Wirtschaftlichkeit der Bestellung

Eine Bestellung ist ein Vertrag mit einem Projekt dahinter, und sie wird in zwei Abschnitten dieses Vertrags geführt: Bestellpositionen, wo Sie das Vereinbarte eintragen, und Wirtschaftlichkeit der Bestellung, wo Flowtly dieselben Positionen gegen das liest, was tatsächlich geschehen ist.

Wirtschaftlichkeit der Bestellung berichtet und verändert nichts. Jede Zahl darin wird beim Öffnen berechnet — aus den Positionen der Bestellung, der auf dem Projekt des Vertrags erfassten Zeit, den unter dem Vertrag gestellten Rechnungen und den auf das Projekt gebuchten Kosten.

Bestellpositionen: das Vereinbarte

Jede Position ist von einer von zwei Arten, und die beiden sind nicht austauschbar.

• Eine Position Rolle nennt eine Rolle aus Ihren Positionen, einen Satz je Stunde und die Geschätzten Stunden, die Sie erwarten.
• Eine Position Ergebnis nennt ein Ergebnis und seinen Preis. Sie hat keine Rolle und keine geschätzten Stunden, und diese Felder werden nicht angeboten — nichts an erfasster Zeit sagt, welchem Ergebnis sie zuzurechnen war, es gäbe also keinen tatsächlichen Wert, mit dem sich eine Schätzung vergleichen ließe.

Bestellposition hinzufügen steht unter den vorhandenen. Ein Satz nimmt höchstens vier Nachkommastellen, Stunden zwei; alles andere wird mit Begründung abgelehnt, statt auf eine Zahl gerundet zu werden, die Sie nicht eingegeben haben. Nichts wird ausmultipliziert und keine Summe gespeichert — der Satz ist der Satz und die Schätzung die Schätzung.

Eine Bestellung ohne Positionen meldet Noch keine Bestellpositionen, und Wirtschaftlichkeit der Bestellung meldet Noch nichts zu vergleichen: die Tabelle ist die Rücklesung der Positionen, hat also nichts zu zeigen, solange es keine gibt.

Die beiden Abschnitte haben unterschiedliche Berechtigungen

Eine Schätzung einzutragen sagt nichts darüber, was jemand verdient, daher stehen Bestellpositionen denen offen, die Verträge oder Budgets verwalten. Wirtschaftlichkeit der Bestellung enthält die Kosten der Stunden und verlangt deshalb zusätzlich die Berechtigung, die Projektrentabilität zu sehen — und wer sie nicht hat, bekommt keine leere Tabelle, sondern den Abschnitt überhaupt nicht. Wer die Bestellung schreibt und wer ihre Marge liest, sind regelmäßig verschiedene Personen; genau deshalb stehen die beiden getrennt.

Siehe Berechtigungen und Berechtigungsgruppen.

Der Zeitraum, für den die Zahlen gelten

Über der Tabelle nennt Zeitraum die Spanne, der jede Zahl darin folgt. Es ist die eigene Laufzeit des Vertrags — seine Daten Von und Bis — und ein Ende, das nie gesetzt wurde, liest offen, also ohne jede Grenze und nicht „bis heute“.

Ein Vertrag, bei dem beide Daten fehlen, zeigt überhaupt keine Zeitraumzeile, und seine Zahlen umfassen dann alles, was es gibt.

Der Zeitraum wird genannt, nicht hier eingestellt: um ihn zu ändern, ändern Sie die Daten des Vertrags. Eine Zahl außerhalb der Laufzeit steht nicht in der Tabelle, eine Position, die bei eng gesetzten Vertragsdaten leer aussieht, spricht also vom Zeitraum und nicht von der Arbeit.

Was jede Spalte bedeutet

Spalte	Was sie bedeutet
Position	Die Beschreibung der Position oder der Name der Rolle, die sie bepreist.
Satz	Der vereinbarte Satz — je Stunde auf einer Rollenposition, der ganze Preis auf einem Ergebnis.
Geschätzt	Die auf der Position eingetragenen Stunden.
Tatsächlich	Die in dieser Rolle auf dem Projekt des Vertrags erfassten Stunden.
Differenz	Tatsächlich minus geschätzt, mit Vorzeichen: +6 Std. liegt über der Schätzung, -6 Std. darunter.
Ressourcenkosten	Was diese Stunden gekostet haben, zum eigenen Kostensatz jeder Person am Tag der Erfassung.

