Rechnungsliste und Erstellung

Hinweis: Bevor Sie Rechnungen erstellen, müssen Sie zuerst Ihr Bankkonto konfigurieren. Weitere Informationen dazu finden Sie im Abschnitt Transaktionen. Ein Bankkonto ist für jede Rechnung erforderlich: Wird keines ausgewählt (zum Beispiel, weil noch keines konfiguriert ist oder keines zur Währung der Rechnung passt), wird das Speichern der Rechnung abgelehnt, und der Fehler benennt das Bankkonto-Feld, damit es korrigiert werden kann. Ein Kunde ist ebenfalls für jede Rechnung erforderlich: Wird keiner ausgewählt, wird das Speichern der Rechnung abgelehnt, und der Fehler benennt das Kunden-Feld, damit es korrigiert werden kann.

Hinweis: Bevor Sie Rechnungen erstellen, müssen Sie die erforderlichen Daten in den Organisationseinstellungen konfigurieren. Diese finden Sie im Benutzerkontextmenü. Dazu gehören die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Unternehmens, die Rechnungsadresse und die Rechnungs-Telefonnummer.

Hinweis: Um Rechnungen über Flowtly an Kunden zu senden, müssen Sie zunächst die Kundeninformationen im System einrichten (der Tab Kunden unter Gegenparteien im Hauptmenü). Stellen Sie sicher, dass die Kundendaten vollständig konfiguriert sind, einschließlich Angaben wie Land und Währung des Kunden. Diese Einrichtung ist entscheidend, da sie gewährleistet, dass alle Rechnungen mit den korrekten regionalen und finanziellen Einstellungen erstellt werden, die den spezifischen Anforderungen des jeweiligen Kunden entsprechen.

Benutzer mit Manager-Rollen können Rechnungen erstellen. In Flowtly stehen Ihnen drei Wege zur Verfügung, um eine Rechnung zu erstellen:

1. Manuelle Erstellung:

   • Wählen Sie im Hauptmenü Rechnungen aus.

   • Klicken Sie auf „Rechnung erstellen“.

2. Ähnliche Rechnung erstellen:

   • Klicken Sie bei einer bereits vorhandenen Rechnung auf „Ähnlich erstellen“.

3. Rechnung aus Projektstunden generieren:

   Sie können Rechnungen auch direkt aus der Arbeitszeiterfassung generieren.

   • Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche „Rechnung erstellen“.

   • Die Rechnung wird basierend auf den aktuell in der Arbeitszeiterfassung angewendeten Mitarbeiter- und Projektfiltern generiert.

     Das Verhalten hängt von der aktiven Ansicht ab:

     • Monatskalenderansicht – es können nur Rechnungen für ganze Monate erstellt werden.
     • Arbeitsplaneransicht – Sie können einen benutzerdefinierten Datumsbereich für den Rechnungszeitraum festlegen.

   Hinweis: Diese Methode ist nur verfügbar, wenn das Projektmodul aktiv ist.

Rechnungsliste

Wenn Sie im Hauptmenü Rechnungen auswählen, gelangen Sie auf die Rechnungsübersichtsseite. Dort finden Sie eine Liste aller zuvor erstellten Rechnungen mit ihren Details, wie zum Beispiel:

• Rechnungstitel: Der Name der Rechnung. Er ist anklickbar und führt zur Rechnungs-Vorschauseite. Unter dem Titel sehen Sie den Namen des verknüpften Kunden, der anzeigt, wem die Rechnung ausgestellt wurde;

• Status: Zeigt den aktuellen Status der Rechnung an. Mögliche Status sind:

  • Entwurf – die Rechnung wurde erstellt, aber noch nicht finalisiert
  • Bearbeitet – die Rechnung wurde nach der Erstellung geändert
  • Nicht versendet – die Rechnung wurde ausgestellt, aber noch nicht an den Kunden gesendet
  • Versand fehlgeschlagen – die Rechnungs-E-Mail an den Kunden wurde nicht gesendet und wird nicht erneut versucht, zum Beispiel weil der E-Mail-Versand für die Organisation pausiert oder abgeschaltet ist oder der Mail-Dienst sie abgelehnt hat. Fahren Sie mit der Maus über den Status oder fokussieren Sie ihn, um zu sehen, wo der Grund steht: Ein Administrator kann ihn im E-Mail-Verlauf lesen. Wenn Sie die Liste nach Status filtern, wird eine solche Rechnung unter Nicht versendet aufgeführt
  • Gesendet – die Rechnung wurde erstellt und an den Kunden gesendet;

