Rechnungen

Flowtly bietet Ihnen Werkzeuge zur Verwaltung ausgehender Rechnungen und ermöglicht das Erstellen, Prüfen und Versenden von Verkaufsrechnungen an Kunden. Diese Funktionen unterstützen eine präzise finanzielle Dokumentation erbrachter Leistungen und gelieferter Produkte.

Ausgehende Rechnungen erstellen und verwalten

Mit Flowtly können Sie sämtliche an Ihre Kunden ausgestellten Rechnungen erzeugen und verwalten.

• Rechnung erstellen: Erstellen Sie eine Verkaufsrechnung, indem Sie Kundendaten, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum sowie die relevanten Positionen für Leistungen oder Produkte angeben.
• Rechnungsdetails prüfen: Überprüfen Sie vor der Finalisierung Rechnungspositionen, Berechnungen und Kundendaten auf Richtigkeit.
• Begleitdokumente anhängen: Fügen Sie Ihren ausgehenden Rechnungen relevante Dokumente wie Projektberichte oder Dienstleistungsverträge direkt als Referenz für den Kunden bei.
• Rechnungsvorschau: Erstellen Sie eine Vorschau der Rechnung, um Layout und Inhalt vor dem Versand zu überprüfen.
• Rechnung versenden: Übermitteln Sie die finalisierte Rechnung über das System an Ihren Kunden.
• Rechnungsstatus verfolgen: Verfolgen Sie den Rechnungsstatus – ausstehend, versendet, bezahlt oder überfällig – direkt in der Rechnungsliste.

Rechnungen suchen und filtern

Die Rechnungsliste bietet Werkzeuge, mit denen Sie bestimmte Rechnungen innerhalb Ihrer ausgehenden Rechnungsdatensätze schnell finden.

• Suche nach Kunde oder Rechnungsdetails: Nutzen Sie das Suchfeld, um Rechnungen anhand des Kundennamens oder anderer Rechnungsangaben zu finden.
• Nach Status filtern: Wenden Sie einen Statusfilter an, um nur Rechnungen in einem bestimmten Zustand anzuzeigen, etwa Entwurf, ausstehend, versendet oder überfällig.
• Suche und Filter kombinieren: Nutzen Sie Suche und Statusfilter gemeinsam, um die Ergebnisse innerhalb der Rechnungsliste weiter einzugrenzen.
• Filter zurücksetzen: Entfernen Sie angewendete Filter, um zur vollständigen Liste der ausgehenden Rechnungen zurückzukehren.

Periodenkosten-Positionen auf Rechnungen

Enthält ein Projekt wiederkehrende Periodenkosten, die sich auf mehrere Objekte beziehen – beispielsweise mehrere Stellplätze oder Einheiten, die unter derselben Kategorie abgerechnet werden –, fasst eine ausgehende Rechnung diese Kosten in einer einzigen Position zusammen, statt jedes Objekt einzeln aufzuführen. Die Zusammenfassung erfolgt anhand übereinstimmender Kategorie, Einzelpreis, Abrechnungsmonat, Steuersatz, Währung, Einheit und Projekt, sodass Entwurf und finalisierte Rechnung dem Kunden stets dieselben gruppierten Zeilen zeigen.

• Zusammengefasste Zeilen prüfen: Kontrollieren Sie die auf einer zusammengefassten Zeile angezeigte Menge, um sicherzustellen, dass sie die Gesamtzahl der unter dieser Position abgedeckten Objekte widerspiegelt.
• Konsistente Vorschau erwarten: Die Rechnungsvorschau entspricht der endgültig ausgestellten Rechnung, da die Zusammenfassung bereits vor der Erstellung des Entwurfs angewendet wird.
• Andere Zeilentypen unterscheiden: Beachten Sie, dass Kosten aus Geschäftsbeziehungen, gemeinschaftliche Kosten, durchlaufende Posten, Zählerverbrauch und manuelle Abrechnungsanpassungen weiterhin als separate Zeilen aufgeführt und nicht zusammengefasst werden.

Darstellung der Rechnungspositionen

Die Zeilen im Rechnungsentwurf zeigen Kategoriebezeichnungen und Einheiten stets einheitlich an, unabhängig davon, ob eine Position als gruppierte Gesamtsumme oder als einzelne Zeile erscheint. So können Sie Kategoriebezeichnung und angezeigte Einheit jeder Zeile leichter nachvollziehen, bevor Sie eine Rechnung an einen Kunden versenden.

• Kategoriekonsistenz prüfen: Stellen Sie sicher, dass gruppierte und einzelne Rechnungszeilen für denselben Kostentyp dieselbe Kategoriebezeichnung und Schreibweise aufweisen.
• Maßeinheiten überprüfen: Kontrollieren Sie bei gemessenen Positionen, etwa flächenbasierten Kosten, dass die Zeile die korrekte Einheit anzeigt, beispielsweise Quadratmeter, anstelle einer generischen Platzhaltereinheit.
• Menge bei zählbaren Einzelposten bestätigen: Stellen Sie sicher, dass bei Kosten, die auf einem zählbaren Einzelposten ohne erfasste Messung basieren – etwa einem Stellplatz –, die Rechnung eine Menge von eins ausweist.
• Vor dem Versand prüfen: Kontrollieren Sie die Zeilen des Rechnungsentwurfs, um vor dem Versand sicherzustellen, dass Kategoriebezeichnungen und Einheiten dem zugrunde liegenden Kostentyp entsprechen.

Anwendungsbeispiele

• Rechnung für abgeschlossene Leistungen erstellen: Ein Projektmanager stellt einem Kunden nach Abschluss einer Projektphase eine Rechnung aus.
• Wiederkehrende Monatsrechnung versenden: Ein Administrator richtet eine monatliche Rechnung für laufende Retainer-Leistungen ein und versendet sie.
• Rechnung vor Versand prüfen: Ein Mitarbeiter der Finanzabteilung überprüft alle Positionen und Steuerberechnungen eines Rechnungsentwurfs vor dem Versand.
• Zusammengefasste Kosten bestätigen: Ein Abrechnungskoordinator prüft, ob eine zusammengefasste Position für mehrere Stellplätze die korrekte Gesamtmenge widerspiegelt, bevor die Rechnung versendet wird.