Zwei Dinge, die diese Spaltenliste allein nicht sagt:

• Stunden und Kosten gehören zum Projekt, nicht zur Bestellung. Nichts an erfasster Zeit und nichts an Ausgaben nennt eine Bestellung, die Zahlen werden daher aus dem Projekt des Vertrags und seinen Unterprojekten gelesen. Zwei Bestellungen auf einem Projekt lesen dieselben Stunden — siehe Wenn ein anderer Vertrag dasselbe Projekt nutzt unten.
• Stunden einer Person ohne an diesem Tag laufende Vereinbarung zählen als Stunden, ohne Kosten. Sie fallen nicht weg, die Stunden sind also ehrlich und die Ressourcenkosten daneben zu niedrig. Ein fehlender Kostensatz ist etwas zum Beheben, nicht zum Umgehen.

Über der Schätzung ist ein Hinweis, keine Grenze

Eine Position, deren tatsächliche Stunden ihre Schätzung überschritten haben, erhält ein Warnzeichen, und wer darauf zeigt, liest: Über der Schätzung. Nur ein Hinweis — niemand wird am Erfassen weiterer Zeit gehindert.

Das ist sein ganzes Verhalten. Nichts lehnt eine Zeiterfassung ab, weil eine Schätzung aufgebraucht ist, nichts schließt die Position, und niemand muss die Überschreitung genehmigen. Das Zeichen gibt es, damit die Überschreitung auffällt, während die Arbeit noch läuft.

Ein Gedankenstrich ist keine Null

Ein Gedankenstrich in einer Zelle heißt, dass die Zahl nicht angegeben werden kann. Eine 0 heißt, dass sie angegeben wurde und null ist. Die beiden werden bewusst getrennt gehalten, und das eine als das andere zu lesen ist der naheliegendste Fehler an dieser Tabelle.

Drei Fälle erzeugen einen Gedankenstrich, und jeder verlangt eine andere Reaktion.

1. Eine Ergebnisposition hat niemals Stunden. Keine Schätzung, keinen tatsächlichen Wert, keine Differenz. Erfasste Zeit nennt ein Projekt, nie ein Ergebnis, es gibt ihr also nichts zuzurechnen. Ihr Satz ist ihr Preis, und die Arbeit dahinter erscheint in den Stunden derjenigen Rollen, die sie geleistet haben.
2. Zwei Positionen, die dieselbe Rolle bepreisen. Ihre Stunden lassen sich nicht trennen — nichts in einer Zeiterfassung sagt, unter welcher der beiden Positionen gearbeitet wurde — also beansprucht keine Position sie, und beide sind mit Stunden nicht zuordenbar gekennzeichnet. Die Stunden gehen nicht verloren: sie werden unter der Tabelle ausgewiesen, statt auf Vermutung zwischen den Positionen aufgeteilt zu werden.
3. Eine Stunde, die keine einzelne Rolle beansprucht, wird unter der Tabelle für sich ausgewiesen und nie über die Positionen verteilt. Die Zeile darunter zählt die Stunden und ihre Kosten und nennt den Grund: so viele Einträge ohne eingeplante Person, so viele mit zwei Rollen an dem Tag.

Eine vierte Zeile unter der Tabelle erfasst Stunden, die doch einer Rolle zufielen, die keine einzelne Position bepreist: …entfielen auf Rollen, die keine einzelne Position bepreist. Das heißt meist, dass der Bestellung eine Position fehlt oder zwei dort stehen, wo eine gebraucht wird.

Was daraus folgt, sei deutlich gesagt: die Spalte Ressourcenkosten summiert sich nicht zur Summe Ressourcenkosten. Die Summe umfasst jede im Zeitraum auf dem Projekt erfasste Stunde, auch die Stunden, die keine Position beanspruchen konnte. Die Differenz zwischen beiden ist genau das, was die Zeilen unter der Tabelle ausweisen.