• Verkaufsdatum: Dies ist das Datum, an dem der Verkauf erfolgte oder die Dienstleistung erbracht wurde. Es entspricht dem bei der Rechnungserstellung angegebenen Verkaufsdatum;

• Zahlungsstatus: Ein Kreis, der zeigt, wie viel der Rechnung beglichen wurde, als Anteil des Bruttobetrags. Seine Farbe zeigt, ob das Geld überfällig ist:

  • Grün — die Rechnung ist vollständig beglichen oder im Voraus bezahlt;
  • Orange — es steht noch Geld aus, und das Fälligkeitsdatum ist noch nicht verstrichen;
  • Rot — das Fälligkeitsdatum ist verstrichen, und es steht noch Geld aus, egal ob nichts oder nur ein Teil beglichen wurde. Eine heute fällige Rechnung wird am nächsten Tag rot. Eine Rechnung ohne Fälligkeitsdatum bleibt orange.

  In der Mitte des Kreises steht statt eines Prozentwerts ein Symbol: ein doppelter Haken für eine im Voraus bezahlte Rechnung, ein Haken für eine vollständig beglichene, eine Uhr, sobald sie überfällig ist, und ein Strich, solange sie offen und noch nicht fällig ist. Sobald für die Rechnung Zahlungserinnerungen versendet wurden, zeigt die Mitte stattdessen R1, R2 und so weiter: die Anzahl der gesendeten Erinnerungen.

  Wenn Sie mit der Maus über den Kreis fahren (oder ihn mit der Tastatur fokussieren), beschreibt er in Worten, was er bedeutet:

  • Noch nichts beglichen — der Kreis ist leer;
  • Teilweise beglichen — der Kreis ist teilweise gefüllt;
  • Vollständig bezahlt — der Kreis ist grün und vollständig: Auf der Rechnung ist nichts mehr offen;
  • Vollständig durch Aufrechnung beglichen, nicht durch Zahlung — ebenfalls ein vollständiger grüner Kreis, aber es wurde nichts auf Ihr Konto eingezahlt;
  • Im Voraus bezahlt, laut Angabe auf der Rechnung, nicht anhand von Zahlungen ermittelt — ein vollständiger grüner Kreis bei einer Rechnung, die als im Voraus bezahlt markiert ist. Die 100 % stammen aus dieser Markierung auf der Rechnung, nicht aus erfassten Zahlungen, daher folgt nur der Rechnungsbetrag.

  Jede andere Bezeichnung wird von den Beträgen gefolgt, zum Beispiel Vollständig bezahlt: 24 600,00 zl von 24 600,00 zl. Die Bezeichnung einer überfälligen Rechnung nennt außerdem Überfällig, und sobald Erinnerungen gesendet wurden, nennt sie deren Anzahl, zum Beispiel 2 Zahlungserinnerungen gesendet.

  Auf einem Computer öffnet ein Klick auf den Kreis das Seitenpanel der Rechnung, in dem ihre Zahlungen aufgelistet sind, ohne die Zeile selbst zu öffnen. In der mobilen Ansicht ist der Kreis Teil der Rechnungskarte, und ein Tippen darauf öffnet, was die Karte öffnet.

  Eine Rechnung, deren Bruttobetrag null oder weniger beträgt, etwa eine Korrektur, die eine Rechnung storniert, erwartet keine Zahlung und zeigt keinen Kreis. In der mobilen Ansicht entfällt auch ihre Zeile Zahlungsstatus, es sei denn, dort wird eine Aufrechnung angezeigt. Wenn Sie die Liste nach Zahlungsstatus sortieren, stehen solche Rechnungen in beiden Sortierrichtungen hinter jeder Rechnung, die einen Kreis hat.

  Hinweis: Der Kreis misst, was beglichen ist, nicht nur, was eingezahlt wurde. Eine Gutschrift oder eine Aufrechnung verringert den offenen Betrag und füllt den Kreis, ohne dass Geld eingeht. Ein vollständiger grüner Kreis bedeutet also „nichts mehr einzuziehen“ und nicht „eine Zahlung ist eingegangen“. Die Ausnahme ist eine im Voraus bezahlte Rechnung: Ihr Kreis ist vollständig, weil die Rechnung es so angibt, unabhängig von den erfassten Zahlungen. Prüfen Sie die Bezeichnung im Tooltip, bevor Sie auf Ihrem Kontoauszug nach einer Überweisung suchen.

