Genehmigungsworkflow für Rechnungen

Flowtly Redaktionsteam5 min

Flowtly ermöglicht es Ihnen, eingehende Lieferantenrechnungen vor der Zahlung durch einen Genehmigungsschritt zu leiten. Wenn der Workflow aktiviert ist, warten Rechnungen in einer Warteschlange, bis eine berechtigte Person sie genehmigt oder ablehnt. Sie können die Genehmigung auch überspringen und direkt zur Registerkarte Unbezahlt wechseln, um Rechnungen auszuwählen und eine SEPA-Überweisungsdatei für Ihre Bank zu exportieren.

Genehmigungsworkflow aktivieren

  1. Öffnen Sie das Benutzerkontextmenü (Ihr Avatar oben rechts) und navigieren Sie zu den Organisationseinstellungen.
  2. Suchen Sie den Abschnitt Rechnungen oder Finanzen und aktivieren Sie den Schalter Rechnungs-Genehmigungsworkflow.
  3. Konfigurieren Sie, wer Rechnungen genehmigen darf. Falls noch keine Genehmiger eingerichtet sind, werden Sie auf der Seite für ausstehende Genehmigungen aufgefordert, diese hinzuzufügen. Genehmiger werden direkt auf dieser Seite über einen Dialog zugewiesen und erhalten dabei die Rolle „Rechnungsmanager".

Hinweis: Die Registerkarte Unbezahlt ist immer sichtbar, unabhängig davon, ob der Genehmigungsworkflow aktiviert ist oder nicht.

Wer genehmigen darf

Das Genehmigen oder Ablehnen einer Rechnung setzt eine Rechnungsberechtigung voraus — Rechnungen ansehen oder Rechnungen verwalten. Sie zählt unabhängig davon, ob sie direkt oder über eine Berechtigungsgruppe erteilt wurde, der die Person angehört.

Flowtly wählt die Genehmiger einer Rechnung in dieser Reihenfolge:

  1. Der Eigentümer der verknüpften Kostenposition. Ist die Rechnung mit einer Kostenposition verknüpft, die einen Eigentümer hat, und besitzt diese Person eine Rechnungsberechtigung, geht die Rechnung an sie.
  2. Alle mit einer Rechnungsberechtigung. Dieser Schritt greift, wenn die Rechnung keinen Eigentümer einer verknüpften Kostenposition hat oder dieser keine Rechnungsberechtigung besitzt.

Ein Kosteneigentümer ohne Rechnungsberechtigung wird also weder um eine Genehmigung gebeten noch benachrichtigt. Die Rechnung bleibt dabei nicht liegen: Sie geht an die Personen mit einer Rechnungsberechtigung.

Hinweis: Die Berechtigung ist es, die die Entscheidung erlaubt — nicht das bloße Erscheinen auf der Liste. Wer als Genehmiger geführt wird, aber keine Rechnungsberechtigung besitzt, kann die Rechnung öffnen, sie jedoch weder genehmigen noch ablehnen.

Die Genehmigungsregisterkarten

Sobald der Workflow aktiviert ist, werden auf dem Bildschirm für Lieferantenrechnungen fünf Registerkarten angezeigt:

Registerkarte Inhalt
Ausstehend Alle Rechnungen, die auf eine Entscheidung warten, unabhängig davon, wessen Entscheidung erwartet wird. Genehmiger können hier genehmigen oder ablehnen.
Warten auf mich Der Teil von Ausstehend, der auf Ihre Entscheidung wartet.
Genehmigt Genehmigte Rechnungen, die zur Zahlung bereit sind.
Abgelehnt Abgelehnte Rechnungen. Sie können den Ablehnungsgrund einsehen und die Rechnung bei Bedarf erneut einreichen.
Unbezahlt Alle Rechnungen, die noch nicht bezahlt wurden, unabhängig vom Genehmigungsstatus. Auch bei deaktiviertem Workflow sichtbar.

Warten auf mich

Ausstehend zeigt alles, was die Organisation gerade in Prüfung hat — für alle außer dem kleinsten Team sind das größtenteils die Aufgaben anderer Personen. Warten auf mich begrenzt das auf die Rechnungen, bei denen Sie die Person sind, die gebeten wird, eine Entscheidung zu treffen. Es ist dieselbe Liste mit denselben Aktionen, auf Sie gefiltert — genehmigt oder abgelehnt wird dort nichts anders.

Eine Rechnung erscheint nur auf dieser Registerkarte, solange sie noch auf eine Entscheidung wartet. Sobald Sie sie genehmigen oder ablehnen, verschwindet sie und geht wie jede andere in Genehmigt oder Abgelehnt über.

Wenn es für Sie nichts zu entscheiden gibt, zeigt die Registerkarte das an — Nichts wartet gerade auf Sie. Das ist eine engere Aussage als die, die Ausstehend macht, wenn sie leer ist: Die Organisation kann eine volle Warteschlange haben, während nichts davon Ihnen gehört.

Eine Rechnung genehmigen oder ablehnen

  1. Navigieren Sie im Hauptmenü zu Rechnungen und öffnen Sie die Registerkarte Warten auf mich — oder Ausstehend, um die gesamte Warteschlange der Organisation zu sehen.
  2. Klicken Sie auf eine Rechnung, um die Detailansicht zu öffnen, oder verwenden Sie die Aktionsschaltflächen direkt in der Liste.
  3. Wählen Sie Genehmigen oder Ablehnen.
    • Bei einer Ablehnung können Sie eine Notiz mit dem Ablehnungsgrund hinzufügen.
  4. Die Rechnung wechselt sofort zur Registerkarte Genehmigt oder Abgelehnt.

