sie das Feld „Buchungstage-Limit“, mit dem Sie die maximale Buchungsdauer in Tagen festlegen können. Als Administrator oder Ressourcenmanager haben Sie die Möglichkeit, neue Ressourcen zu erstellen und bestehende zu verwalten. Im Hauptbereich der Ressourcen-Ansicht sehen Sie bereits erstellte Ressourcen und können diese bearbeiten oder neue hinzufügen: Um eine neue Ressource hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Ressource hinzufügen . Um eine bestehende Ressource zu bearbeiten, klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Bleistiftsymbol neben der jeweiligen Ressource. In beiden Fällen öffnet sich ein Formular mit den erforderlichen und optionalen Datenfeldern für die Ressource. Dieses Formular enthält alle notwendigen Felder, um jede Kombination von Artikel und Ort zu konfigurieren. Neben grundlegenden Feldern wie Name oder Beschreibung können Sie angeben: Status – Verfügbar/Verkauft/Beschädigt. Standardmäßig können Ressourcen nicht gelöscht, sondern lediglich durch Ändern ihres Status „ausgeschieden“ werden. Typ – z. B. Computer, Monitor, Konferenzraum, Besprechungsraum usw. Sichtbarkeit – legt fest, ob die Ressource in der Reservierungsliste für Mitarbeiter sichtbar ist. Ist sie unsichtbar, kann sie nur von einem Manager zugewiesen werden. Vielfaches – definiert die minimale Zeiteinheit und die Vielfachen der Zeit, für die die Ressource reserviert werden kann. Diese Option ist nur verfügbar, wenn der Buchungstyp auf Minuten eingestellt ist. Der Standardwert ist 15 Minuten , kann aber pro Ressource konfiguriert werden (z. B. 5, 10, 15 oder 30 Minuten). Das Vielfache darf 30 Minuten nicht überschreiten. Sowohl die Größenanpassung per Drag-and-Drop als auch die manuelle Eingabe über das Uhrzeit-Modal richten sich nach dem definierten Intervall. Das Buchungsraster ist auf das definierte Vielfache ausgerichtet, um Konsistenz zu gewährleisten. Buchungstyp – Minuten, Stunden, Permanent (z. B. Buchungen von 15 Minuten oder 1 Tag). Ein permanenter Buchungstyp bedeutet, dass die Ressource einem Mitarbeiter dauerhaft zugewiesen wird, ohne eine festgelegte Endzeit. Standort – gibt an, wo sich die Ressource befindet. Standorte können in den Einstellungen unter dem Zahnradsymbol in der Kachel „Standorte“ hinzugefügt oder geändert werden. Seriennummer – ein nützliches Feld für Gegenstände wie Computerausrüstung, zur eindeutigen Identifizierung. Garantie bis – nützlich für organisatorische Zwecke. Nachdem Sie alle erforderlichen Felder ausgefüllt haben, müssen Sie die Ressource speichern. Nach dem Speichern können Sie ein Bild der Ressource hochladen. Das Bild wird als Symbol in den meisten Listen angezeigt. Ein größeres Bild wird beispielsweise bei der Buchung der Ressource durch einen Mitarbeiter angezeigt. Nach dem Speichern wird die Registerkarte Komponenten aktiviert, auf der Sie bestehende Ressourcen auswählen können, um sie der neu erstellten Ressource zuzuordnen. Bestehende Ressource bearbeiten Das Bearbeiten einer bestehenden Ressource ermöglicht es Managern, deren Details zu aktualisieren und sicherzustellen, dass alle relevanten Informationen korrekt und auf dem neuesten Stand sind. Um eine Ressource zu bearbeiten, gehen Sie wie folgt vor: Navigieren Sie über das Benutzerkontextmenü zu den Organisationseinstellungen . Wählen Sie die Kachel Ressourcen . Wählen Sie die gewünschte Ressource in der Liste aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche Bearbeiten (Bleistiftsymbol) gegenüber der ausgewählten Ressource. Passen Sie die verfügbaren Optionen nach Bedarf an und legen Sie