Woher die Rolle einer Stunde kommt

Nichts an einer Zeiterfassung sagt, welche Rolle die Person ausgefüllt hat. Flowtly leitet es aus der Einsatzplanung ab: aus den bestätigten Buchungen dieser Person, auf diesem Projekt, die diesen Tag abdecken.

• Eine Rolle, oder mehrere Buchungen, die alle dieselbe Rolle nennen — die Stunden gehören dieser Rolle.
• Keine Buchung, oder zwei Buchungen mit verschiedenen Rollen — die Stunden gehen in die oben beschriebene Zeile der nicht zugeordneten. Sie werden nie zwischen den Kandidaten aufgeteilt und die stärker belegte Rolle wird nie angenommen, denn eine Zahl je Rolle, die tatsächlich eine Vermutung ist, ist schlechter als eine, die sagt, dass sie es nicht weiß.
• Eine bewusst ohne Rolle erfasste Buchung bringt keine Rolle mit, ein Tag, den nur eine solche abdeckt, liest sich also als niemand eingeplant.

Das Mittel gegen eine große Zahl nicht zugeordneter Stunden liegt daher meist im Plan und nicht in der Bestellung: die Buchung bestätigen oder die Person für den Zeitraum auf eine Rolle setzen. Siehe Zeiterfassung.

Auf das Projekt gebuchte Kosten

Unter der Tabelle listet Auf das Projekt gebuchte Kosten die Lieferantenrechnungen, Kosten und Zahlungen, die das Projekt des Vertrags im Zeitraum getragen hat — jede mit ihrem Datum und dem diesem Projekt zugewiesenen Anteil, nicht dem ganzen Dokument. Kosten ohne eigene Bezeichnung erscheinen als Kosten ohne Bezeichnung.

Eine Zeile mit null bleibt stehen und wird nicht verborgen. Eine bewusst auf nichts gestellte Zuweisung ist eine Entscheidung, die jemand getroffen hat, und sie aus der Liste zu nehmen ließe es aussehen, als wäre sie nie eingetragen worden.

Die vier Summen, und die zwei, die nicht zusammengezählt werden

Summe	Was sie ist
Fakturiert	Was unter diesem Vertrag in Rechnung gestellt wurde.
Ressourcenkosten	Was die erfassten Stunden gekostet haben.
Verknüpfte Kosten	Die Summe der auf das Projekt gebuchten Kosten.
Marge	Fakturiert, abzüglich Ressourcenkosten, abzüglich verknüpfter Kosten.

Fakturiert ist das Gestellte, nicht das Bezahlte. Jede Ausgangsrechnungsposition unter dem Vertrag zählt, von dem Moment an, in dem die Rechnung existiert, und unabhängig davon, ob der Kunde sie beglichen hat; Entwürfe und gelöschte Rechnungen bleiben außen vor. Eine Rechnung zählt in dem Zeitraum, in den ihr Verkaufsdatum fällt, Beträge sind netto nach Rabatt und zum eigenen Kurs der Rechnung umgerechnet. Eine Position, die kein Projekt nennt, zählt ebenfalls — Rechnungen unter einem Rahmenvertrag nennen häufig keines —, während eine Position, die ein Projekt außerhalb des Projekts dieses Vertrags nennt, jenem Projekt gehört und wegfällt.

Ressourcenkosten und verknüpfte Kosten bleiben bewusst getrennt, und das Produkt sagt daneben, warum:

Ressourcenkosten und verknüpfte Kosten bleiben bewusst getrennt: Ein B2B-Auftragnehmer, der Zeit erfasst und zugleich fakturiert, zählt in beiden, daher fällt die Marge zu niedrig aus, bis das gelöst ist. Addieren Sie die beiden nicht.

Behandeln Sie die Marge auf einer Bestellung, die mit Auftragnehmern besetzt ist, die ihre eigenen Stunden fakturieren, deshalb als Untergrenze und nicht als Zahl: die wirkliche Marge ist diese Zahl plus das, was diese Personen für Stunden fakturiert haben, die sie auch erfasst haben. Auf das Projekt gebuchte Kosten listet die Rechnungen hinter den verknüpften Kosten und Zeiterfassung die Stunden hinter den Ressourcenkosten; dort ist die Überschneidung zu sehen. Eine Bestellung, die nur mit Angestellten besetzt ist oder nur mit Auftragnehmern, die keine Zeit erfassen, ist nicht betroffen.