Hinweis: Eine Entscheidung setzt beides voraus: Die Person muss auf der Seite für ausstehende Genehmigungen als Genehmiger zugewiesen sein und eine Rechnungsberechtigung besitzen.

Die Registerkarte Unbezahlt

Die Registerkarte Unbezahlt enthält alle Rechnungen, die noch bezahlt werden müssen — genehmigte sowie solche, die den Workflow umgangen haben. Verwenden Sie sie als Ihre Zahlungswarteschlange.

Wichtige Funktionen:

  • Mehrfachauswahl — Aktivieren Sie die Kontrollkästchen neben den Rechnungen, die Sie bezahlen möchten.
  • Massenexport — Sobald Sie eine oder mehrere Rechnungen ausgewählt haben, wird die Schaltfläche SEPA-Datei exportieren aktiv.

Eine SEPA-Überweisungsdatei exportieren

Anstatt jede Überweisung manuell im Bankportal einzugeben, kann Flowtly eine standardisierte pain.001-XML-Datei (pain.001.001.03) erstellen, die Sie direkt in Ihre Bank hochladen.

  1. Öffnen Sie die Registerkarte Unbezahlt.
  2. Wählen Sie die zu zahlenden Rechnungen mithilfe der Kontrollkästchen aus.
  3. Klicken Sie auf SEPA-Datei exportieren (oder eine ähnliche Bezeichnung in der Symbolleiste).
  4. Flowtly erstellt eine pain.001-Datei und lädt sie auf Ihren Computer herunter.
  5. Melden Sie sich im Online-Portal Ihrer Bank an und laden Sie die Datei über die Funktion für Sammelzahlungen oder SEPA-Überweisungsimport hoch.

Hinweis: Stellen Sie sicher, dass jede Lieferantenrechnung eine gültige IBAN und BIC auf dem Bankkonto des Lieferanten in Flowtly hinterlegt hat. Rechnungen ohne Bankdaten können nicht in den pain.001-Export aufgenommen werden.

Anwendungsbeispiele

  • Ein Finanzleiter prüft jeden Morgen neue Lieferantenrechnungen in der Registerkarte Ausstehend, genehmigt gültige Rechnungen und lehnt Duplikate mit einer Notiz ab.
  • Ein Projektleiter, der nur Rechnungen für seine eigenen Kosten genehmigt, öffnet stattdessen die Registerkarte Warten auf mich und bearbeitet eine kürzere Liste, anstatt die gesamte Warteschlange der Organisation zu durchsuchen.
  • Am Ende der Woche öffnet eine Buchhalterin die Registerkarte Unbezahlt, wählt alle genehmigten Rechnungen aus, exportiert eine pain.001-Datei und lädt sie in das Bankportal des Unternehmens hoch — und bezahlt so Dutzende von Lieferanten in einem Schritt.
  • Ein kleines Team ohne aktivierten Genehmigungsworkflow nutzt die Registerkarte Unbezahlt ausschließlich als Zahlungswarteschlange und exportiert SEPA-Dateien ohne Genehmigungsschritt.

Beziehungskarte

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invoice berechnet an counterparty. invoice besteuert mit tax-group. cost belastet budget. cost geschuldet an counterparty. bank-transaction abgeglichen mit invoice. bank-connection imports bank-transaction. contract plant payment-schedule-line. contract vereinbart mit counterparty. contract verknüpft mit budget. budget deckt ab project. invoice abgerechnet aus project. project verknüpft mit budget. lead wird zu counterparty. deal verkauft an counterparty.berechnet anbesteuert mitbelastetgeschuldet anabgeglichen mitimportsplantvereinbart mitverknüpft mitdeckt ababgerechnet ausverknüpft mitwird zuverkauft anRRechnung — A sales document issued to a client: line items, dates, tax. It is created, reviewed, previewed and then sent.RechnungGGeschäftspartner — The other side of a financial document — a client billed, or a supplier owed.GeschäftspartnerSSteuergruppe — The tax treatment applied to a line, so rates are set once rather than per document.SteuergruppeKKosten — Money the organisation owes or has spent, tracked against a budget.KostenBBudget — The financial envelope an engagement is measured against — what was planned, versus what has actually been spent.BudgetBBanktransaktion — A movement on a connected bank account. Matching it to an invoice or a cost is what makes the books agree with the bank.BanktransaktionBBank connection — The consented link to one bank that transactions arrive through. It can stop working on its own — a consent expires or is withdrawn — so it reports whether it is still working.Bank connectionVVertrag — The financial terms of an engagement: a structured set of payment schedule lines, in one direction or the other.VertragZZahlungsplanposition — One dated amount on a contract, in a direction — money owed to a supplier, or due from a client.ZahlungsplanpositionPProjekt — The core organizational unit for a business initiative, client engagement or internal work. Everything tracked — time, cost, invoicing, profitability — hangs off one.ProjektIInteressent — A company you are working but that is not a customer yet. It sits at New, Contacted or Qualified, and everything done to it is logged against it.InteressentDDeal — A sale in progress: a customer, an amount, and the stage it has reached. It cannot exist without a customer, and its stage is never blank.Deal