  Ein vollständiger Kreis ändert den Status der Rechnung nicht — es gibt keinen Status Bezahlt. Gesendet bleibt Gesendet, sobald die Rechnung beglichen ist.

• Details: Hier werden sowohl der Netto- als auch der Bruttowert übersichtlich angezeigt. Jede Rechnung enthält eine Download-Option, die über eine spezielle Schaltfläche ausgelöst werden kann. Zusätzlich finden Sie eine Schaltfläche „Weitere Optionen“ mit folgenden Möglichkeiten:

• Per E-Mail senden

• Ähnlich erstellen

• Bearbeiten

• Vorschau öffnen

Rechnungen werden nach Monaten gruppiert und die Anzahl der Rechnungen wird für jeden Monat angezeigt.

Die Monatssummen und die Summe der ausgewählten Rechnungen werden in der Währung Ihrer Organisation angegeben. Eine Rechnung in einer anderen Währung ohne Umrechnungskurs lässt sich nicht umrechnen und bleibt deshalb in diesen Summen unberücksichtigt, sowohl mit ihrem Netto- als auch mit ihrem Bruttobetrag, statt als null gezählt zu werden. Die Rechnung selbst wird weiterhin unter ihrem Monat aufgeführt, mit ihren Beträgen in ihrer eigenen Währung.

Eine Rechnung suchen

Das Suchfeld über der Liste stimmt mit der Rechnungsnummer und dem Kundennamen überein, sodass eine Rechnung gefunden werden kann, indem die Nummer von einer Papierkopie oder einer Zahlungsreferenz eingegeben wird — es gibt kein separates Feld zum Durchsuchen der Nummer.

Rechnung erstellen

Gehen wir den Prozess der Rechnungserstellung Schritt für Schritt durch. Um eine Rechnung zu erstellen, befolgen Sie diese Schritte:

1. Wählen Sie im Hauptmenü den Menüpunkt „Rechnungen“ aus.

2. Rechnung hinzufügen:

   • Klicken Sie oben rechts auf der Seite auf die Schaltfläche „Rechnung erstellen“.

   • Im Formular ist der erste Schritt, einen Kunden aus der Liste der zuvor erstellten Kunden auszuwählen. Dadurch werden die Bankkontoinformationen mit Währung und Umrechnungskurs automatisch ausgefüllt. Diese Auswahl ist entscheidend, um sicherzustellen, dass relevante Finanzinformationen präzise und effizient auf die Rechnung angewendet werden, ohne manuelle Eingaben zu erfordern und so die Fehlerwahrscheinlichkeit zu reduzieren. Geben Sie Folgendes an:

   Hinweis: Der Umrechnungskurs wird nur angewendet, wenn die Rechnung in einer anderen Währung als der eigenen Organisation ausgestellt wird. Eine Rechnung in der eigenen Währung benötigt keinen Kurs — lassen Sie das Feld leer, und die Rechnung wird gespeichert, da eine in sich selbst konvertierte Währung immer 1 ergibt. Für jede andere Währung ist der Kurs weiterhin erforderlich. Das Bearbeiten einer Rechnung, die bereits einen Kurs enthält, überschreibt diesen niemals.

   • Ausstellungsdatum - Das Datum, an dem die Rechnung offiziell erstellt und an den Kunden ausgestellt wird,

   • Verkaufsdatum - Das Datum, an dem die Waren oder Dienstleistungen dem Kunden bereitgestellt oder verkauft wurden,

   • Fälligkeitsdatum - Das Datum, bis zu dem der Kunde die Rechnung voraussichtlich bezahlen muss. Es wird anhand des Zahlungsziels des Kunden vorbelegt (die Anzahl der Tage, die auf dem Tab Übersicht des Kunden festgelegt ist); hat der Kunde kein Zahlungsziel oder ist noch kein Kunde ausgewählt, gilt ein Standardzahlungsziel von 20 Tagen. Eine kurze Zeile unter dem Feld zeigt an, aus welcher der beiden Quellen das Datum stammt, zum Beispiel „Aus dem Zahlungsziel des Kunden: 30 Tage“. Wenn Sie selbst ein anderes Fälligkeitsdatum eingeben oder die Daten so ändern, dass das Fälligkeitsdatum nicht mehr zu diesem Zahlungsziel passt, verschwindet die Zeile, weil sie das angezeigte Datum nicht mehr beschreibt. Fügen Sie Produkte zur Rechnung hinzu, indem Sie Folgendes angeben:

   • Produktname - Der Name oder die Beschreibung des Produkts oder der Dienstleistung, die in Rechnung gestellt wird. Wenn der Kunde mit einem Geschäftspartner verknüpft ist, der gespeicherte Texte hält, füllt Vorlage verwenden in der Zeile dieses Feld aus der Bibliothek aus — siehe Rechnungszeilen-Vorlagen. Es schreibt nur die Beschreibung und lässt Menge, Preis und Mehrwertsteuer unberührt.