bei Bedarf ein Bild für die Ressource fest. Klicken Sie auf Speichern , um die Änderungen zu übernehmen. Ihre Aktualisierungen werden sofort wirksam, und die Ressource wird die neuen Details systemweit übernehmen. Anwendungsbeispiele Integration neuer Geräte: Fügen Sie neu gekaufte Laptops, Monitore oder Spezialwerkzeuge dem System hinzu, um sie für die Buchung durch Mitarbeiter verfügbar zu machen. Einrichtung neuer Besprechungsbereiche: Erstellen Sie Einträge für neue Konferenzräume, Huddle Spaces oder Projekträume und definieren Sie deren Kapazität, Buchungstyp und Sichtbarkeit. Aktualisierung des Ressourcenstatus: Markieren Sie einen defekten Projektor als „Beschädigt“ oder einen alten Computer als „Verkauft“, um weitere Buchungen zu verhindern und eine genaue Bestandsführung zu gewährleisten. Anpassen von Buchungsregeln: Ändern Sie das Buchungsvielfache für eine gemeinsam genutzte Ressource, z. B. die Mindestbuchungsdauer eines bestimmten Laborgeräts von 15 Minuten auf 5 Minuten, um kürzeren Nutzungsanforderungen gerecht zu werden. Verwandte Seiten Neuen Standort erstellen Ressourcen-Buchungsprozess Ressourcenbuchung Buchungsmöglichkeit sperren App-Routen Öffnen /operations/assets

Anlagenverwaltung Die Anlagenverwaltung in Flowtly bietet Werkzeuge zur Erfassung und Pflege der physischen und betrieblichen Anlagen Ihrer Organisation. Das Modul unterstützt Anlagenzähler , Zählerstandserfassungen und die Beziehung zwischen Anlagen und Gewerbeimmobilien und liefert Ihnen einen umfassenden Überblick über die Nutzung und den Zustand der Anlagen in Ihrem gesamten Betrieb. Anlagenzähler ermöglichen es Ihnen, messbare Parameter für jede Anlage zu definieren, wie z. B. Betriebsstunden, Kilometerstand oder Energieverbrauch. Regelmäßige Zählerstandserfassungen können aufgezeichnet werden, um die Nutzung im Zeitverlauf zu verfolgen und so vorausschauende Wartungspläne und Lebenszykluskostenanalysen zu unterstützen. Dieser datenbasierte Ansatz hilft, unerwartete Ausfälle zu vermeiden und die Nutzungsdauer Ihrer Anlagen zu verlängern. Das Modul verwaltet auch die Beziehung zwischen Anlagen und Gewerbeimmobilien und stellt sicher, dass gebäudebezogene Geräte und Infrastruktur ordnungsgemäß dokumentiert und verknüpft sind. Anlageneinstellungen können an die spezifischen Erfassungsanforderungen Ihrer Organisation angepasst werden, einschließlich benutzerdefinierter Zählertypen, Ablesehäufigkeiten und Warnschwellenwerte. Beispiel-Anwendungsfälle Zählerstandserfassung: Regelmäßige Zählerstandsablesungen für Gebäudeversorger, Gerätebetriebsstunden oder Fahrzeugkilometerstände erfassen und ein historisches Nutzungsprofil für jede Anlage aufbauen. Wartungsplanung: Zählerdaten nutzen, um Wartungsmaßnahmen auf Basis der tatsächlichen Nutzung statt fester Zeitpläne auszulösen, Wartungskosten zu optimieren und Ausfallzeiten zu reduzieren. Anlagenzuordnung zu Immobilien: Anlagen wie HLK-Systeme, Aufzüge und Elektroinstallationen den jeweiligen Gewerbeimmobilien zuordnen, um klare Verantwortlichkeiten und Verwaltungszuständigkeiten sicherzustellen. Nutzungsberichte: Berichte über die Anlagenauslastung über Immobilien und Abteilungen hinweg erstellen und fundierte Entscheidungen über den Austausch, die Modernisierung oder die Umverteilung von Anlagen unterstützen. Anlageneinstellungen konfigurieren: Zählertypen, Ableseintervalle und Benachrichtigungsschwellenwerte anpassen, um das Erfassungssystem an die betrieblichen Standards Ihrer Organisation anzugleichen. Verwandte Seiten Ressourcenbuchung App-Routen Anlageneinstellungen öffnen