Auf der Budgetfläche wird derselbe Fall einmal gezählt — dort zählt ein Auftragnehmer, der auch Zeit erfasst, einfach, wie Budget-GuV und Prognose beschreibt. Die beiden Flächen unterscheiden sich wirklich, eine Marge hier und eine Budgetzahl über dieselben Personen müssen also nicht übereinstimmen.

Wenn ein anderer Vertrag dasselbe Projekt nutzt

Nennt ein zweiter Vertrag dasselbe Projekt, steht über der Tabelle ein Hinweis: Ein anderer Vertrag nutzt dasselbe Projekt, daher gehören die Stunden, die Ressourcenkosten und die verknüpften Kosten unten dem Projekt — nicht allein dieser Bestellung.

Lesen Sie ihn als Aussage über jede Zahl darunter, nicht als Fußnote. Fakturiert bleibt diesem Vertrag eigen, weil eine Rechnung unter einem Vertrag gestellt wird; alles, was aus dem Projekt abgeleitet ist, ist gemeinsam, zwei Bestellungen auf einem Projekt weisen also einander dieselben Stunden und dieselben Kosten aus. Wo das störend ist, geben Sie jeder Bestellung ihr eigenes Projekt — ein Unterprojekt des Kundenprojekts genügt, und beide Bestellungen bleiben lesbar.

Ein Vertrag, der kein Projekt nennt, sagt das, statt eine Tabelle zu zeigen: Dieser Vertrag nennt kein Projekt, daher lassen sich weder erfasste Stunden noch Ausgaben dazu lesen.

Eine Lieferantenrechnung auf zwei Projekte

Eine zwischen Projekten geteilte Rechnung trägt hier ihren eigenen Anteil bei und den Rest zum anderen Projekt. Die Teilung selbst wird nicht auf diesem Bildschirm eingetragen: sie gehört auf die Eingangsrechnung, unter Kategorisierung, wo jedes Projekt seine Zeile und seinen Betrag bekommt. Auf das Projekt gebuchte Kosten ist die Rücklesung davon.

Zwei Dinge folgen daraus. Die Beträge hier übersteigen die Rechnung nie, weil jedes Projekt nur seinen Teil trägt; und eine Rechnung, deren Teilung nicht auf ihren Nettobetrag kommt, lässt einen Teil der Kosten bei niemandem, weshalb sie am Dokument gekennzeichnet wird, statt in der Marge einer Bestellung stillschweigend zu fehlen. Siehe Transaktionsmanagement für die Teilung und Transaktionsanhänge für die Kennzeichnung.

Anwendungsbeispiele

• Eine Projektleitung, die die nächste Stufe eines Auftrags kalkuliert, liest Differenz je Rolle auf der laufenden und kalkuliert die nächste Bestellung aus dem, was die Arbeit wirklich gebraucht hat, statt aus der letzten Schätzung.
• Ein Controller sieht unter der Tabelle einen großen Wert bei Stunden nicht zuordenbar, findet zwei Positionen für dieselbe Rolle und führt sie zu einer zusammen, damit die Stunden auf einer Position landen.
• Eine Projektleitung liest eine Zahl nicht zugeordneter Stunden mit Einträgen ohne eingeplante Person, bestätigt die fehlenden Buchungen, und die Stunden wandern auf ihre Rollen.
• Eine Finanzverantwortliche prüft eine mit Auftragnehmern besetzte Bestellung, behandelt ihre Marge als Untergrenze und hält die Rechnungen der Auftragnehmer gegen deren erfasste Stunden, bevor sie die Zahl weitergibt.
• Eine Kundenbetreuung öffnet eine Bestellung auf einem gemeinsamen Projekt, liest den Hinweis über der Tabelle und gibt der nächsten Bestellung ein eigenes Unterprojekt, damit die beiden nicht länger die Stunden der anderen ausweisen.