   • Projekt (optional) - Dieses optionale Feld hilft dabei, das Produkt einem bestimmten Projekt zuzuordnen, um das Projektmanagement und die Kostenverfolgung zu verbessern.

   • GTU (optional) - Goods and Services Tax Unit, eine Kennung im Zusammenhang mit spezifischen Steuervorschriften, die bei der Kategorisierung des Produkts zu Steuerzwecken hilft.

   • Menge - Die Anzahl der Einheiten des in Rechnung gestellten Produkts (wichtig für die Berechnung des fälligen Gesamtbetrags).

   • Einheiten - Das Dropdown-Menü, das zur Angabe der Maßeinheit des Produkts verwendet wird, z. B. Stück, Stunden, Tage, Kilowattstunden (kWh) oder Kubikmeter (m³). Wenn eine Zeile automatisch ausgefüllt wird – zum Beispiel aus dem gemessenen Verbrauch von Versorgungsleistungen – und bereits eine Einheit enthält, die nicht zu den Standardoptionen gehört, wird diese Einheit beibehalten und als ausgewählt angezeigt, sodass sie beim Bearbeiten anderer Felder in derselben Zeile nie verloren geht.

   • Nettopreis - Der Preis einer einzelnen Einheit des Produkts, bevor Steuern angewendet werden.

   • MwSt. - Dieses Feld gibt den Mehrwertsteuersatz an, der zur Berechnung des Steuerbetrags verwendet wird, der zum Nettopreis hinzukommt. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, Notizen und interne Kommentare zur Rechnung hinzuzufügen. Notizen werden an alle Empfänger innerhalb der Rechnungsdatei gesendet, interne Kommentare werden nur in Flowtly gespeichert und nicht auf dem Rechnungsformular angezeigt.

Beim Hinzufügen von Produkten zu einer Rechnung werden die Felder „MwSt. Gesamt“ und „Bruttowert“ automatisch basierend auf den von Ihnen angegebenen Angaben berechnet.

Wird das Speichern wegen eines Wertes in einer Produktzeile abgelehnt, ist das Feld dieser Zeile markiert und die Meldung steht darunter; die Fehlermeldung nennt Position und Feld, zum Beispiel Position 2, Menge: Dieser Wert sollte nicht gleich 0 sein. Ein Feld, das in den eingeklappten Details der Zeile liegt, wird geöffnet, damit Sie es sehen können. Die Markierung verschwindet, sobald Sie den Wert ändern oder erneut speichern.

Sie können den automatisch generierten Rechnungstitel auch ändern, indem Sie auf die Schaltfläche „Bearbeiten“ neben dem aktuellen Rechnungstitel klicken.

Hinweis: Ein Präfix kann für alle zukünftigen Rechnungen in den Organisationseinstellungen (im Benutzerkontextmenü) festgelegt werden. Dies hilft, Rechnungen zu kategorisieren und zu organisieren.

3. Rechnung speichern und senden:

   • Nach dem Speichern der Rechnung erscheint die Schaltfläche „PDF generieren und an Kunden senden“ oben rechts auf der Seite. Die erstellte Rechnung wird nach dem Speichern auch der Rechnungsliste hinzugefügt.

Die gespeicherte Rechnung wird auch mit dem bei der Erstellung ausgewählten Kunden verknüpft (sichtbar auf der Seite Kunden im Reiter „Zahlungen“).

Was die Rechnungs-PDF zeigt

Die PDF, die Flowtly für eine Rechnung erzeugt, enthält eine Zusammenfassung der Beträge:

• Eine Zeile pro Mehrwertsteuersatz. Die MwSt.-Zusammenfassung listet jeden auf der Rechnung verwendeten Mehrwertsteuersatz in einer eigenen Zeile mit Nettobetrag, Mehrwertsteuer und Bruttobetrag zu diesem Satz auf. Eine Rechnung mit Positionen zu 23 % und 8 % zeigt zwei Zeilen.
• Bezahlt und offen. Bezahlt ist die Summe der Zahlungen, die zum Zeitpunkt der PDF-Erzeugung zur Rechnung erfasst sind. Offen ist der Gesamtbetrag abzüglich dieses bezahlten Betrags. Aufrechnungen werden nicht abgezogen; eine durch Aufrechnung beglichene Rechnung zeigt in der PDF daher weiterhin ihren vollen Gesamtbetrag als offen an; siehe Aufrechnungserklärungen.
• Das Format der Rechnungswährung. Alle Beträge in der PDF verwenden die Dezimalstellen und Trennzeichen der Währung der Rechnung, nicht die der Standardwährung Ihrer Organisation.
• Die Dokumentsprache des Kunden. Die PDF wird in der beim Kunden eingestellten Dokumentsprache verfasst. Das gilt für die Zahlungsart (Überweisung oder Karte), die Bezeichnungen für steuerbefreite und nicht umsatzsteuerpflichtige Sätze (auf Rumänisch scutit und neimpozabil) sowie die Duplikat-Kennzeichnung auf einem Duplikat.
• Erstattung bei einer Korrektur, die den Betrag senkt. Wenn eine Korrekturrechnung oder Gutschrift den Betrag verringert, zeigt das PDF den zurückzuerstattenden Betrag einmal an, beschriftet mit Zu erstatten, statt eines negativen offenen Betrags und Gesamtbetrags.

Die Netto-, MwSt.- und Bruttobeträge in der Zeile Gesamt sowie in den Zeilen Vor Korrektur und Nach Korrektur einer Korrekturrechnung werden aus den Rechnungspositionen aufsummiert und stimmen daher mit den Zeilen je Steuersatz überein. Der fällige Betrag ist die auf der Rechnung gespeicherte Summe.

Bezahlt und offen werden bei der Erzeugung der PDF übernommen. Eine früher erzeugte PDF behält die Zahlen, mit denen sie erzeugt wurde: Wenn Sie anschließend eine Zahlung erfassen, ändert das eine PDF nicht, die Sie bereits heruntergeladen oder versendet haben.

Die PDF einer bei ANAF eingereichten Rechnung wird stattdessen aus dem eingereichten Dokument erzeugt; siehe E-Rechnung.

Aus einem Vertrag erstellte Rechnungen

Eine Rechnung, die aus einer Zeile des Zahlungsplans eines Vertrags erstellt wird, öffnet sich im Bearbeitungsformular. Sind für diesen Vertrag Rechnungsklauseln erfasst, erscheint im Formular ein Feld mit der Überschrift Was der Vertrag zur Rechnungsstellung sagt, das sie auflistet: die Art jeder Klausel, ihre Stelle im Dokument und die Klausel selbst, genau so zitiert, wie der Vertrag sie formuliert.

• Der Klauseltext wird nie übersetzt. Die Überschrift folgt Ihrer Oberflächensprache, die Klausel bleibt jedoch Wort für Wort in der Sprache des Vertrags, damit sie mit dem unterschriebenen Dokument abgeglichen werden kann. Sie ist außerdem so gekennzeichnet, dass die Browser-Übersetzung sie unverändert lässt.
• Nichts wird für Sie angewendet. Das Feld dient zum Lesen. Flowtly rechnet wegen einer Klausel nichts um und nichts neu: Wenden Sie die Regel selbst an; Beträge und Wechselkurs der Rechnung bleiben genau so, wie Sie sie festlegen.
• Kein Feld bedeutet, dass es nichts anzuzeigen gibt. Es erscheint nicht bei einer Rechnung, die über Rechnung erstellen angelegt wurde und mit keinem Vertrag verknüpft ist, und auch nicht, wenn der Vertrag keine Klauseln erfasst hat.
• Das Feld wird Personen angezeigt, die Verträge ansehen dürfen. Wer Zugriff auf Rechnungen, aber nicht auf Verträge hat, sieht es nicht, auch wenn der Vertrag Klauseln hat.

Klauseln werden im Vertrag selbst erfasst und gepflegt; siehe Verträge.

Anwendungsbeispiele

• Manuelles Erstellen einer Rechnung für eine einmalige Dienstleistung, die einem Kunden erbracht wurde.
• Automatisches Generieren von Rechnungen für Kunden basierend auf erfassten Projektstunden, um eine genaue Abrechnung sicherzustellen.
• Duplizieren einer bestehenden Rechnung, um schnell eine ähnliche für wiederkehrende Dienstleistungen zu erstellen.
• Verfolgung des Zahlungsstatus aller ausstehenden Rechnungen und Senden von Zahlungserinnerungen an Kunden.